1、東莞市保物業服務有限公司 東莞分公司 分公司備用金管理規定 文件現行版號/改次：A/0 首版生效日期： 2009 年 09 月 08 日 本版生效日期： 2009 年 09 月 08 日 發放編號： （蓋受控章處） 文件編號： FI/POLY-DG-205 總 頁 數： 4 （含本頁） 編 制： 李雙詠 編制日期： 2009 年 9 月 1 日 審 核： 李冰玉 審核日期： 2009 年 9 月 4 日 批 準： 張豪海 批準日期： 2009 年 9 月 8 日 文件修改記錄 修改狀態 日期 修改章節 修改內容 修改人 審核人 批準人 公司內部文件未經批準不得復印 第 1 頁 共 4頁 生效日
2、期：2009 年 09 月 08 日 制度類別 東莞市保利物業服務有限公司 東莞分公司 編 號 FI/POLY-DG-205 制度標題 分公司備用金管理規定 版號/ A/0 改次 公司內部文件未經批準不得復印 第 2 頁 共 4頁 生效日期：2009 年 09 月 08 日 1.01.0 目的 目的 規范借款及付款的管理，確保資金的合理使用。 2.02.0 適用范圍 適用范圍 適用于分公司付款、備用金借款及臨時借款。 3.03.0 職責 職責 3.1 財務專員負責分公司備用金的使用、保管工作。 3.2 財務專員每月至少一次至各服務中心抽查現場現金管理情況。 3.3 分公司總經理或指定授權人負責
3、每月不定期監督檢查分公司財務專員現金的管理工作。 4.04.0 工作程序 工作程序 4.1 備用金概念 為保證日常臨時零星支付而單獨儲備的現金。備用金分定額備用金、臨時備用金兩種。 4.1.1 定額備用金是指因支出頻繁等原因而需要周轉的現金，具有時間長、比較固定的特點（主要為各 服務中心、分公司日常周轉備用金） ； 4.1.2 臨時備用金（借款）是指因臨時性的需要而借支的現金，具有一次性、時間較短的特點； 4.2 定額備用金和臨時備用金的申請審批、歸還手續 4.2.1 借支：部門負責人填寫借款審批單 ，后附呈文報告（出差申請表、宴請單等可做附件） ，合同 借款可在借款單上注明合同有效期等簡略內
4、容按審批權限進行審批后總部出納以網銀支付。 4.2.2 歸還：借款人歸還借款或報銷后，總部出納開據收款收據，并加蓋財務章，以示還款。 4.3 定額備用金借支管理 4.3.1 備用金借支對象、用途、金額限制 定額使用備用金的對象 用 途 額定金額 分公司 日常周轉 5000元 特殊情況另行特批。 分公司總經理控制總額，根據分公司服務中心不同情況，可適當調配。 4.3.2 定額備用金管理 制度類別 東莞市保利物業服務有限公司 東莞分公司 編 號 FI/POLY-DG-205 制度標題 分公司備用金管理規定 版號/ A/0 改次 公司內部文件未經批準不得復印 第 3 頁 共 4頁 生效日期：2009
5、 年 09 月 08 日 A、 根據工作需要、管理需要原則進行辦理；備用金額度根據支出業務變化，對使用對象和用途范圍 一年審定一次； B、 定額備用金實行專人借支專人負責的辦法，不得全部或部分轉借或以臨時備用金性質借支他人 （停車場收費員可向服務中心借支 100 元備用金周轉） ； C、定額備用金作為個人借支入帳，以定額備用金形式反映； D、定額備用金借款時間最長不超過一年，財務管理中心每年 12 月 20 日清理一次，如需繼續借用的， 須重新辦理申請審批手續。 E、 因人員調動或離職等原因造成定額備用金責任人更換的，必須辦理變更手續，變更方式采用借 還二條線，即原責任人辦理還款，新責任人辦理
6、借款，財務賬作相應調整。 F、分公司總經理或指定授權人負責每月不定期監督檢查分公司財務專員現金的管理工作。 44 臨時借款管理規定 4.4.1 臨時借款范圍 因公司業務需要暫支款，包括差旅費、緊急采購款、行政臨時事務借支等工作性質的一次性借支款； 4.4.2 各部門內部臨時借款流程 A、 先借款，后報銷： a、經辦人填寫借款單， 經服務中心負責人簽字后，財務專員付款并及時登記記現金日記帳； b、經辦人持票據沖帳。財務專員按公司費用報銷審批管理規定走規定費用審批程序，將借條 返還本人，并登記沖抵現金日記帳； c、財務專員憑報銷單補足備用金。 B、先墊支，后報銷： a、經辦人未借款而先辦理業務，憑
7、票據直接報銷的，財務專員按費用報銷審批管理規定走規 定費用審批程序后方可支付款項； 4.4.3 各部門向總公司借款流程 A、分公司備用金不足周轉時，可按審批權限向總公司財務管理中心申請臨時周轉金，流程如 4.2.1、 4.2.2。 制度類別 東莞市保利物業服務有限公司 東莞分公司 編 號 FI/POLY-DG-205 制度標題 分公司備用金管理規定 版號/ A/0 改次 公司內部文件未經批準不得復印 第 4 頁 共 4頁 生效日期：2009 年 09 月 08 日 4.4.4 備用金的補足。 財務專員應督促備用金使用人及時報銷，保證備用金的正常使用。備用金不足及 時補足備用金。 4.4.5 備用金的檢查。 A、分公司總經理或指定授權人負責每月不定期監督檢查分公司財務專員現金的管理工作。 C、財務管理中心將采取不定期方式檢查備用金的使用情況。如發現有違反規定的現象，則按違規金 額給予當事人和部門負責人 1 至 5 倍罰款及扣除當季督導分。 4.4.6 備用金的保管： 備用金應存放于保險柜，每日離崗前出納或財務助理需核對現金日記賬余額，做到賬實相符； 5.05.0 相關文件和記錄 相關文件和記錄 5.1 記錄表單ERPOLY-FI-203-01 庫存現金盤點表.doc 5.2 FI/PLOY-401費用報銷審批管理規定
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