1、新材料股份公司檔案規范化管理制度編 制： 審 核： 批 準： 版 本 號: ESZAQDGF001 編 制： 審 核： 批 準： 版 本 號: 檔案管理制度第一章 總則第一條 目的為了加強公司各部門檔案管理，實現檔案管理的規范化、制度化，更好地為公司各項工作服務，結合公司實際情況，對XX年12月13日下發的檔案管理制度進行修訂。第二條 適用范圍本制度適用于XX新材料股份有限公司各部門。第三條 職責3.1 信息部負責本管理辦法的宣傳、貫徹、監督、執行、修訂。3.2 公司各部門負責人應重視本部門文件的資料與管理，明確資料管理員，協助檔案室完成歸檔整理工作。第二章 制度內容第四條 歸檔范圍各部門辦理
2、完畢的具有保存價值的各種形式和載體的資料，均屬歸檔范圍：4.1 黨群工作文件指與黨務有關的文件及群眾團體如工會、共青團、職代會等在工作中形成的各種文件。4.2 行政管理文件指企業行政事務、人事管理、職工教育、培訓、勞保福利、安全保衛、法律事務、后勤、審計、處理糾紛、外事活動等方面的文件。4.3 經營管理文件經營決策、計劃工作、財務管理、產品銷售、物資管理、經濟責任制、考核、獎懲文件，市場信息和預測，商標及用戶反映等文件。各種合同、協議文件。生產供應、經營銷售、成本、企業改造等方面的統計報表及用戶臺帳等。4.4 生產技術管理文件生產管理：生產計劃及其實施記錄、安全操作規程、事故報告及改進意見，勞
3、動工資等。質量管理：質檢報告、質量事故分析、獲獎證書等。標準管理、計量管理、能源管理等方面形成的文件。工業衛生和環境保護方面形成的文件。4.5 企業產權文件有關部門或單位關于公司的建立和產權界定的批準文件。股權證明和清產核資工作中形成的各種文件資料。企業資產產權變動中形成的各種文件資料。4.6 產品文件產品設計：產品設計協議書、任務書、設計方案、實驗數據、產品鑒定書、產品照片、說明書等。4.6.2產品制造工藝：技術訣竅、工藝流程、工裝、操作規程、工時和材料定額等。4.6.3產品檢測和管理過程中形成的文件，名、優、特產品及獲獎產品的有關文件。4.7 科學技術研究文件新開發項目的建議書、計劃任務書
4、、可行性研究方案、試驗記錄、成果申報、總結、鑒定、推廣應用、獎勵證明、專利、技術轉讓等文件。技術改造和革新文件、圖紙。中斷和取得負結果項目的各種有參考價值的科研總結報告。經審定發表的學術論文或著作。4.8 基本建設工程文件指工程項目的可行性研究、計劃任務書、審批、勘測設計、施工、竣工驗收、工程管理以及維修、改建、擴建等方面的文件和圖紙及房地產有關的文件。4.9 設備儀器文件購進設備儀器的全套隨機文件及開箱記錄、安裝調試、檢查維修記錄以及改裝、報廢的文件。自制設備儀器的設計圖紙、測定數據、性能鑒定材料、工藝工裝圖紙、使用說明書及檢查維修記錄等。設備臺帳。4.10 會計核算文件會計憑證：原始憑證、
5、記帳憑證、匯總憑證、銀行存款等會計帳簿：日記帳、明細帳、總帳、固定財產卡片、移交清單、涉外帳簿等。會計報表：財務指標快報，月、季度會計報表，年度會計報表等。4.11聲像檔案文件指公司各部門或個人在企業活動中形成的對企業有保存價值的錄音、錄像、照片、影片等文件。第五條歸檔時間5.1 文書檔案的歸檔在次年四月底前完成，其中合同文本除本部門自行保管一份復印件外，原件應當每月月初交至公司檔案室存檔。5.2 科技檔案資料的歸檔在單位工程、整體工程竣工后，新裝設備、機組投產后兩個月內歸檔；周期長的可分階段、單項歸檔。5.3 會計檔案資料的歸檔按照會計檔案管理辦法執行。5.4 榮譽檔案由行政部收集整理后于次
6、年統一歸檔。5.5 聲像檔案在每次活動結束后整理歸檔。5.6 外出考察、學習、參觀形成或帶回應歸檔的文件材料，在該項活動結束后五天內交由檔案室歸檔。5.7 公司內部機構變動和職工調動、離崗時留在部門或個人手中的文件材料隨時歸檔。5.8 公司產權變動過程中形成的文件材料隨時歸檔。5.9 每年的二月底前進行一次全面、徹底的歸檔，各部門要把上一年應歸檔而未歸檔的全部文件材料移交檔案室歸檔。第六條 歸檔要求6.1 應歸檔的文件、材料應由檔案室收集齊全。6.2 正文與底稿主件或附件、請示與批復、來文與復文一起歸檔。6.3 歸檔文件材料注意：檢查是否已加蓋公章，文件沒有標題應加上標題，內容、摘要、文件沒有
7、標明日期的要標上日期。6.4 歸檔的文件材料應是原稿原件，不得用復制件。（特別情況處理，如無原件）6.5 凡是記錄了重要文件的主要修改過程和辦理情況，具有參考價值的電子文件的不同版本的修改稿、定稿，均應歸檔保存。6.6歸檔的照片、錄音帶、錄像帶要一一寫上文字說明。6.7凡是歸檔的文件材料必須經過初步整理，把同一具體問題的文件材料集中在一起，按文件的先后形成順序排列好。6.8檔案制度規定該歸檔的檔案，相關部門未交檔案室歸檔的，要追究部門領導及相關人員責任。6.9文件材料歸檔時，移交部門應編制文件歸檔移交目錄清單一式兩份，與檔案管理員共同核對無誤后，在目錄清單上簽字，雙方各存一份備查。第七條密級劃
8、分及確定7.1 公司檔案密級分為四類：絕密、機密、秘密、普通。7.2 絕密是指與公司生存、生產、科研、經營、人事有重大利益關系，如果泄露會使公司的安全和利益遭受特別嚴重損害的檔案資料，主要包括：公司股東會、董事會、監事會形成的會議記錄；公司工商資料、可研報告、勘探報告、項目方案、地質資料等。7.3 機密是指與本公司的生存、生產、科研、經營、人事有重要利益關系，泄露會使公司安全和利益遭到嚴重損害的檔案資料，主要包括：會計憑證、帳簿、財務報表及其它應當保存的會計核算專業資料；公司大事記；生產運營過程中形成的所有合同、協議。7.4秘密是指與本公司生存、生產、經營、科研、人事有較大利益關系，如果泄露會
9、使公司的安全和利益遭受損害的檔案資料，主要包括：7.4.1公司在全年工作中形成的文件、材料、總結；7.4.2單價在萬元以上的設備儀器檔案；公司范圍內工程項目圖紙、預、決算報告等。7.4.4企業發展過程當中所形成的聲像檔案；7.4.5獲得的地市級以上政府部門頒發的獎狀、獎杯、錦旗、榮譽證書等實物性檔案（成員企業為縣級以上）。7.5 普通是指與本公司生存、生產、經營、科研、人事利益關系較小，如果泄露會使公司的安全和利益遭受損害的可能性很小的檔案資料，主要包括：獲得的除第7.4.5條以外的榮譽實物；公司下屬各單位在全年工作中形成的設備管理、設備配置、工作安排等方面的文件。7.6 各部門在生成相應檔案
10、時，由其負責人依據上述第7.2條、第7.3條、第7.4條和第7.5條各密級所包括的范圍確定注明各類文件資料的密級劃分和保密期限的意見，當按規定歸檔時由檔案室管理員根據負責人的意見在檔案的指定位置加蓋相應密級印章。第八條 檔案的借閱8.1 公司各部門因工作需要，借閱本部門的業務檔案，需經本部門領導批準，并填寫檔案借閱登記表方可借閱；借閱非本部門的業務檔案時須經所屬部門領導同意或公司領導批準方可借閱。8.2帶有密級的文件資料借閱管理應遵循以下原則：絕密資料一般不向外借閱，特殊情況者，需經借閱部門經理、行政人事負責人同意，董事長或總經理簽字批準后方可查閱。查閱時不得帶出檔案室，不得私自復印。機密資料
11、經借閱部門經理及行政人事負責人同意，總經理或主管總監批準后方可到檔案室辦理查閱手續。如有特殊情況需復印或借出，需經總經理或主管總監批準后方可實行。秘密資料需經有關部門領導簽字，經行政人事負責人批準后方可借閱。8.3借閱檔案者必須在3天之內歸還檔案室，到期仍需借閱本檔案，可到檔案管理人員處辦理續借手續。辦理續借手續要先在檔案管理人員處辦理檔案注銷手續，再辦理正常借閱手續。如有其他人員調閱同一檔案時，不得私自授受。8.4檔案管理人員應嚴格履行借閱登記手續對借閱者的部門、姓名、借閱用途、借閱時間、歸還時間、卷號等必須登記清楚，同時要及時催還,對歸還的檔案要進行檢查、清點，并及時在借閱登記簿上注銷。8
12、.5調卷人員對于所調文件，不得隨意亂畫、涂改、撕扯及染上污物，不得抽換增損，如有拆開必要時，亦須報明原因，請檔案管理人員負責處理，如有違反，追究當事人責任。8.6凡違犯借閱程序者，檔案管理員有權拒絕借閱。8.7員工離職時，經檔案管理人員簽字確認手中并無公司檔案后，方可離開公司。第九條 檔案的鑒定、銷毀9.1 對于保管期限已滿的檔案，組織人員進行鑒定，對確無保存價值的檔案予以銷毀，并編制銷毀清冊，該清冊永久保存。 9.2 對保管期限已滿，經鑒定尚需保留的檔案，要寫出原由備案，并重新確定保管期限。9.3 確定銷毀的檔案，要辦理銷毀手續，經董事會或總經理批準，方能銷毀。 9.4 銷毀時要有二人以上監
13、銷，并在銷毀清冊上簽字。 9.5 檔案銷毀后，要在帳上注明“已銷毀”，并標明銷毀清冊的編號和銷毀時間。第十條 檔案保密10.1 檔案員要認真學習和嚴格執行有關安全、保密制度規定，增強保密意識，保持高度的警惕性。10.2 案卷在保管、借閱、利用過程中做到層層負責，有條不紊，不失密，不泄密。10.3 遵守密級管理規定，嚴格執行秘密、機密、絕密檔案的借閱審批手續。10.4 檔案管理人員和利用人員不得向他人泄露、傳播檔案秘密。10.5檔案員出差或休假時，由檔案室負責人派專人代管；工作調動或離職時，應按規定辦理清退、移交工作，方能辦理相應手續。10.6借出的文件、材料、資料等要定期收回，不準長期存放在外
14、，每月末清點一次。第十一條 檔案統計11.1 檔案室要建立檔案數量匯總帳，檔案保管狀況統計帳，檔案借閱登記簿和檔案移交接收登記簿等。11.2 檔案員要本著嚴謹的科學態度及有效的方法，實事求是地做好歸檔、查閱利用、庫存、鑒定銷毀等方面的統計工作。第三章 罰則第十二條罰則12.1各部門或人員，無故延期或不交應歸檔的文件材料的，一經發現，限期上交，經催交仍拖延不交的，除責令其文件負責人和部門領導寫出書面檢查外，各罰款100200 元，并予以通報批評。因未交應歸檔的文件材料而造成其遺失的，按照員工獎懲條例進行處理。12.2對涂改、拆散或未經辦公室領導批準轉借、復印或攜帶檔案外出的，視具體情況，對其部門
15、領導和當事人各罰款100200 元，并予以通報批評。12.3不按借閱期限歸還的，限期歸還并責令其當事人寫出書面檢查；不歸還檔案，勒令歸還并視情節嚴重對其予以100200 元的罰款。12.4遺失檔案的，應立即報告，因遺失檔案造成損失的，予以200300 元的罰款，情節嚴重的按照員工獎懲條例進行處理。12.5泄露秘密的，視具體情況予以5001000元的罰款，造成嚴重經濟損失的，按照員工獎懲條例進行處理，觸犯法律的，移交公安機關追究刑事責任。第四章 附則第十三條本制度自發布之日起執行，以前發布的相關制度即行作廢。若相關規定與本制度不符的，則以本制度為準。第十四條未盡事宜由信息部負責解釋。附件：1.檔案借閱登記表2.檔案記錄銷毀清冊3.檔案移交接收登記表XX年9月2日呈送：董事長 總經理 副總經理 總監抄送：各部門
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