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1、食品公司辦公行政及財務管理制度編 制： 審 核： 批 準： 版 本 號: ESZAQDGF001 編 制： 審 核： 批 準： 版 本 號: 辦公行政管理制度 總公司辦公管理制度總 則為使XX公司系統(tǒng)的辦公工作實現(xiàn)規(guī)范化、程序化、制度化，迸一步加強管理和協(xié)調，明確辦公程序，提高辦公效率，保障和促進XX公司戰(zhàn)略目標的實現(xiàn)及各項業(yè)務的發(fā)展，制定本制度。 2、總公司辦公室負責本制度的組織實施和管理監(jiān)督。 會議管理1、總公司經理辦公會議分為管理工作會和業(yè)務工作匯報會。 2、每月第一、四周的周一上午8：40分召開管理工作會議，由總經理（或指定其他總公司領導）主持，總公司其他領導及各管理部門正副職總經理（2、主任）參加，必要時指定人員列席。主要研究公司重大事項，如經營戰(zhàn)略、重大經營決策、重要規(guī)章制度；決定重大投資或貿易項目、重要對外關系、主要工作部署以及需要經理辦公會議討論研究的其它事項。 3、每月第第二周周一上午8：40分召開業(yè)務工作匯報會，由總經理（或指定副總經理）主持，總公司其他領導、各部門、各專業(yè)公司負責人參加，必要時指定人員列席。業(yè)務工作匯報內容包括：組織機構建設情況、職工思想狀況和具體業(yè)績、業(yè)務發(fā)展情況等。匯報單位應于會前認真準備，屆時全面匯報。 4、各部門及各專業(yè)公司需要提請經理辦公會研究的事項，應在會議召開的上周五前以書面形式提出并附背景說明，送辦公室匯總篩選后，報總經理確定會議議3、題。議題確定后，由辦公室通知有關部門做好會前準備（包括會議材料等）。 5、經理辦公會議對議定的事項形成相應決議或決定，總經理有最終集中決策及決定權。 6、辦公室指定專人作好經理辦公會議記錄，并整理存檔。重要決議事項形成會議紀要，印發(fā)有關單位或人員。辦公室對需貫徹落實的事項進行催辦、督察并反饋情況。 7、總公司領導會議由總經理主持，總公司其他領導參加，不定期召開，必要時由辦公室主任負責記錄和督促會議議決事項的協(xié)調落實。印章使用：1、凡涉及公司重要合同、協(xié)議、對外承諾、擔保、資產轉移等事宜的法律文書及其他重要事由的文件，須經法規(guī)室審核，報總經理簽批后用印。 2、呈送國務院扶貧辦及各部委的文件，須由4、辦公室主任核稿，報總經理簽批后用印。3、涉及總公司領導具體分管業(yè)務的一般性函件、報表、證明等，由辦公室秘書處審核，經分管領導簽批后用印。 4、除上述之外的一般性函件、介紹信或其他事由等，由辦公室主任批準后用印。 接 待1、凡客人來訪的，登記后由被訪單位派人接見并引入。2、條總公司領導的客人來訪由辦公室接待員負責接待，其他來訪客人由被訪單位自行安排接待。 3、業(yè)務談判需用會議室或談判間，應提前與辦公室聯(lián)系，由接待員負責安排。 其 他1、各部門及個人的郵件自行發(fā)送或領取，屬于總公司領導的，辦公室負責辦理。本制度由總公司辦公室負責解釋。各專業(yè)公司、子公司在貫徹執(zhí)行本制度的同時，可根據(jù)實際情況，制定實5、施細則。 總公司辦公區(qū)管理規(guī)定 1、為加強辦公區(qū)的管理，創(chuàng)造文明的辦公環(huán)境，維護正常的辦公秩序，樹立良好的企業(yè)形象，提高辦公效率，有利于公司各項工作的開展，特制定本規(guī)定。 2、公司職工應嚴格遵守作息制度（管理部門職工上下班須打卡）。上班時間：730；下班時間：17：00午午休時間：11：30一13：00。3、上班打卡后不得外出吃早點或辦私事。 不得將與工作無關的物品帶入公司。 4、各類車輛要服從保安人員指揮，按指定車位停放。自行車要停放到指定位置，不得亂放。 5公司職工上班時須衣著整潔、得體。除午休時間外，男士一律著西裝、系領帶。女士不得穿著牛仔服裝、過于艷麗花哨或過于暴露的服裝；不得穿著運動6、服裝、T恤衫；不得只穿毛衣不著外套；不得穿軍靴、露出腳趾及后跟的涼鞋及其他不適宜的裝束。男女職工不準穿著與工作環(huán)境不相符、不協(xié)調的服裝和配戴不協(xié)調的飾物上班。 6、辦公時間不得因私會客；午休時間不得在辦公區(qū)內搞文體娛樂活動；因私打電話必須簡短。 7、辦公區(qū)嚴禁大聲喧嘩、嘻笑打鬧、聚堆聊天；不得使用不文明語言。8、辦公區(qū)及公共區(qū)域應保持環(huán)境整潔，辦公用品擺放整齊，不得用餐、吃零食或嚼口香糖；不得擺放鞋、雨傘及其他私人雜物；嚴禁隨地吐痰。9、下班或辦公室無人時，須關閉所有電器，公文、印章、票據(jù)及貴重物品、現(xiàn)金等須鎖人保險柜或抽屜內，關窗、鎖門后方可離開。 10、遵守保密紀律，保存好各種文件及技術資7、料，不得泄露公司機密。 11、各樓層談判間、會議室及大會議廳由辦公室統(tǒng)一管理安排。 12、墻壁不得亂刻亂畫、加釘。自己打開水時嚴禁亂潑亂倒，剩茶水只準倒入開水間內水他的茶漏中。使用礦泉水機應管理得當。13、文明用廁，注意保潔。 14對違反規(guī)定者，辦公室將會同人事本部視情節(jié)輕重給予口頭警告、罰款100元至500元、通報批評等處罰。 15愛護公司固定資產，發(fā)現(xiàn)損壞應及時報修，無法修復的應注明原因申請報廢。因故意或使用不當損壞公物者，應予以相應賠償。本規(guī)定由總公司辦公室負責解釋。 總公司辦公管理制度監(jiān)督檢查細則 1、為貫徹總公司有關辦公制度的精神，特制定本細則。 2、本細則適用于總公司全體職工。 38、為對全公司辦公制度的執(zhí)行情況進行全面的監(jiān)督和檢查，總公司辦公室獨自或召集其他管理部門或專業(yè)公司人員組成檢查小組對總公司各部門、各專業(yè)公司的衛(wèi)生保持、遵守辦公秩序、文件管理、印章使用、車輛維護保養(yǎng)、大樓物業(yè)管理等情況進行定期和不定期的全面檢查。 5、各單項檢查具體內容如下： 衛(wèi)生保持情況，包括桌面、地面的潔凈等。 遵守辦公秩序情況，包括物品擺放、手機與呼機的使用、遵守禮貌和著裝要求、執(zhí)行辦公區(qū)域有關規(guī)定等。 文件發(fā)放情況，包括文件是否齊全、是否按要求組織學習、貫徹落實清況等。 印章使用情況，包括是否按規(guī)定及印章使用程序使用印章。 車輛維護保養(yǎng)情況，包括車輛清潔情況、車內設備維護、保養(yǎng)情況。 大9、樓物業(yè)管理情況，包括公共場合的衛(wèi)生整潔和保持、樓內設備的維護與保養(yǎng)、維修是否及時、食堂衛(wèi)生等。 7、各單位制定衛(wèi)生值班制度，每日一人；負責本單位當日桌面衛(wèi)生并負責保持本單位工作環(huán)境的衛(wèi)生整潔。 檢查當日如出現(xiàn)之分以下情況，追究衛(wèi)生值日人員的責任，視為當事人。8、各單位使用的車輛應指定專人管理，負責維修、保養(yǎng)車輛，并負責保持車輛內外清潔。檢查當日出現(xiàn)之分以下的情況，追究指定負責人的責任，視為當事人。 車輛管理細則 1、根據(jù)工作需要，由辦公室請示總公司總經理批準，對車輛進行統(tǒng)一配備和調整。 2、各單位負責人對本單位車輛的日常使用、駕駛人員的安全教育及執(zhí)行規(guī)章制度情況有管理責任。 3、總公司外事用車10、總公司會議及較大活動用車，辦公室有權臨時調度各單位車輛，各單位應服從協(xié)調調度。 4、除總公司領導臨時安排外，總公司車隊不為業(yè)務部門及各專業(yè)公司出車。 安全管理1、駕駛人員必須嚴格遵守交通法規(guī)，根據(jù)車隊的安排參加交通安全學習，提高駕駛技術，保證車輛完好，杜絕事故發(fā)生。未經批準不參加安全學習者缺席一次罰款100元。 2、總公司安委會和兼職安全員，負責組織交通安全學習并實施安全管理監(jiān)督。3、出現(xiàn)交通事故，追究肇事者的經濟責任，按事故損失金額的一定比例給予處罰：損失額5萬元以上的，罰個人6；損失額15萬元的，罰個人5；不足一萬元的，罰個人500元。非專職司機各降10比例。最低罰款為保險公司的免賠數(shù)額11、。未經批準私自出車或私事出車，按上述比例各加罰一倍。4、條對交通事故肇事者除經濟處罰外，還將視情節(jié)輕重分別給予書面檢查、通報批評、停止1 第5、專職司機全年安全行車，未發(fā)生過交通事故和造成經濟損失的，對駕駛人員給予表彰并頒發(fā)安全獎，可按季核發(fā)。 油料管理1各管理部門配備車輛所需油料由車隊統(tǒng)一按核定預算辦理購進，按單車每月定額標準發(fā)放，超出不補；節(jié)余歸部門使用。定額標準由辦公室每季核定，全年按預算節(jié)余部分提取30作為車隊節(jié)油獎勵基金。 2車隊設專人負責油票發(fā)放，造冊登記，司機簽字領取，每月上報辦公室審核。 維修保養(yǎng)1原則上按照車輛技術手冊執(zhí)行各種檢修保養(yǎng)，并須按照預算執(zhí)行。車輛維修按規(guī)定填制申請12、單，部門負責人簽字，車隊技術審驗，辦公室主任審簽，到指定修理廠維修，專人結算，超過審批預算的不予報銷。2業(yè)務部門及專業(yè)公司維修保養(yǎng)車輛參照第十七條規(guī)定自行負責。 3辦公室及車隊對車輛進行不定期檢查，內容包括：本規(guī)定執(zhí)行情況、車輛內外衛(wèi)生、一般保養(yǎng)狀況等，檢查不合格者，對當事者及所屬單位領導分別罰款50200元，情節(jié)嚴重者停駛。 駕駛人員管理1總公司領導及部門總經理配備工作專車，持有效駕照可由本人駕車；無駕照需配司機的，由辦公室統(tǒng)一調配。2專職司機應嚴格按規(guī)定條件由辦公室商人事本部統(tǒng)一招聘。各部門無權自行聘用司機。 3業(yè)務部門及各專業(yè)公司臨時聘用司機，須經辦公室車考核并簽字同意后，方可聘用。人事13、管理制度 第一條為對公司職工的招聘、錄用、考核、聘任、解聘、教育、培訓、調配等實行有效統(tǒng)一管理，根據(jù)中華人民共和國勞動法和國家有關規(guī)定及總公司實際情況制定本規(guī)定，本規(guī)定適用于總公司的所有職工。 招 聘 公司招聘錄用職工按照公開、平等、競爭、擇優(yōu)的原則面向社會公開招聘，本公司職工也可推薦。推薦人員執(zhí)行親屬回避制。 招聘錄用的職工必須符合以下條件： 1、熱愛祖國，熱愛本公司 具有勝任本職崗位的業(yè)務能力和業(yè)務素質。 身體健康，相貌端正，年齡為25至40歲。應聘人員，并附有關材料（身份證、學歷證明、職稱證明等有關證件的復印件以及個人手寫詳細簡歷），由用人部門進行面試和業(yè)務考核。 用人部門同意聘用后，人14、事本部安排人員在指定醫(yī)院進行體檢。人員體檢合格后，人事本部簽署審核意見報總公司總經理批準，即可通知擬來人員到崗上班試用。2、新到崗職工均有不超過3個月的試用期，試用職工如有意向繼續(xù)履行勞動合同，應在試用期滿前十五天寫出本人試用期工作總結及轉正申請?zhí)峤凰诓块T申請轉正，所在部門總經理應在該職工試用期滿前十天向總公司人事本部提交對該職工試用期的書面考核鑒定、轉正意見并附上該職工試用期總結和轉正申請。3、使用期工資的 元發(fā)給首月工資；正式聘任人員的工資待遇 元。4、 公司實行嚴格的考勤制度，各種考勤與職工的總收入掛鉤。職工缺勤，區(qū)別缺勤事由扣發(fā)相應的工資及補貼。職工請事假，按缺勤日扣發(fā)日總收入； 對15、本部門職工逐日考勤記錄，25日前匯總，經部門總經理審核簽字，25日報人事本部，經核對無誤后，作為發(fā)工資的依據(jù)。全體職工均享受國家規(guī)定的法定節(jié)假日的休假。考勤中如發(fā)現(xiàn)弄虛作假情況，要追究部門總經理或負責人的責任，發(fā)現(xiàn)一次扣罰部門總經理及本人各200元。 財務管理制度資金、資產和對外投資管理1、企業(yè)的流動資金是為保證完成業(yè)務經營和生產任務而使用的周轉金，財務本部除提供投入資本中的流動資金外，原則不再提供其它流動資金。不得將流動資金用于正常經營以外的其它用途，或非法轉移給其他單位。 2、 企業(yè)的所有資產，包括固定資產、流動資產和其它資產，都應納入本單位財務帳目進行核算和監(jiān)督，各所屬企業(yè)都不得持有帳外16、資產，以防止資產流失，保證資產保值增值。凡購置的資產都要建帳登記、定期清查，發(fā)生溢損應及時查清原因并處理。經營本企業(yè)的資產時，應努力實現(xiàn)本企業(yè)資產結構的最優(yōu)化，提高資產收益率。 收入、成本管理1、在經營活動中要確立以經濟效益為中心的思想，努力增收節(jié)支，認真搞好成本核算，力爭做到每一筆業(yè)務都有所盈利。任何單位和個人均不得以任何方式隱瞞、截留收入資金。 2、建立科學完整的成本核算體系，嚴格區(qū)分資本性支出和收益性支出，不得亂擠亂攤成本。成本項目、計算方法、開支標準一經確定不得隨意改變，全面預算中各成本項目的指標（按收入比例確定的除外）不得任意突破。如確有必要改變和突破的，應事先報總公司財務本部批準。17、 稅收、利潤管理企業(yè)都應切實樹立合法經營、依法納稅的意識，增強法制觀念。公司統(tǒng)一交納的稅種。 現(xiàn)金管理1無論是否簽合同、協(xié)議，公司的所有現(xiàn)金收入，經辦部門必須連同收款說明書、發(fā)票或收據(jù)副本等，于收進日（最晚于次日）如數(shù)交付財務部，收款部門不得挪作他用，更不準留存于經辦部門內。 2業(yè)務人員辦理業(yè)務預借的現(xiàn)金，其未支用部分應連同有關業(yè)務憑證（發(fā)票或收據(jù)支出憑單）送交財務部沖銷預借款，不得余款不報，留作他用。 3、預算內零星采購，由經辦部門開具經費支出報審表（代借款單），寫明用途、金額，總公司部門總經理或各專業(yè)公司總經理簽字后交財務本部總經理或專業(yè)公司財務經理簽批后辦理。4、預算內經常性費用支出（辦18、公費、小額招待費、市內交通費等），無預借款直接報帳的，由指定經辦部門開具費用支出憑單，寫明用途，經總公司部門總經理和專業(yè)公司總經理簽字，交財務部經理簽字辦理。報帳銷帳報帳采取上級審簽辦法，即：總公司業(yè)務人員報帳，屬預算內支出，由部門總經理審簽，報財務本部按權限審批；屬預算外支出，均須報總公司主管財務的領導審批。部門總經理報帳由總公司分管領導審簽，總公司副總經理報帳由總公司總經理審簽。 固定資產管理辦法1、固定資是指使用期限在一年以上、在使用過程中保持原有物質形態(tài)的房屋建筑物、機器設備、運輸設備以及其他與生產經營有關的設備、器具、工具等；不屬于生產經營設備的物品，單位價值在2000元以上、使用期19、限超過兩年的，也應作為固定資產。總公司財務本部根據(jù)實際情況，制定固定資產目錄。 2、公司計算提取固定資產折舊，采用平均年限法（下稱直線法）。凈殘值率按3計算。當月增加的固定資產當月不提折舊，當月減少的固定資產當月照提折舊。 3、固定資產的日常維護、保養(yǎng)以及修理由各位用部門負責。各部門對固定資產的維護和管理應建立崗位責任制度，落實到人。 4固定資產清查的程序：固定資產全面清查時，由辦公室和財務組成清查小組，編制“固定資產盤點表”，經查核后確定出固定資產盤盈盤虧數(shù)額，根據(jù)“固定資產盤點表”填制“固定資產盤盈表”和“固定資產盤虧表”，經有關人員簽字或蓋章后，財務本部據(jù)以進行有關的帳務處理。 費用報銷20、審批 1公司管理費用包括工資、辦公費、差旅費、招待費、會議費、車輛使用費。通訊費、房屋租賃費。咨詢顧問費、低值易耗品購置費、工會經費、福利費和職工培訓費等支出。 2、各項管理費用，屬各部門預算內的正常支出，由各部門領導簽字，報財務本部直接審批報銷。屬預算外的支出和不宜執(zhí)行費用預算管理的部門開支，必須提前向財務本部申請，由財務本部根據(jù)審批權限審批或報批。 招待費支出1業(yè)務招待費包括：招待來訪客人的茶葉、水果、飲料等費用；宴請客人（包括工作餐）的用餐、食品、酒水等費用；贈送客人、客戶的紀念品釁L品等統(tǒng)一由辦公室負責購買、保管、發(fā)放及費用控制，不得突破財務本部下達的費用預算限額。 2部門一般性招待用餐和禮品等費用一次支出在300元以下的，由各部門正職在財務本部下達的費用預算內嚴格掌握，不得超支。