1、XXXX有限公司 XXXX管理制度服裝實業公司合同歸檔管理制度及審核審批人職責編 制： 審 核： 批 準： 版 本 號: ESZAQDGF001 編 制： 審 核： 批 準： 版 本 號: 第一章 總則第一條 為規范公司合同管理工作，確保公司簽訂的合同合法、有效，降低或避免因合同風險帶來的經濟損失，根據國家有關法律、法規，結合公司實際情況，特指定本辦法。 第二條 公司對外與法人、其他經濟組織和自然人簽訂的合同，除應當遵守國家有關法律法規外，還應遵守本制度。第三條 本制度所稱的“合同”是指以明確當事人之間民事權利義務關系為內容的法律文件，包括：合同、協議、合約、訂單等。第四條 本制度所涉及到的全
2、部合同必須采用書面形式。第五條 公司職能部門對外簽訂各類合同時，必須以“服裝實業有限公司”的名義訂立。第六條 公司訂立的各類合同原則上不得訂立事后合同。未按照本制度規定而訂立、履行的合同，因此產生的法律責任由相關責任人承擔。第七條 公司投資性合同及重大合同由法定代表人或授權委托人負責簽署，其他經營類合同由法定代表人授權的總經理直接簽署，其他人員無權簽署合同。第二章 管理職責第八條 公司各部門應確立以總經理總負責、合同部及相關責任人共同監控管理的合同管理機制，明確相應職責，對合同進行歸類管理。第九條 公司各業務部門、合同管理人員及法律顧問有權依據各自職責對合同進行審核監督，相關部門應當給予支持配
3、合。 第十條 公司合同管理實行承辦人責任制，承辦人對其職務行為負責并承擔相應責任。第十一條 合同部是公司的合同綜合管理部門，其職責如下：（一）監督公司合同管理規章制度的執行。（二）協同相關部門參與合同洽談，并進行條款的擬定與修改，提交合同簽署授權人簽字生效。（三）審查合同條款的合理性和合法性，通知并配合公司法律顧問進行合同審查。（四）管理合同，建立合同檔案備案。（五）配合律師參與合同糾紛的仲裁、訴訟活動。第十二條 合同經辦部門的職責公司合同經辦部門包括除合同部以外的其他相關業務部門。（一）負責簽約前對市場及客戶資質、資信進行調查及合同履行能力進行評估。（二）參與合同洽談、論證合同的可行性。（三
4、）檢查合同的履行情況。第十三條 合同審核審批人職責 （一）合同經辦部門負責人對合同發生的合理性、真實性負責審核（二）合同經辦部門負責人對簽約內容與企業經濟利益要求的一致性進行審核，同時對資金使用的合理性、真實性負責審核。（三）財務部按照相關財務管理制度及職責進行資金把關審核。（四）公司法定代表人或授權委托的總經理對合同條款及資金使用的合理性進行審核，對合同的訂立具有最終決定權。第十四條 在合同履行過程中，各相關部門的監督職責： （一）合同經辦部門的監督職責1、各合同經辦部門對各自負責的合同履行進行監督、檢查，保證合同按照簽訂的相關條款執行。2、合同履行過程中，如對方發生違約，應立即采取應對措施
5、，并向公司負責人匯報。3、合同履行時如出現糾紛，在處理過程中，未經公司總經理授權，不得向合同對方作出實質性答復或承諾。（二）財務部門的監督職責1、合同款項符合公司統一的資金調度計劃。2、按合同條款審核并執行結算業務。凡未按合同條款履約的、審核（含驗收）未通過的業務，有權拒絕付款。3、財務部門認為需審核的其他內容。第三章 合同訂立、審批程序第十五條 合同訂立程序包括：對市場及客戶資質資信調查審查審核確定簽約方起草合同審核審批正式簽訂。第十六條 合同經辦部門對市場及對方資質資信調查的內容包括：對擬簽約對象民事主體的基本情況、運營實力、技術和質量指標保證能力、市場信譽等方面進行調查，以確定其是否具有
6、對合同的履約能力和獨立承擔民事責任的能力，并查證對方簽約主體的合法身份和企業資質（企業營業執照、組織機構代碼、稅務登記證、企業資質證書、開戶許可證等副本原件和授權委托書的原件，并提供加蓋公章的復印件）。第十七條 合同經辦部門審查審核通過后，由合同部配合相關負責人及專業人員參與起草或修改合同，并由律師進行合同審查。第十八條 對合同條款進行審核的內容包括：簽約條款是否完整；文字表述是否準確、合法；合同約定的權利義務是否明確；數量、金額等內容是否標示準確；合同有關附件是否齊備等。第十九條 對于合同的審核意見各相關部門須簽署合同審核審批表（見附件一），作為審查審核過程中的記錄和憑證，由合同部留存并及時
7、歸檔。第二十條 對于經審核確認簽訂的合同，由總經理正式簽訂，合同部加蓋公司印章及騎縫章并及時整理歸檔。第四章 合同的履行第二十一條 合同依法成立后，即具有法律約束效力。合同執行部門須積極行使合同所賦予的權利，履行合同所規定的義務。第二十二條 財務部應按照合同約定的數量、期限和付款方式等內容支付合同價款或督促合同經辦人催收合同價款。第二十三條 對外付款合同在工程完工后或標的物到貨后，合同經辦部門組織相關人員進行驗收，驗收合格的，按合同約定條款進行付款；驗收不合格的，及時按合同約定條款或相關法律法規向合同對方提出改進措施或進行退貨索賠。第二十四條 合同履行過程中，需要合同部與合同對方協商變更合同條
8、款或訂立補充協議的，按合同訂立審批程序執行。第二十五條 簽訂合同后，合同經辦部門應當積極、全面履行。如遇合同不能履行或不能完全履行，承辦人應當及時將有關情況告知所在部門及上級領導，并采取補救措施，減少損失。第二十六條 遇有不可抗力等因素影響合同履行時，合同執行部門應當及時將有關情況報告至分管領導，并由承辦人于不可抗力事件發生當日或3日內以書面形式通知對方，并收集有關證據。第五章 合同的歸檔 第二十七條 合同簽訂后，合同部對所簽訂的合同進行收集、歸檔，并對合同中所涉及到的相關業務部門進行合同送達，相關部門收到合同后簽字確認。第二十八條 合同正式簽訂完成后，由合同部負責對合同進行用友V.35系統合
9、同錄入管理，相關部門按照系統流程進行合同審核確認。第二十九條 合同歸檔時原則上確保檔案室及合同部留存原件，各業務部門留存復印件。第三十條 合同部應對合同以工程項目、合同種類及合同編號為索引進行整理歸檔，統一保存于固定文件柜中。第六章 附則第三十一條 跨部門合同借閱及查閱規定按照服裝實業有限公司檔案管理制度中有關規定執行。第三十二條 合同簽訂過程中相關印章的使用按照服裝實業有限公司印章管理制度中有關規定執行。第三十三條 本制度由公司合同部負責解釋、補充，由總經理批準后實施。附件一 合同審核審批表 工程類合同名稱簽訂方合 同 部（簽字） 完成時間： 年 月 日工程 部（簽字） 完成時間： 年 月 日預 算 部（簽字） 完成時間： 年 月 日法律顧問（簽字） 完成時間： 年 月 日副總經理（簽字） 完成時間： 年 月 日總經理（簽字） 完成時間： 年 月 日 合同審核審批表 采購辦公類 合同名稱簽訂方合 同 部（簽字） 完成時間： 年 月 日采 購 部（簽字） 完成時間： 年 月 日工程部（簽字） 完成時間： 年 月 日法律顧問（簽字） 完成時間： 年 月 日副總經理（簽字） 完成時間： 年 月 日總經理（簽字） 完成時間： 年 月 日- 8 -
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