1、福信集團有限公司檔案管理制度二零一三年八月目 錄第一章 總 則3第二章 檔案管理體系及職責3第三章 檔案工作“三納入”、“四參加”5第四章 歸檔要求6第五章 檔案借閱14第六章 檔案保密16第七章 檔案統計17第八章 檔案鑒定18第九章 檔案銷毀19第十章 檔案庫房管理19第十一章 獎 懲21第十二章 附 則21第十三章 附 件221、檔案分類與編號方法222、信用檔案歸檔范圍及保管期限表333、會計檔案歸檔范圍及保管期限表344、房地產建設項目文件材料歸檔范圍和保管期限表365、保密文件管理466、圖書資料管理497、歸檔章分類及模型圖518、歸檔及移交清單匯總表52第一章 總 則 第一條

2、為加強公司檔案工作的業務建設，維護檔案的完整與安全，實現檔案管理科學化、制度化、規范化，充分發揮檔案的作用，集團行政部依據中華人民共和國檔案法、中華人民共和國檔案法實施辦法、企業檔案管理辦法等法律、法規，結合公司的實際工作情況，特制定本制度。第二條 本制度所指檔案，是指公司在生產經營和管理活動中形成的、已辦理完畢的、具有保存和利用價值并經過整理的各種文字、圖表、音像等不同形式、不同載體的文件材料。第三條 公司檔案是國家檔案的組成部分，是公司經營和管理工作的真實記錄，任何部門和個人不得據為己有。第二章 檔案管理體系及職責第四條 檔案管理體制及職責1、公司檔案組織體系是由公司檔案室和各項目公司檔案

3、室（以下統稱各部門）組成的體系機構。該組織體系是為了確保公司對檔案工作的有效管理，維護公司檔案財產的安全與完整，同時滿足公司對檔案利用的需求。2、檔案工作隸屬于公司行政部，內容包括全公司檔案業務的指導、檢查和監督工作。第五條 檔案員的工作職責1、依據國家的法律、法規和政策，制定檔案工作各項制度，并推進相關制度在公司各部門有效貫徹及執行。2、組織協調公司檔案工作，檢查、監督檔案工作的法律、法規和制度的實施；組織開展檔案理論學習與業務交流等工作，不斷提高業務技術水平和管理水平，使檔案管理標準化、系統化、規范化。3、對各部門形成的各種資料的收集、整理、立卷、歸檔工作進行監督和指導。4、積極主動地收集

4、各部門的有關檔案材料。接收檔案、文件、材料時，必須認真驗收并辦理好移交手續。5、將收集的資料進行系統整理、編排、立卷，并根據標準分類法進行加工和保管。將永久、長期、短期分類存放，編寫案卷目錄、分類匯編并錄入檔案軟件一體化系統。對各類檔案要做到：目錄齊全、類別清楚、排架有序，便于查閱。6、嚴格執行檔案庫房管理制度，做到庫房“八防”，確保檔案管理安全。7、嚴格遵守檔案保密制度，做好檔案的保密工作，不得將檔案內容外泄，未經領導批準，任何人不得私自調檔。更不得讓外來人員隨便進入檔案室。8、按檔案借閱規定借閱檔案，秉公辦事、不徇私情，同時做到手續完備，并督促做好檔案利用效果的登記工作。9、做好檔案統計工

5、作。收集、銷毀、使用檔案都必須登記、造冊，對檔案收進、移出和保管情況清楚。按上級要求及時向上級檔案管理部門上報有關檔案情況的各種報表。 第六條 兼職檔案員職責1、積極支持、配合專職檔案員的工作，協助檔案室開展各項檔案工作。及時反映各部門對檔案工作的意見和要求，以便進一步完善檔案工作。2、負責本部門文件材料的形成、積累、保管和整理、立卷、錄入、歸檔、統計工作，保證歸檔文件材料完整、準確、系統，并按規定時間向檔案室辦理檔案移交手續。3、對檔案內容保密，維護檔案的完整和安全。如發現泄密或其它損害公司利益的現象，應及時向有關方面報告。4、積極參加檔案業務學習，不斷提高檔案工作水平。5、各部門兼職檔案員

6、如有變動，應及時向公司檔案室報備。第三章 檔案工作“三納入”、“四參加”第七條 “三納入”1、納入分管領導的議事日程（納入分管領導崗位責任制）。2、納入生產、科研、基本建設等工作計劃。3、企業文件材料的形成、積累、整理和歸檔納入有關人員的崗位職責。第八條 “四參加”1、 檔案部門參加基建工程的竣工驗收工作，控制文件材料歸檔的完整、準確、系統。2、檔案部門參加企業有關生產、技術、經營等工作會議，掌握企業各項工作對檔案信息的需求情況。3、 檔案部門參加工程創優、科研成果評獎活動，將各部門歸檔的文件材料是否完整、準確、系統要作為一項考核內容，檔案部門不簽署意見不得申報成果。4、檔案部門參加企業引進項

7、目和新購重要設備儀器到貨開箱驗收工作，有關部門應會同檔案部門檢查驗收文件材料，并及時歸檔。第四章 歸檔要求定期移交檔案室存檔由兼職檔案愿統一收集后按檔案規范整理其他公司（如貿易公司的、東南區域）用印文件及時移交檔案室存檔由經辦人收集用印完成后的文件本公司用印后還需合作方/外地公司用印印章管理員收集定期移交檔案室存檔用印完成合同章外地公司用印文件定期將歸檔清單寄往集團檔案室存檔由該公司檔案員收集保管第九條 歸檔流程定期移交檔案室存檔印章管理員收集用印完成由經辦人收集用印完成后的文件本公司用印后還需合作方/外地公司用印及時移交檔案室存檔公章定期移交檔案室存檔由兼職檔案愿統一收集后按檔案規范整理其他

8、公司（如東南區域、同欣誠）用印文件同欣誠用印文件由經辦人及時移交檔案室存檔定期將歸檔清單寄往集團檔案室存檔外地公司用印文件由該公司檔案員收集保管第十條 歸檔時間1、信用檔案、文書檔案、人事檔案、融資檔案、購房合同檔案、聲像檔案、電子檔案、商標檔案、實物檔案及法務檔案應在形成或辦理完畢后一個月內及時移交。2、房地產建設檔案、投資項目投資檔案應分階段、分節點歸檔，前期形成的重要文件材料應及時歸檔。3、會計檔案在財務部門保管滿一年后，應在次年三月底前向檔案室辦理移交。第十一條 歸檔要求1、歸檔的文件材料要字跡清楚，圖面整潔，不得用鉛筆、圓珠筆、純藍墨水、紅墨水等褪色的書寫材料書寫、繪制。材料紙質優良

9、，紙張規格標準。2、歸檔的文件材料必須反映生產、科研、基建和經營管理等各項活動的真實內容和歷史過程。3、歸檔的材料必須齊全、完整（含簽發的底稿、附件、正文各一份，重要的2份），層次分明，符合其形成的規律。4、對公司規定的應當立卷歸檔的文件材料，必須按照規定，定期向檔案室移交并集中管理，任何人不得據為己有。5、重要的文件、合同、協議如：股權變更、合作協議、章程、驗資報告等文件材料，在簽定時，應增加份數，并將原件及時移交存檔。6、經辦人員應主動、積極將所經辦的各類檔案嚴格按照歸檔時間進行收集、整理、歸檔。7、檔案員每季度初將上一季度蓋章文件未歸檔情況進行匯總、跟蹤、催辦。經辦人應根據檔案室提供的未

10、歸檔文件匯總表進行說明，部門領導簽字確認。8、外地公司文件歸檔要求：（1）應嚴格按照檔案歸檔范圍、要求、時間進行存檔，確保本公司檔案歸檔完整率。（2）檔案員或相關經辦人員應將本公司重要合同、協議如：機構設置、變更，合作協議，項目五證（國有土地證、用地規劃許可證、工程規劃許可證、工程施工許可證、預售許可證）等文件原件或復印件及時移交集團檔案室。（3）檔案員或印章管理員每季度初（10日前）將上一季度的用印文件及外來文件匯總后寄往集團檔案室備案、核對。對未能及時歸檔的文件每季度初（10日前）另行匯總，注明原因一并寄往集團檔案室(清單詳見附件8)備案。（4）各公司檔案員每年1月份前將上一年度的聲像檔案

11、刻錄到光盤或打包為文檔發至集團檔案室備存。9、在移交檔案時，移交雙方必須嚴格履行交接手續。根據移交目錄清點核對，并在移交清單上蓋章簽字，各存一份移交清單（詳見附件8）。第十二條 歸檔范圍一、文書檔案歸檔范圍：（一）上級主管部門的文件材料1、上級主管部門來文、屬于本公司業務上需要貫徹執行的有關規定、通知等指導性、政策性文件。2、上級主管部門對本公司經營活動的報告或請示的批復、批語、指示等材料。3、上級主管部門、領導視察公司時的重要指示、講話、題詞、批語、等材料。4、上級主管部門授予公司的榮譽稱號。5、上級主管部門轉發公司的文件材料、簡報（包括報紙、刊物轉載）。（二）本公司的文件材料1、以公司名義

12、發出的反映公司經營活動、工作面貌所形成的文件材料，如正式發文、簡報、呈閱件、匯報材料、情況反映、總結、計劃、信函、規定、通知等。2、公司編制的各項規章制度、匯編文件、調查研究材料、處理結論、請示、匯總的統計報表和統計材料等。3、以公司名義召開的會議文件、會議記錄、會議紀要及公司重要電話記錄、值班記錄、大事記等。4、干部的任免通知。5、公司員工外出考察的報告、批復及總結。6、黨、工、團在工作中形成的文件、材料、記錄等。7、行政介紹信的存根、財產、物資、檔案等交接憑證、清冊。8、下屬公司的請示、報告及公司的批復。9、各類業務年度統計表。二、人事檔案歸檔范圍：、員工調配、任免、考核等工作中形成的各種

13、登記表（如職工履歷表、登記表），任免通知書。、錄用和聘用工作中形成的錄用和聘用審批表，政審材料，續聘審批表，離職材料。3、辦理工資、待遇工作、解決待遇問題中形成的審批材料；4、評、聘專業技術職務(職稱)工作中形成的專業技術人員任職資格申報材料。5、黨、團組織建設中形成的申請書、自傳、政審材料、登記表；組織審批意見，民主評議黨員工作中形成的意見、材料，優秀黨員事跡及審批材料，加入民主黨派的材料。6、表彰、獎勵、處分中形成的各種登記表、審批表、決定、報告、事跡。7、員工的創造發明、科研成果、著作、譯著和有重大影響的論文等目錄。8、體格檢查表。9、其他可供參考有保存價值的材料。三、融資檔案歸檔范圍：

14、1、貸款申請、報告，還款計劃及銀行審查意見。2、董事會、股東會決議、紀要。3、融資合同、抵押單、質押單。4、其他有關文件資料。四、商標檔案歸檔范圍: 1、商標注冊申請文件材料。 2、初步審定商標稿。3、商標注冊簿、商標注冊證或影印件。 4、注冊商標變更、轉讓、續展、補證、注銷和撤銷的文件材料。 5、商標使用許可合同。 6、申請駁回商標復審、初步審定商標異議裁定、注冊商標爭議裁定和撤銷注冊商標復審的文件材料。 7、查處商標違法案件、監督商品質量、查驗商標注冊證的文件材料。8、商標公告。 9、其它有關商標管理的文件材料。五、購房合同檔案歸檔范圍:1、購房合同。2、（購房者）貸款合同。3、解除購房合

15、同。4、其他有關文件資料。六、投資項目檔案歸檔案范圍:1、投資項目立項申請報告、意向書、審批、勘察設計、施工、竣工驗收等全過程中形成的具有利用和保存價值的各種文字、圖表、聲像等不同形式的文件資料。2、可行性研究報告和論證咨詢材料、報價資料。3、談判方案、記錄、紀要、照片、錄音、錄像帶、意向書、協議書、合同、合約；修改合同的報告及合同更改通知書。、與客商業務往來中重要的電傳、信函。、歷次董事會、股東會紀要，與投資項目有關的具有法律效力的文件，各種專題報告。七、聲像檔案歸檔范圍:1、記錄企業主要職能活動和重要成果的聲像檔案。2、領導人和著名人物參加與企業有關的重大公務活動的聲像檔案。3、企業組織或

16、參加的重要外事活動的聲像檔案。4、企業名稱牌匾的聲像檔案。5、企業的重大紀念、慶祝活動形成的聲像檔案。6、企業榮獲的地、市級以上機關授予的獎狀、獎旗、獎杯、證書的聲像檔案。7、企業發生過的重大事件、重大事故。8、企業重要文體活動技術比賽、表演、培訓、展覽等形成的聲像檔案。9、與其他載體檔案有密切聯系的聲像檔案。10、其他具有保存價值的聲像檔案。 八、實物檔案歸檔范圍:、獎品：獎旗、獎杯、獎牌、獎章等受獎物品。、證書：榮譽證書、認可證書、聘書等。、紀念品：紀念冊、紀念杯、紀念畫、題詞等等。九、領導人檔案歸檔案范圍:1、反映領導人基本概況的各種材料，如傳記、各種基本情況登記表、日記、工作筆記等。2

17、、主要事跡材料。3、獎勵材料：證書、獎牌、表彰文件。4、領導人重要活動中的其它有關材料。5、其他相關文件。十、電子檔案歸檔范圍 1、圖像文件：由圖紙掃描或其他方式產生的二維點陣圖文件。2、圖形文件：由CAD系統生成的二維、三維圖形文件。3、數據文件：各種類型的分析、計算、測試、設計參數及管理等數據文件。4、文本文件：一般用文字處理技術處理形成的文字文件、表格文件，以及各種管理活動中形成的公文、報表和軟件說明等。5、計算機程序（命令文件）：計算機使用的或在某一軟件平臺上自行開發設計的系統軟件、支持軟件和應用軟件的程序。6、配套紙質文件：包括軟件開發任務書、需求分析說明、系統分析報告、鑒定證書或驗

18、收說明、軟件測試報告、軟件修改記錄、軟件說明以及簽署、更改等紙質文件。十一、法務檔案歸檔范圍：1、公司處理訴訟事項有關的判決書、裁定書、調解書等法律文件。2、公司參與行政或經濟訴訟所形成的法律文件。3、公司上市過程中的法律文件。十二、信用檔案歸檔范圍（見附件2）十三、會計檔案歸檔范圍（見附件3）十四、房產建設檔案歸檔范圍（見附件4）第五章 檔案借閱第十三條 檔案借閱/復印流程 第十四條 檔案是反映公司歷史面貌的原始依據，各單位人員在調閱檔案時均應愛護，保護檔案的完好和卷面整潔，不得任意涂改、拆頁、圈劃和拆散、損壞，為防止檔案丟失泄密不得轉借他人。1、公司員工如需查閱本職范圍以外的檔案,需經本部

19、門負責人、行政部負責人審批同意,方可在閱檔室查閱。2、檔案原件原則上不外借，特別是證據性、依據性、密級性檔案及工程圖紙。如確需將檔案借出或復印者，應嚴格執行有關制度并辦理“OA檔案借閱/復印”流程，不得超出限制借閱的數量和規定歸還時間。一般級別的檔案由本部門負責人、行政部負責人審批同意后方可借閱。秘密、機密、絕密的檔案應由分管領導或總裁審批同意后方可借閱。會計檔案原則上不能借出，如遇特殊情況，須經公司分管領導批準后方可借閱，但借閱時不得拆散原卷冊，不得離開公司辦公場所，并限期歸還。3、如由于工作需要需領用有關文件材料原件并報送相關部門，須辦理“OA不歸還”流程，經部門負責人、行政部負責人及分管

20、領導審批同意后，方可領用。4、凡外派工作、調離本公司或離職的員工，離開前必須歸還全部所借檔案、資料。5、外單位人員需要查閱、復印公司檔案時，一律憑所在單位介紹信，經行政部領導批準，重要及密級檔案需經分管領導審批，并填寫借閱登記簿后，方可在閱檔室查閱或復印。6、外單位一般不得將檔案借出。第六章 檔案保密第十五條 保密工作要內外有別。對外必須堅持保密，對內則應在遵守保密規定的前提下，提倡協作交流，便于提供利用。1、嚴格執行檔案接收、保管和借閱制度，履行審批手續，未經領導審批，任何人不得私自將檔案帶出檔案室，不得抄錄或銷毀，不得任意擴大借閱范圍。2、禁止在檔案室會客，不允許無關的人員進入檔案室，翻閱

21、檔案、資料。3、屬于保密范圍的檔案，都應標明密級，不同密級的文件材料，原則上采取分別立卷的方法，以便提供利用，不得擅自擴大使用范圍。4、檔案員離開工作室，要隨手關門，嚴防檔案、資料丟失或泄密。5、嚴格執行檔案銷毀制度，任何人不得將檔案材料當作廢紙私自處理或出售。第七章 檔案統計第十六條 為了有效的管理和利用檔案，公司應對全部檔案材料的收進、移出、保管、利用等情況進行詳細的登記和統計工作。一、 檔案管理人員的職責1、做好本單位檔案的進出、保管、利用等情況的登記和統計。2、按期完成各類統計報表。3、每年必須進行一次統計分析，并形成報告。4、兼職檔案員負責做好本部門檔案利用的登記和統計工作。二、檔案

22、統計的范圍和內容（一）基本情況的統計：機構設置、人員編制、庫房、設備條件等情況的統計。（二）檔案數量的統計1、歸檔數量的統計各門類檔案的歸檔數和年總歸檔數。2、檔案移出數量的統計各公司檔案已超過保管期限，并已作過鑒定需銷毀檔案的數量或移交上級檔案館和有關單位的檔案數量的統計。3、檔案保管數量的統計公司全部檔案收進、移出后做好保管數量的統計。（三）檔案利用的統計1、公司內、外利用檔案的人次和卷次。2、檔案復印份數、人次。3、底圖利用、復制張數、人次。4、利用效果（效益）的統計。第八章 檔案鑒定第十七條 鑒定工作，是指鑒定檔案的現實和歷史價值，確定保管期限，把沒有或失去保存價值的檔案剔出、銷毀的工

23、作。1、檔案鑒定工作的組織機構，鑒定小組由單位領導、業務(專業技術)人員和檔案人員組成。2、檔案鑒定采用直接鑒定法，即直接鑒定檔案的內容，逐卷逐件逐份審查，從文件材料的實際情況出發，詳細具體的研究分析，做出恰當的判定。鑒定分為歸檔鑒定和管理鑒定兩種。3、檔案通過鑒定，要求達到劃定保管期限準確，案卷質量達到標準規定，發現檔案不準確、不完整，要及時通知有關部門和人員修改、補充。4、經鑒定，對確無保存價值的檔案材料，進行造冊登記，并寫出銷毀報告，由檔案人員編制銷毀清單一式兩份，由鑒定小組負責人簽名，并且鑒定日期，經公司部領導批準后銷毀。第九章 檔案銷毀第十八條 檔案銷毀，是指對沒有保存價值的不歸檔文

24、件和保管期限已滿無須繼續保存的檔案進行銷毀處理。1、經鑒定，對確已失去保存價值檔案應進行造冊登記，并寫出銷毀報告。由檔案人員編制銷毀清單一式兩份，由鑒定小組負責人簽名，并且鑒定日期，經單位領導人批準后銷毀。2、銷毀的檔案一定要到指定的地點銷毀。為防止檔案的遺失和泄密，銷毀檔案時，應指定兩人監銷，嚴格執行保密規定。3、銷毀檔案必須嚴格慎重，對準備銷毀的檔案可暫時封存，延期執行。4、監銷人員對銷毀的檔案必須認真清點、核對，嚴格履行職責，銷毀人和監銷人均應在銷毀清冊上簽字，銷毀報告和銷毀清冊要歸檔保存。 5、檔案剔出銷毀后，應在檔案總帳注明“已銷毀清單的編號和銷毀時間”。第十章 檔案庫房管理第十九條

25、 為了保護好公司的檔案，維護檔案的完整與安全，應做好檔案保管工作。1、貫徹“以防為主，防治結合”的原則。2、檔案庫房要有專、兼職檔案員負責管理，無關人員未經批準不得入內。3、檔案庫房應做到整齊、清潔，檔案柜架排列合理、科學、美觀，通風良好。4、檔案入庫前，必須嚴格檢查、消毒，檔案柜內應施放防霉、防蟲藥劑。5、檔案裝具應牢固嚴實，應使用鐵皮柜。在排列上架時，應按照類別和保管單位的次序，自左向右，自上而下地排列，以便管理和查找。6、存放膠片、照片、錄像帶、磁帶需使用特制的密封盒和專門的卷盒，按編號順序排列在膠片柜或防火柜內。7、檔案庫存房每半年要定期進行安全檢查，按照防火、防盜、防光、防塵、防蟲、

26、防高溫、防潮濕、防有害氣體等八防要求，及時排除檔案保管中的安全隱患；庫房內嚴禁吸煙，動明火，嚴禁存放易燃易爆物品。8、每年要對庫藏檔案進行一次全面的檢查，認真核對存放資料，做到帳物相符；對破損或載體變質檔案，要及時進行修補和復制；發現檔案發霉或蟲害，必須及時采取消毒殺蟲措施加以處理。9、檔案庫房的溫度應控制在14-24，變化幅度不超過2，相對溫度控制在45-60%，變化幅度不超過5%。保存母片的膠片庫溫度應控制在13-15，相對溫度控制在35-45%。10、檔案庫房門窗必須滿足堅固、牢靠的要求，需安裝鐵栓門、鐵欄，安裝保險鎖或其它安全保護措施等。第十一章 獎 懲第二十條 對于檔案工作成績突出的

27、部門和個人，公司將給予表揚或獎勵。第二十一條 有下列行為之一的，公司應當對直接負責的主管人員和其他直接責任人員依法給予處分；構成犯罪的，由司法機關依法追究刑事責任: 1、玩忽職守，造成檔案損壞、丟失或者擅自銷毀檔案的。 2、違反保密規定，擅自提供、抄錄、公布檔案的。3、涂改、偽造檔案的。4、擅自出賣、贈送、交換檔案的。 5、不按規定歸檔，拒絕歸檔或將檔案據為己有的。 6、其他違反檔案法律法規的行為。第十二章 附 則第二十二條 各公司請遵照執行，在執行過程中碰到其他類別檔案，應結合該類別檔案特點進行管理，或將情況反映到集團檔案室。第二十三條 本制度自發布之日起執行。原相關制度與本制度相抵觸的內容

28、，以本制度為準。第二十四條 本制度由集團行政部檔案室負責解釋。第十三章 附 件附件1：檔案分類與編號方法為了加強公司檔案工作管理，逐步實現檔案管理的規范化、標準化，集團行政部根據國家檔案頒發的檔號編制規則及有關規定，特制定本辦法。公司檔案分類原則以全部檔案為對象，依據企業管理職能，結合檔案內容及其形成特點進行分類，保持檔案之間的有機聯系，便于科學管理與開發利用。公司檔案為十四大類，包括：公司檔案文 會 信 融 房 購 投 聲 電 實 人 領 法 商 書 計 用 資 產 房 資 像 子 物 事 導 務 標檔 檔 檔 檔 建 合 項 檔 檔 檔 檔 人 檔 檔案 案 案 案 設 同 目 案 案 案

29、 案 檔 案 案 檔 檔 檔 案案 案 案 一、文書檔案文書檔案，是指公司在社會、經營活動中形成的，作為原始記錄保存起來以備查考的文字、圖表及其它各種方式和載體的文件材料。 歸檔文件一般應采用“年度保管期限”分類法。（一）年度保管期限分類法應先按歸檔文件的形成年度分類，在每個年度內，再根據保管期限分類。 （二）確定歸檔文件所屬年度一般應以文件簽發日期（即落款日期）為準。對于計劃、規劃、總結、預決算、統計報表、法規性文件等內容涉及不同年度的文件，統一按文件簽發日期來判定文件所屬年度。 跨年度形成的文件，按文件辦結年度歸檔。如：跨年度的會議文件材料，歸入會議閉幕年；跨年度的請示、批復，歸入批復年。

30、 當幾份文件作為一件時，應以裝訂在前面的文件日期為準。如正本與定稿為一件時，以正本日期為準；正文與附件為一件時，以正文日期為準；轉發文與被轉發文為一件時，以轉發文日期為準；來文與復文為一件時，以復文日期為準。（三）文書檔案編號 歸檔文件應依分類方案和排列順序逐件編號，在文件首頁上端的空白位置加蓋歸檔章并填寫相關內容。若文件處理單隨同文件一道歸檔的可將歸檔章蓋在文件處理單上。 檔號章設置的項目為：全宗號、年度、問題（或機構）、保管期限、室編件號、館編件號、頁數）。如圖 (全宗號）（年度）件號室（問題機構）（保管期限）館頁1、全宗號：檔案館給各立檔單位編制的代號，沒有代號的暫時不填。 2、年度：文

31、件形成年度，以四位阿拉伯數字標注公元紀年。如“2012”。3、保管期限：歸檔文件保管期限統一用永久、長期、短期標識。 4、問題（機構）：按問題（機構）分類的，用中文填寫類目名稱。 5、室編件號：在同一年度內，區分不同保管期限，再按文件排列的順序采用阿拉伯數字分別從開始逐件編號，不同歸檔年度的文件不能混合編號。 6、館編件號：暫不填寫，檔案移交進館后由檔案館填寫。 7、頁數：每件歸檔文件的總頁數。計算頁數時以文件中有圖文的頁面為一頁，空白頁不計。兩份文件為一件時，只需將兩份文件的頁數相加作為該件文件的頁數；大張的統計表折疊后，仍按未折疊前的圖文頁面數計算頁數；文件處理單與文件一同歸檔的，應加上處

32、理單的頁數。頁數采用阿拉伯數字填寫。 二、會計檔案會計檔案是指會計憑證、會計帳簿和會計報表等會計核算專業材料，它是記錄和反映經濟業務的重要史料和依據。 1、會計檔案采用名稱-年度的分類方法，如果有多個會計核算單位，應采用年度-會計核算單位-名稱分類方法，即把一年內形成的會計檔案先按不同會計單位分開，然后分別在每個會計單位內分為會計憑證（PZ）、會計帳簿（ZB）、財務報表（BB）、其他（QT）四個類目。分類示意圖： 會計檔案 會 會 財 其 計 計 務憑 帳 報 它證 簿 表2、檔號編制方法：分年度按名稱，結合保管期限長短分別編制大流水號或在每個會計核算單位內分年度按名稱結合保管期限長短分別編制

33、流水號。檔號章設置的項目為：檔號、保管期限。如圖：檔 號保管期限3、檔號示意圖：（多個會計核算單位時采用）PZ- FJ -2012-1 件號 會計年度 會計單位代號（福信集團） 會計名稱代號代號會計名稱PZ會計憑證BB會計報表ZB會計帳簿QT其它三、信用檔案信用檔案，是指企業在生產經營、日常管理、信用借貸等活動中形成的反映本企業、客戶、合作者信譽狀況，對企業具有保存價值的各種記錄。1、信用檔案按機構（結合問題）進行分類，每個機構下編制流水號。2、檔號章設置的項目為：檔號、件號。如圖：檔號件號3、檔號示意圖：XY-FJ-1-1 件號 案卷流水號 機構代號（福信集團） 類別四、融資檔案融資檔案是企

34、業在資金籌集過程中所形成的文件材料。1、融資檔案按公司進行分類，在每一公司內編制流水號。2、檔號章設置的項目為：檔號、保管期限。如圖：檔 號保管期限 3、檔號示意圖： RZ-FJ-1 件號 單位名稱（福信集團） 類別五、房產建設檔案房產建設檔案是指房地產開發項目從醞釀、決策到建成投入使用全過程形成的文字材料、圖紙、圖表、計算材料、聲像材料等形成的文件材料。 1、房產建設檔案采用項目名稱結合性質進行分類，每一項目內編制一個流水號。2、檔號章設置的項目為：檔號、件號。如圖：檔號件號3、檔號示意圖：FJ1-FD-1-1 件號 案卷順序號 項目代號（楓丹雅苑）項目性質類別代號代號項目性質1住宅2商場3

35、寫字樓4廠房5其它六、購房合同檔案購房合同檔案是反映業主向企業購買所建設、銷售的住房、店面、車位所形成的相關文件材料。1、購房（房地產）合同檔案按項目名稱（結合單元）進行分類，每一單元為一件編流水號。2、檔號章示意圖：檔 號保管期限檔號示意圖：GH- FD-1 件號 項目名稱（楓丹雅苑） 類別代號七、投資項目檔案投資項目檔案是由企業參與或合作項目保存起來以備查考的文字、圖表及其它各種方式和載體的文件材料。1、投資項目檔案按項目進行分類，在每一個項目內編制流水號。2、檔號章示意圖：檔號件號TZ-XX-113、檔號示意圖： TZ-XX-1-1 件號 案卷號項目名稱類別代號八、聲像檔案聲像檔案是指以

36、攝錄手段記述和反映集團或個人行使職責或從事政治、經濟、科學、技術、文化等活動的具有保存價值的包括照片、錄音帶、錄像帶、影片等專門載體材料的歷史記錄。它是企業檔案的重要組成部分。1、聲像檔案按不同載體(結合問題)進行分類,每一載體編制一個流水號。分類示意圖: 聲像檔案照 錄 錄片 音 像 帶 帶2編號方法：照片檔案按冊（本）編制流水號；錄像帶、錄音帶按盒分別編制流水號。九、電子檔案電子檔案，指經過鑒定，具有保存價值的已歸檔的電子文件（電子文件指在數字設備及環境中生成，以數碼形式存儲于磁帶、磁盤、光盤等載體，依賴計算機等數字設備閱讀、處理，并可在通信網絡上傳送的文件）及相應的支持軟件產品和軟、硬件

37、說明。1、電子檔案按載體形式進行分類，在每一載體內編制流水號。2、編號方式及示意圖：歸檔項目電子文件的光盤編號，由檔案類目號、項目代號、電子文件類別代碼、光盤序號組成。其形成及填寫方法如下：- 光盤序號 電子文件類別代碼 項目代號 類別代號（1）檔案類別代號。（2）項目代號指產品代號、課題代號及建設項目代號等。各類代號由標準或業務主管部門給定。（3）電子文件類別代碼：G圖形文件 I圖像文件 D數據文件 T文本文件 P計算機程序。電子文件稿本代碼：M-草稿性電子文件 U-非正式電子文件 F-正式電子文件。如遇到一個光盤中儲存一種以上類別的電子文件時，應將所包含的類別分別填寫。（4）光盤序號是光盤

38、排列的順序號，由阿拉伯數字組成。十、實物檔案實物檔案是指企業在經營活動中形成的，具有檔案屬性的實物通過收集整理而轉化成的檔案。1、實物檔案按類型結合年度進行編制流水號。2、檔號示意圖：SW1-FJ-1 件號 單位名稱 類型（1-獎獎；2-證書） 類別十一、人事檔案人事檔案是公司人事管理等有關部門，在工作中形成的記載個人經歷、政治思想、品德作風、業務能力、工作表現、工作實績、工資待遇等內容的文件材料，是人力資源管理與開發的重要依據，是反映個人成長歷史的憑證和依據。人事檔案按員工進行編制流水號。十二、領導人檔案領導人檔案是指公司領導人在工作、學習、社會活動中形成的文字、圖表及其它載體的文件材料。領

39、導人檔案按照形成的時間、類別進行編號、排列。十三、法務檔案法務檔案是從事法律活動的機關、組織和個人在法律事務活動中形成的，作為歷史記錄保存起來以備查考的文字、圖像、聲音及其他各種方式和載體的文件。1、法務檔案按載體形式進行分類，在每一載體內編制流水號。2、檔號示意圖： FW- 1 件號 機構或項目代號 分類號 十四、商標檔案商標檔案是商標注冊、管理活動中形成的具有保存利用價值的紙質、聲像、縮微等形式或載體的文件材料。它是確立和保護注冊商標專用權的憑證，是國家檔案全宗中具有法律意義的重要專門檔案。檔號示意圖：SB-FJ-Y-1 件號 保管期限（Y-永久；C-長期） 單位名稱（福信集團） 類別附件

40、2：信用檔案歸檔范圍及保管期限表序號類別歸 檔 范 圍期限1機構設置材料公司設置、變更、啟用印鑒、驗資報告，下屬機構設置文件， 永久2管理材料股東大會材料、董事會會議材料、公司章程、董事會工作。永久3資質憑證材料(含正、副本）營業執照、稅務登記證、財務登記證、法人代碼證、國有土地使用證、房屋產權證、產權登記證、土地租賃協議、資質（許可）證、質量認證體系證書、產品檢驗（驗收）證書、商標證書、專利證書等文件永久4年檢資信材料工商年檢、稅收繳納、年度審計、資產評估、信用評估等文件永久5其他文件公司標識、宣傳、報道及其他相關材料。 永久附件3：會計檔案歸檔范圍及保管期限表序號歸 檔 范 圍保管期限備

41、注一會計憑證類1原始憑證15年2記賬憑證15年3匯總憑證15年二會計賬簿類4總賬15年包括日記總帳5明細賬15年6日記賬15年現金和銀行存款日記賬保管25年7固定資產卡片固定資產報廢清理后保管5年8輔助賬簿15年三財務報告類包括各級主管部門匯總財務報告9月、季度財務報告3年包括文字分析10年度財務報告（決算）永久包括文字分析四其他類11會計移交清冊15年12會計檔案保管清冊永久13會計檔案銷毀清冊永久14銀行余額調節表5年15銀行對賬單5年16會計數據庫備份永久附件4：房地產建設項目文件材料歸檔范圍和保管期限表結合房地產建設項目特點，本制度將房地產建設項目文件分為六個關鍵節點，即：1、國有土地使用證取得；2、建設用地規劃許可證取得；3、建設工程規劃許可證取得；4、施工許可證取得；5、預售許可證取得；6、項目竣工驗收。本制度針對各節點制定相應的歸檔文件范圍，一、國有土地使用證取得序號歸 檔 文 件