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百貨公司文件管理辦法.doc

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百貨公司文件管理辦法.doc

1、企業(yè)制度普通件Z043第 1 頁共 4 頁文件管理辦法文件管理辦法一一目的目的為使公司的管理體系日趨完善，公司以最新的文件運(yùn)作，對(duì)文件的編制、發(fā)放、保管、回收、作廢進(jìn)行統(tǒng)一管理，特制定本管理辦法。二二范圍范圍適用于公司各分店各部門三三定義定義文件：文件：指在管理工作中可以做為依據(jù)或參考的書面材料，包括公文和其它文字資料（如培訓(xùn)資料）公文公文：是機(jī)關(guān)、企事業(yè)單位在其管理活動(dòng)中形成和使用的具有法定效力和規(guī)范體式的文書，是進(jìn)行管理、記載和傳遞公務(wù)信息的工具，具有聯(lián)系公務(wù)、規(guī)范行為、憑證記載、對(duì)管理系統(tǒng)進(jìn)行控制，對(duì) 管理者進(jìn)行宣傳教育的重要功能。四四內(nèi)容內(nèi)容4.1 公文的分類公文的分類按

2、公文的形成和使用的范圍劃分：通用公文和專用公文通用公文通用公文：是機(jī)關(guān)、企事業(yè)單位在公務(wù)活動(dòng)中普遍使用的公文，如通知、指示、公告、報(bào)告、批復(fù)、條例、聯(lián)絡(luò) -條例、-辦法。專用公文專用公文：指因特殊性需要在一定的單位、部門使用的業(yè)務(wù)公文。如顧客須知、實(shí)施細(xì)則。4.2 公文的作用公文的作用1能建立起管理系統(tǒng)內(nèi)決策層和執(zhí)行層之間的多層次、多方面的聯(lián)系，完善公司的管理。2公文一發(fā)布具有很強(qiáng)的約束力和規(guī)范作用，起到規(guī)范和準(zhǔn)繩作用。3起到上情下達(dá)、下情上報(bào)、溝通信息的作用。4起的到宣傳、指導(dǎo)作用，告訴應(yīng)該怎么做及做什么。起工作依據(jù)和查考憑證作用。4.3 公文的格式公文的格式公文都有嚴(yán)格、特定的格式，只能

3、在法定的職權(quán)范圍內(nèi)行文，不能超越。通用公文應(yīng)以人事行政部代表公司行文。專用公文應(yīng)各部門名義行文。如崗位職責(zé)、工作準(zhǔn)則等。企業(yè)制度普通件Z043第 2 頁共 4 頁公文的標(biāo)準(zhǔn)格式包括版頭、份號(hào)、密級(jí)度、發(fā)文字號(hào)、簽發(fā)人、標(biāo)題主送機(jī)關(guān)、正文、附件、發(fā)文部門、成文日期、印章、主題詞、抄送機(jī)關(guān)、印發(fā)機(jī)關(guān)和時(shí)間等要素組成。4.4 常用公文的編制、發(fā)放、保管常用公文的編制、發(fā)放、保管4.4.14.4.1 通知通知1公文版面尺寸A4 紙頁眉頁腳距邊界 1.25cm上、下頁邊距 2.54cm 左、右頁邊距 3.17cm行間距 1.5 倍2字體形狀及大小字體均為宋體字;版頭為初二號(hào)字且加黑;發(fā)文字號(hào)為五號(hào)字;標(biāo)題為三號(hào)字且加黑;主送機(jī)關(guān)為四號(hào)字且加黑;正文為小四號(hào)字;主題詞、成文時(shí)間、發(fā)行部門均用小四號(hào)字。版頭打在頁眉里面。3發(fā)文方式：a:通知能由人事行政部代表公司發(fā)文，分人事行政總部發(fā)文和各店發(fā)文。人

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