1、東莞市保物業服務有限公司 東莞分公司 經濟合同檔案管理規定 經濟合同檔案管理規定 文件現行版號/改次：A/0 首版生效日期：2009 年 09 月 08 日 本版生效日期：2009 年 09 月 08 日 發放編號： （蓋受控章處） 文件編號： FI/POLY-DG-503 總 頁 數： 7 （含本頁） 編 制： 李 艷 編制日期： 2009 年 9 月 1 日 審 核： 李冰玉 審核日期： 2009 年 9 月 4 日 批 準： 張豪海 批準日期： 2009 年 9 月 8 日 文件修改記錄 修改狀態 日期 修改章節 修改內容 修改人 審核人 批準人 公司內部文件未經批準不得復印 第 1 頁
2、 共 7頁 生效日期：2009 年 09 月 08 日 制度類別 東莞市保利物業服務有限公司 東莞分公司 編 號 FI/POLY-DG-503 制度標題 經濟合同檔案管理規定 經濟合同檔案管理規定 版號/ A/0 改次 公司內部文件未經批準不得復印 第 2 頁 共 7頁 生效日期：2009 年 09 月 08 日 1.0 目的和依據目的和依據 為進一步加強經濟合同文檔的管理工作，提高經濟合同的管理水平，避免和減少因經濟合同管理不當 而造成的風險和損失以及逐步實現公司經濟合同管理工作的規范化，制度化，科學化，根據中華人 民共和國合同法和有關政府部門規定，結合公司實際情況，特制定本規定。 2.0
3、適用范圍適用范圍 本規定適用于總公司，分公司及各服務中心與各法人單位，其他經濟組織，自然人或相互之間簽訂的 所有收款經濟合同和付款經濟合同的檔案管理等。 3.0 經濟合同管理原則經濟合同管理原則 經濟合同管理必須遵循依法辦事，預防為主，實現經濟合同紙質管理和軟件管理的同步，并由財務管 理中心/服務中心負責人指定專人進行經濟合同的保管和歸檔，以確保經濟合同檔案的完整，完全和有 效利用。 4.0 保守商業秘密保守商業秘密 負責經濟合同檔案管理工作的人員必須保守公司的商業秘密。 5.0 公司及各服務中心的經濟合同檔案管理人員職責公司及各服務中心的經濟合同檔案管理人員職責 5.1 必須認真學習經濟合同
4、檔案管理規定，貫徹執行中華人民共和國經濟合同法和有關條例，依法保 護本公司的合法權益。 5.2 審查經濟合同，防止不完善或不合法的經濟合同出現。 5.3 做好經濟合同的統計，歸檔，保管工作 6.0 經濟合同檔案的管理規定經濟合同檔案的管理規定 6.1 公司經濟合同分類及編碼規則 6.1.1 公司經濟合同分為兩大類：收款經濟合同和付款經濟合同 A、經濟合同分類級次：按三級分類如收款類-顧問類-省份。 B、類別編碼規則：用 13 位字母及數字表示（字母表示的為取類別前兩個字的首字母）.如： SKGW2009GD001。其中前兩位數字表示一級類別；第三位及第四位數表示二級類別；第五位 至八位表示經濟
5、合同簽訂年份；第九位及第十位表示第三級類別；第十一位及第十三位數字表示 制度類別 東莞市保利物業服務有限公司 東莞分公司 編 號 FI/POLY-DG-503 制度標題 經濟合同檔案管理規定 經濟合同檔案管理規定 版號/ A/0 改次 本年度經濟合同簽訂的排序。 6.1.2 收款經濟合同分為：顧問類，全委類，前期管理類，常規管理類，公共設施租用類及其他類等六類。 其中顧問類及前期管理類按省份名稱來進行分類，全委類按簽訂經濟合同對象來分類，常規管理類按 收費類型分類，公用設施租用類按租用用途分類。具體分類及編碼規則如下: 廣東省（GD） 顧問類 GW 江蘇省（JS） 福建省（FJ）等 公司內部文
6、件未經批準不得復印 第 3 頁 共 7頁 生效日期：2009 年 09 月 08 日 全委類 QW 開發商類（KF） 業委會類（YW） 廣東省（GD） 前期管理類 QQ 江蘇省（JS） 福建省（FJ）等 收款經濟合同 供電類（GD） 供水類 （GS） 常規管理類 CG 空調使用類（KT） 管理費類（GL） 倉庫租賃類（CK） 廣告媒體宣傳類（GG） 房屋場地租用類 網絡信息類（WL） FD 場地出租類（CD） 房屋租賃類(FZ) 其他類（QT） 制度類別 東莞市保利物業服務有限公司 東莞分公司 編 號 FI/POLY-DG-503 制度標題 經濟合同檔案管理規定 經濟合同檔案管理規定 版號/
7、A/0 改次 6.1.3 付款經濟合同分為：環境管理類，工程管理類，行政辦公類，等三大類。具體分類按使用對象分類 其中： 日常清潔類（QJ） 消殺類（XS） 園林綠化類（YL） 環境管理類 HJ 垃圾清運類（LJ） 化糞池清洗類（HF） 外墻清洗類（WQ） 其他類（QT） 電梯類（DT） 消防類（XF） 空調類（KT） 水池清洗類（SC） 公司內部文件未經批準不得復印 第 4 頁 共 7頁 生效日期：2009 年 09 月 08 日 水電類（SD） 付款經濟合同 工程管理類 GC 智能化類（ZN） 公共設施維修類（GW） 標識類（BS） 其他類 （QT） 軟件服務類（RJ） 招聘培訓類（ZP）
8、 服裝類（FZ） 審計認證類（SR） 行政辦公類 XZ 財產保險類（CB） 法律顧問類（FG） 辦公物資類（BW） 媒體宣傳類（MX） 其他類(QT) 制度類別 東莞市保利物業服務有限公司 東莞分公司 編 號 FI/POLY-DG-503 制度標題 經濟合同檔案管理規定 經濟合同檔案管理規定 版號/ A/0 改次 公司內部文件未經批準不得復印 第 5 頁 共 7頁 生效日期：2009 年 09 月 08 日 6.2 經濟合同紙質及軟件管理規定 6.2.1 經濟合同檔案管理人員接收的經濟合同應檢查經濟合同的評審記錄、經濟合同頁數、經濟合同簽章 是否齊全。 6.2.2 經濟合同檔案管理人員將審核無
9、誤的經濟合同的重要部分用粗號彩筆進行標明（如：雙方公司名稱， 經濟合同金額，收款/付款方式，經濟合同起止日期等） 。 6.2.3 經濟合同檔案管理員將已經歸類， 編號， 審查無誤的經濟合同進行掃描并用 PDF 軟件進行編輯保存。 紙質新增經濟合同進行軟件的處理流程如下： A、經濟合同管理軟件有三個模塊：業務工作，基礎資料，系統管理（經濟合同檔案管理員主要是操作 業務工作模塊和基礎資料模塊） 。 B、 業務資料包括：收款經濟合同、付款經濟合同；基礎資料包括：經濟合同基礎資料、客戶管理、供 應商管理，系統管理包括：經濟合同權限范圍 C、新增經濟合同應按照收款經濟合同和付款經濟合同來編輯，如：收款經
10、濟合同和付款經濟合同舉例 說明： 在軟件中新增客戶名稱，選擇基礎資料-客戶管理模塊-類別名稱-新增-填寫信息-保存。 增加經濟合同信息，選擇業務工作-收款經濟合同管理-選擇類別-新增 （注：經濟合同編號是接 到經濟合同后手工所編經濟合同號碼、經濟合同名稱、經濟合同金額、經濟合同簡要說明、簽定日期、 經濟合同期限、客戶名稱及經濟合同電子檔路徑等相關資料） 。-上傳已經編輯的經濟合同內容-核實 錄入內容正確性-保存。 D、新增付款經濟合同操作方法同收款經濟合同基本一致。 6.2.4 經濟合同檔案管理員還要在經濟合同軟件中填寫經濟合同收款/付款明細，跟宗經濟合同執行情況， 如果執行完畢要在經濟合同管
11、理軟件中將經濟合同的狀態進行終止，并通知相關人員，同時也要在紙質 經濟合同上注明終止字樣。 6.2.5 按照合同軟件中的類別對紙質經濟合同進行歸檔，同時對類別中的紙質經濟合同按序號排列。 6.2.6 經雙方蓋章確認的經濟合同交到經濟合同檔案管理員處一般不得再進行經濟合同內容的更改，如有 特殊情況確實需要更改必須經分管領導或按相關審批權限批復同意。 制度類別 東莞市保利物業服務有限公司 東莞分公司 編 號 FI/POLY-DG-503 制度標題 經濟合同檔案管理規定 經濟合同檔案管理規定 版號/ A/0 改次 公司內部文件未經批準不得復印 第 6 頁 共 7頁 生效日期：2009 年 09 月
12、08 日 6.3 已經歸檔的紙質經濟合同進行借閱時應注意以下事項： 6.3.1 借閱經濟合同的人員要填寫財務檔案查閱/復印登記表,按要求填寫齊全。 6.3.2 經濟合同檔案管理員將經濟合同文件復印給借閱人 6.3.3 一般情況下經濟合同原件不得借出，如有特殊情況，可以向相關領導申請。 6.4 對于已經終止并且保管期滿的經濟合同，進行銷毀時應按以下工作流程： 6.4.1 經濟合同檔案管理員填寫銷毀經濟合同申請書 6.4.2 經領導批準后方可進行銷毀， 6.4.3 銷毀時必須有監銷人員在場 6.4.4 經濟合同檔案管理員編制銷毀清冊 6.4.5 將銷毀情況向領導說明 6.5 經濟合同檔案的保管。
13、當年經濟合同檔案，在會計年度終了后，可暫由本單位財務助理保管三年，期滿之后原則上應由財務 助理編制檔案保管(移交)清冊移交本單位的財務專員保管。”根據上述規定，經濟合同檔案的保管要 求主要有： 經濟合同檔案的移交手續。財務助理在將會計檔案移交本單位財務專員時，應按下列程序進行： A開列清冊，填寫檔案保管(移交)清冊 ； B在賬簿使用日期欄填寫移交日期； C交接人員按移交清冊和交接清單項目核查無誤后簽章。 經濟合同檔案的保管要求。 A經濟合同檔案室應選擇在干燥防水的地方，并遠離易燃品堆放地，周圍應備有適應的防火器材； B經濟合同檔案室內應經常用消毒藥劑噴灑，經常保持清潔衛生，以防蟲蛀； C經濟合
14、同檔案室保持通風透光，并有適當的空間、通道和查閱地方，以利查閱，并防止潮濕； D 經濟合同檔案保管要注意防盜、防磁等安全措施。 經濟合同檔案的借閱。 A經濟合同檔案是為本單位提供利用和查詢，一律不得對外借出，但有特殊需要并且不會損害公司 制度類別 東莞市保利物業服務有限公司 東莞分公司 編 號 FI/POLY-DG-503 制度標題 經濟合同檔案管理規定 經濟合同檔案管理規定 版號/ A/0 改次 公司內部文件未經批準不得復印 第 7 頁 共 7頁 生效日期：2009 年 09 月 08 日 利益為前提的情況下，需由集團財務管理中心負責人批準，必要時須經集團總經理批準。 B借出的經濟合同檔案，
15、經濟合同檔案管理人員要按期如數收回，并辦理注銷借閱手續。 經濟合同檔案的保管期限為 10 年。 6.6 經濟合同檔案的銷毀規定 A. 保管期滿無異常情況的經濟合同檔案，需要銷毀時： a) 由分公司財務專員提出銷毀意見經分公司總經理同意，報公司財務管理部共同鑒定； b) 經嚴格審查后，由分公司財務專員編造銷毀清冊； c) 經批準后，由財務管理中心監銷，并在銷毀清冊上簽名及加蓋公章； B. 保管期滿但未結清的債權債務經濟合同及其他未了事項的經濟合同，不得銷毀，應當單獨抽出立 卷，保管到未了事項完結時為止。 C、 銷毀檔案前，應按財務檔案銷毀清冊所列的項目逐一清查核對；銷毀會計檔案時應由檔案員、財 務管理中心、審計部共同派員監銷；檔案銷毀后經辦人在“銷毀清冊”上簽章，注明“已銷毀” 字樣和銷毀日期，以示負責，同時將監銷情況寫出書面報告一式兩份，一份報財務管理中心，一 份歸入檔案備查。 6.7 財務檔案移交 經濟合同檔案移交需填寫財務檔案移交清冊審批表 7.0 相關文件和記錄 7.0 相關文件和記錄 7.1 記錄表單ERPOLY-FI-501-01 檔案查閱復印登記表.doc 7.2 記錄表單ERPOLY-FI-501-02 檔案保管( 移 交 ) 清冊.doc 7.3 記錄表單ERPOLY-FI-501-03 檔案銷毀清冊.doc
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