1、1.0目的規定質量管理體系文件管理的流程、職責和工作要求，為質量管理體系文件的有效控制提供準則。2.0適用范圍適用于對深圳市保利物業管理有限公司質量管理體系文件的管理。3.0作業內容：流 程責任部門/人工作要求相關文件/記錄開始體系文件構架設計制定文件編寫規定和標識規范制定受控文件/質量記錄清單體系文件編寫文件審批是否批準 N YA ?管理者代表及質量體系推進小組。?品質部經理?文件控制中心?由管理者代表組織各部門指定的人員?按質量文件編制規定規定的權限審批 ?組織策劃QMS并確定體系文件構架。?編制質量文件編制規定；-質量文件編制規定的主要內容包括：各類文件的內容、要求和編寫方法的規定、文件
2、分類、各類文件的編號方法、格式和有效性標識方法等。?編制公司各部門的質量體系文件持有者清單和質量記錄控制清單；-質量體系文件持有者清單的內容應包括：文件名稱、編號、版次的修改狀態、管理部門審批人和生效日期等，具體的審批權限見質量文件編制規定；-質量體系文件持有者清單中應包含對外部文件的審批權限；-質量記錄控制清單的內容應包括記錄表格名稱、編號、版本、收集周期和保存期限等。?管理者代表組織質量手冊和通用管理程序的編寫-各部門主管組織本部門管理規范的編寫；-公司技術部門負責專用管理規范和技術規程的編寫。-應確保文件清晰、易懂、可操作。?按規定的權限審批；-對于涉及多個部門的文件可以采取文件會審的方
3、式審核。-質量體系管理職責類和表格文件統一由品質部批準。-技術類文件的審批由技術部門相關負責人審批。-有效控制文件的質量，滿足質量管理的要求，可操作； ?質量文件編制規定?質量管理體系文件持有者清單?質量記錄控制清單?質量文件編制規定 ?質量手冊；管理程序；各類管理規范/技術規程；質量記錄表格。 流 程責任部門/人工作要求相關文件/記錄 A文件制作原版文件管理文件發放 文件使用文件的評審 B?文控中心?文控中心?文控中心?文件持有人/使用人 ?文件的使用者、各級管理者都有責任適時評審文件的充分性和適宜性?制定質量文件持有者清單，規定文件的發放范圍和數量，由管理者代表審批后作為文件制作和發放的依
4、據；-按規定的份數制作，不得錯頁、漏頁；-保留不加蓋文件受控章的正本（原版文件）；?原版文件應登記歸檔并標識，不得發放；-以電子文檔保存的應用軟盤或光盤制作至少一份備份，作好標識并妥善保管（應防潮、防磁、防高溫）。?按質量文件持有者清單規定的范圍發放；發放的方式為實物發放；-實物的發放，屬公共文件的如質量方針、質量手冊和公共程序的發放采用紙質復印方式發放，只下發到部門級單位。由文控中心根據需要確定分發范圍和數量，經管理者代表審批后發放并作好文件發放登記表；與各部門有關的文件則發放到相關部門；對其它文件按責任區域發放；-各類文件的發放受控標識以文件控制中心之紅色“受控”章為準；-發放體系文件及各
5、部門轉發文件都需作好文件發放登記表；-屬各部門向業務對口單位發放的內部文件，由所在管理部門作好文件發放登記表；-外部文件的發放由公司、各部門分級控制。各級主管部門負責控制外來文件，識別與質量管理體系的相關性，對需發放執行的外部文件，建立外來文件登記表并做好文件發放登記表下發。-外部文件編號可直接沿用原文件編號，原文件無明確編號時，按所在部門文件管理方法管理。?需妥善保管好文件不得隨意損壞、復印、拷盤及丟失，如有丟失、損壞應及時向文控中心填寫文件控制單申請補發；-丟失文件補發應給予新的分發記錄，并核銷原分發記錄（在文件發放登記表的“備注”欄內注明）。-需借閱文件時應向品質部申請，經品質部經理同意
6、后,填寫文件借閱登記表。?文件的使用者應在工作過程中，評價文件的充分性和適宜性，需要時，應提出更新的需要；-要求公司領導把質量管理體系文件的充分性和適宜性作為管理評審的內容之一，需要時應更新。?質量文件持有者清單?質量文件持有者清單 ?文件發放登記表?文件發放登記表?外來文件登記表?文件控制單文件發放登記表文件借閱登記表流 程責任部門/人工作要求相關文件/記錄 B文件更改作廢文件處理記錄保存結束?原審批人負責更改后文件的審批，文件控制中心負責電子版本和實物文件的統一更改、換發、回收。?由各級文件管理部門負責處理?文控中心? 由文控中心保管? 管理職責類和表格文件需要更改時，由提出人填寫質量體系
7、文件更改申請表按原審批程序審批，原審批人不能審批時，由其代理人或接替人審批，但審批人應獲得更改文件有關的信息；-使用換頁方式修改的，修改后的舊文件頁應就地銷毀并記錄，當一次性修改量較大時，采用換版的方式修改，修改后的舊文件評審后保留一份加蓋“參考” 文件章以便于追溯； -文件更改須按照質量文件編制規定的規定更新其版本號（改版時）和修訂狀態（單頁更改時）（文件的版本號用A、B、C表示第一版、第二版、第三版；用0、1、2表示未經修改、第一次修改、第二次修改）； -發放到各部門的文件修改后，以文件發放登記表的形式通知各部門進行換發和舊文件的回收；-對舊文件要保存原版，并標識；-新文件下發時應在文件發放登記表的“備注”欄內注明舊文件回收或直接銷毀。-發往外部的“參考”文件（非受控）在修改或換版時，只作通知并發放新文件，可不收回舊文件；-發往外部“受控”文件由各主管部門跟蹤更改的方法，當發給外部“受控”文件發生更改時，應通知外部文件的變更，換發更新版本的外部文件。?更改時回收的作廢文件/作廢頁應立即加蓋“作廢”章，保留最近一次的作廢文件，其余的作廢文件直接銷毀：-銷毀的方式：用碎紙機粉碎；用火燒毀 -保留文件應加蓋“參考”文件章，并作好保密性的處理。? 按質量記錄控制程序的規定保存文件發放和更改記錄。?質量體系文件更改申請表?質量文件編制規定?文件發放登記表?質量記錄控制程序
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