1、財務管理指引戴德梁行物業管理有限公司目錄1.引言及物業管理概念2.管理處的架構及財務部人員的職責3.財務管理辦法一. 財務管理總言二. 費用管理三. 發票和收據管理四. 物資管理4.入帳的依據5.財務人員須知6.計算機軟件的簡介附件一 收樓流程圖附件二各項收費標準一覽表附件三單元列表附件四按金明細表附件五應收/已收/欠收管理費一覽表附件六會計科目表附件七自動轉帳授權書附件八日常收費工作流程附件九日常收費工作流程詳解附件十處理欠繳管理費程序1.引言作為一個優秀財務人員不單要具備豐富的會計知識，對本身行業的認識亦同樣重要。財務工作在不同行業均有其獨特之處，除了要合符國家的規定和會計專業基本的守則外

2、，還要配合不同行業特別之要求。物業管理在國內是一門新興的行業，其入帳的依據、方法及側重的地方，亦與其它行業有所不同。為使管理公司財務人員能順利開展工作，本指引將會介紹財務部的運作、會計管理辦法、員工應注意的事項，以及計算機軟件在財務方面的應用。然而，國內從事物業管理，除了需要遵照國家頒發的規定外，還必須符合當地地區的法規及稅規；因此，本指引只提供作參考，管理公司應按照國家及地方有關規定，結合管理公司的管理及運作情況，制定切實的財務制度 。管理處的架構及財務部人員的職責2管理處的架構及財務人員的職責 物業管理部人員架構表總經理物業部工程部財務部人事行政部保安部工作范圍- 執行“員工守則”各條例-

3、 招聘及培訓員工- 員工聯誼活動工作范圍- 機電維修保養- 處理客戶二次裝修事務- 負責大廈公眾地方的裝修更改工程工作范圍- 發出付款通知書- 費用追收- 管理日常財務工作- 編制財務報表- 大廈固定資產的登記，入庫，資料存檔工作工作范圍- 大廈巡樓- 大廈消防設施- 停車管理及保安工作范圍- 負責客戶事務- 清潔及園藝盆栽擺設- 租務管理- 聯誼活動- 大廈各類指示牌的制作及安裝崗位職責職務:財務經理部門:財務室匯報:總物業經理工作概要:負責管理處的經濟核算、資產計算、融通資金、財務公關，嚴格掌握費用開支，監督本部人員工作，定時召開財務會議，進行財務分析，編制財務預算，提交財務報告。主要職責

4、:1. 建立健全各項財務管理制度，不斷完善和監督財務管理制度的貫徹執行。2. 具體負責管理處的經濟核算工作，按照管理需要建立財務管理體系，指導、檢查、監督屬下的工作，保證帳目記錄完整、準確，審核會計報表。3. 根據管理處的實際運轉情況，按月份、季度、年度編制財務預算，批準后，認真貫徹執行。撰寫財務報告，及時向總物業經理反映管理處的財產及資金運轉情況，提供財務信息。4. 協調好與銀行及上級財務部門的合作關系。5. 向業主提供財務報告，解答業主對管理處財務狀況的咨詢。6. 組織本部人員定期開展財務分析活動。7. 嚴格掌握費用開支，認真執行費用報銷制度，本著勤儉節約的精神監督審批各部門的采購及費用開

5、支情況。8. 統籌安排固定資產管理以及其它財產的使用保管，注意發現和解決財產物資管理中存在問題，確保財產物資的合理使用和安全管理。9. 負責做好資金管理，督促出納員按規定程序及時進帳、存款、保證正常合理開支的需要。10. 審核各項費用開支，審核記帳憑證，及時清理債權、債務，防止拖欠款項，搞好資金融通。11. 參與決策、監督管理處的資金來源與運用情況、各項指針完成情況、檢查各項制度的使用情況。12. 完成總物業經理交辦的其它工作。崗位職責職務:會計主任部門:財務室匯報:財務經理工作概要:負責公司的經營核算以及協助財務經理制作反映公司財產及資金運轉情況的帳目及報表。主要職責:1. 按月份、季度、年

6、度編制財務會計報表，正確計算各種收入、支出、費用和財務成果，反映管理處財務狀況，做到數字真實、準確，內容完整、清楚并及時報送財務經理審批。2. 按規定建立會計帳簿和進行總分類、明細分類核算，做到帳證相符、帳表相符，如有發現帳簿記錄與實物款項不符，應按有關規定處理，無權自行處理的應立即向財務經理報告，請求查明原因作出處理。3. 經過審核的原始憑證、記帳憑證按記帳規則的規定進行定期匯總與記帳(包括各種損益、往來帳)，月末與總分類帳核對一次。4. 負責核對與其它公司、部門往來帳。5. 每月復核員工工資、資金數，按行政及人事部提供的工資表及時發放工資。6. 根據每月各部門的費用開銷情況對各部門的成本進

7、行核算。7. 妥善保管會計憑證、帳簿、報表等檔案資料以及重要經濟合同，要定期進行收集、審查、裝訂成冊以及編號登記。8. 負責各項費用報銷的業務手續，配合協調出納員的工作。崗位職責職務:出納部門:財務室匯報:財務經理工作概要:辦理現金及支票等款項的收付事宜，管理有關支票、收據、印章、辦理銀行業務，嚴格按照出納制度進行工作。主要職責:1. 出納員要嚴格按照國家有關現金管理和結算制度，認真辦理款項收付業務，根據審核無誤、手續完備的會計憑證支付款項，如不符合有關規定，出納有責任不予辦理。2. 現金收、付時，必須當面點清。3. 每日逐筆登記現金日記帳，做到帳證相符。每日結出當日余額，并與庫存現金核對，保

8、證現金的準確無誤，做到帳實相符。4. 逐日逐筆登記銀行存款日記帳，帳證相符基礎上，每月與銀行對帳單核對，如有未達帳項，編制銀行存款余額調節表調節。每五天必須向財務經理匯報管理處現有資金情況。5. 做好空白收據及空白支票的管理，建立票據使用登記簿，逐項詳細登記、注銷，監督簽字。票據使用要規范，正確填制好各種銀行結算單據，嚴格按照財務制度執行，并做好保管。6. 及時辦理銀行業務，以保證管理處日常工作正常、有序地進行。實有現金超過庫存現金限額時，要及時送存銀行，否則責任自負。7. 每日與財務部會計對帳一次，保證帳目清楚、無誤。8. 加強業務學習，不斷提高業務水平和服務質量。9. 提高警惕，加強責任心

9、，保證各種款項和安全。10. 完成財務經理及總物業經理交辦的其它工作。財務管理辦法3.財務管理辦法一.財務管理總言1.總則1.1財務管理是物業管理的重要組成部份, 正確處理好管理與理財的關系, 是物業管理的首要問題。1.2財務管理的三方面任務:-1.2.1有計劃、合理的安排資金, 為管理處經營管理服務;1.2.2認真貫徹各項財經制度, 維護財經紀律, 實行財務監督; 1.2.3加強經濟核算, 增收節支, 提高經濟效益。1.3配備專職財務人員, 開戶建帳, 建立一套完整的、切實可行的會計核算制度, 做好管理處的經濟活動記錄工作。1.4做好年度的財務預算, 落實各項經濟指針。1.5做好會計決算和利

10、潤分配報告, 加強財務監督, 改善經營管理, 提高經濟效益。1.6遵守國家及各項有關法律, 法令和條例, 接受當地稅務, 銀行、工商等部門的監督。1.7接受“會計師事務所”對企業會計帳目審查。2.財務權限與職責2.1編制管理處年度財務預算, 制定各項經濟指針, 并報總物業經理審定。2.2監督管理處的資金來源與運用情況, 各項指針完成情況, 檢查各項制度執行情況。2.3加強流動資金的管理, 制定各部門的流動資金額度, 超出額度財務有權拒付。2.4管理處的一切開支, 由經手人闡明原因報各部門主管經理簽字外, 經財務部經理審核簽字報總物業經理審批后方可報銷。2.5有權拒付違反財經紀律和違反管理處財務

11、規定的開支。2.6建立完善的管理收費系統, 及時足額收取管理費及其它費用, 按發展商的要求必要時協助發展商向客戶收取其它費用。2.7建立固定資產登記制度, 防止固定資產的流失。2.8建立完善的會計數據文件管理系統, 保證會計資料的完整。2.9按上級規定, 編制好各種財務報表, 做好財務工作。2.10對超越財務權限, 強行核銷不合理開支, 打擊報復財務人員的行為, 財務主管有權, 有責向總物業經理及上級部門報告申訴。3.財務管理3.1財務部應根據國家要求, 結合有關規定, 認真進行帳務處理與會計核算, 及時編報各類財務報表, 做到認真、及時、準確、完整地反映管理處的財務狀況和經營成果。3.2財務

12、部應嚴格控制各種費用開支, 交際、應酬費應根據需要, 本著少花錢辦大事的原則, 采取實報實銷的辦法(由經辦人闡明原因報部門經理批準, 經總經理審批后再在交際費中列支)。3.3財務部應嚴格內部管理制度, 建立、健全現金及各種存款的管理, 做到日清月結、帳帳相符、帳證相符、帳實相符, 及時清理未達帳項, 每日報總出納收款日報表, 銀行存款日報表, 以便合理使用資金。3.4嚴格各種費用管理, 杜絕假發票、空白條, 杜絕不合理、不合法的費用支出。3.5管理處發生的各種費用, 應根據當月費用使用情況合理進入當期費用, 按權責發出制的原則對管理處發生的各種費用作預提費用和待攤費。低值易耗品的攤銷原則上一次

13、進入費用, 但數額較大的可按使用期限分次攤銷。二.費用管理由于管理處的主要收入來源于管理費收入及有償服務收入, 收入相對固定, 因此費用開支也要有較嚴格的預算計劃和控制, 以保證管理處的收支達到收支平衡。1.費用管理的審批程序管理處的費用預算一般包含在收支預算內, 各項的收支預算是每年制定, 年度預算審批程序如下:-總公司審批管理處制訂年度預算(因應公司管理架構而定)修改(不通過)(不通過)(通過)(業主委員會已成立)管理處執行發展商審批業主委員會審批(通過)2.費用預算的項目分類2.1長期合同項目該項目主要有 : 保險、清潔、綠化、宿舍租賃、維修、工程等需簽訂合同的項目, 合同有效期通常為一

14、年或預算有效期內。2.2長期經常項目該項目是指 : 每月都要支出數額相對固定的費用, 主要有 : 職工工資、福利、社會保險、公共水電開支、管理人酬金、稅金及代收代支等項目。2.3不固定項目該項目是指 : 每月的支出數額及次數不能確定的費用, 除以上兩類之外的項目都屬此類。3.費用審批程序報價評估選擇三家單位報價屬預算外的費用項目屬預算內的費用項目先報發展商或業主委員會審批通過長期經常項目長期合同項目不固定項目物資采購項目非采購項目執行物資采購規定部門主管審批財務主管復核總物業經理批準財務報銷4.費用開支標準4.1工資 :按管理處 “工資管理規定” 執行。4.2勞動保險費 :按市勞動統籌部門有關

15、規定和管理處 “社會保險管理規定” 執行。4.3差旅費 :a.總經理因公出差, 房費(四星級酒店標準), 餐費、因公電話費、洗衣費、交通費實行實報實銷(乘飛機)。b.部門經理因公出差房費(三星級酒店標準), 餐費30元/日加20元/日出差補助, 洗衣費、交通費實行實報實銷(乘飛機)。c.部門主管級因公出差房費(三星級酒店), 餐費30元/日加20元/日出差補助, 交通費20元/日(乘火車 硬臥)。4.4本規定未列條款按財政部現行規定辦理。5.借款及費用報銷管理不論借款或費用報銷, 金額于一千元以下的(包括一千元)方能以現金交收, 金額于一千元以上的, 一律需使用支票。費用報銷時, 要特別注意:

16、 涉及物業采購的費用, 要先按物資采購管理程序審批, 采購完成后要辦理驗收入庫手續。有借款的, 在填費用報銷單時要填上借款金額。費用報銷流程如下:-費用報銷經手人物資采購審批程序非采購項目不需借款需借款填寫借款單無實物有實物物資驗收簽字或開入庫單部門主管審批財務主管審批填寫費用報銷單單據整理粘貼好無批件有批件(合同、申購單等)會計復核總經理批準按費用審批程序審批出納付款出納付款有借款無借款出納付款或收款會計制憑證會計沖借款制憑證費用支付完畢報銷支票使用程序申請人填寫支票申請單, 包括姓名、部門、申請內容、金額及付款單位、帳戶部門經理審批財務主管審核其內容總物業經理簽批財務部開具支票, 并在支票

17、上填寫日期、付款單位、帳戶之金額財務部交總物業經理最后審批, 加蓋公章, 支票生效申請人領取支票并在財務登記簽字三.發票和收據管理1.總則1.1 根據中華人民共和國發票管理辦法及其它有關規定制定本制度。1.2 本公司所有發票、收據（指有價值的收據）及票據（以下簡稱票據）均屬本制度管理的范圍。1.3財務部統一負責本公司各種票據的管理工作。1.4各種票據的種類、使用范圍由財務部規定。2.各種票據的購買及印刷2.1屬國家統一規定的發票由財務部指定專人向有關稅務部門購買。2.2經有關稅務部門批準公司自行印制發票時，由財務部提出式樣經總經理核準，并報有關稅務部門批準后，在稅務部門指定的印刷單位印制。2.

18、3 公司使用的各種發票、收據屬代收的部分，使用代收單位的發票、收據；屬公司的收據需印制時，由財務部提出式樣經總經理批準后進行印制；屬各部門專用的票據需印制時，由需用部門提出式樣，經財務部審核，報總經理批準后印制。2.4 財務部專管人員必須對購買、印刷或代收單位提供的各種票據進行驗收，詳細清點數量、檢查有無印刷錯誤。數量有誤或印刷有錯誤的應拒收。各種票據驗收后，應按不同的票據登記驗收日期、數量、起止號碼等，設專柜保管。3.各種票據的領用3.1 財務部專管人員應設置各種票據領用登記簿，凡發放票據，必須登記領用的日期、數量、起止號碼等，并由領用人簽收。3.2 使用發票或收據的部門必須指定專人負責各種

19、票據的管理工作（以下簡稱票據專管人員）。3.3票據專管人員在向財務部領取各種票據時，必須辦理領用手續并清點數量、驗看號碼。發現有號碼錯亂的，應拒絕領用。3.4票據專管人員對所領用的各種票據必須妥善保管，在交付使用人員時，應進行登記、簽收。4.各種票據的使用4.1各種票據需按發票收據使用細則的規定進行使用。4.2各種票據應當按照規定的時限、順序，逐欄、全部聯次一次性開具。4.3各種票據只能按規定的范圍進行使用，不得轉借、轉讓、跳號、拆本使用，或開具空白票據。4.4各種票據需交接使用時，應辦理交接手續，寫明交接時票據的號碼。接收人在接收各種票據時，如發現所交接的票據存在問題，可拒絕接收，并立即報告

20、主管人員。情節嚴重時，應立即報告財務部。5.各種票據的檢查和核銷5.1財務部有權對各種票據的使用隨時進行檢查。5.2已用完的各種票據必須立即向財務部進行核銷。財務部專管人員在核銷各種票據時，必須對票據進行檢查。發現有使用不當的，應提出意見進行糾正；發現有問題的，應立即報告財務經理。5.3財務部專管人員應隨時核查使用各種票據的人員有否及時將所收款項按規定上交。在各種票據核銷后，應對整本票據報收款項有否上交進行核查。四.物資管理制度1.分類1.1固定資產的定義 - 單位價值2000元以上或者使用年限超過一年以上的物品。1.2低值易耗品的定義 - 不屬于固定資產，而又價值較高或使用時間較長的物品。1

21、.3辦公用品的定義 - 辦公使用的消耗性物品。1.4物料用品的定義 - 進行物業管理所需使用的消耗性物品。1.5小商品的定義 - 為銷售給大廈顧客的目的而購進的商品。2.物資采購制度2.1各部門凡需新增固定資產, 低值易耗品或使用各種其它物資, 應先行到公司倉庫領用, 倉庫無庫存的, 可申請購買。2.2部門申購應先將所需增加的物品列入每月編制的預算內, 預算經批準后, 可正式申請購買。2.3預算外急需使用的物資, 經總經理批準可以先行購買, 再補作預算。2.4各種物品的采購主要由行政及人事部負責, 但對一些急切需用或專業用品, 可由部門經理申請, 總物業經理批準后由使用部門進行采購。2.5各部

22、門對本部使用的常用物品, 應根據使用情況提出每月的耗用量, 倉庫根據該物品消耗時間的長短定出最低庫存量, 在接近最低庫存量時, 通知有關部門申購物品。2.6申請購買物品申購部門填寫物品申購單, 申購單需詳細列明所需購買物資的名稱, 規格, 數量, 用途(或使用個地方)。2.7采購部門審核申購物品的庫存情況和報價, 財務部審核申購的物資和金額有否符合預算, 最后由總經理審批。2.8負責采購的人員應隨時了解和掌握公司常用物品的市場價格和供應情況, 接到申購單后, 向有關供貨商詢價, 并在申購單上填報三家以上供貨商的報價。2.9對于常用物品及耗用量大的物品, 根據不同供貨商對不同物品的報價按質優價廉

23、的原則選定固定的供貨商。2.10負責采購的部門應要求固定供貨商定期提供近期物品的供貨價和供貨品種, 根據可供貨品種和價格核對申購物品的報價。2.11采購部門應要求供貨商加強配合, 根據供貨商提供的供貨物品和價格清單做好采購計劃, 爭取節省采購所需的時間, 為物資使用部門創造效益。2.12對于一時在市場上難以購買和購買程序需占用較長時間的物品, 采購部門應將情況知會給使用部門, 以使使用部門能及時采取相應措施。2.13采購部門在收到已批準的申購單后, 屬于由固定供貨商供應的, 應通知固定供貨商送貨上門, 并采用定期結算的方式結算貨款。3.倉庫管理制度3.1對倉管人員的要求3.1.1倉管人員應熟悉

24、其所保管物資的基本特性、使用性能、保管知識、規格用途、存放期限等。3.1.2及時、準確地做好記賬工作，如實反映物資的庫存及發放情況。3.1.3經常保持倉庫環境的整潔文明、各種物資存放整齊。3.2驗收進倉制度3.2.1所有物資進倉前由采購人員填寫一式四聯收料單(進庫單)，收料單的內容包括物資的名稱、規格、數量、單價和金額。3.2.2倉管人員及申購人對進倉的物資必須驗收其質量是否符合使用的要求。3.2.3凡尚未取得發票而先行進倉的物資，倉管人員及申購人必須核對收料單上所列的品名、規格、數量與實收物資及送貨單是否相符。3.2.4已取得發票的物資，還必須對發票上所列的內容進行核對。3.2.5收料單一式

25、四聯，完成驗收手續由倉管人員簽收后，其中:a.第一聯倉庫留存，作收貨的記賬依據；b.二聯隨同發票報銷；c.第三聯送財務部存查（倉管人員在完成驗收手續后，每十天匯集后交財務部）；d.第四聯由采購人員（經辦人）留存。3.3保管制度固定資產的管理3.3.1固定資產由使用部門保管; 固定資產如個人使用, 個人保管, 個人在財務部(或行政及人事部)辦理領用手續, 各部門公共使用的, 由部門經理指定專人負責, 如發生人為損壞或丟失, 需照價賠償。3.3.2固定資產要定期清查盤點, 最少每年要進行一次全面的清查, 盤點時要對實物逐項點數, 填列固定資產盤存表, 按類別, 品名詳列帳存數量金額和實存數量金額,

26、 由參加盤點人簽章證明, 保管備查, 固定資產明細帳和固定資產總帳要按時核對, 作到帳帳相符, 帳實相符, 出現盤盈、盤虧要及時上報。3.3.3固定資產的調出、變賣和因失去使用價值需要報廢時, 必須按管理處權限辦理, 合法批準手續, 其變賣價格由財務部與使用部商定, 需報廢及清理之固定資產要進行審查與技術鑒定后報總物業經理批準, 進行帳務處理, 凡屬人為造成固定資產報廢或損壞, 必須上報總物業經理處理并追究其個人責任及相應的處罰。其它物資的管理3.3.4其它物資均先由倉庫驗收, 屬各分倉的物品再由各分倉領出分別倉庫進行保管。3.3.5財務部要對購進的各項固定資產建帳建卡, 根據稅務局要求和會計

27、核算方法, 按月計提折舊費, 固定資產折舊提取方法采用直線法。3.3.6所有物品由行政及人事部統一按分類編號。3.3.7倉庫按物品編號劃分存放區域，物品根據其存放條件及編號，有條理地存放于倉庫內。3.3.8倉管人員必須經常檢查物資存放的情況，發現物資有變質情況時，應及時進行處理。3.3.9各種物資應做到賬實相符，并每月進行一次盤點。a.盤點中發現有盤盈、盤虧及變質等情況應查明原因及時報告主管部門及財務部；b.情況嚴重時，應及時報告總物業經理。c.盤點報告在每月月底前上報財務部匯總。3.3.10各倉庫應分品種、規格設賬登記各種物資的收、發、存情況，每月終了，公司倉庫應與各分類倉庫核對當月的收、發

28、、存情況，并定期進行賬實核對。各倉庫收發料截止至每月20日, 每月25日前各分倉倉管人員必須報送當月報表至公司倉管理人員核對，公司倉管理人員和行政部在每月31日前向總物業經理、主管部門及財務部報送本月的報表。3.3.11每月終了，倉庫向行政及人事部按部門提交當月增加物資清單，行政及人事部在此基礎上匯總直接購買、報廢、調用等完成當月各部門增減物資清單。清單一式三份，使用部門、行政及人事部、財務部各一份。3.3.12凡屬代保管的物資（含暫不需用或不合用的），需辦理進倉手續，倉管人員應另設賬登記、保管。3.4物品領用及出庫3.4.1領用各種物資都必須辦理領用手續，各種物資的領用手續均須由主管領導簽名

29、。3.4.2領用的固定資產或其它非消耗性物資按使用部門登記“物資保管清單”，使用部門應每一季度清點一次，并將清點結果列表報行政及人事部；使用部門領用非消耗性物品屬個人使用、保管的低值易耗品、工器具或非消耗性物資按使用人登記“員工物品領用表”。3.4.3員工調離部門或離開公司時，應交回所領用的物品，并將“員工物品領用表”復印一份交行政及人事部，各級主管離任或調離公司時，應由上一級主管或管理部門清點其轄部份的物品。3.4.4工程部及其它部門日常使用的工具和消耗性物品向倉庫申領一定數量，自行設倉保管。3.4.5所有物資出庫一律憑使用部門開出的領料單發貨，領料單應列明出庫物資的編號品名、規格、數量、用

30、途、使用區域（如樓宇）等，除有領用人員簽名外，還必須有使用部門的主管簽名。若領用的系非消耗物資，應同時填寫“財產保管清單”。3.4.6倉管人員發貨時，要堅持按發貨程序發貨：一查庫存量，二先入先出，三當面點清。發貨時發貨人應在領料單上簽名并及時登記入賬。3.4.7已領用的物資，凡質量、規格不符合使用，應允許使用部門退貨。使用部門辦理退料銷賬手續：填寫一式三聯的紅字領料單，倉庫憑紅字領料單作重新入賬的依據。若退回的是已使用的物資，倉管人員應另設賬登記、保管。3.4.8非消耗性的物資（含個人保管的工具、物品、低值易耗品）在倉庫或發放部門領出后，使用部門應按品名、領用人填寫“員工物品領用表”。因嚴重損

31、壞或因使用期限已滿等而無法繼續使用、需進行更換的非消耗性物資，領用時必須交舊領新。3.4.9領料單一式三聯，其中第一聯由倉庫作物資發出后的記賬依據；第二聯財務部存（倉庫發貨后每十天匯集交財務部）。第三聯由領料部門自存。4.維修及報廢4.1固定資產、部分低值易耗品需要維修時，由使用部門提出請修單，屬保修的物品聯系原保修單位進行維修；非保修物品屬辦公用的物品由行政及人事部安排維修，其它物品由工程部安排維修。 4.2固定資產、低值易耗品或非消耗性物品需要報廢時，由使用部門填寫“物品報廢表”，屬工程、機電、設備等物品報工程部；其它物資報行政及人事部。經鑒定確系無法使用的，經報請總物業經理批準，各部門在

32、收到“物資報廢表”批復三天內，將報廢物資集中送往公司總倉庫，分別由行政及人事部或工程部進行處理。 4.3需維修或報廢的上述物資如屬人為損壞、報廢或丟失的，應由責任人進行賠償。收費工作流程入帳的依據4.入帳的依據作為本公司的財務部，除了要遵守國家有關的法律規定外，還要依照下列各文件所載的規定及資料入帳:-(a)大廈管理公約大廈管理公約是各業主與發展商在買賣樓宇后所簽署的合約。公約對發展商、全體業主、用戶及管理者均有約束力，并明確列明各自的權利、義務及責任。大廈公約內包括了很多有關財務處理、費用計算等資料。財務部人員須詳細了解該等資料及規定，并以之作為編制帳目的依據。現列舉其中較重要的條款如下:-

33、(i) 入帳的規定 公約通常列明是否須要為大廈每個部份如:停車場、辦公樓、住宅樓等，各做一份獨立的帳目。(ii)首月管理費起計日期的計算法 通常是以實際收樓日期或交付使用通知書發出的日期加若干天起計算，以較早的為準。(iii) 未出售單元管理費計算法 通常未出售的單元是享有管理費減免的優惠。(iv) 滯納金的計算法 公約已規定業主必須在每月某日前繳付管理費，逾期未付者，按規定利率繳交滯納金。(b) 大廈管理合約大廈管理合約是發展商或業主委員會與物業管理公司簽署的合約。其中主要規定了：(i) 物業管理公司管理大廈的年限，及收取的管理酬金；(ii) 物業管理公司受大廈管理公契的約束，并享有大廈公契

34、規定的大廈管理人所享有的權利、義務及責任，根據大廈管理公約對大廈進行管理，主要管理內容及方式；(c)用戶手冊、裝修守則及大廈各項收費標準一覽表(附件二)該等文件在業主收樓時一并派發，并列明大廈各項收費、按金、罰款及按金退還的程序等事宜。(d)收樓的流程圖(附件一)在整個收樓的程序中，有很多會計部必不可少的資料，如:-(i)確實的收樓日期，用以計算管理費起計日期。(ii) 各單元業戶資料，包括姓名、聯絡地址及電話等。(iii) 已繳付管理費按金及其它款項的收據，可作入帳及對帳的憑據。根據上述資料，可以建立一套必要的圖表檔案(附件三、四、五)。財務人員須知5.財務人員須知1.開始做帳1.1會計科目

35、的制定在制定一級會計科目時，必須遵照國家規定，但子細目卻可按實際的需要增減。于一九九八年四月十一日，國家公布物業管理行業須按照施工房地產開發企業財務制度。現就物業管理行業之要求編制一份會計科目樣本以供參考(詳情見附件六)。1.2分析類目若大廈公約規定須分開大廈為不同“部份”各設獨立會計帳。每一“部份”須個別分析類目。大部份的財務軟件已備有分目功能，財務部應盡量加以利用。除制定類目外，更重要的是在入帳時清楚知道各項費用及收入是歸屬于那一個“部份”。正確的“部份”分類能精確反映各“部份”的收支情況，對了解各“部份”的情況極之重要。在未能劃清時財務部可采用管理份額或應收管理費用為基準，把該等間接費用

36、攤分給各部份。如財務部發覺上述基準未能公允地反映實況，應請物業總經理給予意見，選定或另立新的分攤基準。1.3應收帳的管理對于物業管理這個行業來說，應收帳是最重要亦是最繁重的工作。財務部須計算每一個業戶應繳款項，如水、電費等，亦要清楚知道未付及已付款，每月須發出繳付通知書、催款通知書、自動轉帳的劃款等等。上述的工作均可使用“物業管理軟件”，以減輕財務人員的工作負擔。另外，在設定軟件的系統時，必須搜集以下資料:-各項收費標準:-a)整座大廈所有單元的編號及面積b)每一個單元的管理費起計日期c) 各單元每月應付各項費用(如管理費)的金額d) 業戶的資料，如姓名、聯絡地址、電話、所擁有的單元e)空置單

37、元管理費的計算f)滯納金的起計日期、所收取的利率g)水電費最低消費及每度的收費等2.收樓時應注意事項2.1業主付款的方法業主可采用多種方法繳付款項，如親身到管理處付款，郵寄支票或采用銀行轉帳。財務人員應在業主收樓時，準備一份詳細的付款方法說明書，并連同委托銀行自動轉帳授權書(附件七)交予業主。付款方法說明書上應列明:-a)管理處的地址及辦公時間b)支票的抬頭的名稱及郵寄地址c)辦理銀行轉帳的手續及各項須知2.2已繳交的管理費上期、各項按金及基金的處理通常小業主在收樓前已繳付以上的款項予律師行或發展商。但其中某部份的款項，如管理費上期、管理費按金等是由管理處保管。當收到已出售單元的資料時，財務部

38、應實時入帳如下:-借發展商往來帳xxx貸管理費按金xxx管理費基金xxx: : : :管理費上期xxx并按帳上的結余跟有關方面對帳及取回欠款。在某些情況下，小業主在收樓時會直接到管理處繳付。入帳方法大體相同，但某些款項如電話線初裝費等，已由發展商支付，必須退還。2.3管理費上期的處理業主需要繳付一筆相等于幾個月的管理費作為上期，在管理費起計日起按月扣除。例如:管理費起計日是1月20日已付二個月管理費上期共2,000元，每月管理費為1,000元，入帳方法如下:-收款時借銀行/現金2,000貸管理費上期2,000一月份借管理費上期387(￥1,000x(31-20)/31日)貸管理費收入387二月

39、份借管理費上期1,000貸管理費收入1,000三月份(a)由管理費上期轉沖管理費收入借管理費上期613貸管理費收入613(b)三月份發出通知書借債務人387貸管理費收入3873.每月應注意的事項3.1繳款通知書3.1.1發出日期及截數日期大廈的經費，主要是來自管理費收入。為確保有充裕的流動資金，財務部必須在每月一號(或按大廈公約規定的日期)前發出繳款通知，使業主能按時付款。由于打印通知書需時，為確保能如期發出，必須提前數天截數。因此，如果業主在截數期后才付款，公司發出的通知書上將不會反映該項付款。為避免誤會，所有通知書須注明截數日期。3.1.2水、電費各單元的水、電費是由管理處負責收取。每月須

40、派員抄錄各儀表的讀數。財務部然后按照每度的收費及最低消費計算應收款項，并將各單元應付的水電費用加入每月的付款通知書，要求各單元在繳付管理費時一并繳付。因抄讀各儀表需時，財務部應與有關部門訂定一個固定抄讀日期，并把結果在付款通知書截數日前交予財務部。3.1.3存盤入帳的方法繳款通知書最少要有兩聯，一份給客戶，另一份管理處存盤。假若除管理處外，還有其它機構負責收款，便需要多一聯，供對方存盤用。每月必須打印繳款通知書的清單作為入帳的憑證，并作如下入帳:-借債務人xxx貸管理費收入xxx3.2催款通知書大廈公約規定，業主應在每月某一指定日期繳交管理費，并加上一段寬限期，通常為七至十天，若逾期未付，便須

41、發出第一次催款通知書，如業主仍未清付，便應發出第二次及最后的催款通知書。若業主依然拒絕繳付，管理處是有權截停水、電供應及發出律師信。如有上述拖欠情況，財務部應實時通知物業部，待其決定采取適當措施。3.3打印清單在每月月結時，財務部應把所有收到的款項入帳。然后，使用“物業管理系統”打印一份管理費、水費、電費收入的月結清單，該清單應包括該月收入、已收款、未收款、預收款及應收款的資料，該清單須存盤及與財務軟件上有關帳目的結余對帳。3.4會計報表編制會計報表的基本目的，是向會計報表的使用者提供有關財務及經濟信息。因不同使用者有不同需要，所以報表的式樣及種類，亦應按實際的需要編制。國家對會計報表的格式是有一套特定的規格，但對于管理決策者或各業戶不一定合用及足夠。因此，財務部是有必要編制更多及更詳盡的報表。以下是一些例子:-(a) 收支表(i) 按業主公約的規定，分開大廈為多個部份，須各自編制一份獨立財務報表。(ii)費用應分為合約性及非合約性兩大類。此舉可以提供決策者更多有用資料，來處理資金調動及編制預算案。(iii)關于一些非經常性而金額大的費用，應加上注釋，令使用者了解該等費用的實際用途。(iv)本月收支應與預算收支及上月收支作比較，并對有重大差異的項目作分