1、1 / 10房地產公司檔案管理制度檔案管理制度第一章總則第一條為了加強公司檔案的系統管理,實現檔案管理的規范化、制度化,更好地為公司各項工作服務,根據檔案法和公司有關規定,結合公司實際情況,特制訂本辦法。第二條凡公司各部門、 子公司在工作活動中形成的,具有查考利用價值的文件材料,必須按規定定期向總公司機要檔案室移交,集中管理,任何部門、單位和個人不得據為已有。第二章檔案管理體制第三條公司檔案工作實行統一領導,分級保管,分級查閱的原則。其中：一級管理是指公司綜合部的統籌管理,由綜合部指定專職人員負責;二級管理是指各部門的檔案資料管理工作,由各部門指定人員專(兼)職本部門的檔案管理工作,或由綜合部
2、派駐專職人員協助管理。第四條公司檔案管理的分散與集中。1、與公司財務有關的資料由財務部保管。經總經理許可,綜合部可視情況保存財務管理方面的文件資料復印件。2、有關人事方面的資料,由綜合部人事專員保管。3、屬工程項目方面的資料,由工程部保管,并于每季度末將檔案清單交到綜合部檔案管理員備案留底;其中,屬于政府或專業主管部門審批的圖紙、批文或批件一律交由綜合部歸檔保管,本部門可視情況保留復印件。在工程項目竣工檔案備案后半個月內,把所有檔案移交到綜合部檔案室統一保管。4、設計部負責工程圖紙資料的臨時保管,并在每月初第一個工作日向綜合部檔案室移交上個月已辦結的資料,但屬機密級以上的資料應當在辦結后立即移
3、交。2 / 10設計圖紙的原稿制作份數根據合同約定及實際需要報請分管領導批準。5、營銷中心對外簽定的廣告、策劃合同,應當在簽署完畢時,即向綜合部檔案管理員移交,本部門可視情況保存復印件。并在每月初向綜合部檔案室移交已辦結的有關上個月市場調查報告,項目策劃與廣告,和銷售策劃方案方面的資料。6、銷售合同的檔案管理：銷售人員在合同簽署完畢后的第一時間即向綜合部檔案管理員移交一份售樓合同,編號永久保存。并在房管局辦完手續,合同上加蓋備案章(按揭貸款需再加蓋預抵押章)后,當日即移交另一份售樓合同,和網上備案單、 明碼標價書各一份到綜合部檔案室保管,其中網上備案單和明碼標價書對應原合同編號永久保存。待公司向客戶交付房產后,綜合部檔案室再將對應的蓋有備案章的售樓合同移交給客戶服務中心辦理產權證,并最終將此合同移交給房管局。7、招標中心在第一時間將簽署完畢的對外經濟合同移交給綜合部檔案管理員保管,本部門可
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