1、物業管理有限公司合同評審備案管理辦法第一章 總則第一條 為加強公司的合同管理工作，防范和降低風險，有效控制成本，根據公司要求和物業管理有限公司合同管理辦法的規定，特制定本辦法。第二條 物業總公司本級所簽訂的合同，由職能部門發起，相關部門進行評審。物業總公司對所屬各單位所簽訂的合同進行指導監督，所屬各單位應當完善合同，履行并承擔風險。第三條 本辦法適用于物業總公司及所屬各單位價款超過人民幣5萬元（不含）以上的合同。第二章 評審備案合同分類第四條 按物業公司現行成本分類，分為十二類。 （一）管理辦公類合同：辦公用品/設備采購、信息系統、食堂膳食采購、公務車租賃/購買、辦公設備租賃、服裝制作/采購（
2、除秩序維護類）、企業文化、VI設計制作、企業宣傳類合同等；（二）人力資源類合同：勞動人事、培訓、招聘代理、行政后勤類合同等；（三）客服類合同：保潔服務、生活垃圾清運合同等；（四）工程類合同：電梯維保、成品保護、物業用房裝修、工程施工、裝修垃圾清運、園林綠化、工程類物料采購、化糞池清掏、建筑物防雷、二次水箱檢查、其他設備設施維護保養合同等；（五）安保類合同：保安服務、秩序維護類服裝制作/采購、消防器材檢測類合同等；（六）財務類合同：審計、稅務、融資類合同等；（七）品質類合同：社區活動、品質管理類合同等；（八）咨詢顧問類合同：法律顧問、物業顧問、風險內控培訓、稅務咨詢及其他咨詢類合同等；（九）前期
3、類合同：項目物業前期服務協議，前期物業服務、物業服務、物業服務補差合同、售樓處物業服務合同等；（十）經營類合同：房屋租賃、場地租賃、廣告位租賃、電信業務、其他多種經營類合同等；（十一）投資類合同：戰略投資、股權合作、合資合作、項目收購類合同等；（十二）其他類合同：其他合同。第五條 物業公司合同分為重大合同、重要合同和一般合同，實行不同的合同評審流程，進行區別管理。重大合同，應當由總公司成本合約部、法律合規部和分公司（或項目）主管領導、財務負責人、外聘法律事務機構或法律合規管理員全程參與，另有規定的除外。第六條 物業公司的重大合同，是指物業總公司或所屬單位訂立的下列合同：（一） 戰略合作協議。（
4、二） 股權投資、合資合營合同。（三） 資本運營合同。（四） 兼并重組合同。（五） 前期物業服務合同、物業服務合同。（六） 物業服務補差合同。（七） 項目物業前期服務協議。（八） 融資合同、擔保合同。（九） 涉及專利權、商標權、著作權、商業秘密、企業名稱等知識產權合作開發、委托開發、轉讓許可、服務咨詢等合同。（十） 不動產買賣及處置合同。第七條 物業公司的重要合同，是指日常保安、保潔、綠化、電梯維護保養及合同估算價超過人民幣30萬元（不含）以上的合同。第八條 物業公司的一般合同，是指除重大合同、重要合同以外的合同。第三章 評審備案合同要求第九條 合同文本應當統一編號，實行1份合同1個編號，不得重
5、號、漏號。采用合同相對人提供的合同文本時，即使已有對方編號的，仍需按我方規則對我方持有的合同文本進行編號。編號規則為，所在城市簡寫-項目名稱簡寫-合同-年-月-三位流水號（每月單獨編號）。如物業總公司2016年5月第1份合同，合同編號為BJ-WYGS-HT-201605001。補充協議的編號應采用原合同編號的基礎上加后綴“-補編號”，如物業總公司2016年5月第1份合同的第1份補充協議，合同編號為BJ-WYGS-HT-201605001-B1。第十條 合同價格約定。（一）一般采用固定總價合同模式，合同條款必須嚴謹、計價原則必須明確。采用固定單價方式的合同必須預估總價，保證成本計劃可控性。合同總
6、價應對含稅總價、稅率、稅額及不含稅價格進行明確。（二）采購類、工程類合同必須采用明確的采購量、工程量清單模式，嚴禁采用模擬清單方式招標、簽訂合同。第十一條 付款。物業總公司、分公司（或項目）需制定合理的資金使用計劃，合同付款約定滿足資金計劃需求，嚴格按合同條款要求付款，嚴禁超合同付款額度付款。第十二條 嚴禁分公司(或項目)采用化整為零，降低合同總價的方式規避招標和物業總公司的評審。第四章 合同評審備案流程第十三條 合同評審遵循監管有力、工作高效原則，分為分公司（或項目）和物業總公司兩階段評審、備案。(見附圖一流程示意圖)第十四條 分公司（或項目）根據合同專業類別，由各單位相關業務部門組織評審程
7、序。評審表為物業管理有限公司合同評審表（適用于本級合同）（見附件1）。分公司（或項目）評審每份合同的總時間控制在4個工作日以內。第十五條 合同評審依據：合同草案及電子版（采用合同示范文本填寫的合同應報送修訂模式電子版）、訂立依據（招投標文件、呈批件等）、相對人資信材料、相關合同準備資料。第十六條 分公司（或項目）的重大合同、重要合同都必須通過OA系統分類平行發至物業總公司專項業務部門,由物業總公司相關業務部門及領導進行評審。分公司（或項目）的一般合同（合同額在人民幣5萬元（不含）以上30萬元（含）以下的）報物業總公司成本合約部備案。序號發起部門合同內容評審部門公司評審領導1綜合部辦公用品/設備
8、采購、信息系統、食堂膳食采購、公務車租賃/購買、辦公設備租賃、服裝制作/采購（除秩序維護類）合同等財務、黨群、成本、法務部門業務協管領導、業務分管領導、總法律顧問、成本分管領導、總會計師、公司總經理2人力資源部勞動人事、培訓、招聘代理、行政后勤類合同等財務、黨群、成本、法務部門業務協管領導、業務分管領導、總法律顧問、成本分管領導、總會計師、公司總經理3客戶服務部前期物業服務、物業服務、售樓處物業服務、保潔服務、生活垃圾清運、房屋租賃、場地租賃、廣告位租賃、電信業務、其他多種經營類合同等財務、黨群、成本、法務部門業務協管領導、業務分管領導、總法律顧問、成本分管領導、總會計師、公司總經理4工程部電
9、梯維保、成品保護、物業用房裝修、工程施工、裝修垃圾清運、工程類物料采購、化糞池清掏、園林綠化、建筑物防雷、二次水箱檢查、其他設備設施維護保養、物業顧問服務類合同、項目物業前期服務協議等財務、黨群、成本、法務部門業務協管領導、業務分管領導、總法律顧問、成本分管領導、總會計師、公司總經理5秩序維護部保安服務、秩序維護類服裝制作/采購、消防器材檢測類合同等財務、黨群、成本、法務部門業務協管領導、業務分管領導、總法律顧問、成本分管領導、總會計師、公司總經理6計劃財務部審計、稅務（稅務咨詢）、融資類、戰略投資、股權合作、合資合作、項目收購類合同等財務、黨群、成本、法務部門業務協管領導、業務分管領導、總法
10、律顧問、成本分管領導、總會計師、公司總經理7成本合約部物業服務補差合同等財務、黨群、成本、法務部門業務協管領導、業務分管領導、總法律顧問、成本分管領導、總會計師、公司總經理8品質部社區活動、品質管理類合同等財務、黨群、成本、法務部門業務協管領導、業務分管領導、總法律顧問、成本分管領導、總會計師、公司總經理9法律合規部法律顧問、物業顧問、風險內控培訓、咨詢類合同等財務、黨群、成本、法務部門業務協管領導、業務分管領導、總法律顧問、成本分管領導、總會計師、公司總經理10黨群部企業文化、VI設計制作、企業宣傳類合同等財務、黨群、成本、法務部門業務協管領導、業務分管領導、總法律顧問、成本分管領導、總會計
11、師、公司總經理注：表格中的評審部門、公司評審領導根據公司組織架構做相應調整。物業公司所屬各單位根據各單位組織架構及實際情況自行訂立評審部門、評審領導，但是主管領導必須參與合同評審。第十七條 物業總公司各部門評審內容和職責。序號部門評審合同分工評審內容1綜合部辦公用品/設備采購、信息系統、食堂膳食采購、公務車租賃/購買、辦公設備租賃、服裝制作/采購（除秩序維護類）合同等從業務角度評審合同內容和條款2人力資源部勞動人事、培訓、招聘代理、行政后勤類合同等從業務角度評審合同內容和條款3客戶服務部前期物業服務、物業服務、售樓處物業服務、保潔服務、生活垃圾清運、房屋租賃、場地租賃、廣告位租賃、電信業務、其
12、他多種經營類合同等從業務角度評審合同內容和條款4工程部電梯維保、成品保護、物業用房裝修、工程施工、裝修垃圾清運、工程類物料采購、化糞池清掏、園林綠化、建筑物防雷、二次水箱檢查、其他設備設施維護保養、物業顧問服務類合同、項目物業前期服務協議等從業務角度評審合同內容和條款5秩序維護部保安服務、秩序維護類服裝制作/采購、消防器材檢測類合同等從業務角度評審合同內容和條款6品質部社區活動、品質管理類合同等從業務角度評審合同內容和條款7黨群部企業文化、VI設計制作、企業宣傳類合同等從業務角度評審合同內容和條款；評審所有合同的廉潔承諾協議。8計劃財務部所有合同評審財務類合同相關內容和條款；評審其他類合同的收
13、付款條款。9成本合約部所有合同評審合同經濟條款、投入產出分析評價等。10法律合規部所有合同從法律角度評審合同的合規合法。第十八條 物業總公司對分公司（或項目）的重大合同、重要合同評審流程。評審流程為物業總公司各相關業務部門評審物業總公司相關領導評審。評審表為物業管理有限公司合同評審表（適用于所屬單位上報合同）（見附件2）。物業總公司每份合同評審的總時間控制在7個工作日以內，各業務部門必須在4個工作日內完成評審工作。物業總公司評審合格后，分公司（或項目）履行蓋章手續。雙方簽字蓋章完畢后3日內，合同以PDF版上報物業總公司成本合約部備案，文件包名采用“合同編號+合同名稱+BA”的方式命名。第十九條
14、 物業總公司對分公司（或項目）的一般合同備案流程。分公司（或項目）的一般合同，合同雙方簽字蓋章完畢后3日內將招標結果（開標記錄表、符合性和完整性評審意見記錄表、推薦中標候選人、評標報告、中標通知書、中標單位資質）及合同相關文件（合同評審表、已正式簽訂的合同（PDF版）、與簽訂合同相關的授權委托書等）打包文件后報物業總公司成本合約部備案，文件名采用“合同編號+合同名稱+BA”的方式命名。第二十條 合同存檔。物業總公司成本合約部存本級全部合同（含原件）、合同評審表，其他部門存業務相關合同。分公司（或項目）的合同由分公司（或項目）合同管理專員完整保存合同及相關文件檔案，其他部門存業務相關合同。第二十
15、一條 各分公司（或項目）按照本辦法完成合同的評審備案流程，并及時建立、更新合同臺賬（見附件3）。第二十二條 分公司（或項目）重大合同、重要合同的協議條款、單價發生變更，必須重新啟動評審流程。一般合同的協議條款、單價發生變更必須啟動備案流程。第五章 附則第二十三條 本辦法自下發之日起執行。第二十四條 本辦法由物業總公司成本合約部負責解釋。合同評審、備案流程示意圖分公司（或項目）評審的合同分公司（或項目）其他相關部門分公司（或項目）業務部門分公司（或項目）合同主管部門分公司（或項目）副總經理分公司（或項目）總經理/單位負責人其他相關部門成本主管部門業務部門是否為重大、重要合同 是 否 分公司（或項目）簽訂合同 成本主管部門物業總公司評審 并報物業總公司備案。 備案業務協管領導所屬單位分管領導業務分管領導總法律顧問成本分管領導總會計師總經理是否合格是 否 合同簽約返回修改9/ 9
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