1、中財金控投資有限公司檔案管理辦法（試行）第一條、為規范xx有限公司檔案管理，提高檔案管理水平，充分發揮檔案在公司經營管理中的作用，維護公司利益，防止重要文件、資源的遺失，結合公司實際情況，特制訂本制度。第二條、公司檔案由綜合管理部負責，設置檔案保管柜（庫）及檔案管理員，工作調動時，須對檔案進行清點并制作移交清冊，并注明移交人、接交人、監交人、移交時間等信息。第三條、檔案管理員的具體職責（一）負責公司檔案和有關資料的收集、整理、分類、鑒定、保管、統計等；（二）負責公司成立、兼并、機構重組、對外交往等重大經濟活動和基建工程檔案的跟進；（三）負責檔案管理的各項規章制度和業務標準的制訂；（四）負責檔案
2、提供利用服務；（五）嚴格執行保密制度，做好檔案密級劃控和守密、解密。第四條、檔案按照記述內容的不同劃分為文書檔案（行政管理、經營管理、生產技術管理檔案）、投資業務檔案（立項、盡職調查、合同、項目儲備檔案）和專門檔案（會計、人事檔案）；按照文件形式分為文字記載、圖紙圖表、數據計算、統計表格檔案等；按照載體形態可分為紙質、電子、聲像、實物檔案等。第五條、歸檔時間和歸檔程序 （一）公司各部門所產生的文書檔案，根據其重要程度及實際需要由其負責人審定后須隨時歸檔。各部門零散文書檔案采取各部門平時累積、每半年一次按照各類檔案的管理要求進行整理、歸檔。（二）投資業務檔案由項目投資經理具體負責收集，隨產生隨歸
3、檔，并且做到一個基金、一個項目一套檔案，確保檔案歸檔的及時性、完整性。（三）會計檔案在會計年度結束后，暫由財務部門保管一年，一年后由財務管理部整理后統一向公司綜合管理部歸檔。（四）人事檔案按照集團要求進行管理。（五）聲像、實物檔案，在產生后及時歸檔。凡是能電子化的檔案，電子文件必須隨其對應的材料一同歸檔。（六）公司購買設備的有關產品說明書、作業指導書和其他技術文件一周內移交綜合管理部歸檔。第六條、歸檔要求（一）歸檔的文件、資料必須完整。（二）歸檔的文件、資料的密級、保管期限劃分須準確，分類清楚、歸檔準確、組卷合理、編目清晰；案卷排列方法必須一致，并保持案卷之間的聯系。（三）電子檔案實行雙軌制，
4、紙質文件與電子文件同時歸檔。 第七條、檔案的利用檔案管理員編制檔案目錄，根據各類檔案的特點建立相應的檔案數據庫，并進行計算機著錄工作。檔案管理員應熟悉所保管檔案的情況，主動了解公司各項工作，做好檔案提供利用工作。第八條、檔案管理員根據各類檔案管理要求確定檔案的保管期限及檔案的價值。第九條、檔案保管期限分為永久、長期、短期三種。其中長期為10年或以上，短期為3-5年。對公司有長遠利用價值的檔案須永久保存。對公司在一定時期內有利用價值的檔案分別為長期保存。第十條、檔案管理及使用人員要嚴格遵守公司保密工作要求。第十一條、接收和移出檔案，必須認真清點、核對交接清單。第十二條、整理檔案應在辦公區內進行。
5、不得將檔案帶出辦公區。檔案、資料不準隨意銷毀，如需銷毀應先辦理批準手續。發現檔案丟失、損壞要及時報告。第十三條、因工作需要，查閱檔案資料時，必須填寫檔案使用登記表，寫明查閱人身份、查閱目的及查閱文件。查閱重要檔案資料，需經檔案管理部門負責人簽字同意后查閱。第十四條、原則上所有檔案原件均不可復印、不可借出。復印檔案和借出檔案資料需由綜合管理部門負責人簽字同意后復印、借出。借出檔案應及時歸還，并做好完整性審查。借出的檔案資料，因保管不善損壞或丟失的，由借閱人負責及時追查，重要檔案損壞或丟失要及時匯報公司相關領導。第十五條、檔案管理人員要做好檔案保管柜、庫房的環境、安全管理。第十六條、綜合管理部每年
6、要進行檔案保存價值鑒定，對無保存價值和保管期滿不需繼續保存的檔案，應予以銷毀。第十七條、檔案銷毀時必須填寫檔案銷毀審批表，實行兩人監銷制度進行檔案銷毀，經檔案銷毀人簽字、監毀人簽字、檔案主管部門負責人審核、分管領導批準后，進行銷毀。第十八條、本辦法規定與國家、集團規定不符的，以國家、集團規定為準。 中財金控投資有限公司 2016年 月 日（附件： 1. 文書檔案歸檔范圍及保管期限參考表2. 檔案使用登記表3. 檔案銷毀審批表）附件1：文書檔案歸檔范圍及保管期限表序號條款名稱文件內容和名稱保管期限1公司重要會議文件材料會議通知、會議議程、代表名單、報告、決議公報、紀要、選舉結果、選票票樣、領導人
7、講話、主席團會議記錄、大會發言、討論通過的文件、簡報、照片、底片、錄音帶、錄像帶等永久討論未通過的文件、賀電、賀信長期討論記錄、參考文件、會務計劃總結等短期會報、決議、決定、記錄、紀要、領導人講話、討論通過的文件永久討論未通過的文件和一般事務性文件短期2本級專業會議表彰會議文件材料通知、議程、代表名單、報告、決議、倡議書、紀要、記錄、討論通過的文件、聲像材料等永久會議典型材料、代表發言材料、重要賀信賀電等長期其他文件材料、會務工作計劃等短期3慶典、集會的文件材料活動通知、活動安排、領導講話、大會發言、各種聲像材料永久或長期4上級黨、政、工、團部門（子公司）及專業部門（子公司）來文直接針對本單位
8、工作的支持永久普發的法規性文件長期有查考作用的一般性文件短期5上級領導視察檢查本公司工作形成的文件材料領導題詞、領導講話、綜合性匯報材料、錄音帶、錄像帶、照片、底片等永久6本級對下級檢查工作形成的文件材料檢查工作總結、專題匯報材料長期7承辦上級會議或重大社會活動形成的文件材料形成的全部文件材料、聲像材料長期8其他單位來訪參觀活動安排、人員名單、聲像材料短期9公司制發的文件材料方針政策性、法規性的條例、規定、辦法等；重要的決定、決議、指示；關于領導干部的任免、授予稱號；公司改革、建、撇、并、轉、隸屬關系變更、印章啟用；工資改革調整、晉級等問題的通知；重要業務問題綜合成果報告、專題報告、方案、總結
9、等永久轉發上級文件、批轉下級文件的通知、本級發布的暫行規定、代上級起草的法規性的文件等長期一般業務和業務性工作、事務性的、一般工作報告短期10請示上級批復、下級請示與本級批復重要問題的永久或長期一般事務問題的短期11工作總結報告年度和年度以上的、重要專題的永久半年、季度的、一般專題的長期12制定的制度和條例永久13計劃規劃（含綜合的、各部門、各專業的）年度和年度以上的永久季度、月份的短期14統計報表（含綜合部的、各部門、各專業的）年度和年度以上的永久季度、月份的短期15土地征用文件材料請示、批復、設計書、談判協議書、有關圖紙等永久16本公司簽訂的內外部合同協議及項目招標、投標文件材料重要的、有
10、長遠利用價值的、涉外的永久或長期一般的、內部的短期17涉及本公司機構、編制、名稱等文件材料含各種委員會、領導小組等永久或長期18干部職工表彰文件材料含表彰決定和表格、事跡材料永久或長期19干部職工處分材料含處分決定調查材料永久或長期20事故處理材料含處理決定和調查取證材料重大的永久一般的長期或短期21員工錄用轉正、調資、定級等有關材料含錄用、轉正審批單和各類鑒定材料在職期間、離職三年內22專業技術職稱評定聘任上級或本級批準的23職工傷殘鑒定材料含醫院證明材料和本人情況說明、公司領導指示和批復24干部職工工作技術考核含考核證書發放材料25職工教育培訓材料含成人學歷教育26本單位人員編制、職工、黨
11、員花名冊含公司各部門及各子公司27介紹信、證明信存根含干部職工調動、工資轉移、黨團工會組織關系轉移等28財產物資交接憑證含員工辭職或調任工作中與交接人形成的各類憑證、證明材料永久或長期29檔案交接憑證各類檔案移交目錄長期30本單位編輯出版物含簡報、工作信息等的定稿、樣本以及公司出版的各期報紙長期或短期31各部門、辦事機構和區域舉辦的重要展覽的圖片、小樣含各公司項目舉辦的展覽、宣傳圖片以及其他重大活動的圖片長期32本單位榮獲的榮譽含各類榮譽證書、獎旗、獎狀、獎杯、獎牌等永久33出國考察、友好往來等外事活動形成的全部文件材料重大活動永久一般活動的審批手續、報告長期其他文件材料短期34下級報送的總結、報告、統計表年度和年度以上的長期季度、月份的短期35本公司新聞含反映本公司情況的報刊剪輯、電臺、電視臺播出稿永久36法律事務文件材料重要的永久一般的長期37審計文書重要的永久一般的、常規的長期38企業普查重要的永久或長期附件2：檔案使用登記表檔案名稱使用日期使用用途使用人審批人備注附件3： 檔案銷毀表檔案種類保管期限立卷日期立卷部門密 級銷毀日期銷毀原因：銷毀檔案清冊：（如數目多可后附清冊）1、2、3、4、5、銷毀人簽字： 年 月 日 監毀人簽字： 年 月 日綜合主管部門負責人審核： 年 月 日公司董事長、總經理意見： 年 月 日
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