1、ZW/SH-01-18物質采購控制管理規程 1. 目的和適用范圍1.1 目的 通過對原材料、輔助材料、外購、外協物資的采購進行控制，以確保所 采購的物資符合采購文件規定的要求。 2 適用范圍 本程序適用于本公司物業管理服務所用的原輔材料、外購、外協產品的 采購管理工作。其它物資（如辦公用品）的采購可參照執行。3. 職責3.1 請購部門提出采購標準及技術要求，各職能部門負責對采購文件的技術要求審核，并負責對采購物資進行驗證。3.2 總經辦負責采購物資的談判、簽約、實施、組織對供方進行評價和控制。3.3 管理處協助對供方的評定。3.4 總經理負責采購文件的審批。4. 工作程序4.1 本公司根據所采
2、購物資對物業管理活動及加工的產品質量影響程度，將所采購的物資分為三類：即A類，關鍵物資；B類，重要物資；C類，一般物資。因此，根據供方的重要程度，對供方進行管理。4.2 供方的評價和控制（執行GEPM/QR07-01-2001）4.2.1 A類物資供方的評價采用以下條款之一進行。4.2.1.1 供方須具有產品質量認證證書或質量體系認證證書、列入生產許可 證發證目錄的應有生產許可證，并對其歷史業績和市場信譽進行評價。市政公用部門的專營（專供）物資在簽署“供用協議”后視為評價合格。4.2.1.2 對長期合作的供方由總經辦會同各職能部門及管理處對其產品在本公司的歷史使用情況及驗證實績進行評價。4.1
3、.2.3 應適當評價供方的財務狀況及技術支持能力。4.2.2 B類物資供方的評價4.2.2.1 產品必須有質保書或合格證，產品實行三包。4.2.2.2 各部門通過對其產品的檢驗結果，統計近期3個月的質量記錄，依據 合格率情況進行評價。4.2.3 C類物資采用同類產品比較。供方統計近期的產品質量記錄，依據合格率進行評價。4.2.4 供方評審后，由總經辦填寫供方評審記錄并附上相應的資料，對符合要求的，由總經辦經理填寫結論，將其編入合格供方一覽表，經總經理批準后，定為合格供方，作為本公司的采購點，同時通知到各職能部門及管理處。 對本公司貫標之前簽署的目前仍屬有效的購貨合同，由總經辦負責對供貨方進行一
4、次補充評審，符合要求并經批準的，可列為合格供方。合同期滿后，需重新進行新一輪的評審。4.2.5 對供方的控制4.2.5.1 總經辦負責建立供方質量檔案，包括供方調查評價表，質量歷史實績，生產能力，交貨能力和信譽記錄。4.2.5.2 由管理者代表會同財務部及各職能部門組成考核小組，每年一次（不超過12個月）對供方進行重新審核，并填寫公司供方質量保證能力（現場）調查表、供方歷次信譽記錄表。4.3 本公司委外發包文件包括維保合同、委外服務合同及附件、圖紙等。4.3.1 委外發包文件必須注明委外項目名稱、內容、技術要求、質量要求、數量等內容。特殊情況要附實物、圖樣、規范、等級和有關標準等。4.3.2
5、委外發包文件由各部門填寫，部門經理簽字，分管副總審批，總經理批準。4.3.4 委外發包文件應由接受服務的職能部門登記、保管、存檔。4.4 采購信息及文件 本公司采購文件包括采購計劃、采購合同、采購申請單、實物樣品及圖紙等。4.4.1 采購計劃應注明所采購物品名稱、型號規格、數量、技術要求等內容，規范、類別、等級和有關標準等內容，特殊情況的要附實物、圖樣、標識、類別、等級和有關標準等項目。適當時應包括：產品采購批準的要求；對產品的驗收要求；適當的質量管理體系要求和其它要求等。4.4.2 對臨時性不能在合格供方所采購的物資或某種按采購文件規定無 法購到的以及可用代用品的物資，必須由申購部門填寫應急
6、（代用）材料采購審批單，注明應急代用品的名稱和技術質量規定等，經申購部門經理簽字并報總經理批準后可由各申購部門采購（一次有效）。緊急C類物資允許申購部門直接采購，補辦手續。每月底將本月本部門應急（代用）采購的物資清單交總經辦分析適當調整計劃并存檔。4.4.3 采購申請應由申報部門填寫，部門經理簽字，職能部門對采購要求是否適宜和充分進行審核，分管領導審批，總經理批準。4.4.4 采購文件應由財務部登記、保管、存檔。4.5 采購程序4.5.1 計劃性采購4.5.1.1 倉管員根據物資庫存情況,做出下月補充物資采購計劃。4.5.1.2 各部門主管每月下旬制定下個月的物資采購計劃，說明物資的名稱、型號
7、、規格、數量等（如有特殊要求需說明）。4.5.1.3 各部門（處）將月份物資采購計劃交相關部門經理審核后，分管領導審批后，于每月的25日前報總經辦，由總經辦經理審核后匯總填寫采購計劃審批單同意報總經理批準。4.5.1.4 總經辦根據批準后的采購計劃組織采購。（在規定的供方內采購）4.5.1.5 零星采購4.5.2.1 各部門需要零星物資和計劃外的物資時，先填寫 月物資采購計劃清單壽命物資的名稱、型號、規格、數量、用途等。（如有特殊需求需說明）4.5.2.2 月物資采購計劃清單由各部門主管確認后按4.5.1.3和4.5.1.4的規定進行采購。4.5.2.3 如有急需等特殊情況，經管理處經理同意，總經理批準后也可對其它供方實物質量進行驗證后購買。4.6 采購物資的驗證見物資的驗證、入庫、保管、領用管理規程。5. 質量記錄表格 QR/SH-01-25 供方評審記錄表 QR/SH-01-26 合格供方一覽表 QR/SH-01-27 應急（代用）材料采購審批單 QR/SH-01-28 采購計劃審批單
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