1、XX置業(yè)有限公司行政管理制度（討論稿）已201212二OO八年八月目 錄第一章 前言3第二章 行政管理的宗旨4第三章 行政監(jiān)察管理5第四章 公文管理規(guī)定6第五章 檔案管理規(guī)定10第六章 費用管理規(guī)定13第七章 用品管理規(guī)定16第八章 行政合同管理規(guī)定18第九章 租賃管理規(guī)定18第十章 員工職業(yè)著裝管理規(guī)定19第十一章 辦公室禮儀管理規(guī)定21第十二章 接待管理規(guī)定22第十三章 值班管理規(guī)定23第十四章 鎖匙管理規(guī)定24第十五章 書報管理規(guī)定25第十六章 資產(chǎn)管理制度25第一節(jié) 車輛管理規(guī)定28第二節(jié) 辦公設(shè)備管理規(guī)范32第十七章 工作計劃管理辦法35第一章 前 言一、管理原則：行政管理是任何組織

2、管理系統(tǒng)的基礎(chǔ)系統(tǒng)，其工作的基礎(chǔ)性表現(xiàn)為其高度的保障性、細密性、相關(guān)性、穩(wěn)定性和持久性，其組織構(gòu)建、組織機制、組織運行、組織功能的效率和質(zhì)量標志著組織管理系統(tǒng)的有效性和科學(xué)性。為切實保證公司經(jīng)營需要，必須加強和規(guī)范公司內(nèi)部行政管理工作，建立規(guī)范的企業(yè)管理模式和制度。為此，我們在認真總結(jié)日常行政管理工作經(jīng)驗的基礎(chǔ)上，以行政管理工作的基本職能（計劃管理、層級管理、協(xié)調(diào)管理、監(jiān)督管理、考核管理、表單管理、統(tǒng)計管理、預(yù)算管理、審批管理、培訓(xùn)管理等）為主線，對集團公司行政管理制度進行了修訂、完善，目的在于明確公司行政管理程序，使之切合企業(yè)管理規(guī)范并操作可行，以保證公司經(jīng)營工作的需要。本制度自正式發(fā)布之日

3、起試行。凡公司原有其它相關(guān)規(guī)定與本制度相抵觸處，均按本制度規(guī)定辦理；在本制度具體執(zhí)行中如有未明確事項，將陸續(xù)在今后工作中不斷進行補充和完善，但在補充和完善之前，各部門及各級員工務(wù)必自覺按公司工作慣例執(zhí)行。二、適用范圍1、 本制度所稱員工，系指本公司聘用所有從業(yè)人員。2、本制度適用于XX置業(yè)有限公司所有員工。三、制定部門本制度由XX置業(yè)有限公司總經(jīng)辦修訂。四、解釋權(quán)本制度解釋權(quán)歸屬XX置業(yè)有限公司。第二章 行政管理的宗旨 根據(jù)行政管理的性質(zhì)、任務(wù)及本公司的自身特點和要求，行政管理工作必須貫徹以下宗旨和原則：一、管理功能服務(wù)化行政管理是組織正常運行、工作順利開展和企業(yè)有效經(jīng)營的重要保障，為企業(yè)經(jīng)營

4、管理提供高質(zhì)量、高效率的服務(wù)是行政管理工作的基本目標。二、工作內(nèi)容明細化行政管理工作面廣、量大且十分繁雜，為使行政管理工作有序、有效地運行，必須將全部工作內(nèi)容進行科學(xué)分析、分類和分解明細，以對口落實責(zé)任，針對采取措施。三、執(zhí)行規(guī)范標準化行政管理工作所涉及的所有明細內(nèi)容，必須有明確的性質(zhì)界定、范圍界定、制度規(guī)范和執(zhí)行標準。四、工作運行程序化保持工作程序，是明確和界定工作責(zé)任的必要保證，而責(zé)任是分配權(quán)力和利益的唯一依據(jù)。所以在日常行政工作中，必須按程序、講責(zé)任，使任何一項工作的管理責(zé)任和工作質(zhì)量都達到“可追溯”。五、操作手段表單化為保證行政管理工作運行的系統(tǒng)化、規(guī)范化和有序化，必須實行表單化管理，

5、呈報（備案）集團的報表一律執(zhí)行公司統(tǒng)一制定的行政管理工作表單體系。六、財物管理預(yù)算化行政管理工作涉及大量物品購置管理及相關(guān)費用的開支。為有效保證工作需要并將行政管理成本保持在正常合理水平，必須對所涉財物管理內(nèi)容實行嚴格的預(yù)算管理。七、基礎(chǔ)工作統(tǒng)計化行政管理工作必須做到“心中有數(shù)“，即必須對所涉基礎(chǔ)工作內(nèi)容建立表單、臺賬形式和其他形式的統(tǒng)計制度，在此基礎(chǔ)上進行統(tǒng)計核算和統(tǒng)計分析，并按規(guī)定將編制的月、年度行政工作報表和分析報告呈報公司備案。八、管理模式指導(dǎo)化本管理制度是公司結(jié)合自己的管理目標及日常行政管理工作內(nèi)容在集團行政管理制度的基礎(chǔ)上新修訂的管理條約，參照集團制度自行制定行政管理規(guī)范條例。 第

6、三章 行政監(jiān)察管理規(guī)定為確保公司各項工作的正常運轉(zhuǎn)，充分行使監(jiān)督職能，特制定本制度。一、監(jiān)察管理體制：公司實行兩級監(jiān)察管理體制：即總經(jīng)理行使最高監(jiān)察權(quán)；公司總經(jīng)辦行使對各個部門、各個崗位員工的直接監(jiān)察權(quán)；全體員工對各級管理人員的工作情況進行監(jiān)督。二、監(jiān)察的主要范圍：1、對公司各項規(guī)章制度的貫徹執(zhí)行情況進行監(jiān)察；2、受理違法、違紀的檢舉控告；3、調(diào)查處理違法違、紀行為；4、參與對員工考核評議工作；5、對員工進行遵紀守法、廉潔自律等方面的教育、培訓(xùn)；6、經(jīng)公司高層授權(quán)，可行使檢查權(quán)、調(diào)查權(quán)、建議權(quán)、行政處罰權(quán)。三、監(jiān)察機構(gòu)：公司總經(jīng)辦為監(jiān)察工作的常設(shè)機構(gòu)。監(jiān)察人員直接對集團公司董事長（或其授權(quán)人）

7、負責(zé)并報告工作。四、監(jiān)察工作的流程：監(jiān)察人員受理案件（常規(guī)）開展調(diào)查、提出整改意見反饋形成結(jié)論報告公司高層審核作出決定(議)監(jiān)察機構(gòu)執(zhí)行決定（議）。1、個人（部門）對監(jiān)察形成的決定（議）不服的，三日內(nèi)可直接向公司申請復(fù)議，復(fù)議期間，不影響決定（議）的執(zhí)行。2、員工個人對管理人員循私舞弊等行為可直接向公司投訴，投訴屬實的，將予以投訴人50500元的獎勵。3、監(jiān)察人員不履行職責(zé)的，一經(jīng)發(fā)現(xiàn)予以100-500元的罰款，情節(jié)嚴重的，予以辭退。第四章 公文管理規(guī)定一、本文所指的公文是指：1、以公司名義向公司內(nèi)部人員發(fā)出的正式文件，如規(guī)章制度、通知通報、人事任免等； 2、以公司名義向公司以外的單位、團體、

8、部門發(fā)出的正式文件；3、以各部門名義發(fā)出的文件；二、公文種類1、請示:請上級指示和批準，用“請示”。2、報告:向上級機關(guān)匯報工作，反映情況，用“報告”。3、通告:在一定范圍內(nèi)公布應(yīng)當遵守或周知的事件，用“通告”。4、批復(fù):答復(fù)請示事項，用“批復(fù)”。5、通知:傳達上級的指示，要求下級辦理或者需要知道的事項，批轉(zhuǎn)下級的公文或轉(zhuǎn)發(fā)上級、同級和不相隸屬單位的公文，用“通知”。6、通報:表揚好人好事，批評錯誤，傳達重要情況以及需要所屬各單位知道的事項，用“通報”。7、決定、決議:對某些問題或者重大行動作出安排，用“決定”.經(jīng)過會議討論通過，要求貫徹執(zhí)行的事項，用“決議”。8、函:平行的或不相隸屬的單位之

9、間互相商洽工作，向有關(guān)主管部門請示批準等詢問和答復(fù)問題，用“函”。9、會議紀要:傳達會議議定事項和主要精神，要求有關(guān)單位共同遵守執(zhí)行的，用“會議紀要”。10、其它資料：包括公司內(nèi)部各種專業(yè)計劃、方案、報表、報告等資料，適用于公司內(nèi)部的經(jīng)營和管理。11、外來公文：包括獲自于或來自于本公司以外的各類文件、資料、批復(fù)、傳真、信函等公文。三、公文格式公文一般由公司文頭、公文字號、秘級、簽發(fā)人、簽發(fā)時間、標題、正文、落款、成文時間、公文用印、主題詞、主送單位、抄報抄送單位、辦文事項、附件等部分組成。1、公司文頭：一律事先在電腦上制作好。外行編號文首頁一律用彩色打印；內(nèi)行編號文首頁一律用黑白打印；部門行文

10、不得使用公司正式紅頭文式。2、公文字號：按上述規(guī)范執(zhí)行。發(fā)文號統(tǒng)一由行政部編排。3、公文秘級：分為“絕密”、“機密”和“秘密”。 絕密是最重要的公司秘密，泄露會使公司的權(quán)益和利益遭受特別嚴重的損害；機密是重要的公司秘密，泄露會使公司權(quán)益和利益遭受到嚴重的損害；秘密是一般的公司秘密，泄露會使公司的權(quán)力和利益遭受損害。文件機密級數(shù)，由發(fā)文單位的主管領(lǐng)導(dǎo)根據(jù)文件內(nèi)容確定。絕密文件只能印一份，由起草人送有閱文資格的人員傳閱，機密文件按審閱人數(shù)打印，閱完后由起草人收回歸檔。秘密文件由閱文人妥善保管。4、簽發(fā)人/時間：按內(nèi)容性質(zhì)由公司總經(jīng)理（或其授權(quán)人）在定稿上審簽。正式公文上打印。5、公文標題：應(yīng)準確簡

11、要地概括文件的主要內(nèi)容；標題中除法規(guī)、規(guī)章名稱加書名號外，一般不用標點符號；標題用2號簡體宋體字。6、公文正文：正文用小4號字；正文中的一極小標題，用4號黑體字；其余字體一律使用宋體字；行距22。7、落款/成文時間/公文用印：除會議紀要外，正式編號公文應(yīng)在落款和成文時間上加蓋印章。8、主題詞：一般為標題的關(guān)鍵詞。9、主送/抄送單位：由審稿人確定。10、辦文事項：如實記載擬稿人、審核人、打印人、校對人的姓名，以及實際印發(fā)、存檔的份數(shù)。11、公文附件：單獨排版、裝訂在正文之后；成文時間之前注明附件順序和名稱。12、附樣式：文 頭（公文字號）簽發(fā)人： 秘 級 簽發(fā)時間：標 題主送單位：（正 文） （

12、落款、成文時間、用印）（附件序號、名稱）主題詞：報送：發(fā)送： 存檔（ ）擬稿： 審核： 打印： 校對： 共印 份本公司公文行文一律使用下列公文字號，并對應(yīng)適用范圍使用：“發(fā)”字號“函”字號“紀”字號國地公司國地發(fā) 號國地函 號國地紀 號適用公文范圍內(nèi)行/下行文決定、決議、制度、規(guī)定、辦法、通告、通知、通報、/會議紀要內(nèi)行/上行文/請示、報告、批復(fù)、會議紀要外行/上行文/公函/四、公文辦理（一）、收文處理1、程序：凡送交公司或公司收到的外來公文，均按：“簽收登記分送處理復(fù)文立卷存檔”程序辦理。2、要求：1 ）當公文送達或收到公文時，均由總經(jīng)辦文書收。根據(jù)公文內(nèi)容和要求，用傳閱夾并附上批閱單后，將

13、其及時分送公司有關(guān)領(lǐng)導(dǎo)傳閱和批示；待領(lǐng)導(dǎo)傳閱批示后，再轉(zhuǎn)送相關(guān)部門辦理公文涉及和領(lǐng)導(dǎo)批閱涉及的有關(guān)事項。辦理過程中，辦文部門、人員應(yīng)根據(jù)要求，及時了解辦理情況并向公司有關(guān)領(lǐng)導(dǎo)反饋辦理信息。如需就公文辦理事項向來文單位作出答復(fù)，則由公文辦理相關(guān)部門按下述內(nèi)部公文辦理程序向來文單位復(fù)文。辦理完結(jié)，總經(jīng)辦或相關(guān)部門及時將公文收回并存檔。2 ）上級發(fā)來的文件及注有密級的簡報、電傳、資料和平級發(fā)來的文件，均由總經(jīng)辦統(tǒng)一簽收、開拆、登記、呈閱、分發(fā)并按不同類別進行分類處理。其中內(nèi)容重要的急件，及時呈送領(lǐng)導(dǎo)閱批。各部門收到急件時，應(yīng)在3天內(nèi)答復(fù)，一般要辦理的文件，一周內(nèi)應(yīng)辦理。需要研究而不能馬上處理的，要先

14、書面或口頭簡要回復(fù)。3 ）加強公文檢查催辦工作。總經(jīng)辦對有領(lǐng)導(dǎo)批示的公文及本公司發(fā)出的文件，要認真督促、催辦，以防積壓或漏辦。各部門對上級發(fā)出的文件，需要匯報貫徹執(zhí)行情況的，要及時檢查反饋。4 ）領(lǐng)導(dǎo)參加重要會議帶回的文件，在匯報和傳達后，應(yīng)將會議文件交總經(jīng)辦檔案管理員立卷歸檔。（二）發(fā)文處理。一般包括擬稿、審稿、簽發(fā)、繕印、校對、用印、封發(fā)等程序。1、草擬公文的要求：1）要符合公司制度、政策和上級的有關(guān)規(guī)定。2）情況要確實，觀點要明確，文字要精練，條理要清楚，層次要分明，標點符號要正確，篇幅要力求簡短。3）引用的公文要寫明發(fā)文機關(guān)、公文編號、標題和發(fā)文時間。4）草擬公文必須使用A4的公文稿紙

15、，文面應(yīng)保持整潔，凡是文面凌亂不清的，要重新清稿。5）數(shù)字的寫法。正式文件中，除文件編號、統(tǒng)計表、計劃表、序號、專用術(shù)語和百分比必須用阿拉伯數(shù)字書寫外，其他用漢字書寫。章節(jié)序數(shù)的寫法。一般應(yīng)按下列順序排列：第一層為：“一”，第二層為“(一)”，第三層為“1”，第四為“(1)”。6）不要濫用簡稱。年月日、人名、地名、文件名稱、事物名稱等，一般不要簡稱。2、公文審核。公司的文稿在送領(lǐng)導(dǎo)簽發(fā)前，應(yīng)由起草文件部門負責(zé)人審核后呈送。1）審核的重點：2）是否需要行文。3）是否符合公司制度、政策；與本單位發(fā)過的公文是否銜接。4）提出的要求和措施是否明確具體、切實可行。5）處理程序是否完備，行文關(guān)系、公文格式

16、是否符合規(guī)定。6）文字敘述是否符合文法和邏輯，標點符號是否正確。7）審核時如發(fā)現(xiàn)不妥之處，必須進行修改，屬于重要的原則性的問題，應(yīng)退回原承辦部門修改，改動過大的，要重新擬正。3、公文簽發(fā)。1）公司行政文件，由總經(jīng)理簽發(fā)。業(yè)務(wù)文件，由分管副總簽署意見后，由總經(jīng)理簽發(fā)。2）簽發(fā)后的公文不得再作任何修改。若確需修改，必須重新送簽。3）公文辦理完畢后，要及時送交檔案管理人員整理立卷，個人不得私自保存應(yīng)存檔的文件。4）印制：公文印制一般應(yīng)使用紙張打印一套，其余復(fù)印；各公司、各部門的打印件，應(yīng)提供已制作、命名、U盤，或提供已撰寫的手稿給總經(jīng)辦打印加工；各部門行文不得使用公司正式紅頭文式。5）存盤拷貝：原則

17、上，凡經(jīng)電腦處理、經(jīng)公司打印機打印的正式公文、資料，均需在公司檔案機要室電腦上及時存盤和按規(guī)定分類，不得遺漏。 6）用印/裝訂/分送/登記/存檔：公文印制完成后，由總經(jīng)辦統(tǒng)一辦理公文的用印和裝訂；在公司內(nèi)部分送時，由總經(jīng)辦在發(fā)文簿上登記和領(lǐng)件簽字；凡編排了發(fā)文字號的文件公文和有保存價值的非文件公文，均需將印制稿交公司檔案管理人員存檔。（三）其它內(nèi)部公文的辦理： 1、程序：凡其它非編號的內(nèi)部公文，均按擬稿審稿、校對印制存盤拷貝分送處理復(fù)文存檔程序辦理。2、要求：（1）需辦理的公文，應(yīng)及時送公司領(lǐng)導(dǎo)批示或交有關(guān)部門辦理。（2）根據(jù)閱批范圍送公司有關(guān)領(lǐng)導(dǎo)或部門處理。批閱公文，主批人應(yīng)當明確簽署意見，

18、并寫上姓名和審批時間。其他人圈閱，應(yīng)當視為同意。（3）為縮短傳閱時間，提高傳閱速度和避免丟失，文件送到后，公司各領(lǐng)導(dǎo)和相關(guān)部門經(jīng)理要及時閱看，閱簽后退公司文書。公文不得自行傳遞，也不允許帶離公司，以免丟失和延時誤事。（4）傳遞秘密公文須采取保密措施。密級公文不得利用計算機、傳真機傳輸。 第五章 檔案管理規(guī)定一、管理總則：1、檔案管理是公司的一項十分重要的基礎(chǔ)工作，是公司的無形資產(chǎn)和信息資源，是有效開展工作、提高工作效率的重要工具和保障。2、 公司全部形成的檔案歸公司所有，公司對檔案具有所有權(quán)、使用權(quán)、監(jiān)督權(quán)和處置權(quán)。3、 公司實行人工檔案、電腦檔案和實物檔案并行管理，相互補充。4、 實行分級管

19、理制；內(nèi)部按一級文檔和二級文檔分層管理；檔案專管人員專管和部門內(nèi)部分工管理；所有檔案分類管理的“四分”管理方式。在檔案管理過程中要求做到全面準確并確保使用管理過程中的安全和保密。二、檔案范圍：凡屬下列對象均納入公司檔案管理范圍，并按性質(zhì)暫分為如下幾大類：1、 公司檔案：包括公司的申報文件、注冊文件、證照印章、正式文件、正式函件、會議紀要、重要合同協(xié)議、制度文件、公司簡報等。 2、 財務(wù)檔案：包括帳冊、帳簿、原始憑證、報表、記帳憑證、合同協(xié)議、納稅資料、驗資資料、審計資料、銀行資料、工商資料等。3、 人事檔案：包括公司員工在公司就職期間和管理過程中形成的全部招聘、應(yīng)聘、入職、晉升、考核、離職、作

20、息、社保、培訓(xùn)、獎懲、審批、表單、合同、協(xié)議、證書、計劃、總結(jié)、崗位說明書、目標責(zé)任及其相關(guān)資料和表單、報表。4、 行政檔案：包括行政后勤管理過程中所形成、積累的全部原始資料、原始記錄、統(tǒng)計報表、登記臺帳、工作表單、合同協(xié)議，以及相關(guān)收文、簡報、審批文函等。5、 政策檔案：包括各類相關(guān)法律法規(guī)、綜合政策、行業(yè)政策、行業(yè)規(guī)定、市場信息、資源信息等文件資料。6、 綜合檔案：包括以上未包含的其它文檔資料。公司檔案按保存性質(zhì)分為如下：1、電子檔案：包括以計算機硬盤、軟盤、光盤、優(yōu)盤形式保存的全部文件檔案資料。2、實物檔案：包括以非文件資料和電腦磁盤形式存在的其它實物檔案，如各類電腦軟件、照片、圖冊、手

21、冊、樣品、音像帶等。 3、本文檔案：以打印出來的有文字的紙張形式保存的檔案。三、檔案分類檔案管理內(nèi)容龐雜，涉及各環(huán)節(jié)、各崗位工作的全方位和全過程，因此，必須建立和采用一套較科學(xué)、適用、嚴謹、安全的管理方法，則首先應(yīng)從實際出發(fā)對全部檔案進行科學(xué)合理的分類，對其全程實施規(guī)范管理。（一）管理范圍分類：（見上述分類）（二）管理手段分類：1、 文本檔案：即以文字資料形式保存的全部文檔。2、 電腦檔案：即以電腦磁盤形式保存的全部文檔。3、 實物檔案：即以其它實物形式保存的全部文檔。 （三）管理責(zé)任分類：1、分級管理：即各公司按本規(guī)范建立的檔案管理體系。2、分層管理：即各公司內(nèi)部按一級檔案和二級檔案的管理。

22、（1）一級檔案：即由各公司指定專人負責(zé)管理的全部原始文檔。（2）二級檔案：即由各部門和各員工在日常工作中配發(fā)、復(fù)制、備份、下載、轉(zhuǎn)移以及從公司外部收集、整理、積累、保存、形成的，并由其個人保管使用的、離職后須全部清退的全部文檔資料。3、分工管理：即由公司檔案專管人員專管和部門內(nèi)部分工管理。4、分類管理：即按檔案性質(zhì)和實際適用口徑進行的檔案分類。（四）管理目錄分類管理：即按檔案性質(zhì)和實際適用口徑進行的檔案分類。公司人工檔案、電腦檔案和實物檔案，均須由各公司統(tǒng)一編制審定“公司檔案分類目錄”進行分類和管理。各公司人工檔案、電腦檔案、實物檔案的分類口徑和目錄必須保持一致，以便于檢索。四、管理程序（一）

23、文本檔案的管理程序：1、一級檔案管理程序及說明（如圖示）： 外部收集或提供歸檔分類整理目錄錄入電腦公司內(nèi)部制作分類歸卷借調(diào)登記經(jīng)常清整 2、 二級檔案管理程序及說明（如圖示）：外部收集或提供供公司歸檔 接受定期檢查登記、保管、使用公司內(nèi)部制作復(fù)制、備份離職清退退退退退退接受定期檢查（二）電腦檔案的管理程序及說明：（如圖示）部門電腦制作文件備份存入部門電腦“文件夾”文案寫作經(jīng)常清整存入公司電腦“文件夾”公司電腦制作、打印每季度打包記得盤備份保存五、職責(zé)分工（一）人工檔案管理分工：1、公司人事檔案和行政檔案、實物檔案由檔案總務(wù)負責(zé)。2、公司財務(wù)檔案由公司財務(wù)部經(jīng)理負責(zé)。3、公司檔案/綜合檔案/項目

24、檔案/政策檔案由公司機要室負責(zé)。 （二）電腦檔案管理分工：1、各公司行政部門電腦中的檔案，由行政助理負責(zé)。2、各公司之各部門電腦中的檔案，由各部門經(jīng)理負責(zé)。3、各公司副總經(jīng)理人員電腦中的檔案由其秘書負責(zé)；無秘書的由總經(jīng)辦主任負責(zé)。六、管理要求（一）領(lǐng)導(dǎo)責(zé)任：1、各級負責(zé)人須強化檔案管理觀念，帶頭認真執(zhí)行有關(guān)文檔管理規(guī)范，杜絕意識淡化、有章不循、重人輕已、作風(fēng)粗疏等現(xiàn)象。2、各級負責(zé)人均對所屬部門、人員和所分管工作中的檔案管理負有管理、指導(dǎo)、監(jiān)督、檢查的職責(zé)，不可推諉。3、各級負責(zé)人的日常檔案管理必須納入公司統(tǒng)一管理，并主動接受公司的檢查、監(jiān)督和指導(dǎo)。（二）日常使用管理：1、制作：（1）各文案寫

25、作人和文印制作人，必須按文件處理規(guī)范要求寫作和制作。命名要準確，以便存查；時間、作者、落款要明確，以明確責(zé)任和功勞；制作排版要規(guī)范。（2）對有特殊背景、特殊情況的存檔文件，必須在電腦文檔上，或用鉛筆在存檔文件上做必要的備注，以備存查和備忘。2、使用：（1）檔案專管人員統(tǒng)一執(zhí)行公司下發(fā)的“公司檔案分類目錄”和“檔案借調(diào)登記表”，按此要求進行日常分類管理和使用管理；所有員工一律配發(fā)公司統(tǒng)一制作的“檔案分類明細表”供二級檔案的有序管理；業(yè)務(wù)部門和人員由公司統(tǒng)一配發(fā)并執(zhí)行“外送文件資料簽冊”。（2）公司檔案管理一律使用公司制訂的規(guī)范表單，計有：公司檔案分類目錄、檔案分類明細表、外送文件資料簽收冊、檔案

26、借調(diào)登記表。（3）各公司一級檔案一律裝柜、裝袋（盒），鑰匙由機要室負責(zé)人管理；各部門檔案盡量裝柜、裝袋（盒），鑰匙由檔案負責(zé)人管理。（4）為保證文檔安全守密，各員工須嚴格履行保密職責(zé)，特別要嚴把制作、復(fù)制關(guān)，公司副總以下人員復(fù)印資料，必須由檔案管理人員如實登記。載有重要內(nèi)容的舊打印紙，應(yīng)及時銷毀，禁止重復(fù)使用。（5）各公司電腦（尤其是主電腦）必須安裝并適時更新殺毒軟件，拒絕使用有毒軟盤、移動硬盤，確保文檔安全。（6）認真建立各自崗位和職能工作的文檔管理體系，包括：檔案分類明細表、分類建（歸）檔、分類建夾，并隨時清整文件資料和抽屜、案頭，杜絕亂丟亂放。3、歸檔：（1）所有人員在工作中形成的文檔要

27、及時歸檔；蓋章后須留存一份給專管人員存檔。（2）公司定期對各子公司一、二級文檔及部門電腦檔案進行檢查；每年底，公司將對各公司、部門、人員的人工、電腦和實物檔案進行大檢查（包括上交檔案、電腦檔案刻制光盤等）。（3）凡借用、調(diào)用文檔，必須登記并及時歸還。第六章 費用管理規(guī)定一、管理范圍1、本規(guī)定所指“費用”是指辦公行政性費用。2、本規(guī)定所指“管理”是指對上述費用的基礎(chǔ)原則、費用分類、費用定額、預(yù)算編審、費用分攤、結(jié)算考核和統(tǒng)計報表等項工作。二、管理模式1、歸口管理：即公司行政辦公所涉及及實物管理和費用管理的日常工作總經(jīng)辦負責(zé)。2、雙向管理：即實物管理和費用管理并舉，建立雙管齊下的雙向管理體系。3、

28、分類管理：即依據(jù)各項辦公行政費用開支內(nèi)容、方式的不同，對實物和費用進行合理的統(tǒng)計分類，并建立健全相應(yīng)的統(tǒng)計臺帳、統(tǒng)計報表、統(tǒng)計分析等基礎(chǔ)工作，實行分類管理。4、定額管理：即從實際出發(fā)，對部分行政費用支出項目實行定額管理制度，超額扣款，節(jié)約歸公。5、預(yù)算管理：即在保障日常經(jīng)營管理工作需要的前提下、在上述管理的基礎(chǔ)上，厲行節(jié)約、節(jié)耗增支，建立和推行行政費用支出預(yù)算管理制度。6、監(jiān)督管理：即實行控制預(yù)算總額、審批報銷一支筆的監(jiān)控制度。三、費用分類1、房租、空調(diào)費：即公司辦公租房、其它工作租房等的合同租金額。2、植物租賃費：即公司辦公場地和其它工作租房的植物租賃合同租金額。3、水費：即在公司辦公地點發(fā)

29、生的自來水費。4、電費：即在公司辦公地點發(fā)生的電費。5、實物資產(chǎn)費；即非消耗性辦公用品的購置金額。6、車輛使用費：即公司購置車輛的辦證費、保險費、車船稅、養(yǎng)路費、汽油費（包括包干的油料費）、維修保養(yǎng)費、停洗過路費、車輛用品費等日常使用費。7、通訊費：即在公司辦公地點發(fā)生的固定電話、傳真電話費用。8、裝修制作費：即對外訂制的辦公隔斷、房屋裝修、標牌、標識、像框等制作加工費。9、人事管理費：即公司為人力資源管理、勞資管理發(fā)生的如招聘廣告、招聘入場、合同鑒證、證書等費用。10、職工活動費：即公司組織職工旅游、聚餐等活動費用。11、禮品費：即在節(jié)假日或平時等發(fā)生的對外饋贈性禮品、食品、物品等費用。12

30、、員工餐費：在工資以中補貼的形式發(fā)放，按崗位工作性質(zhì)，均按6元/餐的標準補貼。13、低值易耗品費：（1）辦公用品費：公司各部門發(fā)生的專用辦公用品費，如筆記本、各類筆、筆筒、筆芯、大頭針、回型針、膠水、膠棒、訂書機、修正液等；（2）辦公耗材費：公司各部門辦公電腦設(shè)備所需的易耗材料費用，如復(fù)印機、打印機加粉、購買硒鼓、墨盒、各種色帶等等；（3）文印制作費：即外送制作、裝裱發(fā)生的費用，如信箋、信封、表單、單據(jù)、宣傳品、名片、紙杯及在外復(fù)印、在外裝訂等費用；（4）電腦用品費：即公司辦公所發(fā)生的電腦耗品費，如軟盤、光盤、鼠標、軟驅(qū)、網(wǎng)線、網(wǎng)卡等；（5）其它用品費：即以上低值易耗品不能包含的其它低值耗品費

31、。14、維修費：公司內(nèi)辦公家具、辦公設(shè)備、照明等的各項維修費用，如辦公桌、復(fù)印機、開關(guān)等的維修；15、郵遞費：公司對外發(fā)送快遞、郵寄物品等所需的費用。16、其它費用：即以上十五項費用不能包含的其它費用。四、費用定額（需會同財務(wù)部修訂）（一）辦公用品領(lǐng)用定額：辦公用品的領(lǐng)用嚴格按照預(yù)算進行。（二）月度車輛費用定額： 單位：元費用名稱車輛名稱汽油費維修保養(yǎng)費（月/元）過路費停車保險費（月/元）養(yǎng)路費（月/元）車船稅（月/元）車輛配品費（月/元）辦證過戶費（月/元）除例行保養(yǎng)外，其它根據(jù)實際所需。實際所需根據(jù)實際所需說明：如若定額車輛的汽油費因工作原因造成超額，請出示相關(guān)的依據(jù)，例如派車登記、里程記

32、錄等等。定額以季度核算，如超過定額，其超額部分由管理責(zé)任人負擔，統(tǒng)計匯總后在其工資中扣減。（三）通訊費用定額：1、固定直撥電話（含傳真）：序號電話號碼使用部門主要責(zé)任人月度話費定額標準（元）備注12342、分機電話序號分機號碼使用部門主要責(zé)任人月度話費定額標準（元）備注26789101112131415凡月度使用金額超過定額標準的，由使用部門或使用人承擔超支部分費用。五、預(yù)算編審（一）編制依據(jù)：1、上月末庫存情況。2、本月人員增減、購置申請和預(yù)計情況。3、各項定額和總控指標。（二）編制口徑：1、 預(yù)算內(nèi)支出和預(yù)算外支出：（1）“預(yù)算內(nèi)支出”：指每月底經(jīng)集團總裁審批的預(yù)算方案。（2）“預(yù)算外支出

33、”：指在執(zhí)行每月預(yù)算內(nèi)支出方案過程中，新出現(xiàn)并經(jīng)審批人審批同意支出的項目和金額。2、固定費用和變動費用：（1）“固定費用”：指在一定時期（半年以上）內(nèi)、支出項目的內(nèi)容、性質(zhì)和金額都不發(fā)生變化的費用。在本規(guī)定中的“費用分類”中的房租空調(diào)費、植物租賃費兩項。（2）“變動費用”：指在每一月度都可能隨影響因素發(fā)生項目和金額變化的費用。在本規(guī)定中的“費用分類”中除固定費用以外其它類別的費用。3、定額費用和非定額費用：（1）“定額費用”：指經(jīng)公司審定須確定每月發(fā)生支出數(shù)量、金額或人均支出金額的費用。（2）“非定額費用”：指無法確定每月發(fā)生支出數(shù)量、金額或人均支出金額的費用。在本規(guī)定中的“費用分類”中除上述

34、定額費用外的費用。（三）編制方法按上述“費用分類”列明細表逐一預(yù)算，使用規(guī)范的“行政費用預(yù)算/購置明細表”中的“預(yù)算”欄。表中的“項目名稱”必須明細，“庫存量”必須準確，“數(shù)量”必須精打細算，“單價”必須符合實際，“備注”應(yīng)列出變動費用增減變化的主要原因、分攤費用的比例、固定費用所占的比例以及其它應(yīng)注明的口徑。（四）審批流程集團財務(wù)總監(jiān)審批總經(jīng)理審批公司財務(wù)總監(jiān)審核財務(wù)部審核總經(jīng)辦 匯總預(yù)算 集團總裁審批六、費用結(jié)算1、結(jié)算時間：每月月初10個工作日前結(jié)算上月費用。2、結(jié)算方法：代付費用的公司每月底列出兩公司本月所發(fā)生的共同費用清單，注明費用名稱、費用總額，由授權(quán)批準人簽字后送應(yīng)承擔費用公司的

35、會計，兩公司以支票或掛帳方式進行結(jié)算。3、往來帳的對帳工作：每月的往來帳應(yīng)于次月5日之前核對完畢。4、各公司各部門在日常支出、開據(jù)發(fā)票、審核單據(jù)時，應(yīng)盡量分清受益單位，以正確歸集行政管理費用、簡化核算手續(xù)。七、結(jié)算監(jiān)控1、發(fā)票開據(jù)：所有發(fā)生的行政性費用在開具發(fā)票時，均須標明發(fā)生費用的公司；分攤費用應(yīng)計算出分攤額后分別開據(jù)發(fā)票，以便正確歸集費用和財務(wù)核算。2、報銷辦法：報銷人需按財務(wù)規(guī)范粘貼報銷單據(jù)、填寫費用報銷單、審查簽字、審批簽字，即可在出納處報銷。3、財務(wù)監(jiān)控：財務(wù)部應(yīng)按同口徑建立公司行政費用支出臺帳；行政費用借款時，應(yīng)審查預(yù)算內(nèi)或預(yù)算外支出方案和審批依據(jù)；行政費用報銷時，應(yīng)審查支出項目、

36、金額是否符合審批預(yù)算。如不符時，應(yīng)請行政人事部說明原因或提供必要依據(jù)。八、統(tǒng)計報表1、根據(jù)公司統(tǒng)一制定的規(guī)范表單認真進行行政管理表單、臺帳的登記和統(tǒng)計工作，并存檔保管。所有統(tǒng)計數(shù)據(jù)應(yīng)既有發(fā)生的數(shù)量又有發(fā)生的金額。2、每月必須編制月度行政費用統(tǒng)計報表；年度行政管理匯總表，并及時上報公司分管領(lǐng)導(dǎo)及總經(jīng)理、董事長。3、月度行政費用報表應(yīng)進行綜合分析，分析要點是：同上月比的預(yù)算費用比較分析和因素分析、同上月和當月預(yù)算比預(yù)算執(zhí)行情況比較分析和因素分析、變動費用增減變化情況及因素分析、人均消耗水平及增減分析等。4、每月上報的統(tǒng)計報表及附件有：行政費用預(yù)算/購置明細表、行政費用支出分類匯總統(tǒng)計表、車輛費用支

37、出明細表、通訊費用支出明細表、辦公用品庫存盤點明細表以及統(tǒng)計綜合分析報告。第七章 用品管理規(guī)定一、 管理范圍（一）本規(guī)范所指“用品”是指消耗性和非消耗性兩類辦公用品：1、消耗性辦公用品：指公司購置、訂做的辦公用家具、電器、器具等設(shè)備，主要包括：車輛、辦公桌、椅、沙發(fā)、茶幾、文件柜、書柜（架）、電腦及配置、調(diào)制解調(diào)器、功放機、音響設(shè)備、電視機、打印機、掃描儀、投影儀、攝象機、照相機、采訪機、復(fù)印機、傳真機、裝訂機、訂書機、計算器、碎紙機、驗鈔機、交換機、電話機、手機、傳呼機、飲水機、打卡機、微波爐、電飯煲、話筒、電鉆、時鐘等。2、非消耗性辦公用品：指公司購置、訂做的各類辦公用低值易耗品，主要包括

38、：書寫用品、裝訂用品、文檔用品、文印用品、財務(wù)用品、工程用品、設(shè)計用品、學(xué)習(xí)用品、宣傳用品、電器用品、通訊用品、維修用品、接待用品、活動用品、餐飲用品、清潔用品等。 （二）本規(guī)范所指“管理”是指：對上述辦公用品的預(yù)算、審批、購置、檢驗、入庫、登記、編號、報帳、配置、領(lǐng)用、臺帳、統(tǒng)計、報表、借調(diào)、保修、維護、修理、盤點、報廢、檔案管理等工作。二、管理原則 （一）歸口負責(zé)，統(tǒng)一管理：公司所有辦公用品由總經(jīng)辦統(tǒng)一負責(zé)預(yù)算、購買、配置、發(fā)放和管理。 （二）預(yù)算統(tǒng)計，規(guī)范表單：各領(lǐng)導(dǎo)、部門應(yīng)在每月20日前將次月所需辦公用品報總經(jīng)辦，由總經(jīng)辦統(tǒng)計品種、數(shù)量，編制預(yù)算并報批。月底需進行購、發(fā)、存盤點統(tǒng)計。管

39、理中的臺帳和統(tǒng)計均使用公司統(tǒng)一制作的表單。 （三）一人一表，配額領(lǐng)用：辦公用品的配發(fā)、領(lǐng)用登記實行一人一表。由總經(jīng)辦負責(zé)配發(fā)及領(lǐng)用手續(xù)的辦理，按實數(shù)填寫有關(guān)登記表，離職時清退。根據(jù)員工所在部門、崗位的不同，公司確定所領(lǐng)用辦公用品的種類、數(shù)量和金額定額。 （四）節(jié)約使用，誰用誰責(zé)：公司員工應(yīng)節(jié)約使用辦公用品，凡超過配領(lǐng)定額的領(lǐng)用，原則上應(yīng)經(jīng)總經(jīng)辦主任同意。辦公用品一經(jīng)配發(fā)領(lǐng)用，領(lǐng)用人即對所領(lǐng)辦公用品負有保管維護的責(zé)任，不得遺失和損壞。三、管理程序公司辦公用品按下述程序進行管理： 預(yù)算申報審核審批領(lǐng)款采購驗收入庫編號登記配發(fā)領(lǐng)用使用管理統(tǒng)計報表。（一）預(yù)算申報：每月底由行政人事部行政助理根據(jù)上月盤

40、點和本月申請預(yù)計，填制“辦公用品購置預(yù)算明細表”和上月預(yù)算執(zhí)行情況統(tǒng)計表。（二）審核審批：對上表由總經(jīng)辦主任初審后報財務(wù)經(jīng)理審核、再報總經(jīng)理審批。（三）領(lǐng)款采購：購置預(yù)算審批后，憑此填寫借款單并再由行政人事部統(tǒng)一負責(zé)采購。 （四）驗收入庫：購置的辦公用品，應(yīng)有行政人事部驗收人員核查驗收后，方能入庫。購買經(jīng)辦人不能驗收。（五）編號登記：對公司購置的消耗性辦公用品均須進行統(tǒng)一分類、編號，并同時對其隨配鑰匙進行統(tǒng)一編號。編號后用口曲紙和透明膠紙張貼在用品及其鑰匙上。（六）配發(fā)領(lǐng)用：凡配發(fā)、領(lǐng)用的辦公用品 ，均需由總經(jīng)辦填寫“辦公用品配發(fā)領(lǐng)用登記表”，并由使用、領(lǐng)用人在登記表上簽字。低值易耗辦公用品的

41、領(lǐng)用，按費用管理規(guī)定中“配領(lǐng)定額”執(zhí)行。（七）使用管理：1、屬個人使用的辦公用品（包括個人辦公桌/椅/柜/機等的相關(guān)鑰匙），由使用人負責(zé)管理。2、非消耗性辦公用品如有損壞遺失，總經(jīng)辦可要求領(lǐng)用人予以適當賠償；已經(jīng)損壞嚴重、不能再使用的，必須交回總經(jīng)辦，由集團綜合管理部匯同總經(jīng)辦共同核實后作出報損處理意見，不允許使用人私自遺棄。3、員工離職、離崗時，應(yīng)將所配領(lǐng)辦公用品（包括鑰匙）交回總經(jīng)辦并辦理交接手續(xù)。4、公用辦公用品由部門員工共同使用、部門負責(zé)人管理，如有遺失或損壞，應(yīng)及時通知總經(jīng)辦，以便清查、修理、備案。（八）統(tǒng)計報表：每月末總經(jīng)辦應(yīng)對庫存辦公用品進行盤點，對當月辦公用品購置、配領(lǐng)、庫存情

42、況進行統(tǒng)計分析，并填制相關(guān)表單和統(tǒng)計表。第八章 行政合同管理規(guī)范一、合同范圍 1、本規(guī)范所指“合同”是指公司行政性對外經(jīng)濟合同。2、本規(guī)范所指“合同”范圍主要包括：行政性房屋租賃合同、物管合同、植物租賃合同、電子辦公設(shè)備購買合同、對外印制合同、裝修合同、酒店服務(wù)合同、批量性辦公用品/禮品/食品購買合同、對外活動服務(wù)合同、行政性勞務(wù)合同，以及須事先約定雙方責(zé)任的其它行政性合同。3、本規(guī)范所指“管理”是指合同訂立、合同履行及合同管理。二、合同訂立1、合同訂立的內(nèi)容：主要包括標的物（指貨物、質(zhì)量、勞務(wù)等）、標的額（數(shù)量、價款、保證金）、履約方式（合同期限、地點、方式）、違約責(zé)任等。2、合同訂立工作的

43、內(nèi)容：主要包括考察聯(lián)系、談判、起草、審核、簽署等。3、合同訂立的依據(jù)：除應(yīng)遵守國家法律、法規(guī)的規(guī)定外，還應(yīng)以公司有關(guān)決議、決定、有關(guān)領(lǐng)導(dǎo)的指示、批示等為依據(jù)。只有在取得上述依據(jù)后，才能訂立經(jīng)濟合同。4、合同訂立的流程：部門擬訂合同部門負責(zé)人審核（簽字）交由律師審核（附法律意見書）財務(wù)總監(jiān)審核（簽字）總經(jīng)理審核（簽署）三、合同履行1、公司行政人事部和相關(guān)業(yè)務(wù)部門具體負責(zé)合同的履行，總經(jīng)辦主任負責(zé)合同履行的督導(dǎo)、協(xié)調(diào)、檢查、落實。2、總經(jīng)辦應(yīng)于合同履行完畢后及時報銷經(jīng)費并報告上級。3、合同履行過程中，如因謀取個人私利或玩忽職守而損害公司利益的，公司將從嚴追究當事人的責(zé)任，并視情節(jié)輕重作出個人賠償全部損失金額直至除名的嚴肅處理，并保留訴諸法律的權(quán)力。四、合同管理1、所有合同我公司均持二份原件，一份交集團機要室存檔，一份交檔案總務(wù)存檔，并備份復(fù)印件交財務(wù)部，相關(guān)部門存合同復(fù)印件。已經(jīng)簽署的合同均由經(jīng)辦人辦理相關(guān)蓋章事宜。2、交由專人存