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1、XXXX有限公司 XXXX管理制度行政管理制度匯編編 制： 審 核： 批 準： 版 本 號: ESZAQDGF001 編 制： 審 核： 批 準： 版 本 號: 公司文件管理制度第一節 總則第一條 公司文件，是傳達貫徹上級指示精神、請示和答復問題，指導或商洽工作的重要工具。第二條 公司文件，實行統一管理。文件的管理，要做到規范、準確、及時、安全。行文單位，要克服官僚主義和文牘主義。1. 各部門及各有關人員，對文件中涉及本公司應保密的事項，必須嚴守機密，不可隨便向他人泄露。2. 文件保密等級分為：絕密、機密、秘密三種，其他為一般文件。絕密、機密文件打印一定要用專用磁盤。絕密文件只能印一份，由起草2、人送有閱文資格的人員傳閱，機密文件按審閱人數打印，閱完后由起草人收回歸檔。保密文件由閱文人妥善保管，詳見保密管理制度。第三條 文件機密等級，由發文單位的主管領導根據文件內容確定。第四條 公司發文的程序為：擬搞、審核（部門領導）、簽發（公司領導）打印、發文、催辦、立卷、歸檔、銷毀等。第五條 公司收文的處理程序為：收文、分文、傳送、催辦、立卷、歸檔、銷毀。第六條 草擬文件應注意以下事項1. 內容要符合公司制度。2. 反映情況要客觀，實事求是。3. 文字要準確、精煉，條理清楚，層次分明，結構緊密，用語規范。4. 人、地、名稱、引文及時間要具體、準確。第七條 各負責人閱、批文件應仔細認真，閱完后須簽名3、并注明日期，不得圈閱。需要簽署具體意見的，要明確、具體。第八條 公司所有發文，發文單位應有存檔，并將文件原稿（經領導簽字）審核稿件連同正本二份存檔。有領導指示的，還應附批復件。第九條 收文由行政人事部統一負責。行政人事部收文后，應先做好歸類、登記，然后根據文件的內容，分送有關領導閱示。閱示完畢后，由行政人事部收回歸檔。第十條 所有文件發放，一定要有登記、簽收手續。第十一條 公司發文，一定要由行政人事部統一編號1. 以公司名義對外發文，一律字(年)號；2. 公司總經辦文，用總經辦字(年)號；3. 財務部發文，用財字(年)號；4. 工程部發文，用工字(年)號；5. 技術部發文，用技字(年)號；6.4、 營運部發文，用營字(年)號；7. 人事行政部發文，用人行字(年)號； 第十二條 紅頭文件，只適用于需遵照執行的制度、規定、決定、決議、紀要、任免等，其他文件一般用公司信箋印發。第二節 文件起草收發規定第十三條 公司的文件由行政人事部起草，總經辦審核，總經理審批簽發；公司各部門的文件由各部門負責起草，總經辦審核，總經理簽發。第十四條 文件簽發后，送行政人事部（簽發的原件和電子版本件）統一由其排版、編號、打印，打印后送回起草部門校對，校對無誤方能復印、蓋章、上傳、下發、流轉。第十五條 文件和原稿，由行政人事部分類歸檔，保存備查。第十六條 屬于保密的文件，核稿人應該注明保密等級，并確定報送范圍。保5、密文件按保密規定，由專人印制、報送。第十七條 文件統一由行政人事部負責發送。送件人應將文件內容、報送日期、部門、接件人等事項登記清楚，并向文件簽發人報告報送結果。保密文件由專人按核定的范圍報送。第十八條 外來的文件由行政人事部專人負責簽收，并分類登記。由行政人事總監提出處理意見后，簽收人應于接件當日即按文件的要求報送給有關部門，不得積壓遲誤，屬急件的，應在接件后即時報送。第十九條 傳閱文件由行政人事部專人負責收回，對領導指示的文件，行政人事部及時組織傳達和落實。第三節 收文的管理第二十條 文件的簽收1. 凡來公司公啟文件（除公司領導訂啟的外）均由公司行政人事部登記簽收。在簽收和拆封時，行政人事6、部人員均需注意檢查封口和郵戳。對開口和郵票撕毀函件應查明原因，對密件開口和國外信函郵票被撕應拒絕簽收。2. 對上級機要部門發來的文件，要進行信封、文件、文號、機要編號的“四對口”核定，并登記差錯文件的文號。第二十一條 文件的編號保管1. 行政人事部對上級來文拆封后應及時附上文件處理傳閱單，并分類登記編號、保管。須由公司承辦或歸檔的公司領導親啟文件，公司領導啟封后，也應交行政人事部辦理正常手續。2. 本公司外出人員開會帶回的文件及資料應及時送交行政人事部進行登記編號保管，不得個人保存。第二十二條 文件的閱批與分轉1. 凡正式文件均需由行政人事總監根據文件內容和性質閱簽后，由行政人事部分送承辦部門7、閱辦，重要文件應呈送公司領導（或分管領導）親自閱批后分送承辦部門閱辦。為避免文件積壓誤事，一般應在當天閱簽完，緊急文件要即閱即辦。2. 一般函、電、單據等，由行政人事部直接分轉處理。如涉及幾個部門會辦的文件，應同主辦部門聯系后再分轉處理。3. 為加速文件運轉，行政人事部應在當天將文件送到公司領導和承辦部門，如關系到兩個以上業務部門，應按批示次序依次傳閱，最遲不得超過兩天（特殊情況例外）。第二十三條 文件的傳閱與催辦。1. 傳閱文件應嚴格遵守傳閱范圍和保密規定，不得將有密級的文件帶回家或公共場所，也不得將文件轉借其他人閱看。對尚未傳達的文件不得向外泄露內容。2. 閱讀文件應抓緊時間，應盡量當天閱8、完，閱批文件一般不得超過一天，閱后應簽名以示負責。如有領導“批示”、“擬辦意見”，發文部門應責成有關部門和人員按文件所提要求和領導批示辦理有關事宜。3. 發文部門對文件負有催辦檢查督促的責任，承辦部門接到文件、函電應立即指定專人辦理。不得將文件壓放分散，如需備查，應按照有關保密規定，并征得發文部門同意后，予以復印或摘抄，原件應及時歸檔周轉。4. 行政人事部有權督促發文部門催辦文件要求和領導指示辦理的相關事宜，在經發文部門催辦無效的情況下，行政人事部有權直接催促承辦部門完成相關文件要求、規定、指示、通知等第四節 發文的管理第二十四條 發文的規定1. 全公司上報下發正式文件的權力集中在行政人事部，9、其他部門一律不得自行向上、向下發送正式文件。2. 各部門需要向上反映匯報重要情況或向下安排布置重要工作要求發文應向行政人事部提出發文申請，并將文件底稿交行政人事部審核。3. 對全公司影響較大，涉及兩個以上公司領導分管范圍文件，須由總經理批準簽發。第二十五條 發文的范圍1. 凡是以公司名義發出的文件、通知、決定、決議、請示、報告、編寫的會議紀要和會議簡報，均屬發文范圍。2. 公司下發文件主要用于：（1） 公布公司規章制度；（2） 轉發上級文件或根據上級文件精神制訂的公司文件；（3） 公布公司體制機構變動或干部任免事項；（4） 公布全公司性的重大技術、經營管理、會議紀要、生活福利等工作的決定；（510、） 發布有關獎懲決定和通報；（6） 其他有關公司的重大事項。3. 公司上行文、外發文主要用于：（1） 對上級部門呈報工作計劃、請示報告 、處理決定；（2） 同關聯企業聯系有關公司重大技術、人事勞資、物資供應、經營管理等事宜。4. 在公司日常技術、經營管理工作中，有關圖紙、技術文件、工藝修改、審批工作、安排部署、傳達上級指示等事項，應按有關制度辦理，經公司領導批準后，由主管業務部門書面（工作聯系函）或口頭通知執行，一般不用公司文件發布。5. 凡各業務部門，如開專題會議所作的決定，一般都不應發文，不備查考，可以部門名義用工作簡訊發會議紀要。6. 各業務部門與外單位發生的一般業務聯系，可用各部門的名11、義對外發函（應各自編號備查，同時交由行政人事部做項目資料備檔）不用公司名義發文。第五節 文件種類與分類及特性第二十六條 文件種類及作用：1. 請示：請上級部門指示和批準，用“請示”。2. 報告：向上級部門匯報工作，反映情況，用“報告”。3. 指示：對下級部門布置工作，闡明工作活動的指導原則，用“指示”。4. 布告、公告、通告：對全公司公布應當遵守或周知的事項，用“布告”；向公司外宣布重大事件，用“公告”；在一定范圍內公布應當遵守或周知的事件，用“通告”。5. 批復：答復請示事項，用“批復”。6. 通知：傳達上級的指示，要求下級辦理或者需要知道的事項，批轉下級的文件或轉發上級、同級和不相隸屬單位12、的文件，用“通知”。7. 通報：表揚好人好事，批評錯誤，傳達重要情況以及需要所屬各單位知道的事項，用“通報”。8. 決定、決議：對某些問題或者重大行動作出安排，用“決定”。經過會議討論通過，要求貫徹執行的事項，用“決議”。9. 函：平行的或不相隸屬的單位之間互相商洽工作，向有關主管部門請示批準等詢問和答復問題，用“函”。10. 會議紀要：傳達會議議定事項和主要精神，要求有關單位共同遵守執行的，用“會議紀要”第二十七條 文件的分類：1、 文件分類及特性：（1）文件按傳遞對象分類，可分為：部門內部文件、公司內部文件及公司對外往來文件；（2）文件按性質分類，可分為：協調性文件、指令性文件、回復性文件13、及通知性文件；（3）文件按閱讀權限分類，可分為：全體員工閱讀文件、部門內部員工閱讀文件、經理級閱讀文件及總監、副總經理、總經理級閱讀文件；（4）文件按回復時效分類，可分為：緊急、急件及普通件；2、文件回復時效：對于緊急文件，收件人應于12小時內給予回復，未見回復每次處罰100元；急件，收件人應于24小時內給予回復，未見回復每次處罰50元；普通件，收件人應 于48小時內給予回復，未見回復每次處罰30元；且答復時應明確提供事務解決方法及完成時間；3、文件傳遞機制：指令性文件，全體收件人應簽字確認，并認真學習，貫徹落實，所有下發的文件，部門要以最快的時間（12小時內）組織進行有效學習（特殊情況除外）14、，并且要求參與人在下發學習文件上簽字確認已經學習；如經行政人事部檢查沒有組織學習的部門負責人每次處罰100元；4、文件存檔辦法：所有文件原件應統一交由行政人事部保管，對于收發文件當事人可留復印件隨時翻閱；5、文件保密制度：所有涉及公司利益的文件，如合同、供應商名單、財務報表、材料采購價格、預算報價等相關文件，全部列為公司保密文件，可蓋加密章，嚴格設定閱讀權限，落實公司保密文件的相應存檔制度。第六節 文件的借閱和清退第二十八條 各部門有關工作人員因工作需要借閱一般文件，需經本部門負責人簽寫便條，對有密級的文件，需填寫文件查閱申請單，并經部門負責人簽字確認，經行政人事總監同意后方可借閱。第二十九條15、 借閱文件應嚴格履行借閱登記手續，就地閱看，按時歸還。任何人不得將文件帶走或全文抄錄，不允許拆卷和在文件上勾劃等。第三十條 行政人事部部對承辦的文件應抓緊催辦，應定期對事情已經辦妥的本公司文件和上級要求限期清退的文件，進行收繳清退工作。（一般為月底一小清，季末一中清、年終一總清）。發現文件丟失，必須及時查明原因和責任者，并如實向領導報告。第三十一條 部門應指定責任心強的員工負責文件收交、保管、保密、催辦檢查工作。第七節 文件的立卷與歸檔第三十二條 文件的歸檔范圍1. 凡下列文件統一由行政人事部負責歸檔：（1） 上級部門來文，包括上級對公司報告、申請的批復；（2） 公司發出的報告、指示、決定、決16、議、通報、紀要、重要通知、工作總結、領導發言和經營管理工作的各類計劃統計、季度、年度報表等；（3） 公司經理辦公會、中層干部會以及各種專題例會記錄；（4） 有保存價值的來信、來訪記錄及處理結果；（5） 參加上級召開的各種會議帶回文件、資料及本公司在會上匯報表言材料等；（6） 上級部門領導來公司檢查視察工作的報告、指示記錄，以及本公司向上級進行匯報的提綱和材料；（7） 反映本公司經營管理活動、先進人物事跡及公司領導工作等音、像攝制品；（8） 公司日志和大事記；（9） 公司項目商務、工程合同、施工資料等；（10） 公司人事、行政檔案；（11） 公司向上級請示批復的文件及上報的有關材料。2. 業務部17、門日常工作中形成的活動資料，由各業務部門負責立卷歸檔。第三十三條 立卷要求1. 文件立卷應按照內容、名稱、作者、時間順序，分門別類地進行整理歸檔。2. 立卷時，要求把文件的批復、正本、底稿、主件、附件收集齊全，保持文件、材料的完整性。3. 要堅持平時立卷與年終立卷歸檔相結合的原則。重要工作、重要會議形成的文件材料，要及時立卷歸檔。4. 上年度形成的文件材料，要求在下年度1月份以前整理完。在公司經營管理的發展歷程中，沉淀下來的知識、經驗進行篩選、分析、整理匯編，指導下期工作。第八節 文件的銷毀第三十四條 對于多余、重復、過時和無保存價值的文件，行政人事部應定期清理造冊，并按公司有關規定，辦理申請銷毀手續。第三十五條 經總經辦審核同意銷毀的文件，應派由行政人事總監統一銷毀。第九節 附則1、 本制度由行政人事部起草；2、 本制度解釋權修訂權歸行政人事部；3、 本制度經總經理審批下發后執行；4、 若本制度與以往制度存在異議，以本制度為準；5、 本制度自下發之日起執行；第十節 附件1、工作簡訊2、文件處理傳閱單3、保密管理制度- 7 -