1、廈門大唐地產(chǎn)集團(tuán)有限公司成本采購檔案管理辦法（版）合同造價(jià)部年11月一、 目的為進(jìn)一步規(guī)范成本與招采檔案管理，杜絕資料流失，保證成本相關(guān)資料的完整性，便于成本與招標(biāo)采購管控的嚴(yán)謹(jǐn)性與可追溯性，結(jié)合工程成本管理實(shí)際情況，特制定本辦法，作為公司檔案管理制度的補(bǔ)充。二、 定義成本采購檔案是指各項(xiàng)目在開發(fā)過程中形成的與工程成本相關(guān)的且具有保持價(jià)值的工程預(yù)算、工程合同、工程變更簽證、招投標(biāo)、成本數(shù)據(jù)庫、付款臺(tái)賬、圖紙等應(yīng)歸檔保存的各種紙張介質(zhì)文件資料、電子文檔以及其他與成本管理有關(guān)的圖表、照片、錄像錄音、當(dāng)?shù)毓こ淘靸r(jià)定額、造價(jià)信息等資料。成本采購檔案管理的工作包括收集、分類、編制、存檔、查閱、保密及銷毀

2、等。三、 適用范圍本管理辦法適用于集團(tuán)、各城市公司、二級(jí)公司及項(xiàng)目部成本管理部門。 四、 管理原則安全性與保密性：成本采購檔案是公司檔案的組成部分，是整個(gè)成本管理工作的真實(shí)記錄，實(shí)行統(tǒng)一歸檔、集中存放，不得將相關(guān)資料保存在任何部門和個(gè)人手中。嚴(yán)禁任何人未經(jīng)公司、部門批準(zhǔn)，以個(gè)人名義私自外借集團(tuán)及公司的成本文件資料或成本管理數(shù)據(jù)、成本管理方法等。真實(shí)性與一致性：成本采購檔案必須真實(shí)準(zhǔn)確地記載項(xiàng)目成本管理活動(dòng)過程中所形成的內(nèi)容；不同載體上同一文件的名稱、內(nèi)容、編號(hào)數(shù)據(jù)等必須完全一致。及時(shí)性與延續(xù)性：屬成本部門負(fù)責(zé)歸檔的資料原件均需在相應(yīng)的時(shí)間要求內(nèi)移交公司檔案室。部門指定兼職檔案員，對(duì)檔案進(jìn)行收集

3、、整理、分類、歸檔。復(fù)印件由兼職檔案員存檔。如有關(guān)人員換崗或離職，必須做好及時(shí)移交、回收及登記工作。五、 成本檔案分類從物質(zhì)形態(tài)上來說，目前資料分為實(shí)物資料和電子類資料。從項(xiàng)目不同階段上來說，分為項(xiàng)目前期階段資料、招標(biāo)采購階段資料、合同履約階段資料、驗(yàn)收結(jié)算及后評(píng)估階段資料以及部門日常輔助資料。以下僅列取歸檔責(zé)任屬成本部門的相關(guān)資料，并未列全項(xiàng)目所有工程歸檔資料，成本部門管理人員在工作中需用到其它相關(guān)工程資料，可向歸檔責(zé)任部門或公司檔案室借取原件復(fù)印后使用。序號(hào)階段資料名稱1項(xiàng)目前期階段資料可研投資估算表、方案版或定位版成本測算、目標(biāo)成本實(shí)施版、項(xiàng)目報(bào)批報(bào)建表與相關(guān)收費(fèi)依據(jù)、備案施工總承包合同

4、、備案中標(biāo)通知書2招標(biāo)采購階段資料投標(biāo)單位資質(zhì)證明文件及圖冊(cè)、樣板，企業(yè)基本信息表（原件）、實(shí)地考察表、入圍單位考察報(bào)告、圖紙/招標(biāo)文件/招標(biāo)清單、招標(biāo)答疑、投標(biāo)文件（商務(wù)標(biāo)、技術(shù)標(biāo)、資格標(biāo)、樣品）、開標(biāo)揭示表、評(píng)審意見、議標(biāo)記錄、定標(biāo)報(bào)告、中標(biāo)通知書、合同及合同預(yù)算3合同履約階段資料合同交底記錄、工程開工令、工期延期報(bào)告或復(fù)工令、合同管理與支付臺(tái)帳、進(jìn)度款申報(bào)表、設(shè)計(jì)變更/工作聯(lián)系單及臺(tái)帳、簽證單（原始收方單）及簽證臺(tái)帳、處罰通知單、會(huì)議紀(jì)要、動(dòng)態(tài)成本月報(bào)、工作聯(lián)系單（涉及工期調(diào)整與經(jīng)濟(jì)內(nèi)容）、甲供材料統(tǒng)計(jì)表、甲定乙供定價(jià)單4竣工結(jié)算及后評(píng)估階段資料竣工圖、竣工驗(yàn)收?qǐng)?bào)告、相關(guān)驗(yàn)收資料文件及會(huì)

5、議紀(jì)要、工程結(jié)算申請(qǐng)資料（原件）、結(jié)算資料清單、結(jié)算審核報(bào)告、結(jié)算確認(rèn)書（含計(jì)算書）、復(fù)審報(bào)告等相關(guān)資料，項(xiàng)目后評(píng)估報(bào)告5部門日常工作資料未中標(biāo)的投標(biāo)人資料、供應(yīng)商資料、造價(jià)信息、文件通知、規(guī)范圖集、預(yù)算軟件密鑰等六、 成本檔案歸檔對(duì)公司規(guī)定的應(yīng)當(dāng)立卷歸檔的文件材料，必須按照規(guī)定（詳見公司檔案制度），定期向資料室（總經(jīng)辦）移交（原件），集中管理，任何人不得據(jù)為己有；原件無法歸公司統(tǒng)一管理者，需將復(fù)印件歸檔。各階段成本檔案歸檔要求如下：（一） 項(xiàng)目前期階段資料序號(hào)資料名稱存檔形式存檔數(shù)量存檔要求歸檔部門1各版成本測算原件/電子檔1各版上會(huì)審批后7個(gè)工作日內(nèi)成本部項(xiàng)目成本組2建設(shè)工程用地許可證建設(shè)

6、工程規(guī)劃許可證復(fù)印件1取得該批文（證）之后7個(gè)工作日內(nèi)項(xiàng)目成本組3報(bào)批報(bào)建表及收費(fèi)依據(jù)復(fù)印件1取得該批文（證）之后7個(gè)工作日內(nèi)項(xiàng)目成本組4項(xiàng)目目標(biāo)成本控制責(zé)任書原件1目標(biāo)成本通過后一個(gè)月內(nèi)城市公司成本部5備案施工總承包合同復(fù)印件1取得該批文（證）之后7個(gè)工作日內(nèi)項(xiàng)目成本組成本部6備案中標(biāo)通知書復(fù)印件1取得該批文（證）之后7個(gè)工作日內(nèi)項(xiàng)目成本組成本部（二） 招標(biāo)采購階段資料序號(hào)資料名稱存檔形式存檔數(shù)量存檔要求歸檔部門樣表1報(bào)名登記表原件1紙質(zhì)版招標(biāo)主導(dǎo)部門2供應(yīng)商基本信息表原件1入圍投標(biāo)單位各一份紙質(zhì)版招標(biāo)主導(dǎo)部門3資格預(yù)審表原件1紙質(zhì)版招標(biāo)主導(dǎo)部門4供應(yīng)商實(shí)地考察表原件1每家投標(biāo)單位各一份紙質(zhì)

7、版入圍單位電子版掃描NC存檔招標(biāo)主導(dǎo)部門5入圍審批表原件1NC審批單；附樣表招標(biāo)主導(dǎo)部門6招標(biāo)文件原件1電子版上傳NC招標(biāo)流程招標(biāo)主導(dǎo)部門7圖紙?jiān)?須加蓋基準(zhǔn)版本章招標(biāo)主導(dǎo)部門8工程量清單原件1電子版掃描上傳NC招標(biāo)流程招標(biāo)主導(dǎo)部門9工程預(yù)算書原件1電子版掃描上傳NC定標(biāo)評(píng)審流程招標(biāo)主導(dǎo)部門10招標(biāo)過程資料往來登記表原件1每家投標(biāo)單位各一份招標(biāo)主導(dǎo)部門11答疑紀(jì)要電子版1掃描上傳NC招標(biāo)主導(dǎo)部門12澄清文件原件1每家投標(biāo)單位各一份（若有）招標(biāo)主導(dǎo)部門13開標(biāo)揭示表原件1電子版掃描上傳NC招標(biāo)主導(dǎo)部門14投標(biāo)承諾函原件1保留中標(biāo)單位以及排名前三的后兩家中標(biāo)候選人各一份中標(biāo)單位電子版掃描上傳NC

8、招標(biāo)主導(dǎo)部門15約談?dòng)涗洷碓考彝稑?biāo)單位各一份（若有）中標(biāo)單位電子版掃描上傳招標(biāo)主導(dǎo)部門16定標(biāo)報(bào)告電子版1電子版掃描上傳NC招標(biāo)主導(dǎo)部門17定標(biāo)審批表原件1紙質(zhì)版一份；NC電子審批招標(biāo)主導(dǎo)部門18中標(biāo)通知書原件1原件移交檔案室存檔招標(biāo)主導(dǎo)部門19投標(biāo)文件原件及電子版11、 中標(biāo)單位：所有投標(biāo)文件均需存檔；2、 未中標(biāo)單位：（1） 所有電子版投標(biāo)文件分類留存；（2） 總承包招標(biāo)項(xiàng)目紙質(zhì)版投標(biāo)文件留存半年；其中排名第二、第三的中標(biāo)侯選人紙質(zhì)版投標(biāo)文件保存兩年；（3） 其他招標(biāo)項(xiàng)目紙質(zhì)版投標(biāo)文件留存半年；（4） 集采項(xiàng)目紙質(zhì)版投標(biāo)文件保存期限為3年；招標(biāo)主導(dǎo)部門20合同（含附件）原件4份按一式陸

9、份，我方4份，對(duì)方2份；完整合同存檔4份，成本、財(cái)務(wù)、檔案室、項(xiàng)目各1份招標(biāo)主導(dǎo)部門備注1、 招標(biāo)資料（招標(biāo)文件、招標(biāo)圖紙、招標(biāo)清單及清單編制說明、招標(biāo)答疑、約談紀(jì)要、中標(biāo)通知書、中標(biāo)預(yù)算、合同及協(xié)議等）掃描件需在集團(tuán)存檔備案。2、 使用專用檔案盒，按不同建設(shè)項(xiàng)目、不同開發(fā)期的單項(xiàng)工程的合同進(jìn)行分類存檔，檔案盒上注明編號(hào)并粘貼資料目錄清單。（三） 合同履約階段資料序號(hào)資料名稱存檔形式存檔數(shù)量存檔要求歸檔部門樣表1圖紙藍(lán)圖1加蓋基準(zhǔn)版章，后續(xù)變更等均在本版基礎(chǔ)上進(jìn)行；白圖由項(xiàng)目成本組留存成本部2合同交底資料電子版1合同簽訂后10個(gè)工作日內(nèi)完成合同交底，合同交底自交電子版存檔成本部項(xiàng)目成本組3合同

10、及進(jìn)度款支付臺(tái)賬電子版1按月更新存檔成本部項(xiàng)目成本組4進(jìn)度款申報(bào)表原件1紙質(zhì)版審定原件按月進(jìn)行存檔項(xiàng)目成本組5設(shè)計(jì)變更單及臺(tái)帳、原件1以合同為單位，按月更新項(xiàng)目成本組6簽證單（含收方單、主體單位與土方單位場地交接單、開工前原始場地測繪記錄、工程定位測量資料）及臺(tái)賬原件1以合同為單位，按月更新項(xiàng)目成本組7工作聯(lián)系單及臺(tái)賬原件1以合同為單位，按月更新項(xiàng)目成本組8扣（罰）款單臺(tái)賬原件1每月月底與工程組核對(duì)一次，按月形成臺(tái)賬項(xiàng)目成本組9動(dòng)態(tài)成本資料電子版1按月更新歸檔成本部項(xiàng)目成本組10其他，如會(huì)議紀(jì)要等過程資料書面1按月更新歸檔成本部項(xiàng)目成本組備注設(shè)計(jì)變更通知單、現(xiàn)場簽證單統(tǒng)一成固定格式，一式四份，

11、一份項(xiàng)目部存檔，一份施工單位存檔，一份成本部門存檔，一份監(jiān)理單位存檔，并使用專用檔案盒，并粘貼除合同目錄清單之外的工程變更及現(xiàn)場簽證的補(bǔ)充資料目錄備注清單。（四） 竣工結(jié)算及后評(píng)估階段資料序號(hào)資料名稱存檔形式存檔數(shù)量存檔要求歸檔部門樣表1竣工驗(yàn)收?qǐng)?bào)告復(fù)印件2工程竣工驗(yàn)收10個(gè)工作日內(nèi)復(fù)印件加蓋公章歸檔城市公司成本部2相關(guān)驗(yàn)收資料文件及會(huì)議紀(jì)要原件2工程竣工驗(yàn)收10個(gè)工作日內(nèi)復(fù)印件加蓋公章歸檔城市公司成本部3施工單位提報(bào)結(jié)算申請(qǐng)書原件1項(xiàng)目結(jié)算完成后10個(gè)工作日內(nèi)存檔城市公司成本部4結(jié)算審核報(bào)告（含工程結(jié)算書、簽證單等）原件2項(xiàng)目結(jié)算完成后10個(gè)工作日內(nèi)存檔城市公司成本部5結(jié)算確認(rèn)書（含計(jì)算書）

12、原件2項(xiàng)目結(jié)算完成后10個(gè)工作日內(nèi)存檔一式四份，我方三份：檔案室、成本、工程各一份6項(xiàng)目后評(píng)估報(bào)告電子版1項(xiàng)目后評(píng)估結(jié)束后10個(gè)工作日內(nèi)電子版存檔城市公司成本部備注：1、施工方上報(bào)結(jié)算資料：按合同約定提供,一般包含我司相關(guān)責(zé)任部門簽字確認(rèn)的結(jié)算申請(qǐng)單、結(jié)算資料移交單、簽證單、工作聯(lián)系單、設(shè)計(jì)變更單、工程量計(jì)算式、項(xiàng)目工程師簽字確認(rèn)的竣工圖、竣工驗(yàn)收?qǐng)?bào)告、乙方上報(bào)的結(jié)算書等。原則上結(jié)算資料不完整不予接收（按合同要求應(yīng)由施工單位上報(bào)，工程組初審并移交）。2、結(jié)算確認(rèn)書：根據(jù)結(jié)算資料計(jì)算（需依據(jù)管控文件規(guī)定，如需上報(bào)集團(tuán)復(fù)審的項(xiàng)目還需附上集團(tuán)復(fù)審報(bào)告），且與施工單位核對(duì)后，做出的結(jié)算確認(rèn)書，要求一式

13、四份，甲方三份（成本、工程、財(cái)務(wù)各一份）。掃描保存，同時(shí)及時(shí)發(fā)放給施工單位。3、技術(shù)經(jīng)濟(jì)類文件編碼按照應(yīng)與項(xiàng)目部統(tǒng)一，為方便查閱，可按類別統(tǒng)一編流水號(hào)。原則上按如下方式：項(xiàng)目名稱合同編號(hào)文件類型號(hào)（如簽證簽）序號(hào)（五） 部門日常工作資料序號(hào)資料名稱存檔形式存檔要求樣表1供應(yīng)商資料不限本項(xiàng)工作作為部門日常工作，收到供應(yīng)商資料后進(jìn)行分類歸檔，便于后期詢價(jià)等工作2造價(jià)信息規(guī)范圖集、文件通知、規(guī)章制度不限本項(xiàng)工作作為部門日常工作，收到資料后進(jìn)行分類歸檔，便于后期使用查閱3會(huì)議資料不限圖紙會(huì)審的會(huì)議紀(jì)要；4預(yù)算軟件密鑰實(shí)物購買后1個(gè)工作日內(nèi)存檔，部門文員按樣表做好登記以及做好借閱使用記錄七、 成本檔案借

14、閱1. 對(duì)公司規(guī)定應(yīng)當(dāng)立卷歸檔的文件資料，必須按照規(guī)定（詳見公司檔案管理制度），定期向檔案室（總經(jīng)辦）移交原件，任何人不得據(jù)為己有；2. 成本招標(biāo)檔案資料必須嚴(yán)格執(zhí)行保密制度，非項(xiàng)目相關(guān)人員需要查閱、復(fù)印資料時(shí)，重要文件請(qǐng)示部門負(fù)責(zé)人審批。不得私自外泄成本信息、投標(biāo)資料內(nèi)容；3. 資料收發(fā)應(yīng)作好記錄。原件發(fā)放或借閱必須嚴(yán)格執(zhí)行登記、簽名手續(xù)； 4. 檔案的借閱必須在公司內(nèi)進(jìn)行，并于當(dāng)日歸還；檔案原件一般不外借，可以向需要者提供復(fù)制件。特殊情況必須借閱檔案原件者，應(yīng)經(jīng)公司主管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)。5. 資料應(yīng)建檔，建立專門檔案盒，存放相應(yīng)檔案柜，柜體注明資料類別，并做好資料登記臺(tái)帳。6. 職工調(diào)離本單位，凡

15、借有檔案者必須歸還。存放檔案者需移交。八、 成本檔案銷毀1. 根據(jù)檔案的保管期限，由檔案管理專員把已超過保管期限、失去利用價(jià)值的檔案分別列出清單，填寫申請(qǐng)報(bào)告和銷毀清冊(cè)，經(jīng)部門負(fù)責(zé)人審批后，指定專人監(jiān)督銷毀，任何人不得擅自處理和任意分散。監(jiān)督人在銷毀檔案前應(yīng)認(rèn)真清點(diǎn)復(fù)核。銷毀后，在銷毀清冊(cè)上簽名蓋章。2. 銷毀清冊(cè)要有目錄，手續(xù)必須完備，以備日后查考。3. 從當(dāng)前和長遠(yuǎn)利用檔案的需求出發(fā)，根據(jù)檔案的歷史和現(xiàn)實(shí)價(jià)值確定不同檔案的保管期限，以便保管利用。一時(shí)無法確定其價(jià)值時(shí)，可按照“保存從寬，銷毀從嚴(yán)”的精神處理。九、 其他集團(tuán)合同造價(jià)部日常成本考核工作以及風(fēng)險(xiǎn)管控部過程的審計(jì)將成本檔案管理納入到日常工作，納入到年度成本工作考核中。廈門大唐房地產(chǎn)集團(tuán)有限公司合同造價(jià)部年11月