1、 第 1 頁 共 6 頁 項目文檔管理作業指引項目文檔管理作業指引 編制編制 日期日期 審核審核 日期日期 批準批準 日期日期 第 2 頁 共 6 頁 一、一、 作業指引目的作業指引目的 統一項目文檔管理標準，規范項目文檔的管理工作。 二、二、 適用范圍適用范圍 各個項目文檔收集、分類、編號、登記、流轉、存檔、借閱、移交、作廢及銷毀。 三、三、 定義定義 3.13.1 項目文檔：項目文檔：在工程建設過程中形成的各種形式的信息記錄，由工程部負責保存及管理的各類文書、 圖紙檔案及上墻資料文檔。項目竣工驗收后，將按規定移交城建檔案館、物業公司、公司檔案管 理部門。 四、四、 職責職責 4.14.1
2、工程部工程部 4.1.1 負責按照本指引執行本部門文檔的管理工作： 4.1.2 負責對外發放的項目文檔及對內重要信息文檔的審核、批準； 4.1.3 負責按照相關文件的規定進行過程管理活動。 4.24.2 相關部門相關部門 4.2.1 按照公司相關文件的規定提供項目各階段的必要文件及相關配合。 五、五、 關鍵活動描述關鍵活動描述 5.15.1 項目文檔分類項目文檔分類 5.1.1 項目文檔的分類（具體參見項目文檔分類對照表 ） 5.1.2 工程部上墻資料 5.25.2 文檔登記與流轉文檔登記與流轉 5.2.1 工程部發文 1) 工程部發文分為“以公司名義發文”和“以工程部名義發文”兩種。以公司名
3、義發文即“公司 發文” ，具體要求及程序見公文管理制度 。以工程部名義發文即“工程部發文” ，工程部發 文統一以工作指令、聯系函兩種形式下發，相關規定如下： 工作指令 工作指令是技術經濟類文件，分為設計變更類和非設計變更類。設計變更文件應按照“設計變 更審批表” 、 “工作指令單” 、 “設計變更確認單” 、 “設計變更統計表”的順序裝訂，應單獨存一 份作為竣工圖變更文件移交城建檔案館。非設計變更類指令單包含現場簽證、獎勵或違約扣款 等，應按照“非設計變更審批表” 、 “工作指令” 、 “相關附件”的順序裝訂。工程文員應跟蹤工 作指令的審批過程直至下發、存檔。并定期對工作指令下發的情況進行清查，保證文件及時下 第 3 頁 共 6 頁 發、避免漏發重發等現象。 聯系函 聯系函是工作指令以外的其他發文，如工程部對壟斷部門工作聯系往來的文件；工程部直接對 施工單位來函回復的文件；表揚信、確認函等
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