大型房地產開發(fā)企業(yè)紙質文件管理規(guī)范（15頁）.doc
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大型房地產開發(fā)企業(yè)紙質文件管理規(guī)范（15頁）.doc
1、一、文件的定義： 為適應使用資訊系統(tǒng)后所有文件的規(guī)范管理， 特將文件劃分為電 子文件和紙質文件。所謂紙質文件是指本企業(yè)各級公司、人員在對內 外信息傳遞與溝通過程中所使用書面文字形式表達的各種文書、函件 等。本文中所指的文件管理均為紙質文件的管理 二、文件管理的范圍： 文件管理的范圍包括綠色家園集團內各級公司在經營管理活動 中，一切外部傳入的政策性文件、報告、通知、決定、合同、協(xié)議， 以及一切內部的傳真、決定、紀要、通知、備忘錄、請示、批復、報 告及其各類專業(yè)圖紙、資料、合同、財務帳冊、現(xiàn)場記錄、營銷協(xié)議、 合同、以文字形式進行業(yè)務活動過程運作記錄；有關企業(yè)登記、批準 證書、合資合同、章程、驗資
2、證明等與企業(yè)建立、發(fā)展有關的一切文 字性材料等。 三、文件管理的原則： 按業(yè)務類別健全發(fā)文稿和收文管理規(guī)范， 劃分對外文件和內部文 件兩個主線，建立文件的擬稿、會稿、核稿、簽發(fā)、編號、傳送、接 收、分類、分級、傳閱、處理、復函、建檔、保管的完整程序。以“準 確、及時、有序、安全、規(guī)范”為基礎，嚴格執(zhí)行集團內部對各類文 件“保密級”、“處理時效級”的規(guī)定。 四、文件管理的責任分工： 1、企業(yè)的每一個員工都有文件管理的責任和義務，各級公司、 部門的最高行政首長負責管理本單位內文件管理工作， 具體運作的直 接責任人是各級公司的行政主管或部門中的秘書（文員、資料員）， 以及按分工負責保管文件的員工。
3、2、工程部的各類檔案文件和工程資料檔案，由工程部高級經理 負責管理， 具體運作的直接責任者為工程部秘書或工程部高級經理指 定的專人，在項目工程全部竣工驗收并完成結算后，全部檔案移交給 地區(qū)行政工作員工；地區(qū)總經理負責管理本職范圍內的各項文件，具 體運作的直接責任人為地區(qū)總經理秘書； 集團總部的行政負責人和各 部門總監(jiān)負責管理本職范圍內的各項文件， 具體運作的直接責任人為 各相關的秘書或指定人員。 五、文件保密原則： 企業(yè)的各類文件均屬內部機密檔案，任何人不準截留、泄露和私 自外帶，違者視情節(jié)予以警告、經濟處罰、除名直至追究法律責任。 六、文件載體及文件處理設備的管理要點： 1、各類文稿紙、信封、傳真用紙的管理要點： 1.1 文件載體首先表現(xiàn)為文稿紙、傳真用紙、復印紙、信封、信 函等。各級公司正式發(fā)文用的各類文件載體，要求按沿海企業(yè) VI 手 冊的標準格式進行制作。 1.2 各項目公司需印制
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