深圳某物業(yè)管理公司供方控制管理作業(yè)指導(dǎo)書【4頁】.doc

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深圳某物業(yè)管理公司供方控制管理作業(yè)指導(dǎo)書【4頁】.doc

1、1.0目的通過對物業(yè)管理中各服務(wù)項(xiàng)目的供方進(jìn)行有效控制，確保公司為顧客所提供的服務(wù)符合法律法規(guī)和相關(guān)的要求，為顧客提供滿意的服務(wù)。2.0適用范圍適用于對本公司所有供方的控制。3.0定義供方：提供產(chǎn)品（包括服務(wù)、軟件、硬件、流程性材料）的組織或個(gè)人。4.0職責(zé)4.1總經(jīng)理負(fù)責(zé)對供方評價(jià)、物資申購單和采購合同的審批。4.2行政辦公室負(fù)責(zé)公司所需物資的供方及其職責(zé)權(quán)限內(nèi)的服務(wù)供方的選擇、評價(jià)、環(huán)境/安全要求的控制工作，并負(fù)責(zé)公司所需物資的采購實(shí)施工作。4.3各部門、管理處負(fù)責(zé)對其職責(zé)權(quán)限內(nèi)的服務(wù)供方進(jìn)行選擇、評價(jià)、環(huán)境/安全要求的控制，并對供方的服務(wù)質(zhì)量進(jìn)行監(jiān)控。5.0內(nèi)容5.1 合格供方應(yīng)具備

2、的條件（不限于以下條件） 1）應(yīng)具有合法經(jīng)營資格； 2）有從事過類似工作的優(yōu)良業(yè)績；3）有良好的信譽(yù)；4）有相應(yīng)的工作條件和技術(shù)實(shí)力或?qū)I(yè)資質(zhì)證書；5）價(jià)格合理；6）提供的產(chǎn)品（包括服務(wù)）符合環(huán)境和職業(yè)健康安全相關(guān)的法律法規(guī)要求和本公司的要求。5.2各類供方的評價(jià)與選擇 5.2.1服務(wù)供方依照合格供方應(yīng)具備的條件，相關(guān)部門自行組織對其職責(zé)權(quán)限內(nèi)的服務(wù)供方進(jìn)行評價(jià)，并填寫供方評價(jià)記錄，必要時(shí)附相關(guān)證實(shí)資料，報(bào)總經(jīng)理審批。若該次服務(wù)不需簽定合同，相關(guān)部門可根據(jù)服務(wù)標(biāo)準(zhǔn)的要求來選擇供方，不需另填供方評價(jià)記錄， 5.2.2物資供方依照合格供方應(yīng)具備的條件，由行政辦公室組織對長期的物資供方進(jìn)行評價(jià)，并

3、填寫供方評價(jià)記錄，必要時(shí)附相關(guān)證實(shí)資料，報(bào)總經(jīng)理審批。對于零星的單次小批量采購可由行政辦公室依據(jù)采購信息的要求并結(jié)合合格供方的要求進(jìn)行采購，不需另填供方評價(jià)記錄。5.2.3對于政府相關(guān)部門指定的單位可不進(jìn)行供方評價(jià)。對于其它服務(wù)與物資的供方評價(jià)時(shí)還應(yīng)盡可能從以下方面進(jìn)行考慮來選擇供方：（1）各類管理體系是否健全，安全措施是否落實(shí)；（2）要求其承諾遵守相關(guān)的法律法規(guī)及本公司的HSE方面的要求；（3）要求其提供的產(chǎn)品或服務(wù)盡可能符合環(huán)保及其職業(yè)健康安全要求并執(zhí)行之等。5.2.4經(jīng)總經(jīng)理批準(zhǔn)的合格供方，各部門負(fù)責(zé)將其職責(zé)范圍內(nèi)的合格供方登記在合格供方登記表中。 5.3 合格供方資格的定期評價(jià)5

4、.3.1對已選定合格的供方，相關(guān)部門每年對長期供方其進(jìn)行一次復(fù)評（如果是一次性或短期沒有一年的不需進(jìn)行復(fù)評），并填寫保留或取消合格供方報(bào)告報(bào)總經(jīng)理審批。評價(jià)除按前述第5.1條執(zhí)行外，重點(diǎn)審查各供方在一年內(nèi)提供的服務(wù)或物資的及時(shí)性、合格批次等綜合情況。如服務(wù)供方在一年內(nèi)出現(xiàn)一次嚴(yán)重不合格或連續(xù)三次一般不合格或累計(jì)十次一般不合格服務(wù)，采購供方在一年內(nèi)出現(xiàn)兩個(gè)批次不合格供貨，相關(guān)部門應(yīng)填寫保留或取消合格供方報(bào)告，經(jīng)總經(jīng)理批準(zhǔn)后，更新合格供方登記表。 5.4合格供方檔案管理評價(jià)方應(yīng)對其合格供方建立獨(dú)立檔案，檔案應(yīng)包括下列材料（不限于）：1）合法經(jīng)營資格證明材料（如危險(xiǎn)廢物處理站相關(guān)許可證明）；2）

5、專業(yè)服務(wù)資質(zhì)證明；（如水池清洗、電梯維保、消防系統(tǒng)維修等）3）合同；4）供方評價(jià)記錄、采購合同審批表；5）保留或取消合格供方報(bào)告等。 5.5采購的實(shí)施與對供方的控制 5.5.1 采購文件的審批1）物資申購部門對擬采購物資，填寫物資申購單。必要時(shí)，對專業(yè)技術(shù)較強(qiáng)的物資采購，申購部門應(yīng)編制采購技術(shù)說明書作為采購和驗(yàn)收的依據(jù)附在物資申購單后，經(jīng)部門經(jīng)理確認(rèn)，報(bào)財(cái)務(wù)部、分管領(lǐng)導(dǎo)、總經(jīng)理審批后，行政辦公室實(shí)施采購。2）對急需物資的申購，由使用部門填寫物資申購單，注明“急需”字樣，直接報(bào)總經(jīng)理審批后，行政辦公室實(shí)施采購。2) 各類采購合同（包括服務(wù)分包合同），由相關(guān)部門組織與供方起草擬制，并填寫采購

6、合同審批表經(jīng)總經(jīng)理審批后，授權(quán)人員與供方簽定生效，以確保規(guī)定的要求是適宜的。3) 當(dāng)公司或業(yè)戶提出在供方現(xiàn)場實(shí)施驗(yàn)證時(shí)，公司必須在采購文件中對要開展驗(yàn)證的安排和產(chǎn)品的放行做出規(guī)定。 5.5.2行政辦公室在實(shí)施采購時(shí)應(yīng)在滿足采購信息要求的前提下，盡可能按以下原則進(jìn)行選擇。1）盡可能采用低能耗資源的產(chǎn)品；2）盡可能采用可以循環(huán)使用的產(chǎn)品；3）盡可能采用報(bào)廢后污染小的產(chǎn)品。5.6采購物資的檢驗(yàn)5.6.1對采購來的物資，使用部門、倉管要負(fù)責(zé)進(jìn)行驗(yàn)收，驗(yàn)收合格后辦理入庫手續(xù)，由倉管員在入庫單上簽名，使用部門領(lǐng)料時(shí)在領(lǐng)料單上簽名做為領(lǐng)料和驗(yàn)收合格的確認(rèn)。5.6.2驗(yàn)收內(nèi)容包括數(shù)量、規(guī)格、型號是否符合

7、采購文件的要求，包裝是否完好，是否有合格證書，質(zhì)量是否滿足使用要求，有環(huán)保要求的產(chǎn)品是否符合國家相關(guān)的法律法規(guī)要求等。5.6.3驗(yàn)收方法采用抽樣法：對同品種批量超過10件的物資，抽驗(yàn)5%10%；對批量少于10件的要全部檢驗(yàn)。如果檢查發(fā)現(xiàn)一件不合格品，則該批為不合格批，不得驗(yàn)收入庫投入使用，交由采購員處理，只有驗(yàn)收合格的物資方可辦理入庫手續(xù)。對新購機(jī)電設(shè)備必須逐件驗(yàn)收。5.7對服務(wù)供方提供服務(wù)質(zhì)量的檢驗(yàn)：各部門應(yīng)對其職責(zé)范圍內(nèi)的服務(wù)供方所提供服務(wù)的質(zhì)量進(jìn)行監(jiān)控，并填寫供方服務(wù)質(zhì)量檢查表并以此作為付費(fèi)的依據(jù)。5.8對于進(jìn)入公司所轄范圍內(nèi)的供方的活動，由責(zé)任部門對其在質(zhì)量、環(huán)境和職業(yè)健康安全方面的表現(xiàn)進(jìn)行監(jiān)控，并作為定期復(fù)評的參考資料之一。5.9文件和記錄的歸檔保管所有供方評價(jià)選擇與評價(jià)的相關(guān)記錄，由相關(guān)部門按記錄控制統(tǒng)一歸檔保管。6.0 相關(guān)文件記錄控制7.0記錄供方評價(jià)記錄合格供方登記表（不定格式）采購合同審批表供方服務(wù)質(zhì)量檢查表保留或取消合格供方報(bào)告入庫單（外購）領(lǐng)料單（外購）

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