深圳某物業管理公司質量記錄控制程序（3頁）.doc
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深圳某物業管理公司質量記錄控制程序（3頁）.doc
1、1.0目的規定質量記錄管理的流程、職責和工作要求，確保記錄的準確、完整、清晰、及時，能夠為體系有效運行及服務達到規定的要求提供證明，為管理體系的持續改進提供依據。2.0適用范圍適用于對深圳市保利物業管理有限公司質量管理體系涉及的質量記錄的管理。3.0作業內容：流 程責任部門/人工作要求相關文件/記錄開始確定記錄要求質量記錄表格編制編制質量記錄控制清單表格發放質量記錄表格填寫質量記錄使用中的管理A?管理者代表?文件編寫人員負責設計?各級文件編寫由部門負責同文件一起提交審批?文控中心?文控中心?各部門使用人員?由填寫部門保管?在體系文件策劃中同時完成。?格式符合文件控制程序要求和規定準則； -質量
2、記錄表格應包括外部要求使用的表格（上級、政府部門等）和內部編制的表格。?表格同文件一起審批；-檢查文件格式、標題和內容是否符合要求，欄目空間大小與所填寫內容是否相適應；?按照文件控制程序的規定制定質量記錄控制清單）；-質量記錄保存期一般為當年加一日歷年。特殊規定在清單中明確質量記錄的保存期限。?紙質質量記錄表格由文件控制中心隨文件發放到相應的使用部門，同時發放質量記錄控制清單通知使用部門表格的有效版本；-電子形式的記錄表格由使用部門根據需要下載使用。?各類人員應按記錄的要求填寫各項內容，保證字跡清晰、數據準確、簽名和填寫日期完整；-錄入計算機網絡的質量記錄由操作員錄入，以磁帶、磁盤、光盤為媒介
3、的質量記錄由使用部門實施控制；-要求審核的記錄應交審核人審核并簽字。?質量記錄歸檔前由填寫部門負責收集保管，妥善保存，紙質記錄應注意防水、防潮、防火和防丟失；-電子形式的記錄必須做好備份，備份記錄應做好標識和采取防潮、防丟失。?質量手冊/程序文件/管理規范?文件控制程序?文件控制程序質量記錄控制清單?質量記錄控制清單流 程責任部門/人工作要求相關文件/記錄 A質量記錄的歸檔、保管質量記錄檢索日常防護識別記錄的過程結束?由各部門相關責任人負責?保管部門負責人負責批準質量體系內部人員的檢索，外部人員檢索需管理者代表批準?文控中心?保管部門負責提出銷毀要求，部門負責人批準? 按質量記錄控制清單中規定
4、的期限進行整理、歸檔。-負責質量記錄保管的人員應該檢查提交的記錄是否填寫規范、清晰等，雙方在質量記錄控制清單中簽認；-電子媒體質量記錄應做好備份。 -所有質量記錄除特殊說明外由實施單位保存原件。?質量記錄的檢索需經過批準記錄，職能部門保管的記錄由部門經理同意后檢索；-保存在文件控制中心的記錄及涉及公司機密的記錄需檢索必須由各部門主管審批；-檢索質量記錄原則上不能帶離現場，確實需要經批準后可復印。? 應采取防潮、防火、防丟失等措施，磁記錄還應防高溫、防磁，電子媒體記錄應注意防病毒，定期檢查，防止記錄損失。?到期質量記錄經批準后可銷毀，電子文檔記錄可直接刪除； -銷毀應記錄銷毀方式、數量和名稱等；-需延長保存期的記錄將交給部門領導批準，按批準的延長期保存。?質量記錄控制清單?文件借閱登記表?文件控制單
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