1、ZW/SH-01-21代購材料管理規定1、 目的：為了加強代購材料的采購、倉儲、領用等管理，特制定本規定。2、 適用范圍：適用于各中心維修材料的采購。3、 名詞解釋：本規定中“代購材料”是指為商場進行日常維修、保潔等所耗用的直接材料，該材料由物業公司代為采購、倉儲、領用等，由商場審核付款、監督使用，包括五金、電器、水暖、保潔材料等，不包括物業公司提供服務所使用的工具、勞保用品等。4、 具體要求：4.1、 采購管理4.1.1、 物業公司應會同商場對供應商進行評審，每類材料應確定2-3家合格供方，合格供方應能提供增值稅發票（如提供普通發票的價格低于增值稅發票的不含稅單價，則可考慮接受普通發票）。物
2、業公司采購員應關注市場行情和變化，如發現更好的合格供方應及時提出調整合格供方建議，經與商場共同評審合格后再進行調整。4.1.2、 每月22日前，物業公司根據日常維修消耗經驗用量制定下月代購材料采購計劃，報至物業公司采購員處（電子版），計劃中應詳細注明編制依據。物業公司采購員應立即對所有合格供方進行詢價、比價，并于每月26日編制完成材料月采購計劃審批單（應分材料類別編制）報至商場總務部，經商場內部審批流程審批后，復印一份交物業公司采購員安排采購。4.1.3、 對用量較大的日常消耗性材料，原則上按2-10天用量安排采購，即庫存量低于2天用量時采購補庫，最大庫存量以10天用量為限。對用量較小的日常材
3、料，可一次性按月計劃購入。對偶發性的非日常材料，商場管理處應提前兩天通知采購員安排采購。4.1.4、 對于超計劃或計劃外的材料，商場管理處應編報材料臨時采購審批單，經采購員詢價、比價后，報至商場總務部，經商場內部審批流程審批后安排采購。對于突發緊急維修，則可根據靈活性原則，先采購維修，再補辦相關審批手續。4.1.5、 對于部分容易損壞，但又無法確定何時會損壞的五金等部件（如：掛鎖），可確定最低庫存數，以滿足維修的及時性。發生領用時，商場管理處再以臨時采購審批單的形式經審批后補充最低庫存。4.1.6、 采購員采購時應嚴格進行比價，在同樣的質量要求下，選擇性能價格比最佳的單位簽訂供貨協議，嚴禁不調
4、查、不比價、盲目采購。比價時不同質量的材料無可比性。4.1.7、 大宗材料的采購，物業公司應組織以招標形式進行采購，同時應通知購物中心指派相關人員參與。4.2、 倉儲管理4.2.1、 入庫驗收材料入庫時，由采購員和商場管理處相關主管對材料的質量進行驗收，必要時，可請工程部相關主管協同驗收；倉庫保管員對材料的數量進行驗收。驗收合格后采購員應填寫入庫單。入庫單上應標明供貨單位名稱、材料編號、品名、規格型號、計量單位、數量、不含稅單價、不含稅金額等要素，入庫單上必須有采購員、保管員、及驗收人簽字。入庫單一式三聯，一聯倉庫用于記帳，一聯總務用于對帳，一聯隨發票用于付款。未經點驗的材料，倉庫管理員不得辦
5、理入庫手續。驗收不合格的材料，采購員應立即辦理退貨或換貨。4.2.2、 單獨保管代購材料收驗入庫后，應存放在代購材料專用貨架上，不得與自購材料混放。代購材料在倉儲管理的要求上應與自購材料同樣嚴格，要分類存放，堆放整齊。倉庫內嚴禁煙火，要配備必要的消防器材；有特殊保管要求的材料應按要求單獨存放，防止腐爛變質。倉庫材料的安全完整由倉庫保管員實行責任管理。4.2.3、 建卡建賬代購材料應單獨建卡建帳，帳簿采用數量金額式，收發應序時登記，定期盤點。4.3、 領用管理4.3.1、 材料領用時，由領用人填寫領料單，經管理處經理審核簽字后，據以到倉庫領料。領料單上應標明領用單位、用途、材料編號、品名、規格型
6、號、計量單位、請領數量等要素，領料單一式三聯，一聯倉庫用于記帳、一聯總務用于對帳、一聯管理處留存。倉庫保管員必須憑單發貨，禁止用白條領用。倉庫保管員發貨后，應在領料單上填寫實發數量、不含稅單價和不含稅金額并簽名。一次領用數量按以下原則掌握：4.3.1.1、 領用日常消耗性材料，可以在每天上午九點以前按當天的4.3.1.2、 估計用量一次性領用，周五可按三天的估計用量領用。當天未用完的材料應于第二天上午領料前辦理假退庫手續。對存放在管理處臨時倉庫的材料，管理處應按照庫存材料管理的要求加強該材料的實物管理。4.3.1.3、 領用偶發性的非日常材料，應隨用隨領。4.3.1.4、 對于節假日時急用的維
7、修材料，按應急程序由保安主管辦理臨時發料手續。4.4、 財務結算4.4.1、 對代購材料原則上應采取按月一次性結算，結算時由采購員將發票、入庫單、材料月采購計劃審批單交商場總務部辦理請款，商場付款審批手續完畢后，由商場總務部將支票交給物業公司采購員，采購員再轉交供貨單位辦理清帳手續。支票交接時應辦理交接手續。4.4.2、 需帶款提貨的，由采購員將材料月采購計劃審批單（注明現款現貨）交商場總務部辦理請款，商場付款審批手續完畢后，由商場總務部將支票交給物業公司采購員辦理采購提貨并索取發票，貨到驗收入庫后，再將發票和入庫單交商場總務部。支票和發票交接時應辦理交接手續。4.4.3、 當月按計劃采購的材
8、料應當月辦理財務結算。4.5、 月末處理4.5.1、 盤點并編制收發存報表每月25日，倉庫保管員應對庫存材料進行盤點，將入庫單、領料單分類整理，編制材料收、發、存月報一式兩份，一份于每月26日隨材料月采購計劃審批單一起報購物中心總務部（附入庫單和領料單的總務記帳聯）、一份倉庫留存。材料收、發、存月報應包含材料編碼、品名、規格型號、計量單位、期初數量、期初金額、本期入庫數量、本期入庫金額、本期領用數量、本期領用金額、期末結存數量、期末結存金額。材料收、發、存月報應與材料帳核對一致，做到帳、表、物相符。4.5.2、 維修單匯總商場管理處應將每份維修單所耗用材料的數量、單價、金額在維修單上詳細列出，并每月進行匯總，于每月26日隨材料收、發、存月報一起報購物中心總務部審核。4.5.3、 材料采購匯總分析表每月25日，采購員應編制材料采購匯總分析表一式兩份，一份于每月26日隨材料月采購計劃審批單一起報購物中心總務部，一份倉庫留存。材料采購匯總分析表應包含材料編碼、品名、規格型號、計量單位、計劃采購數、計劃單價、計劃金額、實際采購數、實際單價、實際金額、差異原因等，單價差異由采購員負責解析原因，數量差異由商場管理處負責解析原因。當月計劃中未采購的材料，其相關審批簽字不再具有效力，如又需購買，則應另報采購計劃辦理審批并作相關說明。
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