1、生鮮采購管理制度一、適用范圍本制度適用于公司采購部所有采購人員，價格的審核、接單、訂購、驗收等，除另有規定外，均按本制度執行。二、權責1、公司采購部門負責生鮮產品的采購工作。2、大客戶部負責客戶訂單的收集匯總及異常處理，生鮮產品的銷售統計工作。3、配送中心負責對生鮮產品的質量數量進行審核。4、配送中心負責對貨物進行加工，分揀，配送，運輸。5、配送中心結合庫存情況，負責對每天的生鮮產品下單，并將需求下達采購部。6、結合每天的實際庫存及市場行情，與配送中心及大客戶部共同確認每天的實際采購量，并負責將生鮮產品送到配送中心。三、采購原則1、嚴格執行詢價議價原則。生鮮商品必須有三家以上供應商提供，每天的
2、實際采購必須有三家以上的供方報價記錄（供方報價在權衡質量、價格、交貨條件、資質、信譽等因素的基礎上進行綜合評估），確定最優供方后進行采購。2、信息傳遞及時原則。采購人員每天對市場信息進行收集，產品價格、數量與前一天對比超過20%漲跌幅時，必須向公司相關部門進行匯報。3、 職責分離原則。采購人員不得干涉商品采購外的其他部門工作。4、 一致性原則。采購人員采購的物品或服務必須與采購單所列要求規格、型號，數量相一致（特殊情況需向公司申請，公司同意后方可執行）。5、 入庫及時性原則。采購人員采購的物品或服務必須滿足配送中心的時間性要求，特殊性情況必須提前3小時以上與配送中心溝通確認。盡量縮短對存儲條件
3、要求高產品的采購、流轉、運輸時間。6、嚴格按采購制度和程序辦事，自覺接受監督。四、采購計劃的制定1、生鮮采購工作根據公司的銷售任務和毛利計劃，庫存情況編制采購計劃，經領導批準后實施采購（僅限于有庫存需求的產品）。2、采購部門還需根據公司業務的淡旺季的需求，核對倉庫的庫存量，確定生鮮商品的品項、規格、數量等方面的實際需求，編制并調整采購計劃。3、 采購計劃經公司領導核準后，采購部與財務部、配送中心各持一份，采購部依據采購計劃進行采購作業，配送中心依據采購計劃安排收貨，財務部依據采購計劃安排所需采購資金的審批。五、采購計劃制定的原則1、參考上年各月的銷售及采購價格波動趨勢；2、參考上月 (節假日除
4、外)銷售及采購價格；3、參考本周銷售采購價格及當日庫存情況；4、市場上商品的品相；5、商品價格的市場競爭力。其中 4、5項為采購負責人在決定采購時必須參考的要素。六、采購的實施1、選擇供應商（1）生鮮供應商的采購選擇要從批準的合作供應商中選?。唬?）各類產品選擇供應商時應當挑選三家以上的供應商詢價，以作比價、議價依據；（3）部門主管在審價時，認為需要再進一步議價的，則由采購主管親自與供應商議定價格；（4）公司領導在核價時，均可視需要再行議價或要求采購部門進一步議價；2、價格調查（1）已核定的商品，采購必須經常分析或收集商品資料，作為降低成本的依據；（2）采購人員均有義務經常性市調以協助主管了解
5、市場行情，以利于領導做決策參考；（3）已核定的生鮮產品采購單價如需上漲或降低，應及時了解相關情況匯總上報；（4）采購數量或頻率有明顯的浮動時，應及時做出采購計劃的調整以應對變化；（5）公司相關部門對采購價格有核查監督權。3、詢價和比價（1）根據采購生鮮商品的品項、規格、標準、數量和交付期的不同，采購人員應選擇至少三家符合采購條件的供應商作為詢價對象；（2）采購人員根據過去采購的情況，市場變化情況，以及公司成本預算等情況，確定采購目標價格；（3）在得到供應商的報價信息后，采購人員對供應商的報價條件進行品種、規格、數量、質量要求等方面進行核對，以保證供應商可以提供的商品符合公司實際的采購要求，并對
6、供應商所報的價格、交付期等方面進行比較分析，以便選擇條件最優的供應商；（4）供應商提供報價的商品規格與請購規格不同或屬于代用品時，采購人員要經過主管的確認為準；（5）高量產品、特殊產品、大金額產品采購時，采購人員應該和部門相關人員共同詢價議價；4、采購的執行 （1）采購員需現金采購時，采購員根據采購需求單上產品的數量預估采購金額（以前一天的采購單價為參考），采購現金由采購員到財務借支備用金，現金采購必須采購員及付款員（財務人員暫定）兩人同時上市場進行。（2）采購員需將每天的采購價格、采購時間、采購供方、質量狀況等記錄好，逐步分類分單品摸索總結出每天的最佳采買時機、采買地點，以獲得最佳的商品品質
7、、品相和最優惠的價格經驗，最大限度降低采購成本，形成科學有效的采買制度。（3）采用送貨制的供應商，每周二進行一次生鮮產品的報價，采購員結合市場調查的價格報采購主管審核后，與供應商確認下一周的定貨價格。所有生鮮產品均為凈重入配送中心倉庫，有損耗的產品暫定自然損耗為3%。（4）現金采購的生鮮產品，采購員必須先進行市場詢價（需要有記錄），確認意向采購方后，進入議價環節，必須2人以上，現場明確主采購人員和協助采購人員，并對議定單價負責；價格談定后通知攜帶現金的人員(指派專人并專款專用)開單結算，付款人員與駕駛員、搬運工一起過秤裝車，付款人員對已買商品全部裝車無遺漏負責。裝車完畢后，由開單付款人負責填寫
8、采購單(一式兩聯)，有條件的留下供貨商手機(電話)和聯系地址，供貨商簽字確認；駕駛員、付款人員在送貨單上簽字確認并付款。付款人員對采購商品的數量、金額、現金結算負責。（5）自采的葉菜類產品的損耗率控制在3%以內（暫定），箱裝類產品入配送中心需以凈重量入庫，采購人員需折算好毛重與凈重的比率，入庫單據上的單價及凈重量亦需填寫明確。（6）前期采購的金額在小于等于3萬元/日時，采用自采模式，大于3萬元/日時，采用供應商送貨的模式。前期自采時大客戶部及配送中心協助采購部進行市場采購，同時把好價格、品質關。（7）采購部負責將生鮮產品運輸至配送中心，裝車時采購員按重貨優先原則、商品保鮮優先原則安排裝車，商品
9、要求輕拿輕放，嚴禁野蠻裝卸商品。運輸過程中駕駛員必須小心駕駛以保證商品安全、完整。（8） 公司對采購的商品進價，由監控部隨機不定期抽檢。（9） 對沒有按上述流程執行的，公司視事情輕重進行處罰。5、采購流程（1）采購部從大客戶部接收訂單，最遲接收訂單時間為晚上9：00，個別特殊情況的客戶訂單可延遲至晚上10：00。采購部接到大客戶的訂單后進行匯總整理形成采購單，確認是否有特殊商品（市場缺貨、對采購數量有要求）或當日價格變化較大的商品，如有應在10：00前將信息反饋給大客戶部，由大客戶部與客戶進行溝通確認。采購單一式三份，采購員一份，配送中心一份，采購部留存一份。（2）采購按匯總后的訂單至市場進行
10、實際采購（按公司制度執行），分批次將當日所需的商品運送至配送中心，最晚不能遲于次日3：00，如有個別特殊情況，采購人員需在次日2：00前通知配送中心晚點，并明確具體的到貨時間。（3）每一批商品進入配送中心，都需進行入庫流程的辦理。采購人員按采購單要求采購，將實際采購的供方送貨單或實際采購單交配送中心辦理入庫。入庫存完成，配送中心打印實際的入庫單并簽字交采購員二份，一份交財務核消，一份采購部留存。（4）配送中心按采購單進行收貨，箱裝產品如有零散不滿整箱的，采購人員可以整箱采購，配送中心存儲。對質量不符合要求的商品，配送中心有權拒收。驗收后的商品質量由配送中心負責。（5）入庫完成后，采購部將分撿單一式兩份打印出，一聯交配送中心分撿，一聯采購留存。（6）采購員憑打印入庫單、采購訂單、手工入庫單一起，在財務結算。6、流程圖：大客戶部接單采購部接收匯總采購部形成采購單配送中心采購員執行采購采購部留存采購到貨（送檢）入配送中心庫配送中心分檢采購部制分檢單 配送中心存儲財務結算采購、銷售 客戶需求采購到貨（送檢）客戶需求入配送中心庫合格不合格采購部制分檢單 配送中心分檢財務結算采購、銷售 配送中心存儲 每日庫存數據報至采購部 *生態農業有限公司 2016-10-01
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