大型房地產開發企業會議準備作業指導書(5頁).doc
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大型房地產開發企業會議準備作業指導書(5頁).doc
1、會議準備作業指導書會議準備作業指導書 1、 目的目的 明晰會議準備工作的注意事項,幫助會議組織者成功進行會議準備。 2、 范圍范圍 集團發展管理部、總部各職能部、各地區公司 3、 職責職責 集團發展管理部負責制定本指導書,各職能部和地區公司遵照執行。 4、 會議會議準備工作準備工作程序程序 對一次會議而言,高效的會議其實在正式宣布開始之前就開始了,可見會議 準備工作的重要程度。 4.1、確定是否真的有必要開會確定是否真的有必要開會 一次高效會議的第一步準備工作是確定是否真的有開會的必要性。 這一 步確定工作的作用相當于一個“篩選器” ,使那些沒有必要開的“會議”提前 落選,從而為高效會議的產生
2、把好第一關。 4.1.1、無需開會的“五個如果”無需開會的“五個如果” 如果還有比開會更好的方法如果還有比開會更好的方法,即如果能夠通過一些看似原始的方法 達到與開會同樣的目的,就無需舉行會議,例如寫紙條、打電話或發郵件 等,這些方式簡潔有效,對于一些問題的解決具有經濟實用的優勢。 如果你是唯一可以做決策的人,如果你是唯一可以做決策的人,那么一定不要浪費自己和他人的時 間,召開耗時長久的所謂會議。首先,因為他人的參與可能只能把問題變 得更糟;其次,決策既然只能由你做出,就無需聚集他人集團討論,結果 又全盤推翻他人的意見,這種做法既不利于解決問題,又容易令自己陷入 尷尬境地。 如果會議成本過高。
3、如果會議成本過高。會議成本是一個不容忽視的問題,一定要做好 會議成本的預算,不能用高昂的會議成本來換取某些會議的發生,因為長 此以往公司必然會不堪重負、得不償失。 如果已經按慣例每周聚會如果已經按慣例每周聚會。 如果沒什么特別的事情需要討論如果沒什么特別的事情需要討論。 4.1.2、必須開會的“五個如果”必須開會的“五個如果” “聽取部門匯報工作”“聽取部門匯報工作”最好采用會議的形式,不能用每周或每月交 一次書面報告的方式取代。定時交書面報告往往會流于形式,容易使公司 上下形成為了交報告而交報告的不良風氣,使公司內部缺乏溝通,問題和 建議無法暢順流通。因此,每月一定要召開正式的會議,聽取部門匯報工 作,使各種信息在公司內部高效流通。 采用會議的形式表揚或采用會議的形式表揚或批評批評, 有利于充分發揮表揚或批評的作用。 在大會上當眾表揚“明星員工”可以樹立標桿,充分發揮榜樣的好作用, 有效