1、XXXX有限公司 XXXX管理制度化妝品公司禮品采購與制作、申領發放及費用控制制度編 制： 審 核： 批 準： 版 本 號: ESZAQDGF001 編 制： 審 核： 批 準： 版 本 號: 化妝品公司禮品采購管理制度1 目的 為了加強對公司員工在經營活動中贈送禮品的管理，樹立良好的公司形象與風氣，減少開支，避免浪費，特制定本制度。 2 范圍 本制度適用于公司對外經營活動中與禮品采購與制作、領用、贈送相關的所有行為。 3 定義 本制度所稱的禮品，是指由公司統一制作、采購的用于公司接待及外聯所用的物品。 4 職責 4.1 企業管理部是公司禮品的管理部門，負責禮品的發放、登記造冊、保管、處理等項
2、工作。 4.2 公司采購部負責禮品集中制作、采購工作。 4.3 公司各分支機構及市場人員在季度資金計劃范圍內的禮品費支出，配合公司采購部對的禮品采購進行詢價復核。 4.4 財務部門負責禮品費財務報銷的審核。 5 流程 5.1 禮品的采購和制作原則 5.1.1 貨真價實原則：價格公道合理,不能以次充好、以假亂真。 5.1.2 集體采購原則：參與采購人員不得低于2人。 5.1.3 集中制作原則：季度計劃、節日計劃、專業設計，集中制作和采購。 5.2 禮品的采購和制作 5.2.1 禮品集中制作與采購：根據公司各分支機構、高層管理人員對禮品的要求提交禮品采購申請單，公司采購部擬定禮品集中采購方案，包括
3、：規格、單價、數量等、報公司分管副總審核總經理審批后，公司統一集中采購禮品。 5.2.2 日常禮品采購與制作：a) 各部門因業務需要領用禮品的，原則上在公司領用，如果庫存禮品不能滿足需要，可以直接提交禮品采購申請單交給上級領導審批，由公司采購部組織采購，或者在審批授權后由使用者自行采購。 b) 公司舉辦各類活動使用的有紀念價值的禮品制作，可根據活動組委會與管理中心其它各部門共同組織設計、制作訂購。其審批流程按分管副總審核總經理審批后控制。 5.2.3 特殊禮品的購買制作：針對公司重要客戶，由公司總經理批準安排緊急的重要禮品采購，按照禮品采購申請單、禮品采購詢價記錄表，經過審批后由總經理安排采購
4、部負責采購落實。5.3 禮品入庫 所有禮品采購回后由采購部、企管部行政主管和行政員共同驗收入庫，建立禮品接收與放發臺賬，每月盤點一次，做到賬賬相符、賬實相符，盤點結果報管理中心副總、總經理以及相關部門。 5.4 禮品分類 4.1 禮品分類：5大類：A工藝品、B名煙、C名酒、D名茶、E電子產品詳情見PPT選取；4.2 禮品分級：高級(單價1000元以上)、中級(單價4001000元之間)、普通(單價50400元之間) ；4.3 禮品冊：相應禮品在對應的PPT中選取，如有禮品冊內禮品不能滿意要求的，相關部門可以提出補充意見，以便充實禮品冊，形成具有公司特色的禮品集。 5.4 禮品領用 5.4.1
5、日常禮品按以下程序申領發放：a) 禮品使用人填寫“禮品領用審批單”，分管副總或者分支機構負責人審核后，在企管部行政文員處領取。 b) 企管部行政文員審核此次贈送是否有重復交叉現象，并根據存貨對各部門間禮品的均衡分配、種類調配等做出安排。 5.4.2 外地、項目現場、應急性購買的禮品或特殊項目、特殊禮品：無論價值大小，統一由分支機構領導或者分管領導交給總經理批準，總經理同意后可以直接辦理。經辦人及時到采購部、補辦有關入庫、領取和登記手續。 5.4.3 公司批準組織的各類大型活動禮品：包括各種會議、慶典活動、聚會、項目驗收、技術或市場推廣會等，作為專項費用，由分管副總審核總經理審批后執行。 5.5
6、 禮品費用控制 5.5.1公司各部門將每季度計劃、節日計劃、禮品資金計劃報分管副總或者分支機構總經理備案，總經理審批。5.5.2在年度預算額度范圍內安排制作或采購禮品的費用，由財務部根據禮品采購方案和禮品入、出庫單，分攤計入各部門的費用中。 5.5.3在審批額度范圍內的禮品領用，超過當月額度范圍的，按規定程序審批后執行。費用將要超過年度預算的，在不超過年度預算前提下，轉報公司高管審核后方可辦理領用手續。預期要超過年度預算的，應按年度預算增補程序報審后執行。 5.5.4費用實際發生時，根據本規定要求的各項審批單，作為費用實際發生的審核依據。 5.6 禮品贈送 5.6.1贈送對象的身份、個性以及贈
7、送方式、地點要與禮品的特點相適宜；多人場合，要注意區分受贈人的不同職位，考慮選擇不同檔次、品種的禮品；重復贈送時，注意花樣品種的更換。 5.6.2 避免禮品的重復贈送或漏送。同一單位同一客戶在同一次贈送活動中，要避免公司或部門多頭贈送現象；或其相反，遺漏重要賓客。禮品使用人和相關領導注意把關，防止此類事情發生。 5.6.3 普通禮品贈送，目的是加強與客戶的溝通，給客戶留下公司良好的印象和記憶。贈送禮品時，注意了解授贈人的個性特點，講究品位、格調，采取不同方式，做到既不鋪張浪費，又能收到實效。 5.7 組織紀律 5.7.1公司禮品是公司的財產，代表公司利益贈與客戶，不容許任何個人私自占有或轉贈他人；如有發生，視金額大小給與當事人經濟或紀律處分； 5.7.2禮品領用審批單、禮品發放登記臺帳是公司禮品發放工作內部組織管理的有效手段和對外公共關系的重要資料，有關人員必須妥善保存，嚴禁復制、外傳和對外泄漏，違犯者將嚴肅處理。 5.8禮品實物管理 5.8.1行政主管要本著對公司財產高度負責的精神，嚴格按本程序實行管理。做到發放手續齊全，原始資料留存完備。建立禮品發放及上繳臺帳，統計各部門禮品使用費用。 5.8.2庫存禮品要擺放整潔，精心維護，防霉防盜，并進行定期盤點，發現問題及時上報處理，避免損失。 - 5 -
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