1、深圳市保利物業(yè)管理有限公司 文件名稱：文件控制程序 版 次：A/0 文件編號：POLY-QP-423 第 1 頁 共 4 頁 1 1. .0 0 目的目的 規(guī)定質(zhì)量管理體系文件管理的流程、職責(zé)和工作要求，為質(zhì)量管理體系文件的有效控制提供準則。 2 2. .0 0 適用范圍適用范圍 適用于對深圳市保利物業(yè)管理有限公司質(zhì)量管理體系文件的管理。 3 3. .0 0 作業(yè)內(nèi)容：作業(yè)內(nèi)容： 流流 程程 責(zé)任部門責(zé)任部門/ /人人 工作要求工作要求 相關(guān)文件相關(guān)文件/ /記錄記錄 N Y A 管 理 者 代 表 及 質(zhì) 量 體 系推進小組。 品 質(zhì)部 經(jīng) 理 文 件 控 制 中心 由 管 理 者 代 表
2、組 織 各 部 門 指 定 的 人員 按 質(zhì)量文 件編制規(guī)定 規(guī) 定 的 權(quán) 限 審批 組織策劃 QMS 并確定體系文件構(gòu)架。 編制質(zhì)量文件編制規(guī)定 ； -質(zhì)量文件編制規(guī)定的主要內(nèi)容包括：各類文件的 內(nèi)容、要求和編寫方法的規(guī)定、文件分類、各類文件的 編號方法、格式和有效性標識方法等。 編制公司各部門的 質(zhì)量體系文件持有者清單 和 質(zhì) 量記錄控制清單 ； -質(zhì)量體系文件持有者清單的內(nèi)容應(yīng)包括：文件名 稱、編號、版次的修改狀態(tài)、管理部門審批人和生效日 期等，具體的審批權(quán)限見質(zhì)量文件編制規(guī)定 ； -質(zhì)量體系文件持有者清單中應(yīng)包含對外部文件的 審批權(quán)限； -質(zhì)量記錄控制清單的內(nèi)容應(yīng)包括記錄表格名稱、
3、編號、版本、收集周期和保存期限等。 管理者代表組織質(zhì)量手冊和通用管理程序的編寫 -各部門主管組織本部門管理規(guī)范的編寫； -公司技術(shù)部門負責(zé)專用管理規(guī)范和技術(shù)規(guī)程的編寫。 -應(yīng)確保文件清晰、易懂、可操作。 按規(guī)定的權(quán)限審批； -對于涉及多個部門的文件可以采取文件會審的方式 審核。 -質(zhì)量體系管理職責(zé)類和表格文件統(tǒng)一由品質(zhì)部批準。 -技術(shù)類文件的審批由技術(shù)部門相關(guān)負責(zé)人審批。 -有效控制文件的質(zhì)量， 滿足質(zhì)量管理的要求， 可操作； 質(zhì)量文件編 制規(guī)定 質(zhì)量管理體 系文件持有者 清單 質(zhì)量記錄控 制清單 質(zhì)量文件編 制規(guī)定 質(zhì)量手冊；管 理程序；各類管 理規(guī)范/技術(shù)規(guī) 程； 質(zhì)量記錄表格。 開始 體
4、系文件 構(gòu)架設(shè)計 制定文件編寫規(guī) 定和標識規(guī)范 制定受控文件/質(zhì) 量記錄清單 體系文件編寫 文件審批 是否 批準 深圳市保利物業(yè)管理有限公司 文件名稱：文件控制程序 版 次：A/0 文件編號：POLY-QP-423 第 2 頁 共 4 頁 流流 程程 責(zé)任部門責(zé)任部門/ /人人 工作要求工作要求 相關(guān)相關(guān)文件文件/ /記錄記錄 A B 文控中心 文控中心 文控中心 文件持有人/ 使用人 文件的使用 者、 各級管理者 都有責(zé)任適時 評審文件的充 分性和適宜性 制定質(zhì)量文件持有者清單 ，規(guī)定文件的發(fā)放范圍和 數(shù)量，由管理者代表審批后作為文件制作和發(fā)放的依據(jù)； -按規(guī)定的份數(shù)制作，不得錯頁、漏頁；
5、-保留不加蓋文件受控章的正本（原版文件） ； 原版文件應(yīng)登記歸檔并標識，不得發(fā)放； -以電子文檔保存的應(yīng)用軟盤或光盤制作至少一份備份， 作好標識并妥善保管（應(yīng)防潮、防磁、防高溫） 。 按質(zhì)量文件持有者清單規(guī)定的范圍發(fā)放；發(fā)放的方 式為實物發(fā)放； -實物的發(fā)放，屬公共文件的如質(zhì)量方針、質(zhì)量手冊和公 共程序的發(fā)放采用紙質(zhì)復(fù)印方式發(fā)放，只下發(fā)到部門級單 位。由文控中心根據(jù)需要確定分發(fā)范圍和數(shù)量，經(jīng)管理者 代表審批后發(fā)放并作好文件發(fā)放登記表 ；與各部門有 關(guān)的文件則發(fā)放到相關(guān)部門；對其它文件按責(zé)任區(qū)域發(fā) 放； -各類文件的發(fā)放受控標識以文件控制中心之紅色“受 控”章為準； -發(fā)放體系文件及各部門轉(zhuǎn)發(fā)文
6、件都需作好文件發(fā)放登 記表 ； -屬各部門向業(yè)務(wù)對口單位發(fā)放的內(nèi)部文件，由所在管理 部門作好文件發(fā)放登記表 ； -外部文件的發(fā)放由公司、各部門分級控制。各級主管部 門負責(zé)控制外來文件，識別與質(zhì)量管理體系的相關(guān)性，對 需發(fā)放執(zhí)行的外部文件，建立外來文件登記表并做好 文件發(fā)放登記表下發(fā)。 -外部文件編號可直接沿用原文件編號，原文件無明確編 號時，按所在部門文件管理方法管理。 需妥善保管好文件不得隨意損壞、復(fù)印、拷盤及丟失， 如有丟失、損壞應(yīng)及時向文控中心填寫文件控制單申 請補發(fā)； -丟失文件補發(fā)應(yīng)給予新的分發(fā)記錄，并核銷原分發(fā)記錄 （在文件發(fā)放登記表的“備注”欄內(nèi)注明） 。 -需借閱文件時應(yīng)向品質(zhì)
7、部申請，經(jīng)品質(zhì)部經(jīng)理同意后, 填寫文件借閱登記表 。 文件的使用者應(yīng)在工作過程中，評價文件的充分性和適 宜性，需要時，應(yīng)提出更新的需要； -要求公司領(lǐng)導(dǎo)把質(zhì)量管理體系文件的充分性和適宜性 作為管理評審的內(nèi)容之一，需要時應(yīng)更新。 質(zhì)量文件持有 者清單 質(zhì)量文件持有 者清單 文件發(fā)放登記 表 文件發(fā)放登記 表 外來文件登記 表 文件控制單 文件發(fā)放登記 表 文件借閱登 記表 文件制作 原版文件管理 文件發(fā)放 文件使用 文件的評審 深圳市保利物業(yè)管理有限公司 文件名稱：文件控制程序 版 次：A/0 文件編號：POLY-QP-423 第 3 頁 共 4 頁 流流 程程 責(zé)任部門責(zé)任部門/ /人人 工作
8、要求工作要求 相關(guān)文件相關(guān)文件/ /記錄記錄 B 原審批人負 責(zé)更改后文件 的審批， 文件控 制中心負責(zé)電 子版本和實物 文件的統(tǒng)一更 改、 換發(fā)、 回收。 由各級文件 管理部門負責(zé) 處理 文控中心 由文控中心 保管 管理職責(zé)類和表格文件需要更改時，由提出人填 寫質(zhì)量體系文件更改申請表按原審批程序?qū)徟?原審批人不能審批時，由其代理人或接替人審批，但 審批人應(yīng)獲得更改文件有關(guān)的信息； -使用換頁方式修改的，修改后的舊文件頁應(yīng)就地銷 毀并記錄，當一次性修改量較大時，采用換版的方式 修改，修改后的舊文件評審后保留一份加蓋“參考” 文件章以便于追溯； -文件更改須按照質(zhì)量文件編制規(guī)定的規(guī)定更新 其版
9、本號（改版時）和修訂狀態(tài)（單頁更改時） （文 件的版本號用 A、B、C表示第一版、第二版、第 三版；用 0、1、2表示未經(jīng)修改、第一次修 改、第二次修改） ； -發(fā)放到各部門的文件修改后， 以 文件發(fā)放登記表 的形式通知各部門進行換發(fā)和舊文件的回收； -對舊文件要保存原版，并標識； -新文件下發(fā)時應(yīng)在文件發(fā)放登記表的“備注” 欄內(nèi)注明舊文件回收或直接銷毀。 -發(fā)往外部的“參考”文件（非受控）在修改或換版 時，只作通知并發(fā)放新文件，可不收回舊文件； -發(fā)往外部“受控”文件由各主管部門跟蹤更改的方 法，當發(fā)給外部“受控”文件發(fā)生更改時，應(yīng)通知外 部文件的變更，換發(fā)更新版本的外部文件。 更改時回收的作廢文件/作廢頁應(yīng)立即加蓋“作廢” 章，保留最近一次的作廢文件，其余的作廢文件直接 銷毀： -銷毀的方式：用碎紙機粉碎；用火燒毀 -保留文件應(yīng)加蓋“參考”文件章，并作好保密性的 處理。 按質(zhì)量記錄控制程序的規(guī)定保存文件發(fā)放和 更改記錄。 質(zhì)量體系文件更 改申請表 質(zhì)量文件編制規(guī) 定 文件發(fā)放登記 表 質(zhì)量記錄控制程 序 文件更改 記錄保存 作廢文件處理 結(jié)束
全部分類
標準檢索
招標公告
免費下載資料庫
10000份+資源包
千萬vip文檔暢享下載
下載文檔文件編輯即用
網(wǎng)站精選百萬好案
百萬工程地產(chǎn)工作者都在用
微信掃一掃登錄
