深圳某物業(yè)管理公司記錄控制【2頁(yè)】.DOC

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深圳某物業(yè)管理公司記錄控制【2頁(yè)】.DOC

1、4.5.3 記錄控制1.0目的為對(duì)QHSE記錄的識(shí)別、保存及安全進(jìn)行有效控制，特制定本程序。2.0適用范圍本程序適用于與公司QHSE管理體系有關(guān)的所有記錄的控制。3.0定義記錄：闡明所取得的結(jié)果或提供所完成活動(dòng)的證據(jù)的文件。在本公司它是指QHSE管理體系運(yùn)行過(guò)程中形成的文件，是QHSE管理體系運(yùn)行活動(dòng)的真實(shí)記載。4.0職責(zé)4.1 品質(zhì)保證部：通過(guò)對(duì)QHSE管理體系的審核，驗(yàn)證是否所有的記錄都得到適當(dāng)?shù)目刂啤?.2 各部門(mén)：依本程序控制本部門(mén)所形成的記錄。5.0內(nèi)容5.1記錄的受控標(biāo)識(shí)：FM-（部門(mén)拼音縮寫(xiě)）-（001開(kāi)始）-（修改狀態(tài)號(hào)從0開(kāi)始）記錄的編號(hào)建議采用的方式為：（年份后兩位）（月份

2、）（日期）（流水號(hào)從1開(kāi)始）例：聯(lián)合廣場(chǎng)管理處工程組2002年10月9日的第10份維修記錄編號(hào)為021009105.2記錄的書(shū)寫(xiě)記錄的填寫(xiě)應(yīng)完整，并嚴(yán)禁用鉛筆、紅筆書(shū)寫(xiě)，其書(shū)寫(xiě)須字跡清楚；若書(shū)寫(xiě)有誤可杠改，但不允許涂改，杠改人須在杠改處簽名。5.3檢索記錄保存部門(mén)應(yīng)制定檢索目錄，以便迅捷查閱。檢索目錄中至少應(yīng)包括：記錄名稱、記錄形成日期、記錄編號(hào)、記錄保存期限。5.4記錄的保存和防護(hù)5.4.1記錄由記錄產(chǎn)生部門(mén)負(fù)責(zé)收集和保存。5.4.2對(duì)涉及保密性的職業(yè)健康安全記錄應(yīng)保密保存。5.4.3對(duì)記錄形式為電子檔的，須另盤(pán)拷貝，且做好拷貝盤(pán)的相關(guān)標(biāo)識(shí)并妥善保存。5.4.4記錄的保存環(huán)境應(yīng)滿足防火、防盜、防潮、防塵、防水、防蟲(chóng)等安全及防損要求，以避免損壞、變質(zhì)或遺失。5.5保存期限除合同或相關(guān)法規(guī)等有特別要求外，記錄的保存期限據(jù)QHSE記錄一覽表中規(guī)定執(zhí)行。5.6過(guò)期處理對(duì)于超過(guò)保存期限的記錄，由其部門(mén)負(fù)責(zé)人核準(zhǔn)后予以銷毀或做環(huán)保紙使用（如做環(huán)保紙使用，其載有作廢文件信息的整個(gè)頁(yè)面應(yīng)劃“”以做識(shí)別）。6.0 相關(guān)文件文件控制7.0記錄QHSE記錄一覽表

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