房地產(chǎn)公司財務資金部檔案管理辦法(10頁).doc
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房地產(chǎn)公司財務資金部檔案管理辦法(10頁).doc
1、1 / 4資金檔案管理辦法資金檔案管理辦法為加強部門檔案管理，實現(xiàn)檔案分類、整理、檢索的標準化和規(guī)范化， 根據(jù)集團檔案管理制度的規(guī)定， 結合資金系統(tǒng)檔案資料的特點，特制訂本方案。一、檔案保存和使用原則一、檔案保存和使用原則公司檔案以電子檔案和紙質(zhì)檔案兩種形式保存，按公司項目分類，公司項目分期融資的，按融資分期分類，然后按項目檔案類別歸檔。公司檔案材料發(fā)生變更的須同時保存新舊檔案，并標注清楚。電子檔案保存在資金部共享文檔中， 紙質(zhì)檔案用檔案盒歸檔保存于文件柜中，公司檔案原則上僅供本部門內(nèi)部使用，外部門不得借用，并由資料管理員負責保管。二、文件資料歸檔范圍和分類二、文件資料歸檔范圍和分類（一）項目
2、資料（一）項目資料1、基礎資料、基礎資料（1）公司基礎資料：企業(yè)法人營業(yè)執(zhí)照（正、副本） 、組織機構代碼證（正、副本） 、稅務登記證（正、副本） 、貸款卡、基本戶開戶許可證、公司章程及修正案、驗資（增資）報告、股東會決議、工商變更查詢、房地產(chǎn)開發(fā)資質(zhì)證書、法人代表和主要領導人簡歷和身份證復印件、辦公場地物業(yè)（租賃）證明等。（2）項目基礎資料：土地成交確認書、國有土地使用權轉(zhuǎn)讓合同、2 / 4國有土地使用證、建設用地規(guī)劃許可證、建設工程規(guī)劃許可證、施工許可證、預售證、立項報告批復、環(huán)評報告批復、規(guī)劃設計（條件）批復、宗地圖、戶型圖、工程進度照片及設計、監(jiān)理、施工等單位資質(zhì)證明等。2、融資報送銀行
3、資料、融資報送銀行資料：借款申請報告、公司組織結構圖、公司股權結構圖、項目簡介、可行性研究報告、項目建設成本分析表、建筑面積和戶型統(tǒng)計表、法人代表和董事（股東）會成員證明及簽字樣本、公司承諾書、工程監(jiān)理報告、銷售情況報告等其他銀行規(guī)定的資料。3、工程合同及發(fā)票類、工程合同及發(fā)票類：指根據(jù)銀行對自由資金的要求比例及工程進度情況，前期工程通過自有資金支付款項的合同及對應發(fā)票、繳納土地款及契稅的專用收據(jù)、繳納城市建設配套費專用收據(jù)，如有調(diào)整需在原合同上注明調(diào)整事項及報送銀行的信息后歸檔， 調(diào)整后合同及發(fā)票歸入報送銀行資料。4、融資合同類、融資合同類：借款合同、擔保合同、抵押合同、委托支付合同、銷售資金（賬戶）監(jiān)管協(xié)議、融資顧問費協(xié)議，信貸審批書、借據(jù)等融資資料。5、貸后維護資料、貸后維護資料：根據(jù)銀行監(jiān)管要求提供的合同、發(fā)票、結算單、用款計劃表等及委托支付的合同、發(fā)票或收據(jù)等資料。6、抵押和解抵
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