1、4.2文件要求4.2.1總則為確保公司根據GB/T190012000 idt ISO9001:2000標準的要求建立的質量管理體系所需過程得到有效策劃、運行和控制，公司建立的質量管理體系文件包括： 質量手冊（包含質量方針和質量目標）、HSEMD、作業指導書、記錄、質量計劃及管理方案等。4.2.2質量手冊公司根據GB/T190012000 idt ISO9001:2000標準的要求編制和保持質量手冊，質量手冊包括：4.2.2.1質量管理體系的范圍，包括根據公司所提供物業管理服務的性質而對標準條款“7.3設計和開發”進行合理地刪減；4.2.2.2公司的質量方針、質量目標及質量目標的測量頻次及測量方
2、法；4.2.2.3對公司概況、組織結構和部門及公司領導職責進行了描述；4.2.2.4對標準要求形成文件的程序，或對其的引用；4.2.2.5對質量體系所包括的過程和活動的順序和相互作用進行了描述。4.2.3文件控制4.2.3.1公司編制HSEMD4.4.5文件控制對質量管理體系所包含的文件進行控制。在該程序文件中，除明確各項控制活動的職責外，還制定了具體的控制方法，以確保：1） 文件發布前得到批準，以確保文件是充分、適宜；2） 必要時對文件進行評審與更新，并再次批準；3） 確保對文件的更改和現行修訂狀態加以標識；4） 確保在使用處可獲得有關適用的版本文件；5） 確保文件保持清晰、易于識別和檢索；
3、6） 確保相關的法律法規、行業標準及管理規定等外來文件得到識別，并控制其分發；7） 當有新版文件替代舊版文件時，及時處理作廢文件，防止作廢文件的非預期使用。若因任何原因而保留作廢文件時，對這些文件加以適當的標識。 4.2.3.2對質量管理體系文件的具體控制方法按HSEMD4.4.5文件控制執行。4.2.4記錄控制4.2.4.1公司編制HSEMD4.5.3記錄控制對質量管理體系所包含的記錄進行有效控制；4.2.4.2公司的記錄包括能證明公司的物業管理服務和服務提供過程與質量管理體系要求的符合性及質量管理體系是否已有效運行的記錄，記錄可以是紙張、磁盤、光盤、錄像帶、電子媒體等；4.2.4.3品質保證部負責根據其相關運行的特點、有關法規及合同要求規定記錄的保存期限；4.2.4.4記錄填寫部門應確保記錄的內容真實、完整和清晰并負責對記錄進行標識，標識可采取編號的方式；4.2.4.5記錄的歸檔部門負責按規定的貯存期限安排適宜的環境貯存和防護，并確保記錄易于查找，過期記錄的處置由歸檔部門負責人確認并審批。
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