1、檔案管理標準作業程序一、目的 規范檔案的編號、分類、整理、保管及借閱工作。 二、適用范圍 適用于物業部各類檔案的管理。 三、職責 1、總經理審批檔案的借閱申請及清單。 2、行政部經理監督檔案管理的實施工作。 3、檔案管理員負責檔案的日常管理工作。 四、程序要點 1、檔案的編號 (1)公司、物業部編號： 物業部 編號為：WY（英文縮寫）。 (2)部門編號： 辦公室 ； 財務部 ； 事務處 ； 工程處 ； 護衛處 ； (3)年份編號：引用年份序號2000、2001、2002。 (4)檔案順序號：采用阿拉伯數字取3位有效數字001、002、003。 (5)檔案編號舉例： 物業部編號： 檔案序號 類別
2、編號 部門編號 物業部編號 物業部編號： 檔案序號 類別編號 部門編號 物業部編號 2、檔案的分類 (1)區分全宗，按物業管理的組織機構劃分，全宗可分為以下幾類： 行政、人事類； 財務類； 公共事務類； 保潔類； 園林綠化類； 機電維修類； 經營類； 品質類。 (2)全宗檔案的分類：要從檔案形成的特點和規律出發，符合檔案形成的實際情況，保持檔案之間的歷史聯系，它應具有思想性、科學性、排它性和縮縮性。根據物業管理的物性，我們采用組織機構問題分類法，如： 收文類 發文類 合同類 辦公室 員工人事檔案類 圖紙類 后勤類 收文類 發文類 報表類 財務部 帳冊類 憑證類 合同類 工程圖紙類 合同類 收文
3、類 發文類 業主檔案類 事務部 員工檔案類 維修類 投訴類 回訪類 有償服務與多種經營類 計劃總結類 3、立卷與編制目錄 (1)立卷：就是按照單份文件相互之間的聯系和價值大小組合成案卷。檔案管理員按以上分類方法，用檔案盒（或文件夾）將檔案分別立卷： 根據檔案（或文件夾）的規格準備相應的檔案標準貼紙； 在檔案標貼紙上打印出標準黑一號字體的檔案類別名稱，其格式一般是由組織機構、名稱組成，如： 物業行政部、人事部收文：XZ收文； 物業財務部報表：CW報表； 物業部服務處業主檔案： FW業主檔案。 將制作好的檔案標貼紙貼在檔案盒（或文件夾）左側立面距頂部3CM位置處，并排列在檔案柜中； 將需歸檔的資料
4、按其所屬類別及入檔時間先后順序存放于相應檔案盒（或文件夾內）。 (2)編制目錄： 檔案管理員在檔案盒內首頁位置準備活頁檔案目錄； 每一份檔案在歸檔時，均需將該份檔案登記在檔案目錄（內容包括：序號、文件編號、文件標題、頁數、發文單位、發文日期、接收日期、歸檔編號、備注等項目）中，以便查閱。 4、檔案的保管期限 (1)檔案的保管期限分為永久保存、定期保存兩種。 (2)各部門負責人應依據部門工作情況及其部門有關標準作業程序，對檔案的保存價值進行鑒定及標注。 5、檔案的保管 (1)檔案保管的工作任務是： 便于查閱； 保證檔案的安全； 防止檔案的損壞； 采取修復技術，延長檔案壽命。 (2)檔案保管的責任
5、部門： 財務部保管財務檔案； 辦公室保管公司對內、對外文件、合同、員工人事檔案、圖紙、后勤資料及公司其他部門所需保管的資料；ISO9000質量體系文件、資料、質量記錄和員工績效考評檔案；分供方評審、物業租憑和多種經營資料； 工程處保管管理處工程圖紙、合同、收發文、業主檔案、員工檔案、維修、投訴資料、回訪記錄、有償服務多種經營記錄及計劃、總結及物業部各職能部門需要保管的其他檔案； 各職能部門除經常使用的部分資料外，原則上不保管檔案。 (3)檔案的保管程序： 各職能部門將需保管的資料經文書處理程序后，移交給檔案管理員； 檔案管理員將該管理資料登記在檔案目錄中，歸入相應案卷并統一編號； 檔案管理員定
6、期將檔案目錄輸入電腦，以便查詢； 檔案原則上保管原則件。 6、檔案的密級 (1)檔案的密級分為三級：絕密、機密、普通； 絕密檔案包括：員工人事檔案、合同、業主檔案、公司重大經營、管理、決策、形成的檔案、財務類檔案、其他屬絕密的檔案； 機密檔案包括：ISO9000質量體系文件、重要的會議記錄（紀要）、公司收發文（通知、通告除外）、工程圖紙、維修、回訪記錄、計劃總結和其他屬機密的檔案； 普通檔案包括：公司的通知、通告等普通性文件。 7、檔案的查閱權限 (1)總經理可查閱公司所有檔案。 (2)副總經理（總經理助理）可查閱分管工作的檔案。 (3)部門負責人可查閱該部門所有檔案。 (4)其他人員根據審批
7、查閱有關檔案。 8、檔案的查閱/借閱/復制 (1)查閱/借閱/復制人到檔案室在文件查閱/借閱/復制登記表中登記。 (2)檔案管理員審核其查（借）閱資格： 權限內（經授權/審批）的按正常手續辦理； 權限外的，檔案管理員開具檔案查閱/借閱/復制審批單給查閱人辦理審批手續： 屬部門（財務類除外）的檔案，由部門負責人審批；屬管理處的檔案，由管理處經理審批；屬公司的檔案，由總經理審批；財務類的檔案也應由總經理審批。 9、在檔案歸還日期前，檔案管理員應督促借閱人將檔案完好交還檔案室。 10、須復制檔案的，絕密檔案報總經理審批；機密檔案由人事部負責人審批；普通檔案由部門負責人審批。 11、檔案的銷毀 (1)超過保管期限的檔案，由檔案管理員依據檔案的保管期限（詳見各部門標準作業規程）每年編制銷毀計劃及清單位，報行政部、人事部經理審核。 (2)行政部、人事部經理審核無誤后報總經理審批。 (3)總經理審批同意后由行政部、人事部經理指定3名監銷人員（檔案管理員、人事部文員、行政部文員）將超過保存期限的檔案銷毀。 (4)監銷人員確認銷毀文件無誤簽字后，選擇安全地點銷毀檔案。 五、記錄 1、檔案目錄 2、檔案查閱/借閱/復制審批表 3、檔案查閱/借閱/復制登記表 4、檔案銷毀清單 六、相關支持文件 1、文書管理標準作業程序 2、各部門有關標準作業程序
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