1、檔案分類及保管期限表檔案分類及保管期限表 序號 歸檔范圍及條款 移交時間 保管期限 一級類目 二級類目 三級類目 1 基建檔案 基建竣工移交資料、圖紙（總平面圖、 建筑、結構、設備、附屬工程、各類隱蔽管 線的全套竣工圖紙） 土建資料 竣工后移交 長期 電器資料 給排水資料 消防資料 電梯資料 空調資料 機電設備設施資料（設備出產檢驗合格 證、安裝驗收合格證、使用維修說明書、電 器原理圖、電器接線圖、易損件圖、隨機工 具及配件清單等） 土建資料 竣工后移交 長期 電器資料 給排水資料 消防資料 電梯資料 空調資料 設備臺帳資料 驗收、接管資料 驗收資料 隨時移交 長期 接管資料 2 設備及管理運
2、行資 料（規律性） 設備及管理運行資料 變配電運行及巡查記錄 一個月移交 短期 消防運行及巡查記錄 電梯運行及巡查記錄 水泵運行及巡查記錄 設備大中修記錄及完好率資料 滿半年移交 長期 公共設施巡檢表 一個月移交 短期 綠化巡檢記錄 清潔巡檢記錄 保安巡檢記錄 消殺巡檢記錄 房屋大中修記錄及完好率資料 滿半年移交 長期 各項費用清單 3 管理運作資料 政府有關部門批文 隨時移交 中期 商戶來函 隨時移交 短期 投訴處理及回訪 活動后移交 中期 維修單統計及回訪 廣場營銷活動 商戶問卷調查 4 商戶檔案 商戶檔案 完成后移交 中期 裝修檔案 告示、通知資料 5 人事檔案 員工檔案 隨時移交 長期
3、 考核資料 培訓資料 中期 資質證書資料 永久 6 文書檔案 公司及本單位管理制度 隨時移交 永久 各類請示報告 中期 協議、合同 永久 公司來文 中期 外單位來文 集團下發文件 7 創建檔案 創建全國優秀示范小區（大廈）資料 活動后移交 中期 創建安全文明商場資料 創建誠信企業（商場）資料 其它創優準備資料 8 管理體系文件 三標體系文件 留新銷舊 長期 9 照片、磁帶、光盤、 影帶等資料（按內 容分類） 廣場營銷活動 活動后移交 長期 公司企業文化活動 培訓錄像 10 消防檔案 消防檢查記錄等 一個月移交 中期 注：檔案保管交接期限分為永久、長期、中期和短期 4 種。短期為 2 年以下，中期為 5 年以下，長期為 6 年至 70 年。
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