1、工程檔案管理制度工程檔案管理制度 一、本工程公司檔案員管理崗位的職責(zé): 序號(hào)序號(hào) 一級(jí)職責(zé)一級(jí)職責(zé) 二級(jí)職責(zé)二級(jí)職責(zé) 1 項(xiàng)目檔案管理 負(fù)責(zé)項(xiàng)目工程部的檔案管理工作,做好資料的收集、分發(fā)、使用和保管,確保 項(xiàng)目檔案收錄完備 負(fù)責(zé)項(xiàng)目竣工檔案專(zhuān)項(xiàng)驗(yàn)收工作,并移交項(xiàng)目資料 負(fù)責(zé)項(xiàng)目工程部材料樣板、樣品的管理 2 部門(mén)行政工作 負(fù)責(zé)部門(mén)內(nèi)文件、資料的收發(fā)、傳閱 負(fù)責(zé)本部門(mén)辦公設(shè)施、辦公用品和項(xiàng)目工程部各類(lèi)印章的保管和領(lǐng)用 負(fù)責(zé)部門(mén)工作用車(chē)、考勤、固定資產(chǎn)等行政后勤管理工作 協(xié)助項(xiàng)目經(jīng)理做好部門(mén)信息、計(jì)劃、質(zhì)量管理工作 3 其它 完成上級(jí)領(lǐng)導(dǎo)安排的其它工作 二、圍繞工程項(xiàng)目管理開(kāi)展過(guò)程中公司、項(xiàng)目對(duì)檔
2、案資料的形成、歸檔、分類(lèi)、密級(jí)、借 閱、保管、保存期限等管理內(nèi)容制定此制度。 2.1.2.1.檔案的形成檔案的形成 2.1.1、 就項(xiàng)目開(kāi)發(fā)建設(shè)活動(dòng)中涉及到政府職能部門(mén)、公司內(nèi)部部門(mén)機(jī)構(gòu)、合作單位往來(lái)文件 等文書(shū)結(jié)案后檔案材料,原稿由公司工程部檔案管理人員歸檔、保管。 2.1.2、公司對(duì)項(xiàng)目管理工作過(guò)程中各種政府批復(fù)文件、凡反映項(xiàng)目工作活動(dòng)、具有查考利用 價(jià)值的文件材料(公文、傳真、圖表、電子版資料)、會(huì)議紀(jì)要等資料均屬歸檔范 圍。 2.1.3、各經(jīng)辦部門(mén)視實(shí)際需要,經(jīng)部門(mén)領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后可決定原稿的去處,檔案管理處須保留相 關(guān)文件的影本。 2.2.2.2.檔案的歸檔檔案的歸檔 2.2.1、 遵循定
3、稿后的文件材料的形成規(guī)律和特點(diǎn),保持文件之間的有機(jī)聯(lián)系,區(qū)別不同價(jià) 值,就項(xiàng)目管理的前期準(zhǔn)備、實(shí)施過(guò)程中形成的資料進(jìn)行搜集、整理,立卷工作, 便于保管和利用。 2.2.2、在歸檔的文件材料中,應(yīng)將每份文件的正件與附件、印件與定稿、請(qǐng)示與批復(fù)文件、 原件、多種文字形成的同一文件立在一起形成文件的閉合,不得分開(kāi)。 2.2.3、卷內(nèi)文件材料應(yīng)按排列順序依次編寫(xiě)頁(yè)號(hào)或件號(hào)。裝訂的案卷,案卷內(nèi)應(yīng)統(tǒng)一編排目 錄,需要裝證的案卷要編排頁(yè)碼,并在目錄上填寫(xiě)頁(yè)碼,便于查閱。不裝訂的案卷, 應(yīng)在目錄的備注欄內(nèi)進(jìn)行內(nèi)容摘要標(biāo)注。圖表和聲像材料等也應(yīng)在圖表上進(jìn)行標(biāo)記。 2.2.4、按各類(lèi)檔案資料的密級(jí)、問(wèn)題進(jìn)行分類(lèi),組卷應(yīng)以規(guī)定的格式逐件填寫(xiě)卷內(nèi)文件目 錄,并對(duì)文件材料的題名不得隨意更改和簡(jiǎn)化,沒(méi)有題名應(yīng)擬寫(xiě)題名。 2.2.5、收發(fā)文管理。 a)、發(fā)文經(jīng)公司內(nèi)部核稿,經(jīng)主管領(lǐng)導(dǎo)確認(rèn)可以向相關(guān)單位及部門(mén)發(fā)送,并做好