1、 版本：2016版物業管理有限公司合同管理辦法文件更新履歷表版本文件名稱文件編號管理歸屬部門文件管理崗位生效日期備注2016版合同管理辦法BJ-WYGS-CB-003成本合約部2016.12第一章 總則第一條 為規范物業管理有限公司合同管理，防控合同風險，維護合法權益，根據中華人民共和國合同法等有關法律、法規及集團公司和物業公司有關規章制度，結合物業公司實際，制定本辦法。第二條 除非特別指出，本辦法中“物業總公司”指“物業管理有限公司”，“所屬各單位”指“中鐵建物業公司所屬各分公司及項目”。第三條 本辦法適用于物業總公司及所屬各單位的合同管理。第四條 本辦法所稱合同，是指物業總公司及所屬各單位

2、與自然人、法人或其他組織之間設立、變更、終止民事權利義務關系而訂立的協議，包括合同書、具有法律約束力的其他各類法律文件（框架協議、備忘錄、意向書、數據電文等）以及即時清結的口頭協議。勞動人事合同適用物業公司其他有關管理制度的規定，其他管理制度未有規定的，參照適用本辦法。第五條 物業公司合同管理遵循以下原則：（一） 誰主張、誰簽訂、誰管理、誰負責原則。總公司各部門及所屬各單位在成本合約部的監督指導下，負責本部門、本單位發起的合同的簽訂和管理，總公司各部門負責對所屬單位業務線合同進行指導、監督和檢查的專項管理。（二） 分級管理原則。物業公司合同按物業總公司及分公司、項目部實行分級管理。（三） 授權

3、管理原則。物業總公司及所屬單位、承辦人員應當按照規定權限訂立合同，不得未經授權、超出授權以及越級訂立合同。（四） 全過程管理原則。物業公司合同管理流程分為合同的準備、訂立、履行、終止以及登記歸檔等，實行全過程管理。（五） 合同評審原則。合同訂立前，應當對合同進行評審，評審分為業務審核、成本審核、財務審核和法律合規審核。（六） 先簽合同后履行原則。物業公司合同應當先簽訂、后履行，控制和避免在合同履行過程中甚至在合同履行完畢后補簽合同。第六條 物業公司合同分為重大合同、重要合同和一般合同，實行不同的合同評審流程，進行區別管理。重大合同，應當由總公司成本合約部、法律合規部和分公司（或項目）主管領導、

4、財務負責人、外聘法律事務機構或法律合規管理員全程參與，另有規定的除外。第七條 物業公司的重大合同，是指物業總公司或所屬單位訂立的下列合同：（一） 戰略合作協議。（二） 股權投資、合資合營合同。（三） 資本運營合同。（四） 兼并重組合同。（五） 前期物業服務合同、物業服務合同。（六） 物業服務補差合同。（七） 項目物業前期服務協議。（八） 融資合同、擔保合同。（九） 涉及專利權、商標權、著作權、商業秘密、企業名稱等知識產權合作開發、委托開發、轉讓許可、服務咨詢等合同。（十） 不動產買賣及處置合同。第八條 物業公司的重要合同，是指日常保安、保潔、綠化、電梯維護保養及合同估算價超過人民幣30萬元（不

5、含）以上的合同。第九條 物業公司的一般合同，是指除重大合同、重要合同以外的合同。第二章 合同管理機構和工作職責第十條 物業公司合同管理機構包括合同主管部門、合同專項管理部門和合同參與管理部門。物業總公司成本合約部是總公司合同主管部門；所屬單位應當明確各自的合同主管部門，牽頭負責合同管理。合同專項管理部門是指各部門，依據其部門職責分類負責本部門業務合同以及所屬單位業務線合同的專項管理。合同參與管理部門包括業務關聯部門、財務（審計）、黨群（紀檢）、法務部門等，依據其部門職責負責對合同的訂立和履行參與管理。第十一條 物業總公司成本合約部作為總公司合同主管部門，主要職責包括：（一） 設計、建立和完善合

6、同管理體系，并組織實施和監督檢查。（二） 明確所屬單位、合同主管部門、合同專項管理部門和合同參與管理部門之間的合同管理職責。（三） 指導、監督、檢查合同專項管理部門及所屬單位的合同管理工作。（四） 設計、制訂和規范合同管理流程。（五） 參與合同評審，提出審核意見。（六） 負責總公司和所屬單位合同的備案管理。（七） 規范合同履行期間、終止后合同文件的歸檔。（八） 參與、指導專項管理部門合同的準備、訂立、履行和終止全過程。（九） 全程參與重大合同盡職調查、訂立、履行，另有規定的除外。（十） 由法律合規部頒發、補充和完善合同示范文本后，統一合同編號，推行合同標準化管理。（十一） 建立健全合同監督檢查

7、機制。（十二） 建立合同統計、分析的臺賬管理機制。（十三） 協助合同信息化建設工作，并錄入和維護相關的工作信息。（十四） 協助相關部門預防和懲治單位或個人利用合同進行違法、違紀活動。第十二條 物業總公司合同專項管理部門主要職責包括：（一） 負責辦理本部門承辦合同的盡職調查、可研分析、商務會談、文本起草、報審報批、授權手續、用印簽署等具體事務。（二） 組織招標、投標及簽約活動。（三） 負責本部門承辦合同的初審，所屬單位業務線報送合同的專項審核。（四） 負責本部門承辦合同、所屬單位業務線合同的統計分析，編制合同臺賬、報表、報告，并每半年報成本合約部。（五） 組織實施本部門承辦合同。（六） 與成本合

8、約部和有關職能部門保持聯系，及時反映合同履行動態，加強合同異常履行的監控。（七） 負責本部門承辦合同的登記保管，并根據公司檔案管理規定移交存檔。（八） 負責所屬單位業務線合同專項管理的指導、監督和檢查。（九） 制訂業務合同范本，經法律合規部審核后實施應用。（十） 參與合同管理信息化建設，提供、輸入全面、詳實的合同信息數據。（十一） 負責合同糾紛的協商、處理，配合訴訟、仲裁案件處理和內部合同糾紛協調。第十三條 物業總公司合同參與管理部門主要職責包括：（一） 根據合同專項管理部門的統一安排，負責或參加合同項目論證、談判。（二） 根據合同專項管理部門的要求，負責提出合同項目中相關專業的咨詢意見，提供

9、專業技術支持。（三） 根據合同專項管理部門的要求，參加對方當事人的資信調查或盡職調查。（四） 負責對合同文本中涉及本部門業務職責范圍內的相關內容進行審核會簽。（五） 根據本部門職責參與對合同準備、訂立、履行和終止全過程管理的監督、指導。（六） 負責對合同管理信息系統涉及本部門業務流程的操作、錄入和維護管理。（七） 負責在合同的準備、訂立、履行、終止及歸檔全過程管理中應由本部門負責或協作處理的其他工作。第十四條 物業總公司合同經辦人是合同專項管理部門具體辦理合同簽訂、履行、終止事務和手續的人員，主要職責包括：（一） 根據授權，依法進行合同的準備、訂立、履行和終止等一系列或單項工作。（二） 提請合

10、同的報審報批和用印。（三） 對所訂立的合同負有認真執行的責任，并及時報告合同履行情況。（四） 負責或參加對經辦合同糾紛的和解、調解、訴訟及仲裁活動。（五） 保管好合同準備、訂立、履行和終止全過程的合同及有關文件資料，及時向部門合同管理人員交接存檔。第十五條 物業總公司合同專項管理部門應當明確專人負責本部門的合同管理，主要職責包括：（一） 負責配合部門領導在本部門貫徹執行合同管理制度，以及與合同有關的其他日常事務。（二） 統計、分析和報告合同專項管理情況，與成本合約部對接。（三） 督促本部門業務合同的初審工作，督促所屬單位業務線報送合同的專項審核。（四） 負責本部門業務合同文件、資料的歸檔保管工

11、作。（五） 組織本部門業務合同示范文本的擬制。（六） 負責在合同管理信息系統中錄入本部相關的工作信息。第十六條 物業公司所屬單位應當參照物業總公司成本合約部、合同專項管理部門、合同參與管理部門的工作職責落實合同管理工作。第三章 合同分級管理第一節 物業公司合同管理第十七條 物業公司在總公司和所屬各單位推動建立合同主管部門牽頭管理、業務部門專項管理和相關部門參與管理的全面協調、條塊結合、各司其責、動態跟蹤的合同管理體系，規范總公司、所屬單位的合同管理工作，加強監督檢查，促進企業依法經營、依法決策、合規管理。第二節 所屬單位合同管理第十八條 所屬各單位應當貫徹落實物業公司合同管理體系建設要求，積極

12、完善本單位范圍內合同管理體制機制，根據公司合同管理制度研究制訂本單位合同管理制度并組織實施，指導、監督和檢查本級分公司及項目部的合同管理工作。第十九條 取得工商營業執照的分公司，在營業執照核準的經營范圍內，可以自己的名義訂立合同。第二十條 所屬單位經總公司授權委托以總公司名義訂立合同時，受托單位應當首先在本級組織合同評審，然后將合同、授權委托書報送總公司進入審核審批流程。沒有附送審核意見的，不予受理。第二十一條 所屬單位經總公司授權委托執行合同時，其管理職責參照總公司合同專項管理部門相關職責確定。第二十二條 所屬單位應當定期向總公司相關部門報告合同管理情況，并接受總公司的監督檢查。分公司根據自

13、身實際情況，可直接負責本級直管項目部的合同管理。第二十三條 各所屬單位應當明確本級單位訂立合同的評審流程。第四章 合同分類管理第二十四條 物業總公司各業務部門依據本部門職責分別負責本部門承辦合同的專項管理。第二十五條 物業總公司業務部門簽訂但委托所屬單位負責執行的合同，由受托單位在總公司業務部門的指導監督下負責具體管理。第二十六條 所屬單位應當結合自身具體情況，確定本單位各類合同的專項管理部門。第五章 合同授權管理第二十七條 所屬單位需要以總公司名義對外訂立合同的，必須經總公司明確授權后進行。被授權單位未經授權單位同意不得轉授權。第二十八條 所屬單位經總公司授權以總公司名義訂立合同時，應當同時

14、向總公司作出合同規范管理和責任后果的承諾。第二十九條 對外訂立合同，除物業公司法定代表人和所屬單位負責人外，簽約人應履行內部授權手續，取得授權委托書，方具備訂立合同資格。第三十條 不得授權合同專項管理部門以部門或其他內設機構名義對外訂立合同。第三十一條 不得授權合同經辦人員以個人名義對外簽署須由單位承擔權利義務的合同。第三十二條 被授權單位、人員應當按照物業公司授權委托書法律審核辦法（2016年）的規定辦理對外訂立合同的授權手續，并將授權委托書報送法律合規部門審核。第六章 合同管理流程第一節 合同準備第三十三條 合同專項管理部門應當在部門職責范圍和權限內根據計劃、預算或呈批件訂立合同。第三十四

15、條 對擬訂立的合同，合同專項管理部門應當合理選擇合同相對人，并認真調查其主體資格、資質、資信情況及履約能力等，必要時可組織進行盡職調查。物業總公司制定的招投標管理等制度對選擇合同相對人有其他規定的，合同專項管理部門應當執行。物業總公司已經建立相對人市場準入制度的，合同專項管理部門應當選取已獲得準入資格的合同相對人。第三十五條 選擇合作方評價低的當事人作為合同相對人的，要區別對待，審慎開展合作，對屬于禁止合作對象的相對人，應當遵守物業總公司的規定。第三十六條 合同專項管理部門負責與合同相對人就合同的商務、技術條件與要求進行溝通、談判直至達成一致，并負責向相對人提出全面、明確、具體的合同商務、技術

16、條件與要求，以及回應相對人提出的合同商務、技術條件與要求，爭取對本公司有利的合同條款。第三十七條 考察、談判、招投標等合同前期事宜，應當遵照物業公司招標投標管理辦法（2016年）執行。第三十八條 對重大合同、重要合同以及較為復雜的一般合同，合同專項管理部門可組織成立由商務、技術、成本、法律等人員參加的工作小組，負責盡職調查、合同談判等前期事宜。內部規章制度規定審計、紀檢人員應當參與的，由審計、紀檢人員參加合同工作小組。第三十九條 重大合同盡職調查范圍一般包括相對人的主體資格、組織文件、經營業績、財務狀況，土地、房屋、知識產權等資產權屬情況，重要交易合同和訴訟、擔保等或有事項，環境保護、稅務、勞

17、動關系狀況等，并核實相對人提供資料的真實性。第四十條 重大合同談判前，合同專項管理部門組織相關業務、財務、成本、法律等人員參加的工作小組擬定談判方案，制定談判策略，確定全面、明確、具體的合同商務、技術條件與要求，并組織談判實施。第四十一條 對于內容比較簡單的一般合同，合同專項管理部門可以不組織成立工作小組進行盡職調查和商務談判，在合理資信調查基礎上，直接進入合同訂立評審階段。第四十二條 合同談判中，合同專項管理部門應當做好談判記錄，重大合同談判應當形成各方有權人員簽字或蓋章的談判備忘錄、會議紀要。第四十三條 合同談判涉及我方專有技術、商業秘密以及其他按規定應保密的事項的，合同專項管理部門在談判

18、前應當要求相對人與我方訂立保密協議。合同未能訂立的，應當要求相對人返還我方相關涉密資料。我方相關人員在合同談判過程中知悉相對人的專有技術和其他商業秘密時，做好保密工作，避免侵權。第四十四條 合同各方在合同準備過程中互致的信件、傳真、電傳、電子數據交換和電子郵件等資料，是確認各方權利義務的重要憑證，合同專項管理部門經辦人應負責收集、整理、保管和保密。第二節 合同文本第四十五條 除即時清結業務外，合同一律采用書面形式。書面形式是指合同書、信函和數據電文（包括電報、電傳、傳真、電子數據交換和電子郵件）等可以有形地表現所載內容的形式。第四十六條 訂立合同時，合同專項管理部門一般按下列順序選擇使用合同文

19、本：（一） 合同相對人依據法律法規、招標文件的規定要求必須使用的合同文本。（二） 上級和本級法律合規部門頒布或已審核的合同示范文本。（三） 法律合規部已頒布或審核的合同示范文本。（四） 國家有關部門、行業協會制定的示范性合同文本。（五） 雙方共同擬訂的文本。（六） 合同相對人提供的合同文本。不論采用哪種文本，均應爭取對我方有利的合同條款，杜絕對我方不利的合同條款。第四十七條 合同文本要做到標的明確，內容依法合規且可行，主要條款完備，權利義務明確，責任分明，文字表達準確。第四十八條 合同文本一般應當包括：（一） 合同各方的法定名稱、地址、郵政編碼、電話、賬號，法定代表人（負責人）姓名、職務，代理

20、人姓名、職務、聯系方式等。（二） 簽約目的和依據。（三） 標的，對標的的描述要明確、具體，能反映其本質特征，能明確說明標的的范圍。（四） 數量和質量，包括計量單位、質量標準和檢測驗收方式等。質量和標準要明確、具體，如附有圖紙、樣品、技術資料等應注明。（五） 價款或酬金，包括付款條件、支付方式和付款期限。合同總價應對含稅總價、稅率、稅額及不含稅價格進行明確。（六） 履行的地點、期限和方式。（七） 權利義務條款。（八） 爭議解決方式，盡量選擇對我方有利的管轄法院（仲裁機構）和適用法律。（九） 違約責任，對于違約責任的約定要合法、合理，具有可執行性。（十） 變更或解除的條件。（十一） 根據法律或合同

21、性質必須具備的條款或雙方當事人認為必須明確的條款，如保密條款、不可抗力條款等。（十二） 合同文本份數、存放地點。（十三） 生效的時間和條件。（十四） 簽約的地點、日期。（十五） 附件名稱。第四十九條 物業總公司法律合規部負責或組織合同專項管理部門編制、發布和推廣使用各類合同示范文本，建立和維護示范文本信息庫供使用。總公司各部門及所屬單位根據合同訂立、履行中遇到的問題，應當及時對示范文本提出修改意見。總公司各合同專項管理部門可制定本部門專項管理合同的示范文本，經法律合規部審核后頒布使用。第五十條 合同文本應當統一編號，實行1份合同1個編號，不得重號、漏號。采用合同相對人提供的合同文本時，即使已有

22、對方編號的，仍需按我方規則對我方持有的合同文本進行編號。編號規則為，所在城市簡寫-項目名稱簡寫-合同-年-月-三位流水號（每月單獨編號）。如物業總公司2016年5月第1份合同，合同編號為BJ-WYGS-HT-201605001。補充協議的編號應采用原合同編號的基礎上加后綴“-補編號”，如物業總公司2016年5月第1份合同的第1份補充協議，合同編號為BJ-WYGS-HT-201605001-B1。第三節 合同評審第五十一條 訂立合同前，合同專項管理部門應當作為送審部門發起組織會簽或會議等合同評審形式，履行合同業務、財務、成本和法律合規審核手續。每份合同的總審核時間應控制在4個工作日之內。第五十二

23、條 對重大合同，合同專項管理部門可發起組織專題會議進行合同評審。第五十三條 對外發出、簽訂的任何合同，合同專項管理部門在送審前，應當先進行內部初審，并形成明確的送審意見。第五十四條 物業總公司所有合同評審，均須送法律合規部審核，且為最后審核部門。在法律合規部之前的部門可以并行送審，不分先后順序。第五十五條 內部規章制度規定審計、紀檢人員應當參與審核、監督的合同，由審計、紀檢人員參加會簽審核。第五十六條 重大合同根據其性質、種類、關聯程度等確定合同評審部門，集團公司要求上報的合同應當經物業總公司領導審核后按要求上報。第五十七條 物業總公司合同評審的表現形式為合同評審表。重大合同采取會議評審的，也

24、應當在合同評審表上簽署意見。第五十八條 物業總公司合同專項管理部門填制合同評審表基礎信息后，連同合同草案及電子版（采用合同示范文本填寫的合同應報送修訂模式電子版）、訂立依據（招投標文件、呈批件等）、相對人資信材料、相關合同準備資料以及送審意見，送會簽審核部門審核。第五十九條 所屬單位重要合同及重大合同應當先由本單位領導和相關部門審查會簽，然后通過OA將第五十八條所述相關材料報送總公司專項業務部門進入總公司合同評審流程。一般合同不再報送總公司進行評審，但應按規定備案。第六十條 物業總公司會簽審核部門根據職責分工審查相關條款，分別負責業務、財務、成本、和法律審核。審核通過的，審核部門負責人在合同評

25、審表上簽字同意。第六十一條 物業總公司合同評審中，對發現的錯誤、遺漏和不當之處，審核部門應當予以明確并提出修改意見，合同專項管理部門組織進行修改之后，重新提交審核。在專項管理部門修改之前或審核不通過的，審核部門不予在合同評審表上簽字同意。第六十二條 物業總公司合同評審中，對合同評審意見有不同意見或難以與合同相對人溝通落實評審意見的，合同專項管理部門應當及時主動與審核部門協商，取得一致意見。經2次重審協商仍無法取得一致意見的，列出各方理由，呈報物業總公司主管領導審批決策。第六十三條 物業總公司合同專項管理部門初審、會簽審核部門審核的職責、方法，另行制定合同審核指引予以規范、指導。第六十四條 物業

26、公司所屬各單位應當在本單位合同管理制度中確立合同審核部門及審核程序、表現形式。第四節 合同審批第六十五條 合同專項管理部門在履行審核會簽程序后，應將擬簽合同文本及相關資料報送有權批準人審批。合同文本經批準后，方可簽訂。第六十六條 未通過審核的，一律不得將合同納入總經理辦公會等決策會議研究，更不得提交執行董事、股東會決策。第六十七條 法律法規規定應當辦理批準、登記手續方能生效的合同，合同專項管理部門應當協調相關部門辦理相應手續。第五節 合同簽署第六十八條 擬用印合同文本一般由合同專項管理部門負責校對、打印，并保證合同文本的真實性、完整性、準確性和一致性。第六十九條 合同一般應由相對人先簽字蓋章，

27、我方后簽字蓋章。簽字蓋章前，應驗證、保管對方簽約人的授權文書。第七十條 對外訂立合同，由法定代表人（非法人單位由主要負責人）或被授權人在合同文本上簽名。第七十一條 所屬各單位應當建立合同用印審批制度，并對合同簽署及用印情況進行登記。未經評審的合同不得用印。第七十二條 禁止在尚未最后確定的合同文本、空白介紹信、信箋紙或其他空白紙張上加蓋印章。第七十三條 不得擅自攜帶印章外出簽訂合同。確需攜帶的，須經批準后，由專人攜帶外出蓋章。第七十四條 合同必須履行評審程序，以及法定代表人或授權簽約人簽署后,方可加蓋印章。第七十五條 禁止用部門印章等其他印章代替行政印章、合同專用章進行合同蓋章。第七十六條 可采

28、取合同每頁由被授權人簽字、加蓋騎縫章、使用防偽印記等方式，確保合同不被篡改內容。第七十七條 擬加蓋印章的合同，由合同專項管理部門持合同評審表及擬訂立的合同文本等資料，到印章保管部門辦理蓋章手續。第七十八條 物業總公司及所屬單位所有合同雙方簽字蓋章完畢后3日內，按合同評審備案管理辦法（2016年）要求進行備案。第六節 合同履行第七十九條 合同生效后，合同專項管理部門應認真組織履行合同，嚴格按照法律法規和合同約定行使權利、履行義務。第八十條 合同簽訂后，承辦合同訂立的合同專項管理部門應向合同履行單位、人員，對合同的內容進行全面交底，以會議與書面相結合的形式向相關部門、人員介紹合同的范圍、各方的責任

29、與義務、合同的主要經濟指標，合同的既有風險和潛在風險，履約中應注意的問題，將合同責任進行分解落實。第八十一條 合同主管部門、合同專項管理部門及參與管理部門應當對本級及所屬單位合同履行情況進行監督、檢查。履約過程中出現問題時，合同專項管理部門應當及時告知合同主管部門。第八十二條 履行過程中，對出現合同未曾約定的新情況或對事先約定的事項進行變更、補充以及解除合同的，均要及時形成書面文字，以有雙方簽章的補充協議、簽證或各方有權人簽字的會議紀錄等形式記載，使之成為合同文件。不得以口頭形式改變合同權利義務。合同變更或解除，專項管理部門應當按原程序重新辦理審核審批手續，一般由原審核部門審核、原批準人審批，

30、并將原合同及相關材料一并附上。未經審核審批，不得簽署合同變更、解除文件。第八十三條 具有下列情況之一,且未經批準同意的，財務部門不予辦理付款手續，并及時向公司領導和合同主管部門報告；已經結算付款的，由責任單位和直接責任人負責追回或承擔全部經濟損失：（一） 未按規定與鐵建系統之外的相對人簽訂書面合同即已實際履行的。（二） 未按規定履行審核審批程序而訂立的合同。（三） 變更、轉讓、補充、解除合同未履行審核審批手續的。（四） 簽約人沒有取得授權或超出授權范圍的。（五） 合同沒有列入計劃和資金預算。（六） 合同簽字和蓋章不符合要求的。（七） 其他違反物業公司規章制度的情形。第八十四條 相對人提出中止、

31、轉讓、變更、補充、解除合同的，合同專項管理部門應當要求對方當事人以書面方式確認。因此造成我方損失的，合同專項管理部門應會同合同主管部門向對方當事人書面提出索賠。第八十五條 合同生效后，相對人違約的，合同專項管理部門應當按合同條款約定收取違約金或要求對方賠償損失、繼續履行合同義務等。我方違約時，應積極與合同相對人進行溝通，及時對合同條款進行變更，采取補救措施，或爭取合同相對人的諒解并保存相關證據。第八十六條 合同當事人應當根據需要和法律合規審核意見，明確約定不可抗力的范圍、情形。合同履行過程中，若發生不可抗力事件，合同專項管理部門應當及時征求合同主管部門的意見，及時通知合同相對人，并根據法律規定

32、或合同約定，對合同進行變更或解除，部分或全部免除我方因此不能履行合同的責任。第八十七條 向合同相對人發通知、指令等書面文件，必須要建立發文登記制度。當面送達的，必須要求相對人在與發文內容相同的書件上親筆簽章并保存該書件；郵寄送達的，必須以特快專遞或掛號信形式送達，且要注明書件最主要意思表示內容；其他送達方式若不能以有效證據證明送達的，不宜采取。第七節 合同終止第八十八條 合同終止時，應當辦理結算，除對合同標的金額進行結算外，需同時扣除相關已付款、物資、設備、水電、分攤等應扣費用，必要時應有對方放棄合同索賠的聲明。第八十九條 合同按約定履行完畢、按約定條件解除、轉讓或達到法定終止條件的，合同專項

33、管理部門應收集、整理合同簽訂、履行等相關資料，辦理驗收移交、結算付款等合同終止手續，做好合同存檔工作。第八節 合同登記第九十條 物業總公司合同專項管理部門、所屬單位應當建立合同臺賬，做到登記及時、記錄準確、內容完整，并應于每半年報送成本合約部。第九十一條 物業總公司合同專項管理部門、所屬單位應當建立健全合同檔案。合同檔案應包括合同考察、洽談、簽訂、履行、變更、解除及糾紛解決等過程中所形成的所有書面材料及封存樣品等實物。第九十二條 合同檔案的歸檔范圍主要包括：（一） 合同訂立依據如呈批件、立項文件或領導書面批示等。（二） 合同文本及附件。（三） 補充協議、變更或解除合同協議。（四） 相對人營業執

34、照、資格證、組織機構代碼、稅務登記證、特種經營許可證等資信調查資料，對方簽約人、法定代表人身份證明或授權委托書。（五） 合同前期談判記錄、招投標記錄。（六） 合同審核審批記錄。（七） 意向書、備忘錄、會談紀要。（八） 往來信函、電報、傳真、電子郵件（包括驗收文件、質量異議書、催款通知書等）。 （九） 現場簽證、送達回執或確認書。（十） 其他有關文件、資料。 第九十三條 合同管理中形成的各類臺賬、記錄、領導批示等文檔資料也應當歸類建檔，妥善保管。 第九十四條 物業總公司合同專項管理部門、所屬單位應當妥善保管合同及有關資料，公司檔案管理規定要求移交檔案管理部門的，應當辦理移交歸檔手續。第九節 爭議

35、處理第九十五條 合同履行過程中發生爭議的，物業總公司合同專項管理部門、所屬單位應當及時處理，并及時向物業總公司法律合規部通報。第九十六條 合同履行過程中發生訴訟仲裁糾紛的，物業總公司合同專項管理部門、所屬單位應當按照物業公司法律糾紛案件管理辦法（2016年）執行。屬于內部合同糾紛的，報請物業總公司啟動內部經濟糾紛協調機制處理，一律不得起訴、申請仲裁。第九十七條 合同訴訟、仲裁處理過程中，應當按照物業公司法律糾紛案件管理制度的要求收集、管理、提供證據，未經總公司法律合規部同意，任何部門和個人不得對外提供與案件有關的證據材料，不得向對方當事人做出實質性答復或承諾。第七章 合同監督、檢查與考核第九十

36、八條 物業公司建立合同管理考核指標，納入所屬單位負責人工作績效考核體系。第九十九條 物業公司實行成本合約部檢查和合同專項管理部門、所屬單位自查相結合的合同監督、檢查制度。第一百條 物業總公司及所屬單位每年應當開展合同管理自查工作，由合同主管部門具體組織實施，每年的自查工作情況在當年11月底前形成書面總結報成本合約部。第一百零一條 物業總公司成本合約部根據需要組織對全物業公司的合同管理情況進行檢查或抽查，或組織交叉檢查，或結合效能監察、內部審計、內控檢查等進行合同管理情況檢查。第一百零二條 合同監督檢查的主要內容包括：（一） 合同管理機構和人員的落實情況。（二） 合同管理制度貫徹落實情況。 （三） 合同管理流程運行情況。（四） 合同簽訂是否及時情況。（五） 合同全過程管理情況。（六） 合同統計、分析及登記管理情況。（七） 合同管理信息化建設情況。（八） 對下合同管理監督檢查情況。（九） 其他合同管理情況。第一百零三條 在合同管理過程中因故意、過失導致企業損失的，按物業公司相關規定執行。第八章 附則第一百零四條 所屬單位應當根據本辦法，結合本單位實際，制定具有可操作性，反映業務特點的合同管理制度，并報物業總公司成本合約部備案。第一百零五條 本辦法自印發之日起施行,原物業公司合同管理辦法（中鐵建物法201511號）廢止。第一百零六條 本辦法由物業總公司成本合約部負責解釋。