1、GL-007 文件資料管理工作規程 1 工作目標 1.1 確保文件、資料得到妥善保管，及時傳遞各類信息，滿足信息溝通的需要；確保管理 處日常事務性工作的正常開展。 1.2 適用于康城管理處文件資料的管理，包括對外收發文、檔案管理、創優資料、合 同協議、質量記錄等各類文件資料的編目、歸檔、保管和借閱、復印控制工作。 2 工作職責 2.1 管理處經理是管理處文件資料管理的全面負責人，負責實施文件資料管理工作規程。 2.2 管理處文件資料管業助理是文件資料管理工作的具體實施人。 2.3 管理處各員工應積極支持、配合開展文件資料管理工作。 3 工作指引 3.1 管理處發文 3.1.1 按公司統一格式打
2、印文件，填寫發文擬稿紙 ，經管理處經理簽發后蓋章。 3.1.2 填寫文件發放登記表 ，按文件發放范圍發放，并要求收文人在文件發放登記表 上簽名。 文件發放登記表保存期限 10 年，按編號次序存放，裝入專用文件夾統一 保存。 3.1.3 將文件復印件連同發文擬稿紙存檔， 發文擬稿紙與所附文件保存同樣期限。 3.2 管理處收文 3.2.1 外來文件收到后，首先填寫收文登記表及收文處理專用紙 ，交經理批閱。 收 文登記表保存期限 10 年，按編號次序存放，裝入專用文件夾統一保存。 3.2.2 根據經理閱辦意見，將文件送相關人員傳閱、處理并簽名。 3.2.3 將傳閱、處理后的文件及時收回并連同收文處理
3、專用紙存檔， 收文處理專用紙 與所附文件保存同樣期限。 3.3 檔案管理 3.3.1 檔案分系統進行管理，用檔案局統一印制的檔案盒保存，每個檔案盒應清楚標明所存 檔案的名稱。 3.3.2 每個檔案盒內應有一份卷內目錄，并隨時根據存檔情況變化予以調整。 3.3.3 查閱檔案應詳細填寫檔案借閱登記表 ，文件資料管業助理應認真檢查所歸還的檔 案，在確認無任何損壞后方可接收，對有損壞現象的，需進行修補。如無法補救的文 件，上報管理處經理。 檔案借閱登記表保存期限 10 年，按年度進行統一編目、歸 檔，每年裝訂成一本，制作封面。封面內容包括表格名稱、日期、保管期限。 3.3.4 質量手冊、程序文件的復印
4、由申請人填寫文件復印申請表 ，寫明復印原因、復印 份數、發放范圍，經管理處經理批準后，由文件資料管業助理負責復印，必須加蓋受 控文件章后下發。同時填寫質量文件發放范圍清單和質量記錄表格發放范圍清 單 ，并將文件復印申請表存檔。 質量文件發放范圍清單和質量記錄表格發 放范圍清單均為保存期限 10 年，按年度進行統一編目、歸檔，每年裝訂成一本， 制作封面。封面內容包括表格名稱、日期、保管期限。 3.3.5 作業指導書由文件資料管業助理根據使用范圍復印下發，并加蓋受控文件章，同時填 寫質量文件發放范圍清單和質量記錄表格發放范圍清單 。 3.3.6 往來受控文件的復印由申請人填寫文件復印申請表 ，寫明
5、復印原因、復印份數、 發放范圍，經管理處經理批準后，由文件資料管業助理負責復印和下發，并將文件 復印申請表存檔。 文件復印申請表保存期限 10 年，按年度進行統一編目、歸檔， 每年裝訂成一本，制作封面。封面內容包括表格名稱、日期、保管期限。 3.3.7 文件在實施中，管理處根據需要修改或更新的文件，應有有效的文件更改申請單 ， 文件資料管業助理應統一標號，妥善保存。更改后的文件由文件資料管業助理按原發 放范圍發放，在文件發放登記表中做好記錄，按文件更改通知單的要求實施 更改。 文件更改通知單保存期限 10 年，按年度進行統一編目、歸檔，每年裝訂成 一本，制作封面。封面內容包括表格名稱、日期、保
6、管期限。 3.3.8 按照各類文件的保存期限， 對超過保存期的文件應統一由文件資料管業助理及時進行 銷毀，并根據銷毀情況登記文件銷毀申請單 ，銷毀時需有一名監銷人員在場。 文 件銷毀申請單保存期限 10 年，按年度進行統一編目、歸檔，每年裝訂成一本，制 作封面。封面內容包括表格名稱、日期、保管期限。 3.3.9 作廢版本的文件應予以銷毀，同時根據銷毀情況登記文件銷毀申請單 ，銷毀時需 有一名監銷人員在場。確需保留的，應填寫文件留用申請單并在明顯位置予以作 廢標識，防止作廢文件的非預期使用。 文件留用申請單保存期限 10 年，按年度進 行統一編目、歸檔，每年裝訂成一本，制作封面。封面內容包括表格
7、名稱、日期、保 管期限。 3.3.10 創優文件由管理處經理負責建立后交由文件資料管業助理保存歸檔。 3.3.11 管理處日常來往的受控文件每月底檢查清理一次，并將變動、銷毀、丟失的情況小結 一次，填入管理處受控文件清單 。每年 6 月和 12 月各上報人事行政部一次。 受 控文件清單應于每月底進行更新，保持最新的有效版本。 3.3.12 所有合同即收即交文件資料管業助理歸檔。 3.4 質量記錄 3.4.1 文件資料管業助理根據各模塊執行人上報的質量記錄表格名稱匯總一份質量記清 單 。 質量記錄清單應于每月底進行更新，保持最新的有效版本。 3.4.2 各模塊執行人負責收集形成的質量記錄，進行分
8、類編目、歸檔，并及時報給文件資料 管業助理備案。 3.4.3 公司員工因工作需要，需查閱存檔的質量記錄時，填寫質量記錄查閱申請單 ，經 管理處經理同意，可以查閱存檔的質量記錄。 3.4.4 合同要求時，在商定期內質量記錄可以提供給顧客或其代表查閱，須填寫質量記錄 查閱申請單 ，并經管理處經理同意。 質量記錄查閱申請單保存期限 10 年，按年 度進行統一編目、歸檔，每年裝訂成一本，制作封面。封面內空包括表格名稱、日期、 保管期限。 3.4.5 在質量記錄引出的文件中應規定各質量記錄的保存期限和保存要求。 3.4.6 按照質量記錄的保存期限， 對超過保存期的質量記錄應統一由文件資料管業助理及時 進
9、行銷毀，并根據質量記錄銷毀情況登記文件銷毀申請單 ，銷毀時需有一名監銷 人員在場。 4.質量記錄 4.1 發文擬稿紙 4.2 文件發放登記表 4.3 收文處理專用紙 4.4 收文登記表 4.5 受控文件清單 4.6 文件銷毀申請表 4.7 文件留用申請表 4.8 文件更改申請表 4.9 文件復印申請表 4.10 檔案借閱登記表 4.11 質量記錄清單 4.12 質量記錄查閱申請單 4.13 質量文件發放范圍清單 4.14 質量記錄表格發放范圍清單 5 參閱文件資料 5.1 質量手冊 5.2 程序文件 5.3 文件和資料管理程序 5.4 質量記錄管理程序 5.5 不合格控制程序 5.6 糾正措施管理程序 5.7 預防措施管理程序
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