1、實業(yè)集團有限公司公文管理制度附流程圖編 制： 審 核： 批 準： 版 本 號: ESZAQDGF001 編 制： 審 核： 批 準： 版 本 號: 四川xx實業(yè)集團有限公司公文管理制度（試行）第一章 總則 第一條 為使集團公文處理工作規(guī)范化、制度化，結合集團實際情況，特制訂本制度。第二條 集團的各類公文，是傳達貫徹集團經(jīng)營方針、請示和答復問題、指導和商洽工作、報告情況、交流經(jīng)驗的重要工具，應認真做好公文處理工作，提高效率和質量。第三條 集團公文處理必須做到及時、準確、安全，分別由各部門文秘人員收發(fā)、分辦、立卷，并由總裁辦公室進行監(jiān)督檢查。第二章 集團常用公文分類第四條 集團常用的公文類別（一）
2、按照文體，可分以下幾類：1、請示：請上級指示和批準。2、報告：向上級領導及部門匯報工作，反映情況。3、通知：傳達上級指示、要求下級辦理或者需要知道的事項，批轉下級的公文或轉發(fā)上級、同級和不相隸屬單位的公文。4、通報：表揚好人好事、批評錯誤、傳達重要情況以及需要所屬各部門知道的事項。5、決定、決議：對某些重大問題或者重大行動做出安排，用“決定”；經(jīng)過會議討論通過，要求貫徹執(zhí)行的事項，用“決議”。6、函：平行或不相隸屬的部門之間商洽工作，或向有關主管部門請示批準等詢問和答復問題。7、會議紀要：傳達會議議定事項和主要精神，要求有關單位共同遵守執(zhí)行。（二）按照事項重要程度，可分為紅頭文件和非紅頭文件兩
3、種發(fā)放形式：凡屬重大全局性問題，須在全集團范圍內(nèi)貫徹執(zhí)行的（如重要制度、重要管理辦法、重要通知、重要人事調整等），應以紅頭文件形式印發(fā)。（三）按照文件保密程度，可分為秘密、機密、絕密三種：1、秘密：包括集團或各部門、各子公司所涉內(nèi)部管理、生產(chǎn)情況、對外聯(lián)系及暫不宜擴大影響的會議紀要、報告、文件、批復等。2、機密：包括集團重點工作落實責任制考核表、總裁辦公會紀要、策劃論證會紀要、重點項目實施預案、財務、審計分析報告及重大問題專題審計調查報告、生產(chǎn)指標、營銷數(shù)據(jù)等。3、絕密：包括集團董事局會議紀要、集團年度計劃大綱、總經(jīng)理離任審計報告、財務運行分析數(shù)據(jù)、投資實施方案、標底、營銷及運作策略、重大人事
4、任免考察情況及討論報告等。（四）按照文件控制程序，可分為受控文件和非受控文件（參見集團程序文件相關規(guī)定）第三章 公文格式第五條 公文格式一般包括：標題、公文字號、正文、附件、發(fā)文單位及印章、發(fā)文時間、主送單位、抄送（抄報）單位、主題詞等。（一）公文標題應當準確、簡要地概括主要內(nèi)容，并標明文種。除批轉法規(guī)性文件外，一般不加標點符號。（二）向上級的請示，一般只寫一個主送單位；如需上報另一上級，可用抄報形式。（三）發(fā)文時間，以領導簽發(fā)日期為準；聯(lián)合行文，以最后單位簽發(fā)的日期為準。（四）公文字號一般包括單位代號、年號、順序號。幾個單位聯(lián)合發(fā)文，只標明主辦單位的公文編號。（五）公文如有附件，應當在正文之
5、后、單位名稱之前，注明附件的名稱和件數(shù)。（六）收、發(fā)文單位應寫全稱或規(guī)范化簡稱。聯(lián)合發(fā)文，應將主辦單位排列在前。（七）文字一律從左至右橫寫橫排。第六條 公文一律用A4 、A3紙型，左側裝訂?！巴ǜ妗钡扔眉埓笮。鶕?jù)實際需要確定。第七條 內(nèi)部行文，可按問題的種類和性質，以分公司或部門名義行文。分公司、部門之間不應用發(fā)文形式解決一般性問題。第八條 各單位一般不得越級行文。因特殊情況，必須越級行文的，應抄報越過的單位。第九條 向上級請示的公文，應一文一事，主送一個單位，不應同時抄送下級單位；向下級單位的重要行文，可以抄報直接上級單位。第十條 發(fā)文應根據(jù)需要確定主、抄送單位，不得濫發(fā)。第四章 公文處理
6、的一般程序與要求第十一條 收文程序：一般包括登記、分辦、批辦、催辦等程序。（一）外來公文，均由集團各部門及子公司文秘人員統(tǒng)一簽收、登記、分類，并及時呈送領導閱批。（二）文秘人員應根據(jù)領導批示，負責公文的傳遞和督辦。（三）各單位收到急件后，應在規(guī)定時間內(nèi)答復并退回。需要研究而不能馬上處理的，也要先書面或口頭簡要回復。（四）加強公文檢查催辦工作。文秘人員對領導批示的及本部門發(fā)出的公文，要認真督促、催辦，以防積壓或漏辦。各分公司、各部門對上級發(fā)出的文件，需要匯報貫徹執(zhí)行情況的，要及時檢查反饋。（五）領導參加重要會議帶回的文件，在匯報和傳達后，應交文秘人員立卷歸檔。第十二條 發(fā)文程序：一般包括擬稿、審
7、稿、簽發(fā)、印制、校對、用印、分發(fā)等程序。（一）紅頭文件發(fā)文程序紅頭文件只能以集團名義印發(fā)，各部門一律不得自行印發(fā)。紅頭文件應經(jīng)起草部門負責人及分管領導審核，并由集團總裁進行最終審定簽發(fā)。集團各項管理制度須經(jīng)集團監(jiān)察審計中心、法律事務部、總裁辦公室及業(yè)務相關部門會簽后，方可報審。若提出新的制度規(guī)定，須將原有制度規(guī)定同時廢止，以確保其有效版本的唯一性。總裁辦公室負責對審定稿統(tǒng)一行文格式，并統(tǒng)一編制文號、印制、蓋章、登記、分發(fā)。（二）非紅頭文件發(fā)文程序由擬文部門根據(jù)文件內(nèi)容、性質逐級上報審批，并由擬文部門直接發(fā)送相關單位及人員。部門內(nèi)部各項管理制度應經(jīng)起草部門負責人及分管領導審核，并加蓋部門印章后生
8、效。第十三條 草擬公文的要求：（一）符合國家法律法規(guī)及上級有關規(guī)定。（二）應做到情況確實，觀點明確，文字精練，條理清楚，層次分明，標點符號正確，篇幅力求簡短。（三）引用的公文要寫明發(fā)文單位、公文編號、標題和發(fā)文時間。（四）數(shù)字的寫法。正式公文中，除文件編號、統(tǒng)計表、計劃表、序號、專用術語和百分比必須用阿拉伯數(shù)字書寫外，其他用漢字書寫。（五）章節(jié)序數(shù)的寫法。一般應按下列順序排列：第一層次為：“第一條”，第二層次為：“（一）”，第三層次為：“1”，第四層次為：“（1）”。（六）不應濫用簡稱。年月日、人名、地名、文件名稱、事務名稱等，一般不要簡稱。第十四條 審核公文的要求：（一）是否需要行文。（二）
9、是否符合國家的方針、政策、法律法規(guī)；與本單位發(fā)過的公文是否銜接。（三）提出的要求和措施是否明確具體、切實可行。（四）處理程序是否完備，行文關系、公文格式是否符合規(guī)定。（五）文字敘述是否符合文法和邏輯，標點符號是否正確。審核時如發(fā)現(xiàn)不妥之處，必須進行修改，屬于重要的原則性的問題，應退回原擬稿單位修改。第五章 密級公文的管理要求第十五條 集團總部及各分公司需根據(jù)公文性質和內(nèi)容劃分保密等級，并依據(jù)保密程度不同，將密級分為：絕密、機密、秘密三種，其他為一般文件。（一）密級公文送閱范圍：1、秘密、機密級公文發(fā)至集團各部門總經(jīng)理（總監(jiān)、主任、主持工作的負責人）和各子公司總裁（總經(jīng)理）及以上管理人員，并由其
10、負責傳達貫徹文件精神。2、絕密級公文發(fā)至集團董事局成員或傳閱。（二）密級公文發(fā)送及回收規(guī)定：1、密級公文均采用專用簿登記并由專人發(fā)送。2、絕密級公文在采取傳閱方式時，每人審閱時限為兩天，特殊情況由發(fā)文部門酌情規(guī)定，并嚴格收發(fā)登記手續(xù)。3、密級公文均實行份數(shù)管理，以利回收。4、密級公文由各單位檔案管理部門負責建檔、清理、回收。第六章 受控文件的管理要求第十六條 參見集團程序文件中的文件控制程序、記錄控制程序規(guī)定。第七章 附則第十七條 凡上報集團總裁審批的紅頭文件，若內(nèi)容和程序出現(xiàn)失誤，由報送單位經(jīng)辦人和負責人（總經(jīng)理或總經(jīng)理委派人）在文件報送失誤統(tǒng)計表（附件2）上簽字?？偛棉k公室每季度據(jù)此統(tǒng)計，
11、并予以適當處罰。第十八條 各子公司應參照以上規(guī)定，制訂各公司的公文管理辦法，并報集團總裁辦公室備查。第十九條 本制度由集團總裁辦公室制定，并負責解釋和修訂。原川藍集發(fā)（2003）081號文件廢止。第二十條 本制度自公布之日起執(zhí)行。附件：1、四川xx實業(yè)集團有限公司公文管理流程圖2、文件報送失誤統(tǒng)計表四川xx實業(yè)集團有限公司二xx年三月二日 主題詞：公文 管理 制度報：總 裁送：副總裁、總裁助理發(fā)：集團公司各部門、各子公司擬稿： 審核： 總裁辦公室印制（此件25份）附件：1四川xx實業(yè)集團有限公司公文管理流程圖加蓋公章核稿部門分管領導部門總經(jīng)理擬發(fā)文單位一般文件發(fā)放紅頭文件發(fā)放送（發(fā)）文單位信息反饋收文原件存檔編號歸檔ba執(zhí)行性b回復性文件回復送（發(fā)）文單位批復復印件存檔張貼傳閱信息平臺a發(fā)文程序執(zhí)行落實收文部門收文程序審核統(tǒng)一格式，統(tǒng)一編號，嚴格按照批復發(fā)放份數(shù)印制紅頭文件，分類保存電子文檔。否決批準審核取消發(fā)送相關單位和人員上 級 領 導（根據(jù)文件性質、內(nèi)容逐級上報）擬發(fā)文單位簽收 參閱函件 工作文件發(fā)送集團領導、各部門、各子公司及相關單位、人員報送批復原件編號、歸檔集團總裁辦公室機要室機要員集團總裁辦公室簽批集團總裁附件：2文件報送失誤統(tǒng)計表日 期送文單位送 文 人失 誤 情 況負 責 人
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