財務(wù)管理-綠城-08.01財務(wù)檔案管理工作規(guī)程（7頁）.doc

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財務(wù)管理-綠城-08.01財務(wù)檔案管理工作規(guī)程（7頁）.doc

1、浙江綠城房地產(chǎn)開發(fā)有限責(zé)任公司財務(wù)檔案管理工作規(guī)程文件編號：GT/FC0801 修改狀態(tài)：A/0 管理狀態(tài)：分發(fā)號：編制：許潔日期：2000年12月23日審核：李明日期：2001年01月16日審批：壽柏年日期：2001年01月19日發(fā)布日期：2001年01月21日實施日期：2001年02月01日浙江綠城房地產(chǎn)開發(fā)有限責(zé)任公司財務(wù)管理體系工作規(guī)程文件編號：GT/FC0801 頁碼：第1頁共5頁財務(wù)檔案管理工作規(guī)程修改狀態(tài)：A/0 1.目的確保財務(wù)檔案資料的完整、準(zhǔn)確、安全、存取便利和有效利用。2.適用范圍適用于財務(wù)檔案管理全過程；3.職責(zé)3.1財務(wù)管理部、計劃資金

2、部為財務(wù)檔案資料的歸口管理部門；3.2財務(wù)管理部會計、計劃資金部指定人員負(fù)責(zé)財務(wù)檔案的收集、整理、裝訂、保管和提供工作；4.工作程序4.1附財務(wù)檔案管理工作流程圖。4.2財務(wù)檔案種類4.2.1來自財務(wù)部內(nèi)部的財務(wù)資料，包括記帳憑證、帳簿和財務(wù)報表及財務(wù)分析、內(nèi)部審計、固定資產(chǎn)、各種合同資料、財務(wù)制度及其他財務(wù)資料；4.2.2來自財務(wù)管理部、計劃資金部外的資料，包括公司內(nèi)部各有關(guān)部門和全資、控股參股公司及銀行、政府部門等文件合同資料等；4.3檔案收集時間4.3.1來自財務(wù)管理部、計劃資金部內(nèi)部的財務(wù)資料由財務(wù)管理部會計、計劃資金部指定人員隨時收集；4.3.2來自財務(wù)管理部、計劃資金部外的資料由財

3、務(wù)管理部會計、計劃資金部指定人員負(fù)責(zé)及時收集；4.3.3除會計、指定人員收集以外的其他資料由資料經(jīng)手人負(fù)責(zé)隨時收集；4.3.4收集要求a.文件資料要字跡清楚、圖面整潔，不得用易褪色的書寫材料書寫、繪制；b.文件材料完整、準(zhǔn)確且具保存價值；4.4檔案整理4.4.1檔案整理原則a. 財務(wù)管理部會計或計劃資金部指定人員根據(jù)實際情況，按照自然形成、保持浙江綠城房地產(chǎn)開發(fā)有限責(zé)任公司財務(wù)管理體系工作規(guī)程文件編號：GT/FC0801 頁碼：第2頁共5頁財務(wù)檔案管理工作規(guī)程修改狀態(tài)：A/0 歷史聯(lián)系的原則和立卷要求特征及文件內(nèi)容及時進(jìn)行裝訂立卷；b.在一個卷內(nèi)要按文件材料形成的時間，系統(tǒng)地排列；c.擬定

4、案卷標(biāo)題要簡明準(zhǔn)確，整理好的案卷要確定案卷的保管期限，原則上分為永久、長期（15年以上）、短期（15年以下）三種；d.按歸檔要求進(jìn)行裝訂、編號、每本內(nèi)填寫卷內(nèi)目錄和卷內(nèi)備考表；4.4.2檔案裝訂的形式a.憑證封面：會計將記帳憑證按檔案整理原則及時裝訂；b.會計檔案案卷封面：用于會計帳簿的裝訂c.文件封面：用于財務(wù)報表、財務(wù)分析、內(nèi)部審計、固定資產(chǎn)、財務(wù)制度、其他財務(wù)資料或來自財務(wù)管理部、計劃資金部外的資料；4.4.3檔案裝訂的程序a.記帳憑證裝訂后及時裝入文件盒；b.財務(wù)資料和財務(wù)管理部、計劃資金部外資料平時及時整理裝訂，年末或年初整理入文件盒；4.5卷皮的填寫4.5.1憑證封面的填寫：a.單

5、位名稱：公司全稱b.憑證名稱或憑證種類：記帳憑證或轉(zhuǎn)帳憑證、銀付、現(xiàn)付；c.所屬時間及起止日期：填寫本記帳憑證內(nèi)第一張憑證的日期和最后一張憑證的日期；d.憑證張數(shù)：填寫本記帳憑證內(nèi)憑證張數(shù)；e.本期憑證冊數(shù)或裝訂冊次：填寫本記帳憑證本月總冊數(shù)的第幾本憑證；f.備注/附件：注明附件的種類，以及張數(shù)；g.裝訂人或經(jīng)手人、會計主管：相關(guān)人員簽字或蓋章；h.卷骨項目：填寫年、月、憑證號、憑證屬本月冊數(shù)、及本月憑證總冊數(shù)；4.5.2會計檔案案卷封面a. 裝訂人在封面空白內(nèi)注明公司全稱及帳簿名稱、冊數(shù)；浙江綠城房地產(chǎn)開發(fā)有限責(zé)任公司財務(wù)管理體系工作規(guī)程文件編號：GT/FC0801 頁碼：第3頁共5頁財務(wù)

6、檔案管理工作規(guī)程修改狀態(tài)：A/0 b.裝訂人在起止年月中注明帳簿的起止時間；填制本卷內(nèi)帳頁的張數(shù)、根據(jù)文件保管規(guī)定的期限填制保管期限；4.5.3文件檔案案卷封面a. 裝訂人在封面空白內(nèi)注明公司全稱、財務(wù)資料的種類；b.裝訂人在起止年月中注明帳簿的時間；填制本卷內(nèi)帳頁的張數(shù)、根據(jù)文件保管規(guī)定的期限填制保管期限；4.5.4檔案盒案卷封面：a.案卷題名：記帳憑證、帳簿、財務(wù)報表、財務(wù)分析資料、內(nèi)部審計、固定資產(chǎn)資料、各種合同資料、財務(wù)制度、公司文件或其他資料b.編制單位：公司全稱；c.編制日期或時間：裝入盒內(nèi)年月日；d.保管期限：永久、長期、短期e.密級：秘密、機密4.5.5卷內(nèi)備考表a.本卷情況

7、說明：填寫卷內(nèi)文件缺損、修改、補充、移出、銷毀等情況。案卷立好以后發(fā)生或發(fā)現(xiàn)的問題由有關(guān)的檔案管理人員填寫并簽名、標(biāo)注時間；b.立卷人：由責(zé)任立卷者簽名；c.檢查人：由案卷質(zhì)量審核者,由財務(wù)管理部、計劃資金部負(fù)責(zé)人或其授權(quán)人簽名；d.立卷時間：填寫完成的立卷日期。4.6密級檔案：檔案密級分為秘密、機密。4.6.1機密級：記帳憑證、帳簿、財務(wù)報表、財務(wù)分析資料、內(nèi)部審計、固定資產(chǎn)資料、財務(wù)制度、各種合同資料4.6.2秘密級：公司文件或其他資料4.7借離4.7.1財務(wù)資料一般不辦理借離；特殊情況均需填制借離檔案審批單，經(jīng)財務(wù)管理部、計劃資金部負(fù)責(zé)人、分管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)；浙江綠城房地產(chǎn)開發(fā)有限責(zé)任公司財務(wù)

8、管理體系工作規(guī)程文件編號：GT/FC0801 頁碼：第4頁共5頁財務(wù)檔案管理工作規(guī)程修改狀態(tài)：A/0 4.8保管4.8.1保管條件：存放于通風(fēng)較好且不靠門或窗的柜子內(nèi)；4.8.2保管要求：重要的密級檔案需存放在保險箱內(nèi)，其他檔案存放在帶鎖的文件柜中即可；4.9保管期限4.9.1永久保存：年度財務(wù)報告、會計檔案保管清冊、會計檔案毀損清冊4.9.2長期保存：原始憑證、記帳憑證、匯總憑證、總帳、明細(xì)帳、日記帳、輔助帳、會計移交清冊4.9.3短期保存：銀行存款余額調(diào)節(jié)表、銀行對帳單、月季度財務(wù)報告4.10銷毀保存期屆滿，以及沒有必要繼續(xù)保存的文件資料，由資料管理者分別填制作廢（失效）檔案登記表和

9、檔案銷毀審批單，經(jīng)財務(wù)管理部、計劃資金部負(fù)責(zé)人及總經(jīng)理或以上領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后銷毀；已失效（作廢）但暫不銷毀的，須加蓋“作廢”章；5.相關(guān)及支持性文件6.質(zhì)量記錄6.1卷內(nèi)目錄6.2卷內(nèi)備考表6.3借離檔案審批單6.4作廢（失效）檔案登記表6.5 檔案銷毀審批單浙江綠城房地產(chǎn)開發(fā)有限責(zé)任公司財務(wù)管理體系工作規(guī)程文件編號：GT/FC0801 頁碼：第5頁共5頁財務(wù)檔案管理工作規(guī)程修改狀態(tài)：A/0 財務(wù)檔案管理工作流程收集檔案資料整理檔案資料卷內(nèi)目錄裝訂檔案資料卷內(nèi)備考表財務(wù)管理部會計、經(jīng)辦人；計劃資金部指定人員借離檔案審批單作廢（失效）檔案登記表檔案資料使用保管檔案資料填制檔案審批單財務(wù)管理部、計劃資金部負(fù)責(zé)人部門負(fù)責(zé)人審批總經(jīng)理或其授權(quán)人公司領(lǐng)導(dǎo)意見財務(wù)管理部會計、經(jīng)辦人；計劃資金部指定人員銷毀檔案資料

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