1、 第 1 頁 1 會務管理制度（試行稿）會務管理制度（試行稿） 1、目的目的 規范會議管理，使公司經營活動中的各種會議，通過合理的組織能夠高 效率、高質量的進行。 2、制度文件的類別定義制度文件的類別定義 2.1 集團會議管理制度：是強制性要求執行，具有普遍適應性，且相對穩定 性質的管理規定。 2.2 集團會議管理作業規則：是指強制性要求集團員工執行的，但會根據企 業經營環境和策略變化，而適時進行調整優化的作業管理類規定。 2.3 集團會議管理作業文本：是指要求集團員工使用，但員工可以依據實際 狀況進行優化、帶指導性的作業管理類工具。 3、會議基本目標要求會議基本目標要求 3.1 會前： 會議
2、召集人/主持人須明確會議議題， 并做好會務及會議資料準備； 3.2 會中：會議主持人須把握會議方向，控制會議質量，實現會議既定目標 成果； 3.3 會后：會議召集人/相關人須負責會議紀要的形成，并跟蹤相關人員 按會議紀要要求完成后續工作。 第 2 頁 2 4、會議準備會議準備 4.1 會議計劃會議計劃 4.1.1 所有的會議召開前都應有會議計劃，重要和大型會議應制定書面 計劃(或方案)。會議計劃原則上應包括以下內容： 會議名稱、 會議主題、 會議時間、 會議地點、 會議召集人 （或部門） 、 會議組織、參會人員、會議內容、會議日程、會議議程、會議資料 清單、會議籌備工作、會議費用預算等。 4.
3、1.2 例行會議的會議計劃在第一次會議確定后，原則上不再變化，如 有變化，由會議召集人（或部門）臨時通知。小型或非正式會議， 以上內容可以簡化，由會議召集人（或部門）決定。 4.1.3 沿海綠色家園集團固定會議一覽表是根據集團經營環境和策略 目標制定的會議計劃，定位為集團作業規則類的規定。 4.1.4 會議計劃（或方案） ，由會議召集人/部門擬定后，報分管領導（年 度會議報總裁和集團董事長， 大型會議報集團分管會議管理的執行 總裁）審批同意后執行。 4.2 會議通知會議通知 4.2.1 會議召開前，會議召集人/部門應提前通知參會人員，以便做好參 會準備。 4.2.2 會議通知有口頭（直接或電話）和文字通知兩種形式，小型或非 正式會議可采用口頭通知；重要和大型會議則應采用電子文本或 紙質文本的書面通知（提倡用電子文本） ；例行會議除第一次和有 變動時通知外，以后可不再通知。 第 3 頁 3
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