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1、公司各類行政文件規(guī)范管理制度編 制： 審 核： 批 準(zhǔn)： 版 本 號: ESZAQDGF001 編 制： 審 核： 批 準(zhǔn)： 版 本 號: 文件管理制度1 目的 為建立健全公司文件管理制度，規(guī)范文件制作、發(fā)文、收文、保管及存檔流程，提高文件形成和使用的效率，保證文件長期有效保存，確保公司經(jīng)營管理活動信息暢通，充分發(fā)揮公文在各項工作中的指導(dǎo)作用，保障公司各項經(jīng)營管理政策的落實，特制訂本制度。2 適用范圍2.1 本制度適用于公司各種行政類文件的管理；2.2 以公司名義進(jìn)行的發(fā)文：2.3 各部門以本部門名義發(fā)出或下發(fā)的文件，以及各部門收到的外來文件，參照本制度執(zhí)行。3 職責(zé)3.1管理部：公司行政類紅2、頭文件的歸口管理部門，負(fù)責(zé)公司級行政類文件的校核、繕印、發(fā)文、收文等工作；3.2科技管理部：公司制度文件的歸口管理部門，負(fù)責(zé)公司級制度類文件的校核、繕印、發(fā)文、收文等工作；3.3各部門：負(fù)責(zé)本部門職責(zé)范圍內(nèi)文件的草擬、組織評審、會簽、修訂與審稿工作；3.4 各部門分管領(lǐng)導(dǎo)：負(fù)責(zé)所分管部門文件的簽發(fā)、外來文件的批閱等工作。4 發(fā)文流程4.1 擬稿4.1.1 文件的提出部門為擬稿人，負(fù)責(zé)文件的起草；4.1.2 文件的草擬，應(yīng)符合公文行文規(guī)范，情況要確實，觀點要明確，文字要精煉，條理要清楚，層次要分明，標(biāo)點符號要正確，篇幅要力求簡短，編輯格式要全篇統(tǒng)一；4.1.3 文件草擬完成，擬稿人填寫文件擬制審3、批單中相關(guān)內(nèi)容，在擬稿人處簽字后隨文件一并轉(zhuǎn)入審稿流程。4.2 審稿4.2.1 由擬稿部門負(fù)責(zé)人對文件進(jìn)行審稿；4.2.2 審核的重點是行文的必要性，法規(guī)的符合性，內(nèi)容是否真實可靠、明確具體、切實可行，行文關(guān)系、公文格式是否正確，文字是否規(guī)范；4.2.3 審稿完成，審稿人在文件擬制審批單審稿人處簽字；4.2.4 需要其他部門評審或會簽的文稿，須經(jīng)其他部門評審或會簽審核通過后，由會簽人在文件擬制審批單會簽人處簽字。4.3 校核 擬文部門應(yīng)向管理部提交電子文檔和書面文檔，由管理部對需簽發(fā)的文件進(jìn)行文字校核，檢查行文的語言和格式是否符合公文規(guī)范，如有文字和格式上的問題，應(yīng)進(jìn)行修正；若發(fā)現(xiàn)內(nèi)容上有不明4、確或爭議的地方，須及時與擬稿部門進(jìn)行溝通確認(rèn)，并提出修改建議；文稿校核完畢后，由校核人在文件擬制審批單校核人處簽字，并將校核后的文稿返回擬稿部門。4.4 簽發(fā)4.4.1 經(jīng)過管理部校核簽字的文件，由擬稿部門報送分管擬稿部門的分管領(lǐng)導(dǎo)對擬制文件進(jìn)行審批簽發(fā)；4.4.2 審批時如有修改，由文件擬稿部門按審批意見完成修改，審批稿為終審稿，原則上任何人不得再行改動；4.4.3 文件通過審批或完成修改，分管領(lǐng)導(dǎo)在文件擬制審批單上簽發(fā)。4.5 發(fā)文格式公司各類文件發(fā)文均須采用公司擬定的統(tǒng)一文件頭格式；4.5.2 須按照公司紅頭文件格式要求進(jìn)行的發(fā)文：公司（*司）對外的重要行文應(yīng)使用紅頭文件；公司對內(nèi)下發(fā)需5、要遵照的決定、決議、紀(jì)要、任命、通報等使用紅頭文件；紅頭文件僅用于公司級文件，無部門級的紅頭文件；紅頭文件由管理部統(tǒng)一分配文件號，其中文件號由發(fā)文機(jī)關(guān)+年份+序號組成（序號不編虛位）。4.5.3 以公司名義對內(nèi)下發(fā)的須要遵照執(zhí)行的各類制度、規(guī)定、規(guī)范采用管理標(biāo)準(zhǔn)文件模版要求進(jìn)行發(fā)文，發(fā)文時需進(jìn)行文件編號、編號由科技管理部標(biāo)準(zhǔn)化組統(tǒng)一分配，版本號、部門號及修改次數(shù)標(biāo)識詳見企業(yè)標(biāo)準(zhǔn)體系表及企業(yè)標(biāo)準(zhǔn)文件編號規(guī)則。 4.5.4 以公司名義或各部門名義行文解決一般性事項的通知、說明等，可使用分別以公司名義或部門名義按公司便簽格式要求進(jìn)行發(fā)文。4.6 繕印4.6.1 經(jīng)過簽發(fā)的文件，由擬文單位送交管理部，6、管理部在年發(fā)文總目錄臺賬上記錄行文日期、文件號、文件名稱和擬文部門等；4.6.2 管理部根據(jù)文件擬制審批單上填寫的數(shù)量對文件進(jìn)行繕印；4.6.3 管理部將繕印完畢的文件裝訂成冊，裝訂時認(rèn)真檢查，不得缺頁、錯頁或多頁。4.7 用印4.7.1 公司級文件對外發(fā)送時，須加蓋公司公章，具體要求參見公司印章管理規(guī)定；部門級文件對外發(fā)送時無須加蓋印章，僅需部門負(fù)責(zé)人簽字以表確認(rèn)即可；4.7.2 文件用印前應(yīng)檢查文件擬制審批單上的簽字是否齊全，不符合本制度規(guī)定流程的公文，管理部有權(quán)不予蓋章；4.7.3 文件用印須與發(fā)文單位名稱一致，并做好用印登記。加蓋印章應(yīng)下壓在成文時間上，如遇公文恰好滿頁，發(fā)文時間和文尾7、部分需另起一頁，應(yīng)采取調(diào)整行距、字距的措施加以解決，務(wù)使印章與正文同處一頁，不得采取此頁無正文的方法解決。4.8 分發(fā)4.8.1 管理部負(fù)責(zé)對文件進(jìn)行分發(fā)；4.8.2 分發(fā)的范圍報：發(fā)文部門的直接上級領(lǐng)導(dǎo)或部門；送：發(fā)文部門的平級部門或間接責(zé)任單位；發(fā)：文件資料所及的各下屬單位；4.8.3 分發(fā)形式公司的所有行政文件，原則上均須將文件轉(zhuǎn)換為PDF格式后以電子版形式進(jìn)行發(fā)放，不便于形成電子版的文件或必須以紙質(zhì)形式發(fā)放的文件仍以紙質(zhì)文件形式進(jìn)行發(fā)放；所有發(fā)文的公司行政文件均須通過用戶名為 “公司發(fā)文”專用OA郵箱發(fā)出；4.8.3.3 所有行政文件均需在公司公告欄進(jìn)行書面公示，原則上公示期為十個工作8、日；所有行政文件均以電子版PDF格式共享于公司網(wǎng)絡(luò)共享平臺。4.8.4 擬稿部門如對紙質(zhì)文件的發(fā)文數(shù)量有特別要求，可在文件擬制審批單備注上說明；4.8.5 凡屬于秘密文件，應(yīng)注明“機(jī)密、秘密、絕密”字樣，并確定報送范圍，由專人印制、報送； 5 收文5.1 登記5.1.1 收到發(fā)給公司的外來文件，由管理部統(tǒng)一進(jìn)行登記；5.1.2 由公司各部門帶回的發(fā)給公司的外來文件，應(yīng)送管理部進(jìn)行登記，不得自行處理；5.1.3 收文登記應(yīng)填寫收文登記表。5.2 擬辦5.2.1 經(jīng)過登記的外來文件，由管理部負(fù)責(zé)擬辦；5.2.2 根據(jù)來文的性質(zhì)和內(nèi)容，由管理部提出文件辦理意見，包括呈報公司領(lǐng)導(dǎo)閱批、直接轉(zhuǎn)有關(guān)部門承9、辦、安排傳閱、直接存檔或必要的其它方式等；5.2.3 來文擬辦時應(yīng)填寫文件處理單；5.2.4 管理部則將附帶文件處理單的來文按照辦理單提出的辦理方式，報領(lǐng)導(dǎo)閱批，或傳遞、分發(fā)給承辦部門辦理。5.3 辦理5.3.1 需要公司領(lǐng)導(dǎo)批辦的文件，由公司領(lǐng)導(dǎo)在文件處理單上簽署辦理意見；5.3.2 文件承辦部門負(fù)責(zé)按領(lǐng)導(dǎo)的批示或文件的要求，對文件內(nèi)容進(jìn)行及時處理，需要匯報、協(xié)調(diào)的，及時進(jìn)行反饋； 5.3.3 管理部負(fù)責(zé)對來文的辦理進(jìn)行督促、催辦，避免積壓和漏辦；5.3.4 需要在領(lǐng)導(dǎo)之間或部門之間傳遞的文件，不應(yīng)直接橫向傳遞；傳遞應(yīng)通過管理部指定人員進(jìn)行，以避免延誤進(jìn)度或傳失；5.3.5 文件辦理完畢，承10、辦部門在文件處理單上記錄辦理情況及結(jié)果，并將附帶文件處理單的文件傳回管理部。6 文件管理6.1 移交所有按照本制度規(guī)定的程序辦理完畢的公司的發(fā)文及收文，均移交管理部統(tǒng)一存檔保管；文件的承辦部門或主辦人員不應(yīng)自行保管文件，若有必要，可對文件進(jìn)行復(fù)印使用，但不得違反相關(guān)保密制度。6.2 保管6.2.1 管理部應(yīng)對公司文件指定專人進(jìn)行統(tǒng)一保管；6.2.2 應(yīng)對保管的文件進(jìn)行分類、編號，分類和編號的辦法由管理部根據(jù)非技術(shù)類檔案管理制度執(zhí)行；6.2.3 應(yīng)對每類文件建立單獨(dú)的文件袋，文件袋上應(yīng)有文件類別和卷內(nèi)文件目錄；6.2.4 應(yīng)在每份文件首頁的右上角標(biāo)明文件編號；6.2.5 應(yīng)將保管的文件袋統(tǒng)一存放11、在專門的資料柜中。6.3 借用6.3.1 文件使用應(yīng)辦理借閱手續(xù)，填寫文件借閱登記表；6.3.2 文件使用完畢，應(yīng)及時歸還；借閱后歸還的文件應(yīng)完整，不得有損壞、遺失、隨意涂改；6.3.3 文件借閱的辦法，應(yīng)符合公司相關(guān)保密規(guī)定；復(fù)制帶有“秘密”的文件資料需經(jīng)總經(jīng)理批準(zhǔn)后，由公司指定人員統(tǒng)一復(fù)制并作好登記。6.4 修改與作廢6.4.1 文件的修改，一般由原編制部門修改并填寫文件更改單，提出對文件修改、更改的理由，修改好的文件，應(yīng)經(jīng)部門負(fù)責(zé)人審核及相關(guān)部門會簽、校核，分管領(lǐng)導(dǎo)審批后，才能頒布執(zhí)行；6.4.2 文件經(jīng)多次修改（平均更改達(dá)3次）或文件需要進(jìn)行大幅度修改時，應(yīng)換發(fā)新版本，但保持原編號，同12、時需要在文件的眉頭標(biāo)注新版次。當(dāng)新版次的文件一經(jīng)頒布，以新版文件為準(zhǔn)，原老版本文件自動失效，公司不對老版本文件回收；6.4.3 文件作廢由文件編制部門填寫報廢申請，提出該文件的作廢理由，經(jīng)部門負(fù)責(zé)人及相關(guān)部門評審、會簽，分管領(lǐng)導(dǎo)審批后，交公司管理部公布并備案，公布之日起該文件自動失效，公司不對該文件回收；6.4.3 已作廢文件的編號應(yīng)當(dāng)保留，不能被注銷或被新文件所使用。6.5 歸檔 應(yīng)定期對保管的文件進(jìn)行清理歸檔；6.5.2 每年管理部根據(jù)非技術(shù)類檔案管理制度要求將所管文件的歸檔到公司非技術(shù)類檔案室。7 附則7.1 本制度從下發(fā)之日起生效，如有與其它文件不一致之處，以此制度為準(zhǔn)；7.2 本制度由管理部負(fù)責(zé)解釋。