1、4.4.3信息交流 1.0目的確保公司QHSE管理體系的有效運行，加強公司內部及公司與外部相關方之間的交流與溝通，從而確保QHSE方針和目標的實現。2.0適用范圍 適用于公司內部及公司與外部相關方之間有關QHSE管理體系的信息交流。3.0定義無4.0職責4.1各部門負責與職能專業相關的信息的接收、處理和組織答復；4.2管理處負責內、外部有關QHSE管理體系投訴建議的接收、處理和組織答復；4.3員工或員工代表參與職業健康安全管理方針、目標和程序的制定和評審及職業健康安全事務等。5.0內容5.1信息交流的形式5.1.1信息交流主要有公司內部之間的交流和公司與外部之間的交流；5.1.2公司內部之間的
2、交流的方式可包括（不限于此）：培訓、會議、座談會、書面文件、意見箱、調查表等等；公司與外部之間的交流的方式可包括（不限于此）：培訓、會議、座談會、函件、意見和建議、投訴、調查表、合同協商等。5.2公司內部之間的信息交流5.2.1公司內部之間的信息交流分為各部門內部信息交流、各部門之間信息交流、公司自上而下的信息交流、公司自下而上的信息交流以及員工代表與員工之間的交流。5.2.2 員工代表產生的流程a、由品質保證部發出員工代表選舉通知，員工代表應從部門負責人以下級員工中產生并熟悉職業健康安全標準知識及相關法律法規、熱心公益事業、關心群眾；b、公司各管理處組織員工在部門負責人以下級人員進行選舉，將
3、得票最多的員工名單報品質保證部；c、品質保證部于網上發布員工代表推薦書。5.2.3公司內部之間信息交流的內容包括（不限于此）：a、 QHSE方針、目標、指標及管理體系文件；b、 QHSE管理活動中員工的職責和權限的；c、 體系運行所產生的有關質量/環境/職業健康安全方面的信息，如內外審核結果、內外投訴、內外監測結果、管理評審結果等等；d、 針對QHSE管理活動所制訂的具體培訓實施方案；e、 了解誰是職業健康安全的員工代表和QHSE管理者代表；f、 員工及其代表所關心的質量/環境/職業健康安全方面的信息；g、 最新的適用的法律法規要求及其他要求；h、 公司對相關方的要求及相關方對公司的要求。5.
4、2.4各相關部門內部及各相關部門之間對涉及公司QHSE管理體系的信息應予以及時協商和交流，交流的內容及結果應予以記錄。5.2.5通過培訓，傳達公司的QHSE管理體系的政策、員工的質量/環境/職業健康安全行為要求、崗位工作可能存在的風險等等。5.3外部信息交流5.3.1外部信息交流的內容可包括（不限于此）：a、 向執法機構或管理、服務單位等報告或溝通監測結果、應急計劃、事故事件處理以及就質量/環境/職業健康安全事務進行交流并取得支持；b、 針對供方所暴露的質量/環境/職業健康安全方面的問題提出控制要求；c、 接受外部相關方的有關要求、抱怨和投訴；d、 向相關方展示公司QHSE管理績效和QHSE方
5、針。5.3.2各相關部門應根據其工作職能劃分負責外部信息的接收、處理和回復。5.3.3品質保證部負責與安全生產監督局、環保局、認證機構、固廢中心等機構的信息收集與交流；行政辦公室負責與勞動與社會保障機構、住宅局、工商局、衛生局等行業主管機構的信息收集與交流；管理處負責與消防部門、業主委員會及其他機構的信息收集與交流；機電管理部負責與供電局、水務局、防疫站、技術監督局及其它機構的信息收集與交流。 5.3.4各部門、管理處應主動從報刊、雜志、電視、政府部門等新聞媒介獲取有關質量/環境/安全信息，并及時反饋給相關部門。5.3.5公司利用內部刊物、公司網站、社區文化活動等形式向相關方（包括業主、租戶、
6、訪客等）宣傳物業管理法規、安全衛生防范、環境保護、公司管理目標、管理方針等與公司管理體系有關的知識，使其知曉本公司的QHSE管理工作的要求和承諾。 5.3.6各部門、管理處負責對各自相關方反饋的信息予以接收、處理和回復，防止影響質量/環境/職業安全衛生問題的發生。5.3.7各部門、管理處應及時與本部門管理的供方保持溝通與交流，使其知曉本公司對其QHSE管理方面的要求，以確保本公司QHSE管理體系得以有效運行。5.4內、外部投訴的處理5.4.1內部員工及外部相關方或政府機構對本公司QHSE管理體系的投訴，無論何種形式，任何部門接到信息后應及時記錄相關方投訴的內容并轉告相關責任部門處理，如不能判斷出責任部門則轉告品質保證部。5.4.2相關責任部門應及時處理投訴信息并予以回復。若投訴涉及多個部門，則由QHSE管理者代表負責召集相關部門討論并制定措施，其會議過程應形成會議記錄。6.0 相關文件供方控制管理作業指導書事故報告和處理作業指導書培訓、意識和能力7.0記錄信息交流記錄
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