物業(yè)公司檔案管理規(guī)程（3頁）.doc
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物業(yè)公司檔案管理規(guī)程（3頁）.doc
1、檔案管理規(guī)程檔案管理規(guī)程 1.0 目的 確保客戶服務中心業(yè)主檔案和本部門的檔案得到有效控制。 2.0 資料檔案 2.1 歸檔范圍 文件、資料包括業(yè)主資料、質量體系文件、外來文件、各種合同等； 2.2 建立 2.2.1 隨時收集各種辦理完畢的文件（含會議文件） ，資料按相關類別分別存放， 經檢查齊全后，整理立卷歸檔。 2.2.2 組卷 2.2.2.1 每月 3 日前將上月相關資料歸檔，歸檔要注意整潔，歸檔前要把資料進行 分類，可把材料按類別分組裝入待辦卷宗，以便要歸檔時，所有材料都能隨 手可得，避免盲目查找。 2.2.2.2 按年度、題目分類，查找迅速方便，在檔案目錄里清楚的標明并與檔案保 存好
2、，對每一份文件都要清楚的注明其歸入的檔案類目。 2.2.2.3 立卷按永久、長期、短期分別組卷，卷內文件要把正文和底稿、文件和附 件、請示和批復放在一起，卷內編號一律在右上角。 2.2.3 裝訂 2.2.3.1 案卷厚度一般在 1.5 公分至 2 公分為度，裝訂前要拆除金屬物，做好文件 材料的檢查，如對破損或褪色的材料應當進行修補和復制，裝訂線位過窄 或有字跡的材料，需用紙加襯邊，紙面過大的材料，要按宗卷大小折疊整 齊，對字跡難以辨認的材料，應當附上抄件，卷宗標題要標明作者，問題 或名稱，文字要簡練，確切，用毛筆或鉛筆，字跡端正。 2.2.3.2 根據卷內文件之間的聯系，進行系列排列、編號、擬
3、訂案宗標題，確定保 管期限，裝訂，編制案卷目錄。 2.3 管理 2.3.1 檔案管理人員要定時檢查專柜，核對件數，防遺失，發(fā)現異常或被盜、丟 失等情況，及時向領導反映，妥善處理，如系人為造成，要追究有關人員的 責任； 2.3.2 注意做好保密工作，做好防潮，防水、防塵、防盜、防高溫、防強光等措 施。 2.3.3 每年年初對上年度檔案材料的數量，保管等情況進行一定檢查，發(fā)現問題 及時采取補救措施，確保檔案的安全。 2.4 更新 2.4.1 需更新資料時，須經部門經理批準后，方可執(zhí)行，做更新記錄； 2.4.2 業(yè)主資料發(fā)生變動時，及時更新業(yè)主檔案。 2.5 調閱 2.5.1 因工作需要調閱有關文件資料須提出書面申請，經部門主管批準后方可調 閱，調閱重要密件需經管理處經理批準； 2.5.2 本部門檔案資料原則上不外借，如有借出發(fā)生時，須經部門主管書面批準； 2.5.3 檔案管理人員建立調閱記錄，
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