1、深圳市保利物業管理有限公司 文件名稱：采購及分包控制程序 版 次：A/0 文件編號：PLOY-QP-740 第 1 頁 共 5 頁 1.01.0 目的目的 1.1 分包工作流程 通過對工程施工、 電梯養護、 綠化、 吸糞、 消殺等服務項目分包商的評價選擇與對分包的有效控制， 確保服務的質量符合規定的要求，為客戶提供滿意的服務。 1.2 物資采購流程 通過對公司所有的物資采購進行有效控制， 確保采購的物資符合規定的要求， 以便各部門為顧客提 供滿意的服務。 2.02.0 適用范圍適用范圍 本程序適用于公司所有項目分包商的評價選擇與分包和外協、物資采購、辦公用品采購、緊急采購等流 程的管理工作。
2、3.03.0 作業內容作業內容 （見下頁）（見下頁） 深圳市保利物業管理有限公司 文件名稱：采購及分包控制程序 版 次：A/0 文件編號：PLOY-QP-740 第 2 頁 共 5 頁 3.1 分包工作流程分包工作流程 流程 責任部門/人 工作要求 相關文件/記錄 B A 相關部門負 責人 相關部門負 責人 總經理 相關部門負 責人 相關部門負 責人 總經理 財務部、 總經 理 總經理或其 授權人 相關部門 相關部門負責人需明確所負責的相關部 門目前需要對外尋求分包的項目 相關部門負責人對需要分包的項目向公 司提出分包申請 總經理根據實際情況決定是否由公司統 一對外進行分包。 相關部門負責人根
3、據總經理安排自行分 包。 相關部門負責人根據供方/分包商評價 標準對供方/分包商進行尋找、評估、選 擇，并記錄到供方/分包商評價記錄 。 總經理對各部門提供的供方/分包商進行 最后的確認。 -經總經理批準的供方/分包商由品質部納 入合格供方/分包商名單 。 由財務部組織相關部門按合同管理程 序對分包合同進行評審； -對續簽的分包合同根據年度的分包商評 價記錄決定是否續簽。 簽訂分包合同。 零星土建、裝修、公用工程分包業務：相 關業務部門依據合同中的實施要點及有效 附件對施工過程進行不定期監督檢查，發現 不合格按不合格品（服務）控制程序進 行處理 -設備設施維修保養分包業務：按分包合同 的具體要
4、求及相關服務程序進行日常檢查 并記錄。 -清潔衛生，衛生防疫、環境綠化、白蟻防 治等分包業務：按分包合同的具體要求及相 關服務程序進行日常檢查并記錄。 分包項目申請 表 供方/分包商 評價標準 供方/分包商 評價記錄 合格供方/分 包商名單 合同管理程 序 供方/分包商 評價記錄 不合格品（服 務）控制程序 開始 分包項目的識別分類 分包項目的申請 公司是否 統 一 分包 有關部門自行分包 尋找/評估/選擇供方/分包商 NO YES 總經理 確認 分包合同評審 YE S NO 簽訂合同 NO 對分包業務進行控制 YE S 深圳市保利物業管理有限公司 文件名稱：采購及分包控制程序 版 次：A/0
5、 文件編號：PLOY-QP-740 第 3 頁 共 5 頁 流程 責任部門/人 工作要求 相關文件/記錄 A B 財務部 總經理 總經理 每年組織業務部門等對供方/分包商的服 務質量和技術水平進行一次評審，填寫供 方/分包商評價記錄報總經理審批。 -必要時，可臨時組織對供方/分包商的評 審 -對于在ISO9000質量體系運行前已提供承 包服務的供方/分包商，品質部組織對其統 一進行一次評審，合格者直接列為合格供方 /分包商。 不合格者取消分包業務，由品質部在合 格供方/分包商名單中刪除。 根據供方/分包商評審記錄 ，并綜合考 慮當年市場行情，合格者續簽分包合同。 -續簽分包合同需重新經過分包合
6、同評審。 供方/分包商 評價記錄 合格供方/分 包商名單 供方/分包商 評價記錄 NO 供方/分包商 年度評審 取消供方/分包業務 續簽分包合同 結束 YES 深圳市保利物業管理有限公司 文件名稱：采購及分包控制程序 版 次：A/0 文件編號：PLOY-QP-740 第 4 頁 共 5 頁 3 3.2.2 物資采購流程物資采購流程 流 程 責任部門/人 工作要求 相關文件/記錄 NO 不符合預算 符合預算 NO YES NO YES NO YES A 各部門 各部門負責 人 采購員 財務部 總經理 財務部 采購員、財 務部有關部門 負責人、有關 專業人員 總經理 有關采購人 員、有關部門/ 負
7、責人 人事行政部負責辦公用品的采購；管理處 負責其它物品的采購。 各部門與倉管員核對下月所需物品后,預 測下月的采購要求。 各部門負責人于每月 25 日前填寫采購 計劃審批表交采購員，要求就采購的物品 的型號、規格、顏色、樣式、質量要求、交 貨時間等詳細列明。 采購員對各部門的物資采購項目進行確 認，看是否與以前的采購申請有異常現象， 同時報價至財務部。 財務部根據各部門年度預算及已用物品 的情況對采購計劃審批表進行審核是否 符合預算及采購員的報價是否合理。 總經理根據實際情況決定是否批準該物 資的采購。 財務部根據所需物資價值的大小及實際 情況判斷是否為大宗采購。 采購員應進行市場調查，及時
8、了解市場行 情，與有關供應商進行聯系，并建立供應商 檔案。財務部從供應商檔案中提供 2-3 個供 應商，并依據供方/分包商評價記錄對 其進行評估后再提交總經理選擇。對已評估 合格的供應商，由財務部組織有關部門負責 人定期（每年）再進行評估一次。 總經理可根據所需采購的物資決定是否 進行招標。 采購經辦人員根據采購計劃審批表 ， 提供需求信息給供應商 采購計劃審 批表 各部門年度 預算、 采購計 劃審批表 采購計劃審 批表 供方/分包 評價記錄 采購計劃審 批表 采購申請 定期尋找、選擇、 評估供應商 采購需求提出 審核 審批 審批 是否為大 宗采購 下采購單 確認 開始 深圳市保利物業管理有限
9、公司 文件名稱：采購及分包控制程序 版 次：A/0 文件編號：PLOY-QP-740 第 5 頁 共 5 頁 流 程 責任部門/人 工作要求 相關文件/記錄 B B A B 不合格 合格 NO YES NO 有關采購人 員、有關部門/ 負責人 倉管員、使 用部門負責人 倉管員及有 關部門負責人 或其指定人員 有關部門/ 采購經辦人員 財務部主管 總經理 財務部出納 使用部門負 責人 倉管員、采 購員 財務部/ 主 管 采購經辦人員按照采購計劃審批表通 過上門采購或由確定的供應商送貨等形式 進行購買。 倉管員和使用部門負責人應對采購回來 的物品進行驗收，如符合要求則簽名入庫或 領用；如不符合要求
10、則立即退貨。 驗收合格，倉管員應對物品及時入庫，填 寫入庫單或領料單 。并由請購部門 負責人或其指定人員簽名領取物品。 有關部門采購經辦人員應要求供應商開 具發票，并及時結單報帳。 財務部主管審核是否為已選擇的供應商 和價格。 出納按照總經理批后的付款數額如實付 款。 使用部門負責人應在使用的過程中依據 不合格品（服務）控制程序對不合格的 物資進行及時處理。 倉管員和采購員應每月對所采購的物品 情況及驗收合格情況進行統計，填寫供方 /分包商評價記錄 ，并及時反饋給財務部主 管，以便采取預防和糾正措施，將結果存入 合格供方/分包商名單 。 財務部主管應根據糾正措施控制程序 、 預防措施控制程序對
11、供應商采取相應糾 正措施（如扣除貨款或淘汰等）進行預防和 補救。 采購計劃審 批表 領料單 入庫單 、 出 庫單 入庫單、領料 單、送貨單、采 購計劃審批表 發票 不合格品 （服務）控制程 序 供方/分包 商評價記錄 合格供方/ 分包商名單 糾正措施控 制程序 、 預防 措施控制程序 3.2.1 緊急采購：緊急采購：各部門在執行以已上采購計劃時如果遇到緊急事件，需要緊急采購一定數量的物品，用電話聯系方式或 直接口頭請示，獲批準后由采購部門實施。采購過程完畢后需補充辦理采購及物資管理的相關手續。 購買 驗收 入庫或領取物 結單 統計分析 采取預防、 糾 正措施 付款 審核 使用維護及 不合格處理 審批 結 束
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