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1、公司總務后勤保障制度及工作流程編 制： 審 核： 批 準： 版 本 號: ESZAQDGF001 編 制： 審 核： 批 準： 版 本 號: 總務后勤保障制度1. 目的和范圍:為公司全體員工服務，通過規(guī)范公司后勤保障管理，保證公司各項業(yè)務正常運作，從而，為員工創(chuàng)造良好的工作環(huán)境，提高員工工作效率。主要包括采購及倉庫管理、車輛管理、郵政通迅事務管理、安全衛(wèi)生管理及電腦管理等。2. 職責 2.1 人力資源部后勤保障人員服務于公司全體員工，保證各項辦公物資及時送達，提供便捷的交通工具和整潔的工作環(huán)境，合理安排各項行政開支、節(jié)省費用。 2.2 人力資源部后勤保障人員致力于為公司員工創(chuàng)造良好的工作氛圍，2、進而提升人力資源物理環(huán)境管理水平。3. 工作流程： 3.1 辦公用品管理制度 公司辦公用品（包括部分固定財產、日常低值易耗品等）由人力資源部指定專人負責管理。 各部室應于每月15日（5日內，如遇節(jié)假日順延），將部門經理審簽過的當月份辦公用品申購單報人力資源部統(tǒng)一購置、領用。 臨時需要購置的特殊用品，應報總經理批準，由人力資源部統(tǒng)一按總經理批示辦理。 各部門的辦公用品應指定專人統(tǒng)一簽領。凡屬固定資產的物品，領用者應填寫財產領用單。 工作調動或離開本公司者，必須先辦理原領用物品的清查及上繳手續(xù)。 上繳回歸之物品要完整齊備，若已損壞，應作合理解釋，故意損壞或遺失者，除照價賠償外，還應酌情處罰。3.23、 公用辦公設備的使用規(guī)定 復印機：人力資源部派專人負責維護，以便及時排除故障。 傳真機：人力資源部為每部傳真機設登記冊，上詳列日期、發(fā)送地、頁數(shù)、發(fā)件者等項目。各部門傳真時要認真填寫。凡未在公司本部的傳真機，也應參照本通知精神，制定有關規(guī)定，并由專人管理，人力資源部根據(jù)電信局的月底對帳單進行監(jiān)控。 3.3 車輛管理辦法 公司駕駛班隸屬人力資源部。駕駛員實行崗位責任制，包干使用和維護車輛。 各部門因公用車，報由人力資源部行政內務主任統(tǒng)籌安排。 凡公司外聯(lián)人員的摩托車，每輛每月包干使用汽油20公升。公司配發(fā)的摩托車每年的包干維修費用為400元/輛，超出部分自理，但其年檢、保險費用由公司負責繳納。 4、駕駛員（包括摩托車手）的一切違章罰款均不能報銷。 員工需要用車時，由申請人填寫元洪（融僑）地產派車單（一式兩聯(lián)），經所在部門經理簽字（派用中巴須經總經理批準），再交人力資源部派車。駕駛員憑單（第一聯(lián)）出車，第二聯(lián)由人力資源部留存，保管期限為一個月。 所有車輛均在人力資源部指定點進行維修、清洗。 用車畢，車輛統(tǒng)一停放在元洪大廈地下室規(guī)定的車位，不得私自將車開走。 各分公司若借用公司車輛，應在一周前提出有關方案（含行車目的地、借用時間等）。在借用期內所發(fā)生油費、通行費、停車費及駕駛員的加班費等費用均由借用單位承擔，具體辦法如下：駕駛員負責記錄該車的起始與終止公里數(shù)（應與借用單位有關員共同確認），并5、負責收集所發(fā)生的通行費、停車費等票據(jù)；由公司人力資源部提供該車的行車標準（每百公里耗油量），如實統(tǒng)計本次借車的油費及其他有關費用，并將費用提交借車單位，由借車單位承擔該筆發(fā)生額。3.4 郵政通訊事務管理制度 個人通訊費用報銷標準 A. 公司副總經理、工程材料部經理、外聯(lián)經理、經營銷售部經理等每人每月可報銷手提電話費1000元。 B. 公司部門正職經理，每人每月可報銷手提電話費500元。 C. 公司部門副經理（或相當于部門負經理待遇），每人每月可報銷手提電話費300元。 D. 公司中級職員，每人每月可報銷手提電話費200元。 E. 除駕駛員及外聯(lián)人員外，其他人員的傳呼費用不予報銷。 做好與公司業(yè)6、務有關的國際、國內長話登記。 每年年底，與圖書檔案室密切配合，做好公司下一年度的報刊、書籍訂閱工作。 人力資源部委派專人每月定期前往電信局，辦理手機、傳呼機繳費及打印詳情單等電信業(yè)務。 員工因公需辦理快件、平信等郵政事務，可委托人力資源部代辦。 3.5 采購與倉庫管理辦法 采購范圍：公司辦公所需的用品用具。 規(guī)范采購點：所有物品均需定點采購，建立合格供應商檔案。 申購程序 申請部門 人力資源部審核、采購 登記入庫 發(fā)放至申購者 倉管員需對所采購的物品憑申購單進行登記、核實，并做好入庫登記手續(xù)，然后按申購單發(fā)放。倉管員應定期對倉庫進行盤點，統(tǒng)計辦公用品的使用金額。 倉管員對所有物品應整齊、有序地7、予以擺放。 倉管員應定期對倉庫進行清理，保持倉庫整潔。 倉管員應對庫存物品妥善保管，不得丟失。 倉管員應為倉庫采取定期除濕等有效措施，避免產生物品腐爛、變質等現(xiàn)象。 倉管員要樹立安全防患意識，避免產生火災、盜竊現(xiàn)象。3.6 安全、衛(wèi)生管理辦法 辦公場所嚴禁吸煙，注意用電安全，嚴禁亂拉線、亂搭線以及違章使用電器；注意防火，如發(fā)現(xiàn)事故苗頭，必須立即處理并及時報告人力資源部，及時消除隱患。 注意將貴重物品、重要文件妥善保管，人員離開應將抽屜或保險柜鎖好，提高防盜意識。 公司辦公場所須保持整潔、有序的辦公環(huán)境以提高員工的工作效率，提升公司的對外形象。 各部門員工須嚴格遵守公司關于維護辦公環(huán)境秩序的有關8、規(guī)定，自覺維護辦公場所的環(huán)境衛(wèi)生，各部門應對本部門的辦公環(huán)境負責，并落實到個人。 公司人力資源部每周定期開展衛(wèi)生檢查活動，對各部門的環(huán)境衛(wèi)生情況進行評比并給予公開通報。3.7 各售樓部的財產管理辦法 各售樓部在籌備之時，需配備辦公設備。應由該部門提出申請，經總經理批準后，人力資源部的采購員與申請部門的申請人共同采購。 各部室所需物品，原則上由人力資源部的采購員統(tǒng)一采辦。由于各售樓部受地域因素的限制，部分急需物品（零星物品）經口頭請示后，可自行采購。事后，需到人力資源部倉管員處補辦進、出倉手續(xù)。 購得物品（特指財務計統(tǒng)部規(guī)定需入庫的物品），申請部門的申請人員需到人力資源部辦理相關手續(xù)，即填寫財產9、入庫驗收單及財產領用單，并報財務計統(tǒng)部統(tǒng)一作賬。 當售樓部需撤點時，必須以書面形式通知人力資源部。人力資源部的倉管員到現(xiàn)場進行財產清點，并辦理相應的財產轉移、入庫等手續(xù)。 各部室指定財產管理員對各部室財產進行統(tǒng)一管理，財務計統(tǒng)部與人力資源部對公司財產進行每年一次的盤點。3.8 電腦管理程序 電腦的軟硬件的維護.1 在使用電腦的過程中，如發(fā)現(xiàn)軟件操作與安裝問題，致電于人力資源部電腦管理員，由電腦管理員在電話中進行指導。.2 電腦出現(xiàn)系統(tǒng)崩潰或死機，將由電腦管理員根據(jù)報修順序在1個工作日內給予解決。.3 電腦管理員在維護的過程中，判定為硬件問題的，將由電腦管理員根據(jù)該機的供應商進行報修，從報修之日10、起3個工作日內給予解決。.4 打印機的硬件故障由電腦管理員送到指定的維護站給予維修，從送修之日起5個工作日內給予解決。 各部門應用軟件的申購流程、培訓及使用.1 應用軟件的申請必須經過部門經理的批準，然后報于人力資源部，由人力資源部根據(jù)實際情況進行分析及價格與功能的確認，最后報總經室批準。.2當應用軟件購買后，由該部報人力資源部進行軟件使用的培訓，由人力資源部的培訓口和軟件供應商安排培訓事宜。.3總經室確定該軟件正式使用日期和軟件系統(tǒng)管理員后，由系統(tǒng)管理員分配該部門中使用人員的權限，并根據(jù)實際情況予以指導。.4在該軟件經銷商許可下，電腦管理員及該軟件系統(tǒng)管理員均要對該軟件的安裝程序、產品序列號11、和使用說明書進行備份。 電腦操作使用制度 .1 電腦使用者領用電腦前，須經過電腦管理員的操作常識培訓和測試，測試合格者方能使用電腦。 .2 不得將外來的與工作無關的光盤或軟盤帶到公司的電腦中使用。不得擅自安裝與工作無關的軟件或游戲。 .3 如需安裝工作中所需的軟件，必須經電腦管理員的核實后方可安裝，安裝前先查此軟件是否有病毒。 .4 對于電子文件的復制，復制方需經過被復制方的同意后方可復制，復制后的文件未經許可不得再將其復制給其他人。凡是從別處拷貝來的文件，須經過殺毒后才可以使用。 .5 必須確保電子文件在網(wǎng)絡中的安全性。如要把自己的文件共享給其他人，須進行共享加密，或者只添加共享人的用戶名。12、 .6必須不定期的對電腦中的文檔進行備份，可通過軟盤、光盤、網(wǎng)絡等。公司重要性文檔的保護，首先使用者須對此電腦加設開機密碼，以防止其他人使用，把此類文檔放在非共享的目錄中，要設打開密碼；如有軟盤（或其它外部存儲設備）備份，需把此軟盤（或者其它外部存儲設備）存放入到安全處，以保險柜為宜。 .7 對于電子文件的銷毀，必須進行物理刪除，以確保不被反刪除。對于軟盤的銷毀，應先將其中的文件刪除后，然后剪成兩半，再行銷毀。 .8 如需使用別人的電腦，需經過該電腦使用者的同意后，方可使用，不得擅自刪除他人的文件，如需保存，必須建立一新的目錄，保證文件存放有序，整潔明了。 .9 任何人不得在公司的電腦或網(wǎng)絡中13、散發(fā)計算機病毒，或對計算機的硬件或軟件系統(tǒng)進行設置，不得從互聯(lián)網(wǎng)上下載與工作無關的軟件，不得利用公司網(wǎng)絡進行黑客軟件測試或攻擊，不得利用公司網(wǎng)絡瀏覽非法的網(wǎng)站，由此所產生的一切后果由當事人承當，同時人力資源部將追求其責任。 .10 不要隨意打開陌生人的電子郵件，遇到此類文件必須將其徹底刪除。 .11 電腦使用者必須每周對自己的電腦進行殺毒，殺毒軟件須保持同步更新。 電腦配置制度 .1 每個工作崗位的電腦配置數(shù)量與性能由人力資源部根據(jù)其行政級別和專業(yè)性質進行合理配置。 .2 不同崗位和專業(yè)對電腦的性能要求不同，電腦的性能級別分為：A 高級：在當前市場情況下的電腦新產品，具有卓越的性能表現(xiàn)；具體表14、現(xiàn)在：高速度的CPU，具有3D圖形加速卡，較大屏幕顯示器，大容量硬盤，大容量內存。選擇類型為品牌機或筆記本電腦。B 中級：在當前市場情況下的電腦主流產品，具有較好的性能；具體表現(xiàn)在：中高速度的CPU，3D圖形加速卡，15寸顯示器，中大容量硬盤，中大容量內存。選擇類型為品牌機。C 普通：在當前市場情況下的電腦入門級產品、歷史產品，可以滿足一般性辦公文書處理的需要。選擇類型為兼容機。具體電腦的性能級別，由電腦人員按照以上原則，根據(jù)當年市場情況做出評定。 .3部門經理級以下職員原則上只能配置臺式電腦，數(shù)量及性能級別應根據(jù)其專業(yè)性質進行配置。 .4職員電腦等級配置原則：A. 董事長、總經理可以配備桌面15、臺式電腦和手提便攜式電腦各一臺，性能級別：高級；B. 中高級職員及設計部職員配備一臺桌面臺式電腦,如有必要經總經室特批后可配置一臺手提便攜式電腦，性能級別：中高級；C.普通職員一般配備一臺桌面臺式電腦，性能級別：普通級； .5電腦配置程序：A缺少電腦的部門，應向人力資源部提出固定資產購置申請，說明該電腦的用途、應用軟件和使用人。B人力資源部收到申請后，根據(jù)使用人的行政級別或專業(yè)崗位，確定應該配置的電腦數(shù)量和性能級別；然后結合公司內剩余電腦的狀況，決定是否購買新電腦。C如果不需要購置，由人力資源部在內部調配解決。D如果需要購置，則在固定資產購置申請內填寫擬購置電腦的數(shù)量、配置和價格情況，然后報總16、經理批準后執(zhí)行。 .6電腦更換程序： A由于電腦不能滿足使用需要的部門，可以向人力資源部提出更換申請。申請中要說明更換電腦的用途和使用人。 B人力資源部收到申請后，對使用人電腦進行評估。 C如果電腦能滿足使用，則不予更換； D如果電腦不能滿足使用，則根據(jù)公司電腦現(xiàn)狀，電腦管理員給出公司內部解決或購買新電腦的意見。經主管領導副總經理、總經理批示后，在內部協(xié)調更換或購買新電腦。 .7 購置電腦后必須在人力資源部倉管員處辦理登記入庫及領用手續(xù)。.8 更換電腦后必須在人力資源部電腦管理員處辦理更名手續(xù)。 3.9 竣工物業(yè)交付過程中的可移動資產的管理如物業(yè)交接過程中涉及產權屬于公司的可移動資產，在接到工程材料部的交接通知后，人力資源部負責根據(jù)經審核的施工單位提供的資產清單參與驗收、造冊登記。今后移交給資產使用單位時，由人力資源部負責辦理移交手續(xù)。