1、公司文秘檔案文件資料立卷歸檔超期銷毀管理制度編 制： 審 核： 批 準： 版 本 號: 文秘檔案管理制度公司的文秘檔案資料是公司行政辦公和經營活動中不可缺少的要 素。為了加強對文秘檔案的管理，理順工作程序,明確工作職責,杜 絕資料流失，保證公司機密不外泄，特制定本制度。2. 管理職責2.1行政管理部是公司文秘檔案的歸口管理部門,負責文秘檔案管 理制度的貫徹及在各部門的執行檢查,加強對文秘檔案室的業務領 導和工作實務指導。2.2各部門所負責的部門內部檔案資料，應有專人兼管。同樣也應 執行本制度所規定的各項條款要求。2.3文秘檔案室是公司對文秘檔案的專管機構，在行政管理部的領 導下，其管理的主要職
2、責為：2 3.1制定或參與制定關于文秘檔案管理方面的規章制度。協助行政管理部長對各職能部門文件資料歸檔管理的指導監督。2.3.4負責對永久性文秘檔案向有關檔案機構的移交工作。2 3.5總結經驗,改善工作方法，提高管理技能和工作效率，使 公司文秘檔案資料能夠充分得到利用，為經營服務產生收益。3. 歸檔資料的范圍、內容3 .1計劃性文件資料包括公司的戰略規劃、經營計劃、各職能部門的工作規劃、計 劃。3 .2批示性文件材料包括公司各類標準、指標,如計劃指標、考核標準、技術標準等; 公司管理層在生產經營中的各類命令、工作指示、調度記錄等。3 .3法規性文件包括政府、行業、上級制定和頒發的各種需公司貫徹
3、和執行的規 定、要求、標準等文件;公司內部制定的各類規章制度。3 .4公司的重大決議包括由公司股東大會、董事會、監事會、總經理辦公會議及其他 重要的行政辦公會議所形成的文件和會議材料、會議記錄等。35總結性文件包括公司經營活動中年度、季度、月度的工作總結;下屬單位的工 作總結及單項性的各種總結報告。36憑證性材料包括公司各職能部門在經營活動中形成的各類原始記錄、憑證、 臺賬等。如產量記錄、質量記錄、設備保養維護記錄,以及材料能 源消耗、產品銷售、合同書、協議書等原始記錄和文本。3 .7匯報性材料包括公司向各上級主管單位的匯報材料、統計報表、財務報表等; 公司領導在外部公共場所發言或發布的各類文
4、書資料等。3 .8勞資人事資料包括公司的人事任命、人事調整、人事考勤、人才引進和培訓考核、工資核定記錄等相關資料。3.9調研性資料包括市場調硏、開發調研、行業及競爭對手資料、供應商經銷商 資料、公司內部各策劃方案的技術經濟論證材料等。3 .10聲像制品資料包括經營活動中、文化活動中,以及員工在外學習、考察時或外 單位提供的以聲像形式記錄下來的對公司經營活動產生作用的各 種資料。3.11證件性文書資料包括法人營業執照、土地使用許可證、產品檢疫證、衛生許可證、 出口許可證、產品質量認證、各類榮譽牌匾和證書、資產資料如汽 車使用和房屋建筑等批文證照。3.12饋贈性資料包括上級領導、名人友人協作單位提
5、供和贈送的題詞、書畫、 文獻資料、有紀念意義的各種工藝制品等。4. 文件資料的立卷歸擋4 .1檔案的收集4.1. 1凡屬本制度第3條所涵蓋的文件資料，均應歸檔統一管 理，各部門應做好資料的分類立卷，至次年元月底整理歸檔;會 計歸檔類在年度終結后,由財務部門編造清冊,每兩年歸擋一次。銀行票據由財務部立卷留存;各類報表（應收賬報表、銷售 報表等）報相關領導閱后由專人回收并即刻銷毀，只財務部立卷留存。業務要貨計劃、往來函等業務傳真、資料由業務部立卷留存。各類外來文件、資料由總經理辦公室負責立卷留存;內部文件原則上各部門傳閱后,即由總經理辦公室回收立卷留存。公司員工應注意隨時收集各種信息資料，并及時匯
6、總到部門檔案管理員，員工因公外岀參觀學習考察和參加各種會議回到公司后，應將相關資料全部移交檔案管理員。4 .2立卷歸檔的時間凡已辦理完畢的具有保存價值的各種文件資料，均應在三日內遞交辦公室立卷歸檔。對于某些專門文件,或駐地分散在外的個別業務單位的文件，為方便日常工作,立卷歸檔時間可根據實際情況適當延長。4 .3立卷歸擋的要求各部門兼職檔案員在規定的歸檔時間內，把整理審定完畢 的文秘檔案資料，遞交文秘檔案室立卷歸檔。移交檔案要填寫移交清單，移交清單一式二份,雙方簽 字后各執一份。歸擋的文件資料必須完整、真實、準確,請示和批復、印 本和底稿、正文和附件必須歸在一起。立卷時應編制好案卷目錄，把文件的
7、作者、標題、日期等 項目填寫清楚，概括而簡潔地擬寫好案卷標題,把案卷內容表達岀來，裝訂整齊、牢固，然后還要填寫備考表，注明保管期限。填寫案卷一律用碳素黑水鋼筆或毛筆,禁止用圓珠筆或 鉛筆，字跡應清楚、準確。立卷應以本單位形成的文件為主，根據文件形成的特點,保持文件間的歷史聯系,適當照顧文件的保存價值，使案卷能正確反映企業生產活動狀況和面貌。立卷應以同類問題為主，結合其他特征的方法組卷,把有密切聯系的文件組合在一起。立卷應把上級文件與本公司文件（除請示、批復外按保 管期限和文件年限分開立卷。立卷歸檔后，發現還有需立卷的文件資料，可按立卷原 則進行插卷。4.3 .10文件組成案卷后z卷內文件應按照
8、一定規律進行排列,系統地反映問題，做到查找方便。各種實物檔案（獎品、獎杯、錦旗、獎章、證書、牌匾、 饋贈品等）歸檔必須有原件，并保持其完好無損。聲像檔案攝錄必須詳細記錄事由、時間、地點、主要人物、背景、攝錄者，歸檔聲像資料必須是原版、原件、清晰、完整。5. 文秘檔案的借閱 5.1文秘檔案主要供本企業利用，一般不外借。如情況特殊，外單 位人員須持介紹信，并經公司領導批準，可查閱無密級檔案。5.2各部門工作人員可直接查閱屬于本部門業務工作范圍的文秘檔 案資料。如需查閱非本部門的重要文件和有密級檔案,須經公司領 導或原形成檔案的部門領導批準,方可借閱。5.3文秘檔案的借閱者應負責檔案的完整和完好,不
9、得私自影印、 復制、翻印，不得擅自拆散、調換、抽取、污損、加標注語,不得 轉借,如有違紀,酌情處罰。5 .4對珍貴或易損的檔案,應制成復制品提供使用。復制可采用復 印、照片、重印副本、摘錄等方式。復制件應仔細校對,與原稿 無誤后，注明檔案編號,然后提供使用。如有必要,給復制件加蓋 公章,以示復制件不會有誤。5.5必要時,檔案室應對所提供檔案出具證明,證明材料寫好后應仔細校對和審查，加蓋檔案室印章后才有效。檔案室證明材料只能證明某事在檔案上有無記載,而不能對某事下結論。檔案管理員不可擅自對檔案資料作解釋或下結論。56文秘檔案一般不得借出檔案室。如有特殊情況，可以作短期 外借,最多為十天，但必須經
10、有關領導批準并辦理借閱手續。如延 長借閱時間，須辦理續借手續。逾期不還者，檔案管理員要及時催還。5 .7借閱文秘檔案須妥善保管z若有遺失，將根據檔案的價值和數量報公司領導批準后,責令其賠償一切損失。6. 文秘檔案保密要求6.1檔案管理員和借閱利用檔案的人員耍樹立高度的工作責任心, 加強保密意識，雙方共同做好保密工作。6.2檔案分一般檔案和有密級檔案兩類。檔案密級分為絕密、機密、 秘密三級。6 3有密級檔案只許在檔案室翻閱,不許帶離本室。有密級檔案復 制時，需經公司辦公室主任或副總以上領導批準。6.4有密級檔案只限歸檔人使用,其他人員利用需經辦公室主任或 副總以上領導批準。65對已到保密期限的檔
11、案要請相關部門領導和辦公室主任鑒定 解密,對解密檔案作一般檔案管理,及時提供利用。6.6夕卜來參觀人員統一由負責接待人答復問題和力理所需材料。6.7檔案管理員丟失或擅自提供泄露檔案機密,應根據情節輕重, 給予紀律處分,直到依法追究刑事責任。6 .8企業在職工作人員調離本企業時,需按檔案室要求整理已形 成的文件材料,并退還所借檔案,檔案室審查無誤簽字后，才能 調離。檔案管理員調離，應由辦公室主任監督辦理，檔案交接之后, 方能調離。7. 超期檔案的銷毀7 .1對超過保存期限的檔案,由檔案管理員登記造冊,經辦公室 主任和檔案形成部門領導共同鑒定,報分管副總批準后,按規定銷 毀。7 .2經批準銷毀的檔
12、案，可單獨存放半年，經驗證確無保留價值時,再行銷毀,以免誤毀。7 .3銷毀文件必須在指定地點進行,并指派專人監銷,嚴禁將銷 毀的文件作為它用，或作廢紙出售。文件銷毀后，監銷人應在銷毀 注冊上簽字。&附件附件文秘檔案管理基本程序圖附件二文件歸檔登記表附件三一一受控文件記錄單附件四文件更改通知單附件五一一文件修訂登記表附件一:文秘檔案管理基本程序封附件二:文件歸檔登記表文件名稱文件號制定部門K*01檔時間MIK備注附件三:受控文件記錄單No. 內容槪要愛行都門修改變更記錄其 他附件四;文件更改通知單文件名稱文件號更改部門更改人更改吋間核準人更改內容（內容缶可設附頁）文件更改通知記錄被通知部門負貴人簽字fl期被適知部門負資人簽字F1期附件五:文件修訂登記表文件名稱文件編號修訂日期修訂婁別修訂內容簡要修訂者批準人增加刪涂改動
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