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深圳市物業(yè)公司業(yè)主（客戶）投訴處理與分析（2頁）.doc

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深圳市物業(yè)公司業(yè)主（客戶）投訴處理與分析（2頁）.doc

1、1 目的明確對業(yè)主（客戶）投訴進行處理的的職責(zé)和工作流程，以確保業(yè)主（客戶）投訴得到有效的處理。2 適用范圍本程序適用于物業(yè)管理過程中所出現(xiàn)的各種業(yè)主（客戶）投訴處理。3 相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)要素GB/T19002-ISO9002 4.144 相關(guān)文件4.1 業(yè)主（客戶）意見調(diào)查和分析4.2 糾正和預(yù)防措施5 職責(zé)5.1 公司各管理處負責(zé)接收業(yè)主（客戶）直接或間接的投訴信息登記，并轉(zhuǎn)給有關(guān)責(zé)任部門進行處理。相關(guān)部門負責(zé)實施補救措施、糾正/預(yù)防措施，處理好業(yè)主（客戶）投訴。5.2 各部門負責(zé)對業(yè)主（客戶）投訴進行調(diào)查，分析原因，提出解決措施。必要時提出糾正/預(yù)防措施，并對解決措施、糾正措施的有效性進行驗證。

2、6 實施程序6.1 業(yè)主（客戶）投訴接收。6.1.1 凡業(yè)主（客戶）對公司經(jīng)營、管理、服務(wù)方面的投訴，不論采取何種方式，如信函、電話、傳真或來人面談，均由接待部門進行記錄。然后按照客戶投訴內(nèi)容反饋給相關(guān)責(zé)任部門。6.1.2 相關(guān)責(zé)任部門對每一份投訴或意見均應(yīng)記錄在業(yè)主（客戶）投訴登記表上，記錄內(nèi)容包括：“業(yè)主（客戶）名稱、投訴文件（信件、傳真、電話及面談的正式記錄）的編號、投訴性質(zhì)、投訴日期和內(nèi)容摘要及處理結(jié)果”。6.1.3 各部門要指定人員根據(jù)業(yè)主（客戶）投訴的內(nèi)容，填寫業(yè)主（客戶）投訴處理通知單。為了便于跟蹤、檢索，每一份業(yè)主（客戶）投訴處理通知單應(yīng)進行流水編號，并與業(yè)主（客戶）投訴登記表

3、中的編號以及業(yè)主（客戶）投訴的書面原件所作的編號保持一致。6.2 業(yè)主（客戶）意見的處理（必須滿足公司對業(yè)主（客戶）的承諾）。6.2.1 各部門接到業(yè)主（客戶）投訴處理通知單連同業(yè)主（客戶）投訴的書面原件后，由各責(zé)任部門經(jīng)理負責(zé)安排解決。a. 爭取相應(yīng)的補救措施。b. 為了防止業(yè)主（客戶）對同一問題的反復(fù)投訴還需采取糾正措施，并按預(yù)定時間完成。6.2.2 對重大問題的投訴各業(yè)務(wù)主管部門不能處理的或需統(tǒng)一協(xié)調(diào)的問題，直接報總經(jīng)理，由總經(jīng)理作出處理決定。6.2.3 對采取糾正措施的問題，各部門按糾正和預(yù)防措施程序處理。同時在業(yè)主（客戶）投訴處理通知單中記錄相應(yīng)糾正/預(yù)防措施報告的編號以便于跟蹤檢索。6.2.4 各責(zé)任部門在完成補救措施后，應(yīng)將處理結(jié)果反饋給受理投訴的管理處，由該管理處轉(zhuǎn)告投訴業(yè)主（客戶）。6.3 業(yè)主（客戶）投訴定期分析6.3.1 業(yè)主（客戶）的投投訴分析按半年和年終分兩次進行。6.3.2 將業(yè)主（客戶）對公司經(jīng)營或服務(wù)管理方面的投訴情況運用統(tǒng)計方法，如排列圖或曲線圖等進行分析。6.3.3 對反復(fù)出現(xiàn)的業(yè)主（客戶）投訴問題，公司應(yīng)組織有關(guān)部門進行探討并解決。6.3.4 責(zé)任部門接到業(yè)主（客戶）投訴后，應(yīng)立刻采取補救措施，在預(yù)定時間內(nèi)向業(yè)主（客戶）答復(fù)，根據(jù)具體情況，時間最長不超過二天。7 質(zhì)量記錄7.1 業(yè)主（客戶）投訴處理通知單7.2 業(yè)主（客戶）投訴登記表

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