鄂爾多斯市房地產投資集團公司文件收發制度【12頁】.doc
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鄂爾多斯市房地產投資集團公司文件收發制度【12頁】.doc
1、 文件收發管理制度文件收發管理制度 一、目的目的 為進一步完善公司文件管理,規范發文、收文管理程序, 提高工作效率,明確工作職責。結合公司實際情況,特制定本制 度。 二、二、適用范圍適用范圍 本制度適用于公司收文管理,內部發文及對外發文的管理。 三、三、文件收發權限文件收發權限 (一)集團公司上報或下發正式文件的簽發權限歸屬總裁、 集團辦主任; 分公司上報或下發正式文件的簽發權限歸屬分公司 總經理; 收文權限歸屬文件收件單位, 即集團公司或相應分公司。 (二)各分公司、部室應當配備專、兼職文職人員負責文件 處理工作。文職人員應當忠于職守,具備有關專業知識。 文件處理的主要內容是: 1、文件的起
2、草、校核、呈批、印制和用印; 2、文件的簽收、登記、分發、傳閱、擬辦和催辦; 3、文件的立卷、歸檔、管理和銷毀; 四、四、收文管理及流程收文管理及流程 (一)所有外來文件辦理收文時,由行政專員檢查文件的文 本及附件是否完整,做好簽收登記,登記接收文件時應注意記錄 清楚來文單位,接收時間,主送部門等,附上文件簽收單交 分公司負責人或集團辦主任決定對該公文的傳閱、轉發、執行、 歸檔等安排。 (二) 收文應根據文件內容傳送指向做出相應處理, 分公司、 部室對于政策類、手續類外部收文必須向集團辦提供原件存檔, 分公司、部室可留存復印件和文件照片使用,并做好檔案目錄; 分公司、部室對于通知類、技術類外部
3、收文需自行整理存檔,需 將自行存檔文件目錄按時(每月月底)報向集團公司備份存檔, 以便查閱。 (三) 傳閱文件應嚴格遵守傳閱范圍和保密規定, 不得將文 件轉借其他人閱看,不得將有密級的文件帶出公司,對尚未傳達 的文件不得向外泄露內容。 五、五、發文管理及流程發文管理及流程 (一)嚴格執行公司內部發文規范,發文工作要做到合規、 準確、及時、安全,形成統一規范的編寫格式和處理程序(詳見詳見 公司公司收發收發文件文件附表,及后附具體表單模板附表,及后附具體表單模板) 。 (二)紅頭文件使用范圍: 文件內容事關公司經營、人事、財務等大事(通知、通報、 決議、 會議紀要) 或需要呈報上級領導、 主管部門的文件 (請示、 報告、函) ,需使用紅頭文件。部門內部會議或日常工作類通知 等文件無需用紅頭文件,如有必要可加蓋公章; 紅頭文件復印件作為正式文件使用時, 應當由文件使用單位 加蓋相應證明章,視同正