1、廣告公司辦公室及辦公自動化管理制度編 制： 審 核： 批 準： 版 本 號: ESZAQDGF001 編 制： 審 核： 批 準： 版 本 號: 第一章 辦公室管理規定一、辦公環境管理規定1、禁止在公司辦公區域吸煙，如有需要，到辦公場地物業指定吸煙區吸煙，每次吸煙時間不得超過15分鐘。2、禁止隨地亂扔紙屑及其它廢物，員工需將廢紙、廢物入簍，剩水、剩茶倒入衛生間。3、員工自行維護個人辦公區域衛生，辦公桌椅、辦公設備表面不得附著塵土并且物品擺放合理整齊，辦公柜內不得擺放異味物品。4、禁止將食品和飲料帶入技術區。5、工作時間禁止竄崗、聊天、喧嘩以及做任何與工作無關的事情。6、工作結束后離開辦公室前，
2、員工需關閉辦公設備電源并將辦公物品歸位，鎖好貴重物品。違反以上任何一條規定，第一次警告，兩次及以上每次罰款20元，部門當月出現3次罰款者，將對部門經理（主任）予以公司范圍內通報批評并處以100元罰款。屢教不改者報公司公司領導處理。二、考勤規定(一) 出勤規定1、工作時間采用定時工作時間制度的人員其工作時間為9：00至18：00，其中午休1小時，時間為12：00至13：00；特殊崗位按照部門工作時間安排午休，午休時間臨時有緊急工作，可整體延后休息時間，但時間跨度均不可超過1小時。2、公司上下班實行考勤登記制度。1) 全體員工上下班均應使用指紋考勤機簽到考勤，以記錄每天的工作狀態。2) 因公司重要
3、項目的實施或部門必須當天完成緊急任務(如大規模的公司活動、會議籌備或趕寫文件等)，且經過行政部備案的晚間加班超過23：00時(含)，加班的員工第二天上午可推遲至11：00上班，并進行相應的考勤說明。2) 員工工作時間中因公外出，須事先在前臺員工外出登記簿上登記，經部門經理（主任）簽字后交前臺備案，返回時及時至前臺填寫返回時間，否則視為無效；如部門經理（主任）或公司領導不在，必須短信或電話請示領導后在前臺登記并于事后請主管補簽字，逾考勤期不登記則不再作為外出公干登記。該記錄每月由前臺負責匯總，經各部門經理（主任）簽字后交財務部作為外出交通費報銷或用車結算依據，如無登記記錄，則財務不予報銷交通費或
4、自負用車費用，若既無領導說明，又未辦理簽出手續的，視為曠工一日處理。3、元旦、春節、清明節、端午節、中秋節、國際勞動節，國慶節等法定假日，休假時間根據國家、市政府、省政府規定結合公司實際情況確定，由行政部統一通知。4、考勤員不認真履行職責，有舞弊等行為，予以辭退。5、人事主管建立員工年度考勤統計表，逐月依據考勤匯總表予以記錄，作為員工出勤情況統計及休假情況記載基礎資料，并備案存檔。(二)缺勤規定1、遲到、早退因私9：00及13：00以后到崗為遲到，因私12：00及18：00前離崗為早退。 遲到、早退的處理辦法見人力資源相關制度。2、曠工 1) 未經請假或請假期滿未續假而擅自不到崗視為曠工。 2
5、) 偽造出勤記錄者，經查實，視為當日曠工。 3) 曠工處罰。曠工者扣發曠工期間全部工資。在一個公歷年度內，曠工1天，給予警告，并根據人力資源相關規定扣發工資；累計曠工2天，工資降級；累計曠工3天，給予辭退。 3、病假1) 員工因病不能上班需請病假，病假的最小計算單位為0.5天。2) 員工就醫，應按照醫療保險部門指定的醫院和相關要求進行。3) 全年病假累計超過24天的，下年度不再享受公司的年假福利。4) 病假期間工資發放執行人力資源相關制度。5) 病假審批： 普通員工休病假須經部門經理（主任）批準，經理（主任）休病假需經公司領導批準。直接上級領導不在時，需經再上一級領導批準。 0.5個工作日以內
6、的病假，經上級主管批準后，無需病假證明；0.5個工作日以上的，應有指定醫院的有效病假證明，并在病假結束上班后的2日內，將病假證明經上級主管審核簽字后交考勤員：超過三個工作日的須到行政部備案；在家治療的每月須于25日下班前提供醫院治療證明和病假單。 4、事假 1) 員工工作期間確有私事需要辦理，必須請事假，否則按曠工處理，事假最小計算單位為0.5天。 2) 事假工資管理見人力資源相關制度。 3) 事假審批 連續2個工作日、一個月內累計3個工作日以內的事假，由直接上級領導審批；連續3個工作日及一個月內累計5個工作日以上的事假，由公司領導審批，并報行政部備案。 (三) 加班規定 1) 公司鼓勵員工在
7、正常工作時間內完成本崗位工作。確實需要加班的，需提前申請。員工加班必須經本部門經理（主任）批準，否則不計為加班，部門經理（主任）不計加班，執行不定時工作制的部門員工（如銷售、節目制作人員等）不計加班。 2) 各部門經理（主任）必須根據本部門的具體工作情況并結合部門年度預算控制審核確定加班次數及加班人員，原則上優先安排加班人員竄休。 3) 加班必須填寫加班申請表，在加班當日下班前2小時經部門經理（主任）簽字后交行政部；如部門經理（主任）不在，必須在當日下班前2小時至行政部登記并在兩日內補交加班申請表；如未能及時辦理加班審批手續，必須由部門主管向公司領導匯報批準，由行政部備案，并補辦理加班審批手續
8、。(四)休假等規定詳見人力資源相關文件。附件：外出/加班說明條加 班 申 請姓 名部 門事 由地 點時 間自 月 日 時 分至 月 日 時 分批準人日 期備 注三、工作人員著裝規定 1、員工在工作時間內不得著裝奇異暴露，要求注意儀容儀表，保持職業形象。任何情況下不得在工作時間內赤腳穿鞋，不得穿背心短褲、超短裙等服裝或其它有礙觀瞻的奇裝異服。 2、工作時間在辦公區域內員工必須佩帶胸卡。 3、員工的多余服裝不得隨處堆放、懸掛（可放置椅背上、辦公桌下等處）。 4、員工工作時間應注意將頭發梳理整齊，不得蓬頭垢面。 違反以上任何一條，第一次警告，兩次及以上每次罰款20元，部門當月出現3次及以上罰款者，將
9、對部門經理（主任）予以公司范圍內通報批評并處以100元罰款。屢教不改者報公司領導處理。第二章 辦公自動化管理規定一、軟件使用規定 1、工作中所有需要使用的軟件必須經過公司計算機管理員許可，并由其負責安裝調試。 2、禁止在未經管理員許可的情況下，擅自下載網上的與工作無關的可執行文件。(后綴為execom等) 3、禁止運行郵件附件中攜帶的可執行文件。 4、必須使用Microsoftoffice2000或更高版本作為辦公自動化軟件。 5、禁止擅自重新格式化計算機、擅自安裝操作系統。 6、除計算機管理員由于技術方案的調整和技術測試的需要在某些指定的服務器或者測試用計算機上安裝可能導致改變網絡配置的軟件
10、以外，其他人員均不允許擅自安裝可能導致整個公司網絡不能正常運行的軟件。7、員工對于自己使用的電腦應定期檢查并清除病毒，至少每周檢查一次。 以上規定如有違反任何一條，除責其卸載私裝軟件外，每次罰款50元，對由此引起的數據丟失和工作延誤，由其部門經理（主任）提出處理意見，如對公司造成損失的，報公司領導處理。二、網絡使用規定 1、工作時間嚴禁瀏覽和下載與工作無關的文件，一經發現，每次罰款200元。 2、工作時間嚴禁上網聊天和玩游戲，一經發現，每次罰款100元。 3、公司員工使用互聯網絡應符合國家的有關規定，不得在網上發表反動的，有損國家和公司利益的言論，不得登錄不健康網站，否則除罰款500元外，還將
11、視情節輕重依法交相關部門處理。 4、禁止在互聯網上利用黑客工具攻擊他人，否則由此引發的后果由其個人負責承擔，一經發現，公司將予以開除。5、每位員工都必須對自己信息保密工作負責，必須設定開機密碼：公司內任何員工禁止非工作原因擅自登錄他人計算機竊取信息。以上情況一經發現，除對疏忽者處以200元次的罰款外，對竊取資料者將處以500元罰款，并視情節輕重予以開除或送交公安部門處理。三、電子郵件使用規定 1、不得打開含有病毒或可能含有病毒的郵件，遇到此類郵件應立即刪除。2、每位員工都必須做好自己的郵箱保密工作，禁止在未經批準下把公司為員工設置的統信箱借給公司以外的人員使用，禁止內部人員合用個人信箱。如有違
12、反，將視后果嚴重程度予以200元以上罰款直至開除。四、硬件保護及保養規定 1、計算機管理員對公司每臺計算機的部件建帳管理。 2、除計算機管理員外，其他人不得隨意拆卸、安裝任何硬件或相關的計算機設備。 3、對于關鍵的計算機設備應配備必要的斷電繼電設施。 4，計算機管理員必須經常檢查所轄計算機及外設的狀況，及時發現和解決問題。 5、使用計算機人員要做好計算機的日常清潔保養工作，防水、防塵、不帶電插拔鼠標、鍵盤、打印電纜等非USB端口設備。6、打印機、掃描儀由專人管理，使用時需經同意，并進行使用登記。五、電話、傳真機、復印機使用規定(一)電話使用規定 1、為了更好地發揮公司電話的最大作用，從成本管理
13、上為公司節約日常開支，特制定本管理制度。2、公司電話由行政部統一管理，公司內部員工應自覺執行電話管理制度，并接受監督。3、公司電話使用規定： 1) 前臺工作人員接聽外線的標準用語為：“您好，金鷹新航道?！?當對方告知所找員工姓名時，“請稍等”，并及時通知員工接聽電話。如員工不在辦公區，“對不起，*不在，有什么事情需要轉達？” 2) 員工接聽電話應注意用語的準確與禮貌，充分體現公司員工的良好素質和文化修養。 3) 接聽電話時如需詢問旁人或應答旁人問話，應說“請稍等”，并用手掌捂住電話話筒。 4) 員工打電話用語應盡量簡潔、明確。5)上班期間禁止打、接聽私人電話，禁止在電話中談論與工作無關的話題。
14、4、公司長途電話管理規定： 1) 如因公司業務需要確需使用長途電話者，應先經部門經理（主任）批準后方可使用前臺公務長途電話，并在長途電話記錄表中登記，登記內容必須包括：使用日期、使用人、對方號碼、聯系事項等。2) 員工未經同意私掛國內長途電話或以公事為由私掛國內長途電話者，第一次違反規定，領導可對其進行批評教育，并自行支付電話費用；第二次罰款50元，三次違反電話管理規定者作辭退處理；私掛國外長途電話者除自行支付電話費用外，還給予辭退處分。(二)傳真機使用規定1、服務對象：各部門。2、服務內容： 1) 收發公司日常業務往來的洽談、公文、函件、聯系文書等。 2) 收發公司內部各部門之間上傳下達的重
15、要通知、文件。3) 需要使用傳真機傳遞的各種文檔、樣本等。3、傳真機的管理： 1) 傳真機指定專人負責收發、管理、清潔、維護。2) 傳真機管理員應及時準確地將傳真件轉交接收人，對于重要文件的傳真件轉交相關領導審閱批復。對重要機密文檔的傳真收發應存留文檔，方便查閱核對。3) 所有收到的傳真必須放入文件夾，不得不加遮掩的放置，轉交給收件人的過程中，傳真件也必須用文件夾夾好。4) 傳真機管理員應經常檢查傳真機是否工作正常，及時更換傳真機耗材。5) 傳真件的收發應及時登記，登記內容必須包括；收發人、傳真號碼、傳真內容、傳真時間、重要等級、狀態(即注明發出的傳真是否已確認對方已收到，收到的傳真是否已轉交
16、給收件人，何時轉交的等)。8) 傳真機僅限內部工作人員工作需要，禁止私用或外部人員使用，請員工自覺執行該規定，如有違反傳真機管理規定，第一次領導可對其進行批評教育，第二次違反規定者罰款20元，數次不改者作辭退處理。(三)復印機使用規定 1、指定專人負責操作、清潔、維護復印機。2、需要復印機工作時應先連接電源，開機預熱，正確操作，復印完畢及時關閉電源。3、對于重要文檔的復印應由專人負責留存文檔以便查閱核對。4、如果復印頁數較多，且有可能正反復印或縮放復印時應先預復印一張檢查效果，確認調整后大批量復印。5、復印紙的使用應堅持節省，不浪費、環保的原則，對于一般文檔的復印可采用反面仍可利用的紙張進行復印。6、復印作廢的重要文檔應及時銷毀。7、文件復印完畢后應及時登記，登記內容包括部門、紙張型號、數量、復印人員簽字、復印內容等。
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