1、WAL。MART 沃爾瑪操作流程2007年7月18日 沃爾瑪業(yè)務(wù)操作流程一、主要業(yè)務(wù)操作流程：合同簽訂 首單及新品進(jìn)場送貨（含退貨）促銷員駐場申請促銷活動開展財務(wù)開票、結(jié)帳、對帳（一）、合同簽訂1、一般情況沃爾瑪單店及區(qū)域采購經(jīng)理均有簽訂采購合同的權(quán)力，如沃爾瑪寧波店的合同可在上海總部簽訂，也可以在寧波當(dāng)?shù)睾炗啞?2、沃爾瑪合同文本很規(guī)范，除了主合同文本外，還有幾份附屬的協(xié)議，如何填寫可以咨詢采購經(jīng)理或助理，按其要求填寫后交于采購，采購會將合同報深圳總部審批，審批后會返回采購，其中一份給我司。一般審批下來的時間是一至兩個月之間，在此期間須追蹤采購合同審批下來的進(jìn)度，否則會出現(xiàn)無合同的現(xiàn)象。3、

2、準(zhǔn)備進(jìn)場產(chǎn)品樣品一份、質(zhì)檢報告各一份、企業(yè)相關(guān)證件各一份（主要有營業(yè)執(zhí)照、衛(wèi)生許可證、稅務(wù)登記證、商標(biāo)注冊證、生產(chǎn)許可證、綠色食品證書、ISO管理體系認(rèn)證證書、組織機構(gòu)代碼證、商品條碼系統(tǒng)成員證書等）、產(chǎn)品報價單（含產(chǎn)品品名、規(guī)格、包裝率、含稅供價、未稅供價、未稅箱供價、建議零售價、原料原產(chǎn)地、條形碼）、按要求填定沃爾瑪MPS表，交由對應(yīng)的采購。4、簽訂的附屬合同文本中要求我司提供電子郵箱給沃爾瑪，沃爾瑪對帳單及相關(guān)告之信息會通過此郵箱發(fā)送給我司。電子郵箱盡量固定，不要因為人員的變動導(dǎo)致郵箱更改而帶來麻煩。另外向采購要一份沃爾瑪供應(yīng)商貨款結(jié)算須知，內(nèi)有關(guān)于訂單、開票、送票的相關(guān)程序及注意事項。

3、5、沃爾瑪合同主要條件：首單免費、正常返利（也稱年傭）5%（個別地方如上海返利3%；武漢返利4%，取決于與采購的談判），帳期一般為貨到60天（個別地方如武漢為貨到45天，取決于與采購的談判）。6、其它規(guī)定：沃爾瑪包裝率較特殊，一般為5或10個單位。例：我司220G迷你山楂片正常包裝率為30袋，沃爾瑪則要求MPS表上的包裝率（即沃爾瑪下訂單的最小單位）為5袋或10袋，沃爾瑪下訂單時1件即5袋，2件即10袋，故送貨較零散。（二）、首單及新品進(jìn)場1、合同簽訂及相關(guān)資料齊全上交后，等待沃爾瑪下免費首單，免費首單會傳真至我司或要求我司至采購處索取，按要求時間送貨。2、免費首單由采購下達(dá)，免費首單的金額由

4、采購自行掌握，一般滿足貨架基本陳列即可；正常按供價計算不高于350元/單品；也有個別出現(xiàn)500元/單品的首單免費，這取決于采購。如果首單金額下得太多，一方面造成我司進(jìn)場費用提高，另一方面造成首批新品在終端的銷售周期太長，影響正常銷售。3、首單要求100%按時間送足，送至沃爾瑪單店后，即可找食品部主管安排排面并上貨架。 4、如貨未送足，在訂單過期之前仍可以拿訂單再補送缺貨的品種，如訂單過期之前仍無貨，則需告之采購，協(xié)調(diào)缺貨的產(chǎn)品延期送貨；如無法送貨，也需告之采購。新品進(jìn)場與首單進(jìn)場流程基本一樣。（三）、送貨及退貨的處理A、送貨的處理 1、沃爾瑪正常訂單一般固定于每周的其中一天下達(dá)，傳真至我司，正

5、常每周下一份訂單，一個月4份訂單。促銷訂單有時與常規(guī)訂單一起下，有時單獨下。收到傳真后，先檢查訂單上門店是否正確？訂單到期日是否正常？訂單上正常價格或促銷價格是否準(zhǔn)確？訂單共幾份？是否有漏單現(xiàn)象等。然后復(fù)印三份，一份交財務(wù)結(jié)帳用，一份用于開送貨單并與送貨單一起方可送貨，一份備檔。注：如有促銷，訂單上的供價會顯示我司供沃爾瑪?shù)拇黉N供價，我司在開送貨單時，不能按原價開，而要按促銷價格開單；同樣在開稅票時也要按促銷價格的金額開單2、一般沃爾瑪?shù)挠唵蔚狡谌諡?天左右，正常在周三之前收到訂單，收到訂單后組織貨源，一般在周五之前送達(dá)，因為周六、周日為銷售高峰。送貨需提前一天向沃爾瑪收貨部預(yù)約，預(yù)約時沃爾瑪

6、會給我司一個預(yù)約號及預(yù)約時間，我司按時間送貨。如預(yù)約時間為15：00，送貨最好在14：3015：30之間，不能太早也不能太遲。3、收貨完畢，收貨員與我司送貨員共同簽字后，雙方各執(zhí)一聯(lián)。然后將貨拉進(jìn)超市上貨架，上不完的貨，按超市要求放置，完成后由01部（即食品部）人員在送貨單上簽字，最后到收貨區(qū)蓋收貨章，完成送貨，送貨回單當(dāng)天交公司內(nèi)勤處。4、送貨訂單要求：一般按訂單數(shù)量100%送足，如有斷貨現(xiàn)象，可在訂單過期之前，再次補送斷貨的產(chǎn)品，一張訂單可以送兩至三次，但送貨數(shù)量不能超過其訂貨的數(shù)量。同樣的單品斷貨次數(shù)不可連續(xù)超過兩次，否則沃爾瑪會自動鎖碼。如因斷貨被鎖碼，此產(chǎn)品只能再重新申報進(jìn)場，所以千

7、萬不要出現(xiàn)連續(xù)兩次斷貨。 著重說明：07年南京/武漢沃爾瑪均發(fā)現(xiàn)由于訂單送貨不足，導(dǎo)致罰款，罰款金額按缺貨的數(shù)量及訂單上的含稅供價計算（不翻倍罰款）。針對此問題，現(xiàn)要求大區(qū)根據(jù)沃爾瑪定稿的產(chǎn)品結(jié)構(gòu)及歷史銷售數(shù)據(jù)、單品促銷情況、季節(jié)性等因素，做好每月每單品銷售預(yù)測，并加強與采購及南京公司相關(guān)部門的溝通，合理備貨，及時送貨，避免此類現(xiàn)象的發(fā)生。 5、送貨的產(chǎn)品要求符合沃爾瑪相關(guān)規(guī)定，一般沃爾瑪收貨區(qū)有明確說明。B、退貨的處理 1、沃爾瑪下達(dá)退貨單會直接傳真至我司，時間不固定。淡季一般沒有什么退貨，旺季期間庫存如控制不好，才會出現(xiàn)退貨。 2、旺季可針對各區(qū)域沃爾瑪門店的目標(biāo)量、歷史同期銷售數(shù)據(jù)、公司

8、本年度產(chǎn)品主推重點、銷售政策等因素，確定沃爾瑪操作細(xì)案。本案包括主推品項、次推品項；促銷方式、預(yù)估目標(biāo)量（分解到各品項）。然后與采購進(jìn)行認(rèn)真溝通磨合、確定旺季操作意向及方案；以此作為旺季沃爾瑪門店的要貨基本準(zhǔn)則和控制標(biāo)準(zhǔn)。團(tuán)購訂單各區(qū)要第一時間了解現(xiàn)場促銷員或業(yè)務(wù)是否為真實訂單，以免采購惡性屯貨；旺季要及時檢核各門店庫存情況，進(jìn)行即時處理調(diào)撥。 3、如退貨單未下之前，可以與超市主管或采購溝通處理方式；退貨單下達(dá)后，則我司只能無條件退貨。內(nèi)勤在收到退單之后，交由業(yè)務(wù)人員安排何時退貨。 4、退貨需帶上退貨單及委托書一份，委托書需蓋公章且必須原件。退貨前一天，電話告之沃爾瑪索賠部。退貨時將退貨單及委

9、托書一并交由索賠部工作人員，將退貨拉至收貨部，由索賠人員、我司人員及沃爾瑪收貨人員、防損共同清點，確認(rèn)無誤并簽字即可，我司拿其中一聯(lián)。退貨回單當(dāng)天交由內(nèi)勤處。 （四）、促銷員駐場申請1、申請：辦理促銷員要先到采購處拿沃爾瑪展示促銷協(xié)議書，按要求填寫完整后并加蓋公章，再交由采購（或傳真），待沃爾瑪審批同意后，會給我司一個促銷申請?zhí)柎a（電話告知）及何時辦理入場手續(xù)。促銷人員資料準(zhǔn)備齊全后，帶上供應(yīng)商促銷人員入場清單及促銷申請?zhí)柎a到沃爾瑪門店促銷部辦理入場手續(xù)。 2、促銷人員手續(xù)要有身份證、學(xué)歷證、健康證等，沃爾瑪采購處有明文規(guī)定，也可以咨詢采購助理。 3、促銷人員辦理手續(xù)時要交納管理費，一般按周收

10、取，一人20元/周。 4、如開展促銷活動需要店內(nèi)的促銷車或其它設(shè)備，仍用沃爾瑪展示促銷協(xié)議書填寫，待申請下來后，同樣至沃爾瑪門店辦理手續(xù)，同時交納一定的使用費用。例：促銷車子旺季期間每周200元使用費等。（五）、促銷活動開展 1、沃爾瑪?shù)陜?nèi)較常見的促銷活動方式有：特價、DM、試吃、買贈、捆綁等。2、促銷活動與采購經(jīng)理洽談，門店無決策權(quán)力，但門店有反饋的權(quán)力，一般采購經(jīng)理在審批促銷活動時會事先征詢門店的意見。在與采購經(jīng)理洽談之前需準(zhǔn)備相關(guān)資料：特價產(chǎn)品或DM產(chǎn)品MPS表（產(chǎn)品進(jìn)場及降價/調(diào)價均用此表）、捆綁產(chǎn)品樣品、試吃活動或買贈活動告之內(nèi)容的公函等。3、特價申請至少提前一周以上遞交MPS表，以

11、便采購有充足的時間安排我司促銷活動。若要上DM，需提前60天左右提送樣品及促銷計劃書，交至對方采購，我司需追蹤DM是否批下（因為DM是否批下，對方不會傳確認(rèn)單給我司），具體檔期，才好準(zhǔn)備貨源。在DM及特價的檔期內(nèi)，訂單上的價格與MPS表的促銷供價是一致的。4、捆綁促銷，如我司在送貨之前即捆綁好的，需注意贈送的產(chǎn)品不能有條形碼，如果同樣是食品贈送的產(chǎn)品必須有生產(chǎn)日期；如送貨至沃爾瑪收貨部或?qū)①浧穾胛譅柆敵泻蟛爬墸缳浧窡o條形碼的，經(jīng)收貨人員同意后，可直接帶入捆綁，如贈品有條形碼的，則要向收貨人員領(lǐng)取促銷標(biāo)簽，按要求一一覆蓋條形碼后，才能捆綁。試吃產(chǎn)品則需要有生產(chǎn)日期及品名，貼上促銷標(biāo)簽后才

12、可進(jìn)入超市。5、如買贈活動是憑消費者收銀小票到服務(wù)臺領(lǐng)取贈品的，則需填一份贈品清單（采購處有固定文本），將贈品明細(xì)填清楚后，加蓋公章，連同贈品至沃爾瑪收貨處，由收貨人員、服務(wù)臺人員共同點清，贈品拉至服務(wù)臺即可。6、促銷活動的告之可以將活動內(nèi)容請促銷部相關(guān)人員寫在POP上，在活動產(chǎn)品旁展示。7、一般沃爾瑪不允許廠家的POP、宣傳畫、地堆圍布等進(jìn)場宣傳，掛筐掛條、形象包柱也是不允許的。如需進(jìn)場宣傳，應(yīng)經(jīng)采購?fù)饧伴T店主管同意方可。（補充促銷訂單的下單？）8、注意事項：A、開展試吃活動時，促銷人員需帶口罩、帶一次性手套，小盤子及食品夾子，介紹時，最好有耳麥；B、贈品進(jìn)了沃爾瑪超市后，如未用完，很難再

13、調(diào)得出來，所以贈品應(yīng)少量多次的進(jìn)，做好數(shù)量的控制。C、DM海報費一般按單品數(shù)計算，一個單品大約600元左右（淡季），旺季可能1000元左右，此價格未明確規(guī)定，可與采購協(xié)商。確認(rèn)費用后，采購會發(fā)一份扣款協(xié)議書至我司，如確認(rèn)無誤，簽字蓋章回傳。其余如有扣款費用均有扣款協(xié)議書。D、DM海報或驚爆促銷產(chǎn)品，門店可以免費提供地堆陳列支持。（六）、財務(wù)對帳及結(jié)帳A、開票及交付發(fā)票1、沃爾瑪結(jié)帳一般為貨到60天，對帳款的規(guī)定很清楚，信譽也很好，只要我司按時開票，結(jié)款資料準(zhǔn)確，都能按時回款。一般發(fā)票應(yīng)在結(jié)帳前一個月寄到，如6月1日至6月20日期間的送貨，在6月25日前寄到，6月21日至7月10日的票在7月15

14、日前寄到即可。如果發(fā)票開得太遲，則會影響我司的回款時間。2、發(fā)票的開具，參照沃爾瑪供應(yīng)商貨款結(jié)算須知，內(nèi)有詳細(xì)說明。為加快發(fā)票的處理速度，以訂單為最小結(jié)算單位開具發(fā)票。即當(dāng)一份訂單有兩次或超過兩次以上的送貨時，須將訂單的所有送貨金額開在一張發(fā)票上結(jié)款。一張發(fā)票可對應(yīng)多份訂單，但要確保這幾份訂單的所有送貨金額一次開完。沃爾瑪供應(yīng)商貨款結(jié)算須知一般在合作之初，沃爾瑪就會給我司。3、將開好的發(fā)票以EMS寄至沃爾瑪深圳總部。B、結(jié)帳及對帳1、沃爾瑪?shù)母犊钋鍐危磳危诘綆で?-5天，以郵件形式發(fā)至我司在合作之初設(shè)定的郵箱，付款清單詳細(xì)說明了，幾號付款哪張發(fā)票，多少金額，哪天付款等。具體如下： 付

15、款發(fā)票明細(xì) (每周五) 已扣除索賠清單 (隨付款明細(xì))，一般指退貨；問題發(fā)票明細(xì) (每周一) 未處理索賠明細(xì) (每月初) 貨款到期時，會自動打入我司在合作之初設(shè)定的帳號。2、我司財務(wù)人員將沃爾瑪付款清單與我司的開票明細(xì)比對，檢查是否差錯。如有問題，填寫一份問題單說明表（沃爾瑪統(tǒng)一格式），按要求寫清楚寄至深圳總部財務(wù)組收，如以EMAIL方式進(jìn)行查詢時，務(wù)必以供應(yīng)商號碼作為主題名稱，發(fā)至沃爾瑪指定郵箱跟蹤反饋結(jié)果?；蛘咭部梢灾苯哟蛭譅柆斂偛控攧?wù)的電話詢問如何處理。 附件1：關(guān)于沃爾瑪中國總部搬遷，郵寄地址及聯(lián)系方式變更的通知附件2：供應(yīng)商付款清單附件3：供應(yīng)商未扣索賠清單附件4：結(jié)算清單 銷售公司

16、重點客戶部 2007-7-18 WAL。MART SUPERCENTERSAMS附件1：抄送: 所有供應(yīng)商 由: 沃爾瑪財務(wù)部事由： 關(guān)于沃爾瑪中國總部搬遷，郵寄地址及聯(lián)系方式變更的通知發(fā)送日期 : 2007年5月21日電子郵件地址: cnhotlnwal- -尊敬的供應(yīng)商: 您們好!沃爾瑪中國總部將于2007年6月8日喜遷新址。自2006年6月11日起，我司新辦公室和郵寄地址變更如下：公司地址：深圳市福田區(qū)農(nóng)林路69號深國投廣場二號樓2-5層及三號樓1-12層收件人： 沃爾瑪（中國）投資有限公司 財務(wù)部顧客服務(wù)組收電話號碼：0755-21511388 郵政編碼：518040經(jīng)與郵局協(xié)商，對于

17、我司搬遷后1個月內(nèi)仍寄往我司舊址的郵件，郵局將協(xié)助轉(zhuǎn)投新辦公地址，請貴司根據(jù)以上變化自行安排搬遷期間的發(fā)票郵寄。因搬遷新址后總部不設(shè)財務(wù)窗口，所有問題發(fā)票及扣款發(fā)票等財務(wù)資料我司將統(tǒng)一采用郵寄方式退回，但仍會保留發(fā)票箱，并放置于新辦公室四樓前臺。對于深圳地區(qū)的供應(yīng)商，仍可自行至我司遞交結(jié)款發(fā)票。由于我司不再提供發(fā)票包裝袋，請在交票時，務(wù)必自行封袋并投入指定的發(fā)票箱內(nèi)。同時，我司的聯(lián)系電話亦將變更。從2007年6月11日起，請通過以下方式咨詢財務(wù)問題：1） 郵件查詢：cnhotlnwal-2） 傳真查詢：0755-215108883） 熱線查詢：0755-21511388（直線）敬請關(guān)注，多謝合作！順祝商祺沃爾瑪財務(wù)部顧客服務(wù)組 2007年5月21日附件2：附件3：附件4：注：沃爾瑪結(jié)算貨款共需三樣：一是稅票，二是送貨單原件、三是結(jié)算清單（需按附件格式自行打?。?，三者缺一不可。一張結(jié)算清單對應(yīng)一份發(fā)票。重點客戶部： 時 間：2007-7-18