1、1.0目的： 規范管理體系文件的編寫、審核、批準、發放、更改、處置等過程，確保文件的有效版本和得到有效控制。2.0適用范圍： 適用于本公司管理體系文件的控制。3.0職責3.1綜合事務部負責公司管理體系文件的控制。3.2各部門負責本部門管理體系文件的控制。3.3工程技術部負責小區圖紙、技術圖樣的管理與控制。3.4綜合事務部負責管理體系文件原件、質量記錄表格原件的保存。4.0程序4.1本公司文件分為以下四個層次： 第一層次 質量手冊 第二層次 程序文件 第三層次 作業指導書 第四層次 質量記錄表格、資料（包括圖紙、技術圖樣等）。4.2文件的編制、審核與批準4.2.1與管理體系有關的所有文件需按規定
2、程序進行審批才能生效執行。4.3受控文件的發布4.3.1各部門認為受控文件不合理或因條件發生變化，使原文件不適用而需要更改時，申請部門填寫文件更改通知單提交綜合事務部，綜合事務部把該文件提交原審核部門重新審核，并得到批準。4.3.2綜合事務部對文件進行統一編號，具體方法見文件編號規則。4.3.3綜合事務部將文件發送至審核部門審核以及批準部門批準。在審核及批準過程中若未通過，文件自動返回編制部門繼續修改。4.3.4文件分“受控文件”和“非受控文件”兩類。受控文件需加蓋藍色“受控文件”章，非受控文件加蓋紅色“非受控文件”章，作廢文件加蓋紅色“作廢”章。沒有管理者代表批準，公司員工不得任意復制和外傳
3、。4.3.5綜合事務部負責發放文件，并收回作廢文件，接收文件人在文件發放回收記錄簽收。4.3.6綜合事務部在相關文件上做好修改記錄。每修改一次，改次狀態號遞增次。若質量管理體系文件有三分之一的修改時，版本號從A、B、C 遞增。4.4受控文件的回收及處理4.4.1綜合事務部在發放新文件的同時，應回收相應作廢文件。如文件持有部門不能提交舊版本文件時，應提交書面原因方可發放新版。4.4.2綜合事務部對收回的作廢文件予以統一處理。4.5文件原件的管理4.5.1新制文件發放完成后，綜合事務部將相應文件更改通知單、文件發放回收記錄及文件原件配對后保存。4.5.2新制文件發放完成后，綜合事務部將相應記錄與舊
4、版文件原件配對保存，作廢文件原件蓋“作廢”章后，做相應處理。4.5.3公司文件和資料原件及作廢版本原件一般不予借閱，若需借閱，應經管理者代表書面同意，且借閱時間以一周為限。借閱文件部門應正確使用、妥善保管，防止被誤用或丟失、污損。4.6受控文件在以下情況可以非受控方式發布，綜合事務部不負責對其進行更新：4.6.1因宣傳等原因，經管理者代表批準，受控文件可以非受控方式對外發布。4.6.2因培訓等原因，經綜合事務部批準，受控文件可以非受控方式在公司內部發布。4.7文件的評審4.7.1文件體系的評審內容，包括文件體系的適宜性、充分性、有效性。4.7.2對文件體系提出增加、更改、刪除要求的，由綜合事務
5、部負責按本程序實施。4.8外來文件的控制4.8.1外來文件是指非本公司發放的文件和資料，包括國家、行業標準、法規條例、技術文件等。 4.8.2相關部門收到外來文件后，如該文件內容涉及到物業服務及質量管理體系且公司準備采用時，接收部門將此文件送到綜合事務部備案，由管理者代表批準，列入外來文件目錄。4.8.3外來文件原件由綜合事務部保存。作廢外來文件原件由綜合事務部加蓋“作廢”章后另行處理。4.8.4各部門需要外來文件，可到綜合事務部查詢、借閱或復制，復制的外來文件登記并加蓋“受控文件”章。4.8.5綜合事務部負責其版本更新，每三個月對外來文件進行更新一次，可通過各種途徑了解外來文件的版本情況，并及時獲取外來文件的最新版本。4.9資料的控制4.9.1圖紙、技術圖樣由管理處負責建檔、編號，并及時到綜合事務部蓋“受控”章。4.9.3資料發生更改時應加蓋修改章，當圖紙修改超過使用規定時加蓋“作廢”章并收回存檔。4.10質量記錄表格的控制4.10.1各部門組織設計制定或更改本部門的記錄表格。4.10.2各部門將新制訂或更改的記錄表格原件及文件更改通知單報綜合事務部。5.0支持性工具文件發放回收記錄、文件更改通知單、受控文件目錄、文件目錄單 編制： 審核： 批準： 日期：
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