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1、機電職業(yè)技術(shù)學院教學檔案管理暫行規(guī)定編 制： 審 核： 批 準： 版 本 號: ESZAQDGF001 編 制： 審 核： 批 準： 版 本 號: 機電職業(yè)技術(shù)學院教學檔案管理暫行規(guī)定為了加強我院教學檔案工作，提高教學檔案的質(zhì)量和管理水平，逐步實現(xiàn)教學檔案工作的標準化、規(guī)范化和現(xiàn)代化，充分發(fā)揮教學檔案在學院教學管理、教學研究等各項工作中的作用，更好地為學院發(fā)展服務(wù)，依據(jù)機電職業(yè)技術(shù)學院檔案管理辦法制定本規(guī)定。 一、教學檔案管理的基本原則（一） 凡在教學管理和教學實踐活動中直接形成的具有保存價值的文字、圖表、聲像載體材料均屬教學檔案。 （二） 教學檔案是教學管理的重要組成部分，納入教學管理制度；2、納入各級管理人員崗位責任，作為考核教學管理工作的內(nèi)容之一。教學檔案管理要做到“四同步”，即：下達教學任務(wù)與提出教學文件材料的歸檔要求同步；檢查教學工作與檢查教學材料形成積累情況同步；評審、鑒定教學質(zhì)量、優(yōu)秀教學成果與審查、驗收檔案材料同步；考評教學管理與考評教學檔案管理工作同步。 （三）教學檔案應(yīng)實行集中統(tǒng)一管理，二級存放。系、部及相關(guān)職能部門應(yīng)明確一名分管本單位檔案工作的負責人和一名兼職檔案管理員，統(tǒng)一管理本單位教學文件材料。并按期向?qū)W院綜合檔案室移交。屬系（部）管理的教學檔案存放在各自的檔案專柜。 （四） 歸檔材料必須有參考價值和憑證作用；必須遵循其自然形成規(guī)律，保持有機聯(lián)系；保證完整、系3、統(tǒng)、準確。（五）凡在使用方面具有長遠利用價值的教學檔案定為永久保存；凡在一定時期內(nèi)具有利用價值的教學檔案定為長期保管；長期保管的年限為15年以上直至不用；短期保管年限為5年直至不用。 （六） 努力實現(xiàn)教學檔案從經(jīng)驗管理向科學管理轉(zhuǎn)變，逐步實現(xiàn)現(xiàn)代化管理。 二、教學系統(tǒng)歸檔材料及保管期限（一）、 綜合 序號歸 檔 范 圍保管期限1上級（院外）下達的有關(guān)教學工作文件材料長期2教學改革、培養(yǎng)目標、培養(yǎng)規(guī)格、學制等方面的指示、規(guī)定、辦法 永久3學校基本建設(shè)的各種規(guī)劃、實施計劃、有關(guān)教學的規(guī)章制度、會議記錄、調(diào)研報告、簡報、總結(jié)永久4教學檢查、評估和各級優(yōu)秀教學質(zhì)量評獎材料永久5非學歷教育的培訓班、進修4、班材料長期(1)上級對培訓工作的指示、規(guī)定、通知、辦法 長期(2)有關(guān)培訓工作向上級的請示、報告和批復 長期(3)各類培訓班(含考證班)的培訓計劃長期(4)培訓班任課教師名單長期(5)培訓班學員名單,成績表長期(6)培訓班發(fā)放結(jié)業(yè)證書登記表或存根長期6統(tǒng)計報表永久7學生運動會材料長期8校內(nèi)體育、科技、智力、學科等競賽材料(1)競賽通知、規(guī)則、賽程、結(jié)果、受獎名單等 永久(2)一般事務(wù)性、競賽題等 短期9參加校際體育、科技、智力、學科等競賽材料 (1)競賽通知、選手名單，本校得獎名單、獎品、獎狀的照片 永久(2)競賽成績公布,成績冊長期 （二）、學科、專業(yè)與實（訓）驗室建設(shè) 序號歸 檔 范 圍保5、管期限1上級有關(guān)學科、專業(yè)設(shè)置及實驗（訓）室建設(shè)的文件材料長期2學科、專業(yè)、實驗（訓）室建設(shè)的論證、評估、申報、審批材料永久3重點學科、專業(yè)、實驗（訓）室建設(shè)材料永久4學科、專業(yè)、實驗（訓）室建設(shè)計劃、總結(jié)材料長期5學科、專業(yè)、實驗（訓）室建設(shè)統(tǒng)計表永久 （三）、 招生 序號歸 檔 范 圍保管期限1上級有關(guān)招生工作的文件材料長期2招生計劃、規(guī)定、生源計劃、招生簡章、長期3新生錄取材料及新生名單 長期4招生宣傳、招生工作總結(jié)短期5有關(guān)招生的報告、批復、總結(jié) 永久（四）、學籍管理 序號歸 檔 范 圍保管期限1新生入學登記表永久2學生學籍卡片 永久3學生成績總冊永久(1)學生成績總登記表 永久(2)6、教師報來的各課程學生成績評分結(jié)果長期(3)學生成績統(tǒng)計和分析材料 長期4在校學生名冊 永久5學生學籍變更材料(升級、留級、休學、復學、轉(zhuǎn)學、退學) 長期6學生獎勵材料(獎學金、優(yōu)秀學生、先進班級、三好學生)長期7學生處分材料長期8學生助學金評定工作和困難補助的報告、通知及材料短期（五）、課堂教學與教學實踐 序號歸 檔 范 圍保管期限1各專業(yè)教學計劃、教學大綱永久2課程建設(shè)要求及安排，校歷表、進程表、課表、大事記長期3各科各專業(yè)課程試題庫長期4典型教案、重要備課記錄長期5實驗、實訓、實習計劃、總結(jié)及有關(guān)材料短期6社會調(diào)查、社會實踐計劃、總結(jié)及有關(guān)資料短期（六）、畢業(yè)生 序號歸 檔 范 圍保管期限7、1上級有關(guān)畢業(yè)分配的文件材料長期2畢業(yè)生工作計劃、總結(jié)長期3畢業(yè)生供需統(tǒng)計、計劃、合同 長期4畢業(yè)生就業(yè)方案及派遣名冊永久5畢業(yè)證、派遣證存根領(lǐng)取簽收冊 長期6畢業(yè)生質(zhì)量跟蹤調(diào)查和信息反饋材料長期（七）、教材 序號歸 檔 范 圍保管期限1自編教材、主編及參編教材 長期2各專業(yè)使用教材目錄長期3自編、主編及參編教學指導書、實踐指導書和習題集長期4其他有保存價值的自編參考資料短期三、存放在系（部）的教學類檔案序號歸 檔 范 圍保管期限1院發(fā)各種管理的法規(guī)性文件、執(zhí)行文件、通知等長期2本系、部制定的教學、教師、學生、設(shè)備等管理制度文件及執(zhí)行文件長期3系、部年度工作要點，目標管理計劃，系、部發(fā)展規(guī)劃長8、期4系、部、教研室年度總結(jié)、教學總結(jié)、考試總結(jié)、教學檢查總結(jié)等長期5教學計劃執(zhí)行中的修改申請報告、批示、調(diào)整結(jié)果、教師調(diào)（停）課登記表等長期6實踐教學計劃、安排、學生實習、實訓、實驗報告長期7教學運行原始資料。包括教學計劃、教學任務(wù)書、開課通知單、校歷、課表、考表、教師授課計劃、 成績單、空白試卷、教學大綱、實驗（訓）指導書、畢業(yè)設(shè)計與課程設(shè)計原件等長期8教師工作量核算、登記材料長期9系、部會議紀要、調(diào)查報告、座談會紀要、問卷調(diào)查等長期10教師課堂教學評估資料數(shù)據(jù)、聽課記錄長期11班級教學日志長期12教學軟件、包括電化教學資料、CAI軟件及課件長期13精品課程建設(shè)資料長期14自編教材樣本長期19、5系、部教師進修，獲獎證書的復印件長期16按教學工作合格評估標準要求的其他材料長期17教師、學生等基礎(chǔ)數(shù)據(jù)資料長期四、教學檔案的立卷、歸檔和接收 參見機電職業(yè)技術(shù)學院檔案管理辦法第三章。 五、教學檔案工作崗位責任（一） 分管教學工作的院領(lǐng)導的職責。 1貫徹檔案法及有關(guān)檔案工作的方針、政策，把教學檔案工作列入學院工作計劃。 2定期檢查和研究教學檔案工作中存在的實際問題。 （二） 教務(wù)處領(lǐng)導的職責 1協(xié)助學院綜合檔案室制定和健全有關(guān)管理制度，把教學檔案納入教學管理和教務(wù)員的崗位職責之中，并監(jiān)督各有關(guān)單位執(zhí)行。 2協(xié)助學院綜合檔案室做好有關(guān)基層單位教學檔案歸檔的業(yè)務(wù)指導和監(jiān)督檢查工作，保證教學檔案質(zhì)量。（三） 各單位檔案工作負責人及教學檔案管理員職責 1做好本單位教學文件材料的形成積累工作。 2將收集、積累的文件材料整理組卷。做到組卷合理、編目清楚、標題準確、內(nèi)容完整，并及時向?qū)W院綜合檔案室移交。 3做好存放在本單位的教學檔案的分類組卷、保管工作。（四）學院綜合檔案室的職責 1負責全院檔案管理人員的培訓與指導工作。 2負責全院教學檔案的接收、管理工作。3負責本室己收藏教學檔案的借閱、利用工作。