1、標準及規范性文件管理制度1. 目的為確保質量管理體系所要求的文件受到有效控制，以便使其適用、有效而不被誤用。2. 適用范圍適用于與質量體系有關的文件，包括：原輔料標準、質量管理體系文件、HACCP體系文件和外來文件。3. 職責3.1 品控部是品質、衛生等相關文件的歸口管理部門，負責管理體系文件、外來文件、其他資料的管理。3.2 各部門按照職責分配負責制訂相關的體系文件和收集外來文件,同時應做好公司品控部下發的體系文件的管理工作。4. 程序和方法 4.1 體系文件的策劃品控部負責組織各部門進行體系文件的策劃和確定，并在質量手冊里加以明確。最終經生產總監批準而發布。4.2 文件的編輯和審核程序4.
2、2.1 按照手冊規定公司的質量衛生管理體系文件分為四個層次，不同層次的文件編制審核批準的規定如下：1 質量手冊由品控部編寫，副總審核批準；2 程序文件由相關部門負責人編寫，品控部經理審核，生產總監批準；3 HACCP計劃，SSOP文件由HACCP小組組長負責組織HACCP小組成員編寫，組長審核，生產總監批準。4 作業規范、質量標準等三層次文件由相關部門負責人組織編寫、部門負責人審核、生產總監批準。5 體系相關的記錄由相關部門負責人組織編寫、部門負責人審核、生產總監批準。6 有關質量、衛生和食品安全的外來文件如法律法規、標準、客戶技術資料由行政部和品控部負責收集并識別其有效性。有關食品衛生安全的
3、法律法規和資料（HACCP計劃的支持性文件）需由品控部單獨列入支持性文件清單，以利于HACCP小組使用。4.2.2 文件的更改 文件應根據實際情況適時加以更改，以保持文件的有效性和文件管理的嚴肅性。對文件更改的審批，一般應由原審批人進行。若因機構變化或人員調動，原審批人不適于審批時，可以由相應職務的人員進行審批，文件的更改審批時需使用文件更改申請表。4.2.3 文件的編號原則根據使用原則，制定公司發布的文件、記錄的編號原則4.2.4 文件的編寫格式（1） 確保文件保持清晰，對多次修改不夠清晰的文件應換版。文件持有人應愛護文件，保持清晰。如文件已模糊不清，應按規定及時更換。文件格式統一用A4紙打
4、印。（2） 易于識別和檢索。文件編號應保證唯一性，并標注在顯見位置。4.3 文件的發布（1） 體系文件編制審批或更改完成后交由品控部統一發布。（2） 品控部需將體系文件列入體系文件清單、記錄清單或外來文件清單。（3） 品控部需及時更新清單，將有效的文件納入文件清單并在清單中注明已作廢的文件。每年進行一次更新。（4） 品控部需及時將文件按照時間要求發放，一般不超過1天。4.4 文件的分發/回收/銷毀 4.4.1 文件的分發（1） 品控部按照文件的分發范圍進行文件發放，填寫文件發放回收記錄。（2） 在文件發放回收記錄中注明文件發放是否受控，若受控則在文件的封面或空白處標明“受控”。（3） 文件接受人員接受到受控文件后，需妥善保管。（4） 若文件丟失或借閱文件需填寫借閱文件登計表并注明原因。4.4.2 文件的回收（1） 品控部根據部門對文件的修改和評審意見決定文件的作廢，在作廢的文件封面或明顯處標明“作廢”。（2） 作廢文件需有品控部回收并填寫文件發放回收記錄。4.4.3 文件的銷毀 作廢文件回收后可以保留或立即處理。一般技術文件和標準文件需保留至一年后由管理者代表決定其處理（包括廢紙利用和碎紙）。a) 發放范圍各部門b) 記錄文件發放和回收記錄部門文件清單部門受控記錄清單文件借閱、復制登記表。
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