1、公司OA系統使用管理制度及日常操作注意事項編 制： 審 核： 批 準： 版 本 號: ESZAQDGF001 編 制： 審 核： 批 準： 版 本 號: OA系統使用管理制度第一章 總則第一條 為了提高工作效率，保障信息傳遞暢通，根據公司實際情況，制定本制度。第二條 本制度適用于公司OA系統的管理。OA系統管理網絡系統是管理信息傳遞的有效平臺，它集合了各方面信息，是公司實施高效管理的重要工具。第三條 為了保證通過OA進行發起和傳遞的各類電子文件能夠及時得到處理，原則上各環節處理時間不得超過三個小時。第二章 管理職責第四條 原則上各子公司有行政部門的，行政部門負責人將作為各子公司OA管理員（二級
2、管理員），沒有行政部門的，可指定專人作為管理員。各管理員要承擔起所屬公司OA子系統的管理工作，按照要求，在系統內進行分層級，分區域的全面管理工作，開展諸如電子檔案管理、通知通告下發、重要文件資上傳共享（分權限）、系統深化開發應用等工作。行政部將對上述管理員進行專門培訓。第五條 在系統運行初期OA系統管理員（包括二級管理員）須對系統平臺進行實時監控，確保系統運行穩定。第六條 各系統管理員（包括二級管理員）及系統使用人要及時收集、歸納和反饋OA平臺運行過程中的各類問題（包括表單設計、流程設置、功能模塊、操作使用等方面問題），逐級上報解決存在的問題。第七條 OA系統管理員需根據不同工作、不同崗位、不
3、同團隊的性質，確定各子公司、部門的機構和權限設置，凡需變更權限或部門設置時，變更部門需向行政部提出申請，由行政部統籌考慮后決定是否同意變更，因員工調動、離職等原因造成崗位變動時，變動部門應及時將變動情況函告OA系統管理員，系統管理員須在收到函告后的24小時內完成相關賬號、權限、歸屬等的調整工作。第八條 相關文件、資料（包括傳審、傳閱、公告、新聞等等）由發起人負責對發起內容進行管理。第九條 為了確保OA平臺的正常和高效運行，各系統使用人均有合理使用系統、進行系統維護、提出意見建議等的權利和義務。第三章 日常使用第十條 在OA系統上線運行之初，原則上所有傳審、傳閱、簽批、通知、公告、新聞及資料傳遞
4、均需通過OA系統進行，但考慮到當前運行的實際，除部分文件外的傳遞可沿用現有紙介質傳遞流程之外，其他傳遞均需通過OA系統。行政部將嚴格按照規定履行紙質文件審核上報關，凡能通過OA系統上報的紙質文件，一律退回發起人用OA系統上報。第十一條 OA系統文件審批環節的效率及時間限制 （一）凡上報審批的文件，在每個環節停留時間原則上不得超過3小時，凡超出規定時限，又無正當理由的，每次處罰相關責任人200元，以下情況除外：1.晚上九點至次日上午八點；2.流程節點審批人因生病、出差、學習、開會及其他重要工作開展需要延長審批時間的；3.流程節點審批人在審核中因傳審事項不清、數據及資料不全而要求發起人給予解釋或補
5、充的。（二）凡上報審批的文件，因不達標被退回時，退回人應注明退回原因、修改要求、需要達到的標準以及重新上報的時間，并及時電話或當面告知發起人，堅決杜絕無原由、無標準的退單現象發生。第十二條 由于OA系統流程屬剛性流程，存在一經發起便無法修改發起內容的問題，因此，要求各發起人在發起前仔細審核文件內容，確定文件數據資料齊全后方可上傳。審核及審批環節中各節點責任人均應嚴格把控審核、審批關，否則將進行如下處罰：（一）日常上報審批的文件（資料），部門必須認真把關，如拿不準時須及時征求相關領導意見，幫助子公司完善文件（資料）；如不認真修改，被總經理退回時，處罰責任經理200元；被董事長退回時，處罰責任經理
6、 300元。（二）各部門上報審批的文件（資料），因不達標被總經理退回時，處罰責任人200元；被董事長退回時，處罰責任人300元。第十三條 傳審類文件經過審批返還給發起人之后，發起人要及時將事務辦理結果反饋填寫入“辦理結果回復”，經所在部門主管審核通過后，該審批流程方認定為最終辦理完結。第十四條 發起人在發起流程時，需準確把握文件性質及重要程度，除個別突發類或領導臨時安排工作事項外，原則上任何文件均需提前足夠多的時間上報，以備審核過程中的修改等影響工作開展，常規性審批因發起人未預留充足審批時間而造成的任何后果均由發起人及其所在子公司、所在部門全額承擔，審核及審批環節責任人不承擔責任（無故拖延除外
7、）。第十五條 各審核、審批人在審批文件前，應酌情處理標識為緊急或特急的文件（待辦文件名稱前綴紅色感嘆號，無嘆號表示一般，一個嘆號表示緊急，兩個嘆號表示特急）。系統運行之初，建議發起人及各節點審批人在處理完成后向下一節點承辦人給予提示，保證文件及時得到處理。第十六條 原則上各類文件在發起時，發起人需承擔歸檔職責，除對通過OA傳遞的表單進行歸檔外，傳審時的源文件同樣應妥善保存，以備以后查詢或使用。第十七條 嚴禁任何人通過OA系統發布和傳遞含有非法、不健康和帶有病毒的文件、圖片、應用程序等內容，一經發現，除立即停止責任賬號外，還將根據公司相關規章制度給予相應處罰，直到開除處理。第十八條 為方便文件的
8、傳遞和查閱，任何發起人在發起流程之前，均應檢查文件格式，文件一律采用OFFICE2003、OFFICE2007及WPS（不建議采用該格式）格式；圖片在發起前，需檢查圖片的大?。ú荒苓^大，否則移動端將無法閱臨覽）、質量及格式（以JPG、JPEG格式為最佳）。流程發起前，相關附件名稱應修改為與發起事由一致，并注明各附件的功能作用。第四章 日常操作注意事項第十九條 發起人在發起流程時，需根據傳遞類型選擇表單模版（上報審批類選擇相關傳審單，傳閱類選擇傳閱單、人力資源類選擇相對應表單），并根據表單各要素進行填寫及完善并上傳相應附件后點擊發送，流程即告建立。發起人為部門主管及以上管理人員的，因流程發起時默
9、認的身份均為部門員工，而其身份權限包含部門員工與部門主管兩個層次，因此，流程提交后會再次回到部門主管處，要求部門主管用主管身份進行審核并提交后，流程方才進入下一節點（即一提交一審核）；子公司總經理級別發起流程時，因其身份權限包含部門員工、部門主管、子公司總經理三個層次，因此，需要額外的兩次審核后，方才進入下一節點（即一提交兩審核）。為了避免在此環節出現不必要的延誤，請各主管以上人員在發起并提交流程后多回看幾次是否有待辦文件存在或通過查看表單流程以確定當前處于哪一節點。第二十條 對于超出系統現有模版的相關傳遞，可采用自由協同的方式予以發起，方便之處在于發起不受條件限制，并且在發起時復選修改正文選
10、項后，各節點審批人均可對正文內容進行修改（附件不可修改），無需退回發起人修改后上報，并且全流程各節點由發起人制定，可指定任何人審閱，有很強的隨意性。不足之處在于，由于流程隨意性很強加之正文內容可修改，因此流程的客觀性大大降低，且各節點審批意見無法寫入固定表單，后期使用存在不便。適合發起需他人修改完善和傳閱的相關內容。第二十一條 受各模版權限設置原因，各節點審批人如在審核提交后出現流程節點選擇提示時，請根據所審核文檔性質自行判斷文件去向（去向包括權限內審批、權限外上報、下一節點審批人等），如判斷不清的可與文件發起人或相關部門取得聯系，以確保傳遞流程準確高效。第二十二條 各管理員在管理所屬公司子系
11、統時，需嚴格按照權限開展文件資料的增、刪、查、改等工作，并在日常工作中注意隨時將所經手文件資料進行歸檔，以便于日后查詢使用。第二十三條 因OA系統預覽格式與所上傳文檔格式存在區別，上傳文檔中的細節可能會在系統預覽中無限放大，因此，請各使用人在上傳文檔前對源文檔進行仔細檢查核對，確保文檔格式正確、編排合規，且事由描述清晰、理由闡述準確、附件要素齊全，盡可能減少因退單而造成的損失。第二十四條 OA系統是工作效率的倍增器，其包含的各種剛性流程及嚴格的時間限制將從根本上約束和限制各使用人的工作習慣，在使用之初，肯定會與現有工作流程和習慣有一定區別，請盡快適應，并堅持使用，確保OA系統真正達到提升工作效
12、率，優化工作流程，完善公司管理體系的目的。第五章 安全要求第二十五條 各使用人首次登陸時須將初始密碼修改為個人密碼并妥善保管，不得隨意將密碼外泄給他人使用。第二十六條 任何使用人（尤其管理人員）均不得將個人賬戶交由他人操作和管理，特殊情況下，系統管理員有權調用各使用人的賬號與密碼，但使用前需明確告知賬號所有人，并不得對該賬號開展除系統必要項目外的其他操作（即不得對具體工作事項進行任何操作）。第二十七條 所有使用人只可在權限范圍內進行相關操作，特殊情況下如需提高權限，請與各系統管理員聯系，經審核確實需要提高權限的，可由管理員給予調整。第二十八條 任何人不得隨意讓公司無關人員或外部人員查看系統內容，更不允許下載相關內容，尤其是涉密內容。多人共用一臺電腦時，如暫停OA辦公并離開電腦，請及時注銷或退出OA系統，以免他人誤操作。第二十九條 凡涉密內容需要在系統內發布的，發布人須嚴格設定查看權限和發布范圍。第三十條 如發生泄密的情況，將按照公司相關規章制度追究相關人員責任。第六章 附則第三十一條 本制度由行政部負責編制、解釋和修定。第三十二條 為保障OA系統的硬件、軟件和信息安全，保證系統的正常運行，全體用戶應遵守本管理制度，違反者應承擔相應責任并接受公司單項工作獎懲辦法的處罰。第三十三條 本制度未盡事宜按國家法律法規和公司有關規定執行。第三十四條 本制度自下發之日起開始施行。
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